برنامج Excel التعليمي: كيفية البحث عن ملفات Excel القديمة

مقدمة

مع استمرارنا في تجميع المزيد والمزيد من البيانات في عملنا اليومي، يصبح من الأهمية بمكان أن نقوم بذلك البحث عن ملفات Excel القديمة لأغراض مرجعية أو تحليلية أو تحديثية. سواء أكان ذلك تقرير ميزانية من العام الماضي أو جدولًا زمنيًا لمشروع من بضعة أشهر مضت، فإن الوصول إلى ملفات Excel السابقة يمكن أن يوفر الوقت والجهد. في هذا البرنامج التعليمي، سوف نقوم بتغطية خطوات لتحديد موقع ملفات Excel القديمة واستردادها بسهولة عند الحاجة.

الماخذ الرئيسية

• من الضروري أن تكون قادرًا على العثور على ملفات Excel القديمة لأغراض مرجعية أو تحليلية أو تحديثية في عملنا اليومي.
• يعد فهم تقنيات البحث الأساسية مثل استخدام شريط بحث مستكشف الملفات وخيارات البحث المتقدم أمرًا ضروريًا لاسترجاع الملفات بكفاءة.
• يمكن أن يساعد استخدام ميزات مثل علامة التبويب "الأخيرة" في Excel وAutoRecover في استرداد ملفات Excel المفتوحة أو غير المحفوظة مؤخرًا.
• يمكن أن يوفر استكشاف خيارات النسخ الاحتياطي والاسترداد، بما في ذلك استخدام أداة النسخ الاحتياطي والاستعادة لنظام التشغيل Windows والتخزين السحابي، طرقًا إضافية لاسترداد الملفات.
• يعد إنشاء نظام منتظم لإدارة الملفات وتنفيذ التقنيات التي تمت مناقشتها أمرًا مهمًا لاسترجاع الملفات بكفاءة.

فهم تقنيات البحث الأساسية

عندما يتعلق الأمر بالعثور على ملفات Excel القديمة، فمن المهم فهم تقنيات البحث الأساسية التي يمكن أن تجعل العملية أسهل بكثير. ومن خلال استخدام هذه التقنيات، يمكنك تحديد موقع الملفات التي تحتاجها دون إضاعة الوقت والجهد.

إحدى أبسط الطرق للعثور على ملفات Excel القديمة هي استخدام شريط البحث في مستكشف الملفات. يتيح لك ذلك إدخال كلمة أساسية أو اسم ملف وتحديد موقع الملفات ذات الصلة بسرعة.

بالنسبة لعمليات البحث الأكثر تعقيدًا، من المهم الاستفادة من خيارات البحث المتقدم المتوفرة في مستكشف الملفات. يتيح لك ذلك تضييق معايير البحث الخاصة بك والعثور على ملفات Excel محددة بناءً على سمات مختلفة مثل تاريخ التعديل ونوع الملف وحجمه.

إذا كنت تعلم أن ملفات Excel القديمة موجودة ضمن مجلدات معينة، فمن الأفضل أن تركز بحثك داخل تلك المجلدات. يمكن القيام بذلك عن طريق الانتقال إلى المجلدات مباشرة واستخدام شريط البحث داخل تلك المجلدات.

استرجاع الملفات المفتوحة مؤخرا في Excel

عند العمل باستخدام Excel، قد يكون من المفيد الوصول بسرعة إلى الملفات التي قمت بفتحها أو العمل عليها مؤخرًا. يوفر برنامج Excel ميزة تسمح لك باسترداد هذه الملفات بسهولة، مما يوفر الوقت والجهد.

يحتوي برنامج Excel على علامة تبويب "الأخيرة" تعرض قائمة بالملفات التي قمت بفتحها أو الوصول إليها مؤخرًا. للوصول إلى علامة التبويب هذه، ما عليك سوى فتح برنامج Excel والبحث عن الخيار "الأخير" في قائمة الملفات. سيؤدي النقر فوق هذا الخيار إلى عرض قائمة بأحدث الملفات المفتوحة، مما يسمح لك بتحديد الملف المطلوب وفتحه بسرعة.

