تطوير خطة تتبع OKR شاملة

مقدمة

تعد الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) جانبًا مهمًا لأي منظمة ناجحة. إنه إطار لتحديد الأهداف يستخدم لتحديد وتتبع وقياس أهداف العمل الشاملة. ومن خلال تتبع هذه الأهداف بطريقة منظمة، يمكن للمؤسسات فهم التقدم الذي تحرزه بشكل أفضل، والبقاء متحفزًا والوصول إلى أهدافها في الوقت المناسب.

وجود شامل تتبع OKR تساعد الخطة المنظمات على تحقيق أهدافها بطريقة فعالة وكفؤة. فهو يحدد الخطوات والمبادئ التوجيهية لتتبع التقدم وتقديم التعليقات وقياس النتائج بشكل فعال.

أ. تعريف OKRs

الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) هي إطار لتحديد الأهداف وقياسها وإدارتها. تم تصميمه من قبل الرئيس التنفيذي السابق لشركة Intel، آندي جروف، وتم استخدامه من قبل شركات كبرى مثل Google وDropbox وLinkedIn وMicrosoft. في الأهداف والأهداف الرئيسية، تضع المنظمات أهدافًا طموحة تهدف إلى تحقيق نتائج مهمة. يتم بعد ذلك تقسيم هذه الأهداف إلى نتائج رئيسية قابلة للقياس ويمكن تتبعها بمرور الوقت. يمنح هذا الإطار المؤسسات الاتجاه ويبقيها مركزة على أهدافها النهائية.

ب. فوائد خطط تتبع OKR

• يحافظ على تركيز الفرق وتحفيزها: مع خطة شاملة تتبع OKR الخطة، يكون لدى الفرق هدف وغايات محددة بوضوح يمكنهم التركيز عليها. وهذا يساعد الفرق على البقاء متحفزًا والعمل على تحقيق نتائج قابلة للتحقيق.
• يدعم تحديد الأهداف: تساعد خطة التتبع الجيدة على تحديد الأهداف وتعيين نتائج رئيسية قابلة للقياس تتماشى مع الأهداف الشاملة. وهذا يسهل على الفرق تتبع التقدم وقياس النتائج بفعالية.
• يساعد على تقديم ردود الفعل: تساعد خطط تتبع OKR الفرق على تقديم تعليقات حول الأهداف المحددة والأهداف. يمكن أن تساعد هذه التعليقات الفرق على تعديل نهجها والبقاء على المسار الصحيح لتحقيق أهدافها.

تحديد أولويات الأهداف

عند صياغة خطة تتبع OKR (الأهداف والنتائج الرئيسية) الشاملة، من الضروري تحديد أولويات الأهداف التي يجب تحقيقها في أعلى القائمة. في نهاية المطاف، لن تكون الخطة الشاملة ناجحة إلا بقدر نجاح الأهداف التي تسعى جاهدة لتحقيقها، لذلك من المهم التأكد من أن الأهداف تحظى بالكثير من التفكير والاعتبار.

أهداف

في قلب أي خطة تتبع ناجحة توجد الأهداف التي سيتم استخدامها لقياس التقدم المحرز. من أجل وضع خطة تتبع فعالة لـ OKR، من الضروري أن تكون الأهداف محددة بوضوح وأن تحظى بدعم الإدارة العليا.

من أجل التوصل إلى الأهداف، من الضروري أولاً مناقشة احتياجات المنظمة مع أصحاب المصلحة المعنيين. بمجرد تحديد الأهداف الرئيسية، من المهم التأكد من أن كل هدف قابل للتحقيق وواقعي ضمن الإطار الزمني لخطة التتبع.

كسر الأهداف

بمجرد تحديد الأهداف، قد يكون من المفيد تقسيمها إلى أهداف أكثر قابلية للإدارة من أجل تسهيل تتبعها وتحديد أولوياتها. قد يتضمن ذلك تقسيم كل هدف إلى معالم رئيسية أو تقسيم الأهداف المعقدة إلى مهام فرعية أصغر.

على سبيل المثال، إذا كان الهدف هو زيادة حركة مرور الويب بنسبة مئوية معينة، فيمكن بعد ذلك تقسيم الهدف إلى أهداف أكثر تفصيلاً مثل زيادة مشاهدات الصفحة لكل زائر، أو خفض أوقات تحميل الصفحة، أو زيادة معدلات النقر إلى الظهور على صفحة معينة.

