برنامج Excel التعليمي: كيفية استرداد ملفات Excel القديمة

مقدمة

سواء كان ذلك بسبب الحذف غير المقصود، أو تعطل جهاز الكمبيوتر، أو مجرد نسيان الحفظ، فإن فقدان الأهمية ملفات اكسل يمكن أن تكون تجربة محبطة. في هذا البرنامج التعليمي، سوف نستكشف أهمية استعادة ملفات Excel القديمة وتوفير نظرة عامة على الخطوات يمكنك اتخاذها لاسترداد تلك الوثائق القيمة.

الماخذ الرئيسية

• لا يمكن التقليل من أهمية استعادة ملفات Excel القديمة، لأنها تحتوي على معلومات قيمة قد لا يمكن استبدالها.
• يعد فهم الأسباب المختلفة لفقدان الملفات في Excel أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ الإجراءات اللازمة في الوقت المناسب لاستعادة الملفات.
• يمكن أن يساعد استخدام الميزات المضمنة مثل ميزة "الاسترداد التلقائي" وجزء "استرداد المستندات" بشكل كبير في استرداد ملفات Excel المفقودة.
• يمكن أن يكون النظر في خيارات استرداد الملفات الخارجية، مثل برامج الجهات الخارجية، مفيدًا في سيناريوهات فقدان الملفات الأكثر تعقيدًا.
• يعد تنفيذ أفضل الممارسات لمنع فقدان الملفات في المستقبل، مثل النسخ الاحتياطية المنتظمة للبيانات والإدارة الفعالة للملفات، أمرًا ضروريًا للحفاظ على سلامة ملفات Excel.

فهم استرداد الملفات في Excel

يمكن أن تكون عملية استرداد الملفات في Excel مهمة بالغة الأهمية، خاصة عند فقدان البيانات المهمة بسبب ظروف غير متوقعة. يعد فهم عملية استرداد الملفات أمرًا ضروريًا لأي شخص يعمل مع Excel بانتظام.

• الحذف العرضي:

  
  من الشائع أن يقوم المستخدمون بحذف ملفات Excel عن طريق الخطأ، مما يؤدي إلى فقدان البيانات المهمة.

• تلف الملف:

  
  يمكن أن تتلف ملفات Excel لأسباب مختلفة مثل أعطال البرامج أو انقطاع التيار الكهربائي المفاجئ.

• فشل في الأجهزة:

  
  إذا تعطل جهاز التخزين الذي يحتوي على ملفات Excel، فقد يؤدي ذلك إلى فقدان البيانات.

• هجمات الفيروسات أو البرامج الضارة:

  
  يمكن أن تصيب البرامج الضارة ملفات Excel، مما يؤدي إلى فقدان البيانات أو تلفها.

يعد اتخاذ الإجراء في الوقت المناسب لاستعادة الملفات أمرًا بالغ الأهمية لمنع فقدان البيانات بشكل دائم. كلما زاد التأخير في بدء عملية الاسترداد، زاد خطر الكتابة فوق ملفات Excel المفقودة أو حذفها نهائيًا. من المهم التصرف بسرعة وكفاءة لاستعادة ملفات Excel القديمة لتقليل تأثير فقدان البيانات.

الاستفادة من الميزات المضمنة لاستعادة الملفات

عند العمل باستخدام Excel، من الشائع أن تواجه مواقف تحتاج فيها إلى استرداد الملفات القديمة. لحسن الحظ، يأتي برنامج Excel مزودًا بميزة مضمنة تسمى "الاسترداد التلقائي" والتي يمكنها مساعدة المستخدمين على استرداد الملفات التي لم يتم حفظها مسبقًا أو المفقودة بسبب مشكلات فنية. يوجد أدناه دليل خطوة بخطوة حول كيفية استخدام هذه الميزة بشكل فعال.

أ. دليل خطوة بخطوة حول كيفية استخدام ميزة "الاسترداد التلقائي" في Excel

• الخطوة 1: افتح Excel وانتقل إلى علامة التبويب "ملف".
• الخطوة 2: انقر فوق "خيارات" للوصول إلى نافذة خيارات Excel.
• الخطوه 3: في نافذة خيارات Excel، حدد "حفظ" من القائمة اليسرى.
• الخطوة 4: حدد المربع بجوار "حفظ معلومات الاسترداد التلقائي كل X دقيقة" وقم بتعيين الفاصل الزمني المطلوب للحفظ التلقائي.
• الخطوة 5: انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات والخروج من نافذة خيارات Excel.
• الخطوة 6: في حالة حدوث عطل مفاجئ في Excel أو إغلاق ملف دون حفظ، أعد فتح Excel وابحث عن الملفات المستردة في المطالبة التي تظهر عند الفتح.
• الخطوة 7: حدد الملف المسترد من المطالبة وانقر فوق "فتح" للوصول إلى أحدث إصدار محفوظ تلقائيًا من الملف.