بالإضافة إلى عرض الملفات التي تم فتحها مؤخرًا، يتيح لك Excel أيضًا "تثبيت" الملفات المهمة لسهولة الوصول إليها. تعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للملفات التي تعمل عليها بشكل متكرر وتريد أن تظل متاحة بسهولة. لتثبيت ملف، ما عليك سوى التمرير فوق الملف في علامة التبويب "الأخيرة" والنقر على أيقونة الدبوس التي تظهر. سيضمن هذا بقاء الملف في أعلى القائمة للوصول إليه بسرعة.

على الرغم من أن علامة التبويب "الأخيرة" في Excel تعد وسيلة ملائمة للوصول إلى الملفات المفتوحة مؤخرًا، إلا أن لها حدودها. تعتمد قائمة الملفات الموجودة في علامة التبويب "الأخيرة" على سجل الملفات المفتوحة على الجهاز المحدد وقد لا تتم مزامنتها عبر أجهزة مختلفة. بالإضافة إلى ذلك، تقتصر القائمة على عدد معين من الملفات وقد لا تعرض كافة الملفات التي عملت عليها. من المهم أن تضع هذه القيود في الاعتبار عند الاعتماد على علامة التبويب "الأخيرة" للعثور على ملفات Excel القديمة.

الاستفادة من ميزة "الاسترداد التلقائي" في Excel

تعد ميزة "الاسترداد التلقائي" في Microsoft Excel أداة قيمة لاستعادة الملفات القديمة أو غير المحفوظة. ومن خلال تمكين هذه الميزة، يمكن للمستخدمين التأكد من حفظ عملهم تلقائيًا على فترات زمنية منتظمة، مما يقلل من مخاطر فقدان البيانات المهمة. سنناقش في هذا الفصل كيفية تمكين ميزة الاسترداد التلقائي في Excel، وتحديد موقع الملفات غير المحفوظة أو المحفوظة مسبقًا واستعادتها، وأفضل الممارسات لاستخدام الاسترداد التلقائي بشكل فعال.

تمكين ميزة الاسترداد التلقائي في Excel

• الخطوة 1: افتح Excel وانقر فوق علامة التبويب "ملف".
• الخطوة 2: حدد "خيارات" من القائمة الموجودة على الجانب الأيسر.
• الخطوه 3: في مربع الحوار "خيارات Excel"، انقر فوق "حفظ" في القائمة اليسرى.
• الخطوة 4: حدد مربع "حفظ معلومات الاسترداد التلقائي كل X دقيقة" وحدد الفاصل الزمني المطلوب للحفظ التلقائي.
• الخطوة 5: انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات وتمكين ميزة الاسترداد التلقائي.

تحديد موقع الملفات غير المحفوظة أو المحفوظة مسبقًا واستعادتها

• الخطوة 1: في برنامج Excel، انقر فوق علامة التبويب "ملف" وحدد "فتح".
• الخطوة 2: ابحث عن خيار "استرداد المصنفات غير المحفوظة" أسفل القائمة الأخيرة.
• الخطوه 3: انقر فوق "استرداد المصنفات غير المحفوظة" لفتح جزء استرداد المستندات.
• الخطوة 4: حدد الملف غير المحفوظ الذي تريد استرداده وانقر على "فتح".
• الخطوة 5: إذا تم حفظ الملف مسبقًا، فاستخدم مربع الحوار "فتح" للانتقال إلى موقع الملف وتحديده لاستعادته.

أفضل الممارسات لاستخدام الاسترداد التلقائي بفعالية

• قم بتعيين فاصل زمني معقول للحفظ التلقائي: اختر فاصلًا زمنيًا للاسترداد التلقائي يتوافق مع سير عملك وتكرار التغييرات في عملك.
• احفظ عملك بانتظام: على الرغم من أن الاسترداد التلقائي يوفر شبكة أمان، إلا أنه لا يزال من المهم حفظ عملك يدويًا على فترات زمنية منتظمة لتجنب فقدان البيانات.
• تتبع الملفات المستردة: بعد استرداد ملف باستخدام الاسترداد التلقائي، احفظه فورًا في مكان آمن وتتبع التغييرات التي تم إجراؤها منذ آخر حفظ له.

استكشاف خيارات النسخ الاحتياطي والاسترداد

عندما يتعلق الأمر بالعثور على ملفات Excel القديمة، فإن وجود خيارات نسخ احتياطي واسترداد موثوقة أمر بالغ الأهمية. سواء أكان ذلك أداة مدمجة في Windows أو برنامجًا تابعًا لجهة خارجية، فإن فهم هذه الخيارات يمكن أن يساعدك في استرداد الملفات المهمة بكفاءة.