تحديد الأولويات بشكل شامل

بمجرد تقسيم الأهداف إلى أهداف أصغر، من المهم ترتيب أولويات كل هدف حسب الأهمية. ومن أجل القيام بذلك بفعالية، من المهم تقييم كل هدف من حيث التأثير العام الذي سيحدثه على المنظمة، وصعوبة تحقيقه، والوقت الذي سيستغرقه تحقيقه.

على سبيل المثال، فيما يتعلق بهدف حركة مرور الويب المذكور أعلاه، قد يكون من الأكثر فعالية إعطاء الأولوية لهدف تقليل أوقات تحميل الصفحة قبل التركيز على زيادة معدلات النقر إلى الظهور، حيث أن تقليل أوقات تحميل الصفحة سيكون له تأثير أكبر على حركة المرور ويمكن أن غالبا ما يتم تحقيقها في فترة زمنية قصيرة نسبيا.

اجمع بيانات

جمع البيانات هو جزء لا يتجزأ من إنشاء تتبع OKR يخطط. يجب جمع البيانات من أجل تحليل الأداء الحالي وتقييم التقدم بدقة وقياس التقدم داخل الصناعة.

تحليل الأداء الحالي

الخطوة الأولى هي تحليل الأداء الحالي من خلال النظر في ما تم تنفيذه بالفعل والأماكن التي قد توجد بها فجوات في العملية. وهذا يعني قياس الأداء مقابل الأهداف الحالية، بالإضافة إلى تحديد مجالات التحسين أو المخاطر المحتملة. يجب جمع البيانات من مصادر مختلفة، بما في ذلك تعليقات العملاء واستطلاعاتهم وبيانات المبيعات الداخلية وتقارير المنافسين.

تقييم التقدم بدقة

ومن خلال التقييم الدقيق للتقدم، يمكن للشركات تحديد المجالات التي تقصر فيها، بالإضافة إلى ما تحتاج إلى تحسينه من أجل تحقيق أهدافها. إن تتبع التقدم لا يقتصر على مجرد جمع البيانات، بل يجب على الشركات استخدام البيانات لاستخلاص استنتاجات حول أين تم إحراز التقدم وأين هناك حاجة إلى المزيد من العمل.

المعيار داخل الصناعة

من خلال قياس التقدم المحرز في الصناعة، يمكن للشركات أن تتعلم من منافسيها، وتحديد الاتجاهات، واكتساب رؤية قيمة حول كيفية مقارنة أداء مؤسساتهم. يجب على الشركات أن تفكر في جمع البيانات من مصادر متعددة، بما في ذلك تقارير أبحاث السوق والدراسات الاستقصائية ومدونات الصناعة والمزيد. يمكن أن يوفر هذا رؤى قيمة حول كيفية أداء مختلف اللاعبين في الصناعة وما هي الاستراتيجيات التي يستخدمونها للحفاظ على قدرتهم التنافسية.

ضع الاهداف

تطوير ان تتبع OKR الفعال تتطلب الخطة فهم أهداف الفريق والموارد اللازمة لتحقيقها. ومع أخذ ذلك في الاعتبار، فإن تحديد أهداف واقعية وخطة تتبع أمر ضروري لتحقيق النجاح.

تحديد الجدول الزمني لتحقيق الأهداف

من المهم أن حدد جدولًا زمنيًا لتحقيق الأهداف المحددة ضمن تتبع OKR يخطط. وينبغي أن يستند هذا الجدول الزمني إلى البيانات المتاحة من الجهود السابقة. يجب أن يفيد هذا الجدول الزمني عملية اتخاذ القرار خلال مدة خطة التتبع. يعد تحديد جدول زمني واقعي أمرًا بالغ الأهمية لأي خطة تتبع OKR.

تحديد المعالم

يعد تحديد المعالم خطوة مهمة أخرى لأي شخص تتبع OKR يخطط. تسمح المعالم بقياس النجاح المتزايد والاحتفاء به. وينبغي أن تكون المعالم واضحة وقابلة للقياس، لضمان إحراز التقدم بطريقة دقيقة. يمكن أن تساعد عمليات تسجيل الوصول المنتظمة مع الفريق في ضمان متابعة المعالم وتحقيقها.

