برنامج Excel التعليمي: كيفية جعل Excel للقراءة فقط 2016

مقدمة

عمل مستند إكسل يقرأ فقط يعني تقييد المستخدمين من إجراء أي تغييرات على الملف. يمكن أن يكون هذا مفيدًا عندما تريد مشاركة مستند للرجوع إليه أو مراجعته دون المخاطرة بإجراء أي تعديلات غير مقصودة. من خلال جعل مستند Excel للقراءة فقط، يمكنك ذلك حماية سلامة البيانات والتأكد من بقاء المحتوى الأصلي دون تغيير.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن جعل مستند Excel للقراءة فقط منع الوصول غير المصرح به والمساعدة في الحفاظ على أمن المعلومات الحساسة. تعتبر هذه الميزة مفيدة بشكل خاص عند مشاركة الملفات مع الزملاء أو العملاء، لأنها تتيح لك التحكم في من يمكنه إجراء تعديلات على المستند.

الماخذ الرئيسية

• إن جعل مستند Excel للقراءة فقط يمنع المستخدمين من إجراء تغييرات، مما يؤدي إلى حماية المحتوى الأصلي وسلامة البيانات.
• يمكن أن تمنع حالة القراءة فقط الوصول غير المصرح به وتساعد في الحفاظ على أمان المعلومات الحساسة.
• باتباع خطوات محددة، مثل تحديد "موصى به للقراءة فقط" في مربع الحوار "حفظ"، يمكن أن يجعل مستند Excel للقراءة فقط.
• من المهم مراعاة القيود المفروضة على حالة القراءة فقط، خاصة عندما يتعلق الأمر بالتعاون وإدخال البيانات.
• تتضمن أفضل الممارسات لاستخدام القراءة فقط في Excel تطبيقه على الإصدارات الحساسة أو النهائية من المستندات والتواصل بشكل فعال عند مشاركة ملفات للقراءة فقط مع المتعاونين.

فهم القراءة فقط في Excel 2016

عند حفظ مستند Excel للقراءة فقط، فهذا يعني أنه يمكن عرض الملف أو الوصول إليه، ولكن لا يمكن تعديله أو حفظه بنفس اسم الملف. تعد هذه ميزة مفيدة عندما تريد منع إجراء تغييرات غير مقصودة على البيانات المهمة أو عندما تريد مشاركة مستند لأغراض مرجعية فقط.

أ. حدد ما يعنيه أن يكون مستند Excel للقراءة فقط

عند تعيين مستند للقراءة فقط، يمكن فتحه وعرضه، ولكن أي محاولة لإجراء تغييرات وحفظ الملف ستؤدي إلى مطالبتك بحفظ المستند باسم أو موقع مختلف.

ب. اشرح كيف تؤثر حالة القراءة فقط على تحرير المستند وحفظه

• التحرير:

  
  عند تعيين مستند للقراءة فقط، يتم تعطيل جميع وظائف التحرير مثل الكتابة أو الحذف أو التنسيق. وهذا يضمن بقاء المحتوى الأصلي دون تغيير.

• إنقاذ:

  
  عند محاولة حفظ التغييرات في مستند للقراءة فقط، يطالب Excel المستخدم بحفظ الملف باسم مختلف أو في موقع مختلف. وهذا يمنع الكتابة غير المقصودة للملف الأصلي.

خطوات جعل مستند Excel للقراءة فقط

يعد برنامج Excel أداة قوية لإنشاء جداول البيانات وإدارتها، ولكن في بعض الأحيان قد ترغب في حماية عملك من خلال جعل المستند للقراءة فقط. اتبع الخطوات أدناه لجعل مستند Excel للقراءة فقط في Excel 2016.

افتح مستند Excel الذي تريد جعله للقراءة فقط

ابدأ بفتح مستند Excel الذي تريد جعله للقراءة فقط. يمكن أن يكون هذا مستندًا جديدًا أو موجودًا كنت تعمل عليه.