ب. نصائح لزيادة فعالية ميزة "الاسترداد التلقائي".

• تمكين الاسترداد التلقائي: تأكد من تمكين خيار "حفظ معلومات الاسترداد التلقائي كل X دقيقة" في خيارات Excel لضمان الحفظ التلقائي المنتظم للملفات.
• تحديد فترة زمنية قصيرة: فكر في تعيين فاصل زمني أقصر للحفظ التلقائي لتقليل مخاطر فقدان التغييرات المهمة في حالة حدوث مشكلة فنية.
• تحقق بانتظام من موقع الاسترداد: كن استباقيًا في التحقق من موقع الاسترداد داخل Excel لاسترداد أي ملفات غير محفوظة ربما تم استردادها.
• حفظ الملفات بشكل متكرر: على الرغم من ميزة "الاسترداد التلقائي"، فمن الممارسات الجيدة دائمًا حفظ الملفات يدويًا على فترات زمنية منتظمة لتجنب فقدان البيانات المحتمل.

باستخدام جزء "استرداد المستندات".

عند العمل باستخدام Excel، ليس من غير المألوف أن تواجه مواقف يتم فيها حذف الملفات القديمة أو إغلاقها عن طريق الخطأ دون حفظها. في مثل هذه الحالات، يمكن أن يكون جزء "استرداد المستندات" منقذًا للحياة، حيث يسمح للمستخدمين باستعادة ملفات Excel غير المحفوظة أو المحفوظة مسبقًا. سنستكشف هنا الغرض من جزء "استرداد المستندات" ووظيفته، بالإضافة إلى توضيح عملية الوصول إليه واستخدامه.

شرح الغرض من جزء "استرداد المستندات" ووظيفته

• غاية: يعد جزء "استرداد المستندات" بمثابة شبكة أمان للمستخدمين الذين ربما تعرضوا لإغلاق غير متوقع لملفات Excel، أو تعطل النظام، أو انقطاع التيار الكهربائي قبل حفظ عملهم.
• وظائف: فهو يقوم تلقائيًا بحفظ إصدارات ملفات Excel على فترات زمنية منتظمة، مما يسمح للمستخدمين باستعادة عملهم واستعادته في حالة الإغلاق غير المتوقع أو فقدان التغييرات غير المحفوظة.

عرض عملية الوصول إلى جزء "استرداد المستندات" واستخدامه

• الوصول إلى جزء "استرداد المستندات": عند إعادة فتح Excel بعد الإغلاق المفاجئ أو تعطل النظام، سيظهر جزء "استرداد المستند" تلقائيًا، ويعرض أي إصدارات متاحة غير محفوظة من الملف.
• استخدام جزء "استرداد المستندات": يمكن للمستخدمين تحديد الملف غير المحفوظ من الجزء، ثم اختيار إما "فتح" أو "حفظ باسم" النسخة المستردة إلى الموقع المطلوب لاستخدامها في المستقبل.

استكشاف خيارات استرداد الملفات الخارجية

عندما يتعلق الأمر باستعادة ملفات Excel القديمة، في بعض الأحيان قد لا تكون خيارات استرداد Excel المضمنة كافية. في مثل هذه الحالات، يصبح من الضروري استكشاف خيارات استرداد الملفات الخارجية. سيناقش هذا الفصل استخدام برامج الطرف الثالث لاستعادة الملفات ويقدم توصيات بشأن أدوات استرداد الملفات ذات السمعة الطيبة.

يمكن أن توفر برامج الجهات الخارجية أسلوبًا أكثر شمولاً لاستعادة الملفات، مع ميزات وإمكانيات متقدمة قد لا تكون متوفرة في خيارات الاسترداد المضمنة. يمكن أن تساعد هذه الأدوات في استعادة ملفات Excel القديمة التي تم حذفها أو إتلافها أو فقدها بسبب تعطل النظام.