صياغة الحوافز

التحفيز الأهداف المحددة ضمن OKR يمكن أن تكون خطة التتبع فعالة بشكل لا يصدق في إبقاء الفرق على المسار الصحيح وتحفيزها. قد تشمل أمثلة الحوافز أنظمة المكافآت أو المكافآت المالية أو التقدير. غالبًا ما يكون إنشاء مكافآت ملموسة وسيلة فعالة لمواصلة التقدم في الاتجاه الصحيح.

• يمكن تقديم أنظمة المكافآت لأولئك الذين يتجاوزون أهدافهم ضمن الخطة.
• قد يتم منح مكافآت مالية للفرق التي تصل إلى المعالم المتفق عليها.
• يمكن الاعتراف بالإنجازات التي تم تحقيقها ضمن خطة تتبع OKR والاحتفال بها علنًا.

تتبع وقياس التقدم

يعد اختيار خطة التتبع المناسبة للأهداف والنتائج الرئيسية عنصرًا أساسيًا لتحقيق الأهداف. مصممة بشكل جيد تضمن خطة تتبع OKR هذا التقدم يمكن تتبعها في الوقت الفعلي، وتوفر الأساس لتحليل وتقييم أداء فريقك لاحقًا. من أجل تطوير خطة تتبع فعالة، هناك بعض الخطوات الأساسية التي يجب مراعاتها:

المسار على أساس مستمر

تطوير ان تتبع OKR تتضمن الخطة إنشاء جدول زمني محدد وقابل للتنفيذ. من خلال تتبع الأهداف بشكل منتظم ووضع نقاط تفتيش منتظمة، يصبح من الأسهل تحديد مجالات النجاح أو المجالات التي تحتاج إلى تحسين للوصول إلى الأهداف المرجوة. يوفر التتبع المنتظم أيضًا إحساسًا أفضل بالوضع الحالي لكل هدف أو نتيجة رئيسية ويضمن تلبية كل عضو في الفريق للتوقعات. يمكن أن يكون استخدام طريقة التتبع مثل الاجتماعات الفردية أو لوحات المعلومات أو الاستطلاعات مكونات مهمة في الحفاظ على نبض دقيق للتقدم.

استخدام أدوات تحليل البيانات

يمكن أن تكون أدوات تحليل البيانات مفيدة بشكل لا يصدق لتتبع التقدم المحرز في الأهداف والنتائج الرئيسية طوال مدة المشروع. يمكن لهذه الأدوات أن توفر رؤى غنية حول التقدم المحرز في كل هدف، مما يساعد على إنتاج صورة أكثر شمولاً للتقدم المحرز في كل هدف. يمكن أن تساعد أدوات تحليل البيانات أيضًا في تحديد أي مجالات للتحسين أو المخاطر المحتملة المرتبطة بالجدول الزمني والميزانية والعناصر الأخرى الحيوية للنجاح. وهذا يمكن أن يمكّن الفرق من أن تكون أكثر مرونة وأن تتكيف مع أي مخاطر بطريقة فعالة وفعالة من حيث التكلفة.

المراجعة والتقييم مقابل الهدف

بمجرد تتبع الأهداف على مدار المشروع، من المهم مراجعة وتقييم مدى نجاح خطة التتبع. وهذا يتطلب إلقاء نظرة شاملة على العملية وتحديد ما إذا كانت هناك أية مشكلات أو مجالات تحتاج إلى التحسين. إحدى الأدوات المفيدة للمساعدة في تقييم التقدم وتحديد التحسينات هي بطاقة الأداء. تستخدم بطاقة الأداء مقاييس الأداء ومؤشرات الأداء الرئيسية للمساعدة في قياس التقدم والنجاح، مما يوفر مخرجات قابلة للمراجعة وقابلة للتنفيذ.

