برنامج Excel التعليمي: كيفية تصدير جهات اتصال Outlook إلى Excel

مقدمة

هل سئمت من إدخال جهات اتصال Outlook الخاصة بك يدويًا في Excel؟ في هذا البرنامج التعليمي، سوف نعرض لك كيفية تصدير جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى Excel مع بضع خطوات بسيطة. لن يوفر لك هذا الوقت والجهد فحسب، بل سيسهل أيضًا إدارة وتنظيم جهات الاتصال الخاصة بك بتنسيق جدول بيانات.

الماخذ الرئيسية

• يمكن أن يؤدي تصدير جهات اتصال Outlook إلى Excel إلى توفير الوقت والجهد
• إن تنظيم جهات الاتصال بتنسيق جدول بيانات يسهل إدارتها
• يعد الوصول إلى الحقول وتخصيصها للتصدير عملية بسيطة
• يتيح حفظ ملف Excel سهولة الوصول إلى جهات الاتصال ومشاركتها
• توفر إدارة جهات الاتصال في Excel طريقة أكثر فعالية لتتبع المعلومات المهمة

الخطوة 1: الوصول إلى جهات اتصال Outlook

لبدء تصدير جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى Excel، تحتاج أولاً إلى الوصول إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك في Microsoft Outlook.

• أ. افتح برنامج مايكروسوفت أوتلوك

قم بتشغيل برنامج Microsoft Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

• ب. اضغط على أيقونة "الأشخاص" الموجودة أسفل الشاشة

بمجرد فتح Outlook، انتقل إلى أسفل الشاشة وانقر على أيقونة "الأشخاص" للوصول إلى جهات الاتصال الخاصة بك.

الخطوة 2: تحديد جهات الاتصال للتصدير

بعد تشغيل برنامج Microsoft Outlook، ستحتاج إلى الانتقال إلى علامة التبويب "ملف" الموجودة أعلى الشاشة لبدء عملية تصدير جهات الاتصال الخاصة بك إلى برنامج Excel. اتبع هذه الخطوات للمتابعة:

حدد موقع علامة التبويب "ملف" وانقر عليها، والتي توجد عادةً في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة Outlook. سيؤدي هذا إلى فتح قائمة منسدلة تحتوي على خيارات متنوعة لإدارة حساب Outlook الخاص بك.

من القائمة المنسدلة، حدد خيار "الفتح والتصدير" للوصول إلى مجموعة من الإجراءات المتعلقة بإدارة بيانات Outlook الخاصة بك. بعد ذلك، اختر خيار "استيراد/تصدير" من القائمة، والذي سيفتح نافذة جديدة بها مجموعة متنوعة من خيارات الاستيراد والتصدير.

الخطوة 3: اختيار خيار التصدير

بمجرد تحديد جهات الاتصال التي تريد تصديرها، فإن الخطوة التالية هي اختيار خيار التصدير الذي سيسمح لك بحفظ جهات الاتصال في ملف Excel.

بعد تحديد خيار التصدير إلى ملف، سيُطلب منك اختيار نوع الملف للتصدير. سيسمح لك ذلك بتحديد التنسيق الذي تريد حفظ جهات الاتصال الخاصة بك به.

عندما يُطلب منك اختيار نوع الملف للتصدير، حدد "Microsoft Excel" كالتنسيق المطلوب. سيضمن هذا حفظ جهات الاتصال الخاصة بك في ملف Excel، والذي يمكن فتحه وتحريره بسهولة في Microsoft Excel.

الخطوة 4: تعيين الحقول

بمجرد تحديد المجلد الذي يحتوي على جهات الاتصال التي تريد تصديرها، فإن الخطوة التالية هي تخصيص الحقول التي سيتم تصديرها من خلال النقر على "تعيين الحقول المخصصة".

قبل أن تتمكن من متابعة تعيين الحقول، تأكد من تحديد المجلد الذي يحتوي على جهات الاتصال التي ترغب في تصديرها. وهذا يضمن أنك تعمل مع مجموعة البيانات الصحيحة.

بعد تحديد المجلد، حدد موقع الخيار "Map Custom Fields" وانقر عليه. سيسمح لك هذا بتخصيص الحقول من جهات اتصال Outlook التي تريد تصديرها إلى Excel. ومن خلال القيام بذلك، يمكنك تخصيص البيانات المصدرة لتتوافق مع احتياجاتك وتفضيلاتك المحددة.

حفظ ملف إكسل

بمجرد تصدير جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى Excel بنجاح، من المهم حفظ الملف في موقع يمكنك من خلاله الوصول إليه بسهولة وإبقائه منظمًا.

• بعد النقر فوق "إنهاء" في معالج التصدير، سيظهر مربع حوار يطالبك باختيار موقع لحفظ ملف Excel.
• يوصى بتحديد مجلد أو دليل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك حيث يمكنك تخزين الملفات الأخرى ذات الصلة، مثل المستندات أو جهات الاتصال الخاصة بك.
• فكر في إنشاء مجلد جديد خصيصًا لجهات اتصال Outlook المصدرة لتنظيم أفضل.

• بمجرد اختيار موقع للملف، انقر فوق "إنهاء" لإكمال عملية التصدير.
• سيتم بعد ذلك حفظ ملف Excel الذي تم تصديره في الموقع الذي حددته، ليكون جاهزًا لتتمكن من الوصول إليه واستخدامه حسب الحاجة.

خاتمة

بعد متابعة خطوات بسيطة بعد تصدير جهات اتصال Outlook إلى Excel، أصبح لديك الآن جميع جهات الاتصال المهمة منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة في تنسيق يمكن التحكم فيه. هذا سوف يوفر لك الوقت وتسهيل الاحتفاظ بجهات الاتصال الخاصة بك حتى الآن. سواء كنت مالك شركة صغيرة أو فردًا، فإن وجود جهات الاتصال الخاصة بك في Excel سيفعل ذلك تبسيط سير العمل الخاص بك و تحسين إنتاجيتك.