انقر فوق علامة التبويب "ملف" في الزاوية العلوية اليسرى من النافذة

بمجرد فتح المستند، انقر فوق علامة التبويب "ملف" الموجودة في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة Excel. سيؤدي هذا إلى فتح قائمة تحتوي على خيارات متنوعة لإدارة المستند الخاص بك.

حدد "حفظ باسم" من القائمة

في قائمة "ملف"، حدد خيار "حفظ باسم". سيسمح لك هذا بحفظ نسخة من المستند وإجراء تغييرات على إعدادات الملف.

اختر موقعًا لحفظ الملف

عندما يظهر مربع الحوار "حفظ باسم"، اختر الموقع الذي تريد حفظ الملف فيه. يمكنك حفظ المستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، أو محرك أقراص شبكة مشترك، أو خدمة تخزين عبر الإنترنت.

انقر على القائمة المنسدلة "الأدوات" في مربع حوار الحفظ

في مربع الحوار "حفظ باسم"، انقر فوق القائمة المنسدلة "الأدوات" الموجودة أسفل النافذة. سيؤدي هذا إلى فتح قائمة تحتوي على خيارات إضافية للمستند.

حدد "الخيارات العامة"

من القائمة المنسدلة "الأدوات"، حدد خيار "الخيارات العامة". سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار جديد حيث يمكنك تحديد إعدادات مختلفة للمستند.

حدد المربع الذي يقول "يوصى بالقراءة فقط"

في مربع الحوار "الخيارات العامة"، حدد المربع الذي يقول "يوصى بالقراءة فقط". سيطالب هذا المستخدمين بفتح المستند للقراءة فقط عندما يحاولون تحرير التغييرات أو حفظها في الملف.

انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات

وأخيرًا، انقر فوق الزر "موافق" في مربع الحوار "الخيارات العامة" لحفظ التغييرات. سيؤدي هذا إلى جعل مستند Excel للقراءة فقط، وسيحتاج المستخدمون إلى إدخال كلمة مرور لإجراء أي تعديلات على الملف.

حدود حالة القراءة فقط

عندما تقوم بإنشاء مستند Excel للقراءة فقط، هناك العديد من القيود التي يجب مراعاتها. من المهم أن تفهم كيف يمكن أن تؤثر هذه الحالة على سير العمل والتعاون مع الآخرين.

أ. ناقش القيود المفروضة على جعل مستند Excel للقراءة فقط

عندما يتم تعيين مستند Excel للقراءة فقط، فهذا يعني أنه يمكن عرض الملف ونسخه، ولكن لا يمكن تحريره. يمكن أن يكون هذا مقيدًا إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات أو تحديثات على البيانات الموجودة في المستند. بالإضافة إلى ذلك، قد لا تعمل أي وحدات ماكرو أو تعليمات برمجية لـ VBA داخل الملف على النحو المقصود في وضع القراءة فقط.

ب. اشرح كيف يمكن لحالة القراءة فقط أن تؤثر على التعاون وإدخال البيانات

يمكن أن تؤثر حالة القراءة فقط على التعاون من خلال تقييد قدرة العديد من المستخدمين على إجراء تغييرات في الوقت الفعلي على المستند. يمكن أن يؤدي هذا إلى مشكلات في التحكم في الإصدار ويزيد من صعوبة تتبع التغييرات التي أجراها مستخدمون مختلفون. بالإضافة إلى ذلك، لأغراض إدخال البيانات، يمكن أن تعيق حالة القراءة فقط القدرة على إدخال معلومات جديدة أو تحديث البيانات الموجودة داخل المستند.

كيفية إزالة حالة القراءة فقط

عندما تتلقى مستند Excel للقراءة فقط، قد يكون الأمر محبطًا إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات. لحسن الحظ، يمكنك إزالة حالة القراءة فقط من خلال بضع خطوات بسيطة.

• افتح مستند Excel للقراءة فقط

أولاً، افتح مستند Excel الذي تم وضع علامة عليه للقراءة فقط.

• انقر فوق علامة التبويب "ملف" في الزاوية العلوية اليسرى من النافذة

بمجرد فتح المستند، انتقل إلى علامة التبويب "ملف" الموجودة في الزاوية العلوية اليسرى من النافذة.