• هل استغرق تحقيق الأهداف أو النتائج الرئيسية وقتًا أطول من المتوقع؟
• ما هي الموارد الأخرى اللازمة التي لم يتم أخذها في الاعتبار؟
• ما هي العمليات التي كانت معقدة للغاية أو صعبة؟
• هل كان جمع البيانات وتحليلها دقيقًا بدرجة كافية؟
• هل هناك مجالات للتحسين في نظام التتبع؟

يعد أخذ الوقت الكافي للتتبع والقياس والتقييم بانتظام جزءًا مهمًا من أي نجاح تتبع OKR يخطط. ومن خلال الاستفادة من أدوات تحليل البيانات وتقييم التقدم على أساس منتظم، يصبح من الأسهل تحديد أي مجالات للتحسين أو المخاطر المرتبطة بتحقيق الأهداف المرجوة.

إجراء تعديلات

تطوير شامل تعد خطة تتبع OKR أداة ضرورية لأي نجاح منظمة. الهدف من هذه الخطة هو المساعدة في الحفاظ على التقدم وخفة الحركة والشفافية في مكان العمل. عندما يتعلق الأمر بتعديل الخطة، يجب اتباع النهج المناسب لضمان النجاح الدائم.

المرونة عند الحاجة

عندما يتعلق الأمر بإجراء تعديلات على خطة تتبع OKR، فمن المهم أن تظل مرنًا عندما تتغير الظروف. على سبيل المثال، إذا تم تحديد هدف أو غاية معينة وتم تحقيقها بشكل أسرع أو أبطأ بكثير من المتوقع، فقد يلزم إعادة تشكيل الجدول الزمني ليعكس تلك التغييرات. يجب أن تظل المنظمات أيضًا منفتحة لإجراء تعديلات طفيفة طالما ظل الهدف النهائي كما هو.

إعادة تشكيل الجدول الزمني عندما تتغير الظروف

يجب تعديل الجدول الزمني لخطة تتبع OKR عندما تتغير الظروف. على سبيل المثال، إذا تم إكمال الأهداف المحددة في الخطة بشكل أسرع من المتوقع أو أبطأ من المتوقع، فيمكن تغيير الجدول الزمني إذا لزم الأمر. وينبغي النظر إلى ذلك على أنه ميزة، لأنه يمكن أن يساعد المؤسسة على أن تكون أكثر مرونة عند الاستجابة للتغيرات في السوق أو خطط التوسع الداخلي.

قم بإجراء تعديلات طفيفة عند الحاجة

في بعض الحالات، يمكن تعديل خطة تتبع OKR بشكل طفيف حتى لو لم تتغير الظروف داخل المنظمة. على سبيل المثال، إذا كانت الخطة تدعو إلى إجراء تعديلات لتعكس التقدم الحالي بشكل أفضل، فيجب القيام بذلك. من المهم أن نتذكر أن الهدف النهائي يجب أن يظل كما هو، ولكن قد تكون هناك تعديلات طفيفة ضرورية لضمان استمرار إحراز التقدم.

خاتمة

رحلة التطوير الشامل تعد خطة تتبع OKR خطوة أساسية في تحديد الأهداف لأي منظمة. يتيح تحديد الأهداف للمؤسسة تركيز الموارد وقياس الأداء وتحفيز تحقيق الأهداف التنظيمية بشكل أكبر. تتضمن عملية وضع خطة OKR تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية من أجل قياس التقدم. كما يتضمن أيضًا إنشاء استراتيجيات لتحقيق أقصى قدر من النجاح، وجمع الموارد وتعيين أعضاء الفريق، وإنشاء عمليات لمراقبة الأداء.

عملية تطوير تتبع OKR تحتوي الخطة على عدد من الخطوات الأساسية. ويتضمن تحديد أهداف واضحة، وإنشاء جدول زمني لاستكمال الأهداف، وقياس وتتبع التقدم، وتحديد معالم الإنجاز. بالإضافة إلى ذلك، من المهم تقييم الخطة وتعديلها حسب الحاجة للتأكد من أنها تحقق أهدافها المقصودة.

لتلخيص، تطوير شامل تتبع OKR تعتبر الخطة ضرورية لأي منظمة تسعى إلى تحقيق أهدافها. ويتطلب تحديد الأهداف، وتحديد الجداول الزمنية، وقياس التقدم، والتعديل عند الحاجة. ومن خلال القيام بذلك، ستمتلك المنظمة الأدوات التي تحتاجها لتتبع التقدم والوصول إلى أعلى تطلعاتها.