أ. استخدام أداة النسخ الاحتياطي والاستعادة لنظام التشغيل Windows

تعد أداة النسخ الاحتياطي والاستعادة لنظام التشغيل Windows ميزة مضمنة تتيح للمستخدمين إنشاء نسخ احتياطية لملفاتهم واستعادتها عند الحاجة. هذه الأداة سهلة الاستخدام ويمكن جدولتها للتشغيل على فترات زمنية منتظمة، مما يضمن نسخ ملفات Excel احتياطيًا دائمًا.

• ملف التاريخ: تشتمل أداة النسخ الاحتياطي والاستعادة لنظام التشغيل Windows على ميزة تسمى "محفوظات الملفات"، والتي تتيح لك إجراء نسخ احتياطي للملفات تلقائيًا إلى محرك أقراص خارجي أو موقع على الشبكة.
• صورة النظام: تمكنك هذه الميزة من إنشاء صورة كاملة لنظامك، بما في ذلك ملفات Excel، والتي يمكن استخدامها لاستعادة جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى حالته السابقة في حالة فشل النظام.

ب. استخدام برامج النسخ الاحتياطي التابعة لجهة خارجية

على الرغم من أن أداة النسخ الاحتياطي والاستعادة لنظام Windows يمكن أن تكون فعالة، إلا أن بعض المستخدمين قد يفضلون استخدام برنامج نسخ احتياطي تابع لجهة خارجية للحصول على المزيد من الميزات المتقدمة وخيارات التخصيص.

• احتياطية سحابة: توفر العديد من برامج النسخ الاحتياطي التابعة لجهات خارجية خيارات النسخ الاحتياطي السحابي، مما يسمح لك بتخزين ملفات Excel بشكل آمن في السحابة والوصول إليها من أي مكان.
• نسخ احتياطي تزايدي: توفر بعض البرامج نسخًا احتياطيًا تزايديًا، مما يعني أن التغييرات التي تم إجراؤها على الملفات فقط هي التي يتم نسخها احتياطيًا، مما يوفر الوقت ومساحة التخزين.

ج. فهم فوائد النسخ الاحتياطية المنتظمة

تعد النسخ الاحتياطية المنتظمة ضرورية لضمان إمكانية العثور على ملفات Excel القديمة عند الحاجة. إن فهم فوائد النسخ الاحتياطية المنتظمة يمكن أن يحفز المستخدمين على تحديد أولويات هذه المهمة.

• منع فقدان البيانات: يمكن أن تمنع النسخ الاحتياطية المنتظمة فقدان البيانات في حالة الحذف غير المقصود أو تلف الملف أو فشل الأجهزة.
• توفير الوقت والجهد: من خلال النسخ الاحتياطية المنتظمة، يمكنك توفير الوقت والجهد في البحث عن ملفات Excel القديمة، حيث يمكن استرجاعها بسهولة من النسخة الاحتياطية.
• راحة البال: إن معرفة أن ملفات Excel الخاصة بك يتم نسخها احتياطيًا بشكل منتظم يمكن أن توفر راحة البال، خاصة في حالة فقدان البيانات بشكل غير متوقع.

الاستفادة من التخزين السحابي لاسترجاع الملفات

عندما يتعلق الأمر بالعثور على ملفات Excel القديمة، يمكن أن تكون الاستفادة من التخزين السحابي أداة مفيدة بشكل لا يصدق. سواء كنت تستخدم Dropbox أو Google Drive أو OneDrive أو أي نظام أساسي آخر، فإن مزامنة ملفات Excel مع السحابة يمكن أن تسهل استرداد الإصدارات القديمة والوصول إلى ملفاتك من أي مكان.

أ. مزامنة ملفات Excel مع خدمات التخزين السحابية

إحدى أهم الخطوات في العثور على ملفات Excel القديمة هي التأكد من مزامنتها مع خدمة التخزين السحابي. من خلال مزامنة ملفاتك، يمكنك الاطمئنان إلى أنه تم نسخها احتياطيًا ويمكن الوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت. قد يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تعمل على أجهزة متعددة أو تحتاج إلى الوصول إلى ملفاتك أثناء التنقل.