ب. تقديم توصيات بشأن أدوات استرداد الملفات ذات السمعة الطيبة

• 1. استعادة البيانات النجمية: يشتهر هذا البرنامج بخوارزميات المسح المتقدمة ويمكنه استرداد مجموعة واسعة من أنواع الملفات، بما في ذلك ملفات Excel. إنه يوفر واجهة سهلة الاستخدام ومناسبة لكل من المستخدمين المبتدئين وذوي الخبرة.
• 2. ريكوفا: يعد Recuva، الذي تم تطويره بواسطة CCleaner، خيارًا شائعًا لاستعادة الملفات. يمكنه استعادة الملفات المحذوفة من محركات الأقراص الثابتة ومحركات الأقراص الخارجية وبطاقات الذاكرة، مما يجعله خيارًا متعدد الاستخدامات لاستعادة ملفات Excel.
• 3. استعادة Wondershare: تدعم هذه الأداة استرداد تنسيقات الملفات المختلفة، بما في ذلك ملفات Excel. وهو يوفر ميزة المعاينة، مما يسمح للمستخدمين بعرض الملفات القابلة للاسترداد قبل متابعة عملية الاستعادة.

أفضل الممارسات لمنع فقدان الملفات في المستقبل

إحدى الطرق الأكثر فعالية لمنع فقدان البيانات في Excel هي إجراء نسخ احتياطي لملفاتك بشكل منتظم. فيما يلي بعض النصائح لإنشاء النسخ الاحتياطية والحفاظ عليها:

• استخدم ميزة الحفظ التلقائي: قم بتمكين ميزة الحفظ التلقائي في Excel لحفظ عملك تلقائيًا على فترات زمنية منتظمة، مما يقلل من مخاطر فقدان البيانات في حالة تعطل النظام أو انقطاع التيار الكهربائي.
• الحفظ في السحابة: قم بتخزين ملفات Excel الخاصة بك في أحد حلول التخزين السحابية، مثل OneDrive أو Google Drive، لضمان إمكانية الوصول إلى بياناتك من أي جهاز وحمايتها من أعطال الأجهزة المحلية.
• إنشاء نسخ احتياطية مجدولة: قم بإعداد جدول منتظم لإجراء نسخ احتياطي لملفات Excel الخاصة بك على جهاز تخزين خارجي، مثل محرك أقراص ثابت خارجي أو محرك أقراص USB محمول، لتوفير طبقة إضافية من الحماية ضد فقدان البيانات.

بالإضافة إلى النسخ الاحتياطي لملفاتك، يمكن أن يساعد الحفاظ على تنظيم وممارسات إدارة الملفات الفعالة في منع فقدان البيانات في Excel. فكر في الاستراتيجيات التالية:

• استخدم اصطلاح تسمية متسقًا: قم بتطوير اصطلاح تسمية موحد لملفات Excel الخاصة بك لتسهيل تحديد موقع مستندات معينة والتعرف عليها، مما يقلل من مخاطر الكتابة فوق البيانات المهمة أو حذفها عن طريق الخطأ.
• استخدام المجلدات والمجلدات الفرعية: قم بتنظيم ملفات Excel الخاصة بك في مجلدات ومجلدات فرعية بناءً على المشروع أو التاريخ أو الفئة، مما يسهل التنقل بين بياناتك وإدارتها مع تقليل مخاطر الحذف غير المقصود أو وضعها في غير موضعها.
• تنفيذ التحكم في الإصدار: احتفظ بنظام لتتبع الإصدارات المختلفة من ملفات Excel وإدارتها، سواء من خلال اصطلاحات التسمية اليدوية (على سبيل المثال، "v1" أو "v2") أو باستخدام ميزة محفوظات الإصدارات المضمنة في Excel، لضمان الحفاظ على التكرارات السابقة لعملك في حالة حدوث تغييرات أو أخطاء غير مقصودة.

خاتمة

ونحن نختتم هذا البرنامج التعليمي، من المهم أن لخص النقاط الرئيسية التي تناولناها. لقد ناقشنا الطرق المختلفة لاستعادة ملفات Excel القديمة بما في ذلك استخدام ميزة الاسترداد التلقائي، والبحث في المجلد المؤقت، واستخدام خيار استعادة الإصدارات السابقة. يمكن أن تكون هذه الطرق مفيدة للغاية في استرداد البيانات المهمة التي ربما تكون قد فقدت أو تم حذفها عن طريق الخطأ.

نحن يشجع يجب على قرائنا تطبيق المعرفة المكتسبة من هذا البرنامج التعليمي والاحتفاظ دائمًا بنسخ احتياطية من ملفات Excel الخاصة بهم. ومن خلال استخدام التقنيات الموضحة، يمكنك التأكد من عدم فقدان البيانات المهمة أبدًا ويمكنك بسهولة استرداد أي ملفات قديمة عند الحاجة.