• حدد "حفظ باسم" من القائمة

من القائمة، حدد "حفظ باسم" لفتح مربع حوار الحفظ.

• اختر موقعًا لحفظ الملف

اختر الموقع الذي تريد حفظ الملف فيه.

• انقر على القائمة المنسدلة "الأدوات" في مربع حوار الحفظ

في مربع الحوار "حفظ"، انقر فوق القائمة المنسدلة "الأدوات".

• حدد "الخيارات العامة"

من القائمة المنسدلة، حدد "الخيارات العامة" للوصول إلى خيارات الملفات الإضافية.

• قم بإلغاء تحديد المربع الذي يقول "يوصى بالقراءة فقط"

ضمن قائمة "الخيارات العامة"، قم بإلغاء تحديد المربع الذي يشير إلى "يوصى بالقراءة فقط".

• انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات

وأخيرا، انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات وإزالة حالة القراءة فقط من مستند Excel.

أفضل الممارسات لاستخدام القراءة فقط في Excel

عند العمل مع الإصدارات الحساسة أو النهائية من المستندات في Excel، من المهم تنفيذ حالة القراءة فقط لمنع التغييرات غير المصرح بها. فيما يلي بعض أفضل الممارسات لاستخدام القراءة فقط في Excel:

• حماية البيانات الحساسة:

  
  بالنسبة للمستندات التي تحتوي على معلومات حساسة مثل البيانات المالية أو المعلومات الشخصية أو معلومات الملكية، فمن المستحسن تعيين حالة القراءة فقط لمنع التعديلات العرضية أو المتعمدة. وهذا يساعد في الحفاظ على سلامة وسرية البيانات.

• الإصدارات النهائية من الوثائق:

  
  عند الانتهاء من المستند وعدم توقع أي تغييرات أخرى، فإن تعيين حالة القراءة فقط يمنع التعديلات غير المقصودة. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص عند مشاركة المستند مع الزملاء أو العملاء لضمان بقاء النسخة النهائية سليمة.

• إشعار للمتعاونين:

  
  عند مشاركة مستند للقراءة فقط مع المتعاونين، من المهم توضيح سبب تعيين المستند للقراءة فقط. وهذا يضمن أن يفهم المتعاونون الغرض وأنهم لا يشعرون بالإحباط بسبب عدم قدرتهم على إجراء تغييرات.

• إرشادات للوصول إلى مستند للقراءة فقط:

  
  قم بتوفير تعليمات واضحة حول كيفية الوصول إلى مستند للقراءة فقط والعمل معه. قد يتضمن ذلك توجيه المتعاونين حول كيفية طلب الإذن بالتحرير، أو عمل نسخة لاستخدامهم الخاص، أو الوصول إلى نسخة منفصلة قابلة للتحرير إذا لزم الأمر.

خاتمة

في الختام، ناقشنا كيفية جعل برنامج Excel للقراءة فقط في إصدار 2016. لقد قمنا بتغطية العملية خطوة بخطوة لتعيين خيار القراءة فقط للمصنفات الفردية، بالإضافة إلى كيفية حماية تطبيق Excel بأكمله من التغييرات غير المصرح بها. لقد استكشفنا أيضًا فوائد استخدام ميزة القراءة فقط لحماية البيانات المهمة ومنع التعديلات غير المقصودة.

الآن بعد أن تعلمت كيفية جعل برنامج Excel للقراءة فقط، أشجعك على تطبيق هذه المعرفة على استخدامك لبرنامج Excel. ومن خلال تطبيق ميزة القراءة فقط، يمكنك حماية بياناتك القيمة والتأكد من بقائها دون تغيير. يمكن أن تساعدك هذه الأداة البسيطة والقوية في الحفاظ على سلامة جداول البيانات الخاصة بك ومنع التغييرات غير المقصودة. أتمنى أن تجد هذا البرنامج التعليمي مفيدًا ومفيدًا في مساعيك في Excel.