• بصندوق الإسقاط: باستخدام Dropbox، يمكنك بسهولة مزامنة ملفات Excel الخاصة بك عن طريق تثبيت تطبيق Dropbox لسطح المكتب وحفظ ملفاتك في مجلد Dropbox على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. سيؤدي هذا إلى مزامنة ملفاتك تلقائيًا مع السحابة.
• جوجل درايف: يتيح لك Google Drive مزامنة ملفات Excel الخاصة بك عن طريق تثبيت تطبيق Google Drive لسطح المكتب وحفظ ملفاتك في مجلد Google Drive على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. سيتم بعد ذلك الوصول إلى ملفاتك من موقع Google Drive الإلكتروني.
• ون درايف: إذا كنت تستخدم OneDrive، فيمكنك مزامنة ملفات Excel الخاصة بك عن طريق حفظها في مجلد OneDrive على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. سيؤدي هذا إلى تحميل ملفاتك تلقائيًا إلى السحابة.

ب. الوصول إلى سجل الإصدارات في منصات التخزين السحابية

توفر العديد من منصات التخزين السحابية سجل الإصدارات، مما يسمح لك بالوصول إلى الإصدارات السابقة من ملفات Excel واستعادتها. يمكن أن يكون هذا مفيدًا للغاية إذا قمت بالكتابة فوق ملف عن طريق الخطأ أو كنت بحاجة إلى استرداد إصدار أقدم للرجوع إليه.

• بصندوق الإسقاط: في Dropbox، يمكنك الوصول إلى سجل الإصدارات عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على الملف وتحديد "سجل الإصدارات". سيُظهر لك هذا قائمة بالإصدارات السابقة التي يمكنك معاينتها واستعادتها.
• جوجل درايف: يقدم Google Drive أيضًا سجل الإصدارات. ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على الملف، وتحديد "إدارة الإصدارات"، ويمكنك عرض واستعادة الإصدارات السابقة من ملفات Excel الخاصة بك.
• ون درايف: باستخدام OneDrive، يمكنك الوصول إلى سجل الإصدارات عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على الملف وتحديد "سجل الإصدارات" واختيار الإصدار الذي تريد استعادته.

ج. التعاون ومشاركة الملفات مع الآخرين من خلال التخزين السحابي

هناك ميزة أخرى لاستخدام التخزين السحابي لملفات Excel الخاصة بك وهي القدرة على التعاون ومشاركتها مع الآخرين. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص لمشاريع الفريق أو مشاركة الملفات مع العملاء أو الشركاء.

• بصندوق الإسقاط: في Dropbox، يمكنك إنشاء مجلدات مشتركة ودعوة الآخرين للتعاون في ملفات Excel. وهذا يجعل من السهل العمل معًا على المستندات وإبقاء الجميع على اطلاع بأحدث الإصدارات.
• جوجل درايف: باستخدام Google Drive، يمكنك مشاركة ملفات Excel مع أشخاص محددين أو إنشاء رابط قابل للمشاركة يسمح لأي شخص لديه الرابط بعرض الملف أو تحريره. يمكنك أيضًا التعاون في الوقت الفعلي من خلال العمل على نفس المستند في وقت واحد.
• ون درايف: يتيح لك OneDrive مشاركة ملفات Excel مع أشخاص محددين أو إنشاء رابط قابل للمشاركة. يمكنك أيضًا تعيين الأذونات للتحكم في من يمكنه عرض الملف أو تحريره.

خاتمة

في الختام، ناقشنا طرقًا مختلفة للعثور على ملفات Excel القديمة، بما في ذلك استخدام قائمة الملفات الحديثة، والبحث حسب اسم الملف، واستخدام وظيفة البحث في Windows File Explorer. يعد إنشاء نظام منتظم لإدارة الملفات أمرًا بالغ الأهمية لاسترجاع الملفات بكفاءة، ومن المهم تنظيم الملفات ونسخها احتياطيًا بشكل منتظم لمنع فقدانها أو نسيانها. أنا أشجعك على ذلك تنفيذ التقنيات التي تمت مناقشتها للتأكد من أنه يمكنك الوصول بسهولة إلى ملفات Excel القديمة والعمل معها عند الحاجة.