اكتشف فوائد لوحات المعلومات مع Excel

مقدمة

عندما تفكر في لوحة القيادة، فمن المرجح أن تفكر على الفور في سيارتك - ولكن لوحات القيادة تأتي في أشكال عديدة. في عالم الأعمال، تعد لوحة المعلومات وسيلة مرئية قوية لعرض البيانات بطريقة شاملة ومنظمة، مما يمنح المستخدمين القدرة على الوصول إلى الرؤى بسرعة وسهولة. توفر لوحات المعلومات مقابل التقارير التقليدية للمستخدمين رؤى أكبر بكثير وتوفر طرقًا أسهل لمراقبة الاتجاهات والمقارنة والتباين وتحديد الأحداث الخارجية.

بئر لوحة تحكم Excel مصممة يمكن أن تكون طريقة رائعة للشركات للبقاء منظمًا وعرض بياناتها بشكل منتج. في هذا الدليل، سنسلط الضوء 10 مكونات أساسية يجب عليك مراعاتها في لوحة معلومات Excel التالية.

فوائد لوحات المعلومات

في الوقت الحاضر، يتم استخدام لوحات المعلومات في جميع الصناعات، من الرعاية الصحية إلى التمويل، لتمثيل مجموعات البيانات المعقدة؛ فلا عجب أن الشركات في جميع مناحي الحياة تلجأ إليهم لفهم عملياتهم وتحسينها. حتى أولئك الذين ليسوا على دراية بتحليلات البيانات يمكنهم الاستفادة من لوحات المعلومات سهلة الفهم والملفتة للنظر.

تصورات سهلة الهضم

توفر لوحات المعلومات أكثر من مجرد طريقة أنيقة ومرتبة لعرض بيانات الأعمال؛ فبدلاً من جداول البيانات البسيطة التي قد تكون مرهقة، فإنها توفر طرقًا بسيطة لفهم الاتجاهات الأوسع بسرعة. وهم يفعلون ذلك من خلال مجموعة من الوسائل المرئية، مثل المخططات والرسوم البيانية والخرائط، التي تقدم البيانات بتنسيق منظم وسهل الفهم. قد تجد أيضًا ميزات مثل خطوط المؤشرات، التي تعمل على تكثيف مجموعات البيانات الواسعة في أحجام أصغر.

وضوح اتجاهات البيانات

إحدى الفوائد الرئيسية التي تأتي مع لوحات المعلومات هي القدرة على تحديد الأنماط والاتجاهات في البيانات بسرعة. تمكن المخططات والرسوم البيانية المستخدم من اكتشاف الأنماط والتغيرات في أرقامها بسرعة. في بعض الأحيان، يمكن أن تكشف هذه الأنماط عن إشارات مهمة تسمح لك باتخاذ قرارات عمل أكثر استنارة.

إعداد تقارير وتحليلات بيانات أكثر كفاءة

إلى جانب تسهيل فهم البيانات، يمكن أن يؤدي استخدام لوحات المعلومات أيضًا إلى توفير وقت عملك وموارده. يمكن إنشاء التقارير تلقائيًا، مما يقلل من مقدار الجهد اليدوي المبذول في إنشاء البيانات بانتظام. بالإضافة إلى ذلك، تستطيع الشركات جدولة التحديثات التلقائية بدلاً من الاضطرار إلى التحقق يدويًا من تدفقات البيانات بشكل دوري.

• توفر لوحات المعلومات تصورات سهلة الفهم.
• يمكن أن يوفر استخدام لوحات المعلومات الوضوح بشأن اتجاهات البيانات.
• يمكن أن تساعد لوحات المعلومات في زيادة كفاءة تحليل البيانات.

10 مكونات أساسية للوحة تحكم Excel

أ. الرسوم البيانية

دمج الرسوم البيانية في لوحة معلومات Excel يمكن أن توفر ثروة من المعرفة التي لن تكون ممكنة بمجرد الأرقام والنصوص. تعد المخططات الشريطية والرسوم البيانية الخطية والمخططات الدائرية مجرد عدد قليل من الأدوات التي يمكنها تسليط الضوء على العلاقات بين مجموعات البيانات وعرض قيم مختلفة بوضوح. كما تنقل العروض المرئية للبيانات المعلومات بسهولة أكبر، مما يساعد المستخدمين على انتقاء الاتجاهات بسرعة.

ب. جداول البيانات

أثبتت جداول البيانات أنها مفيدة بشكل لا يصدق عند التعامل مع المعلومات المعقدة. جدول البيانات هو في الأساس جدول بيانات موجود داخل لوحة المعلومات نفسها، مما يسمح باستخدام التنسيقات والحسابات المختلفة. وهذا يجعل من السهل فرز البيانات وإجراء الحسابات وإجراء المقارنات.

ج. أجهزة القياس

غالبًا ما تُستخدم أجهزة القياس لعرض البيانات الكمية في أبسط أشكالها. سيحتوي المقياس النموذجي على إبرة أو علامة تشير إلى موضع معين على قوس أو دائرة. يوفر هذا النوع من التصور للمستخدمين إحساسًا فوريًا بالقيمة المحددة، مما يجعله اختيارًا مناسبًا للعروض التقديمية.

د- بطاقات الأداء

تعتبر بطاقات الأداء مثالية للحصول على تمثيل مرئي سريع لأداء الشركة أو القسم. من خلال تفعيل نظام تصنيف بسيط، يمكن للمستخدمين الحصول بسرعة على نظرة عامة حول كيفية تتبع المقاييس المختلفة. تُسهل بطاقات الأداء عملية البحث عن المعلومات عند الحاجة.

هـ. أدوات التقطيع

تتيح مقسمات الشرائح طريقة سهلة للتصفية عبر مجموعات البيانات الكبيرة. وببساطة عن طريق تحديد الميزات ذات الصلة، يمكن للمستخدمين تضييق نطاق البيانات التي يتم عرضها. وهذا يجعل من السهل عرض المعلومات ذات الصلة بالمهمة الحالية فقط، وبالتالي تقليل فوضى المعلومات غير ذات الصلة بشكل فعال.

واو تلميحات الأدوات

بالنسبة للمستخدمين الذين قد يحتاجون إلى معلومات إضافية أثناء التنقل في لوحة المعلومات، يمكن أن تكون تلميحات الأدوات بمثابة حاويات معلومات مساعدة مفيدة. من خلال التمرير فوق عنصر معين، يمكن أن يظهر تلميح أداة يحتوي على معلومات إضافية، مما يساعد المستخدمين على فهم البيانات التي يبحثون عنها بشكل أفضل.

ز. الجداول الزمنية

تعد الجداول الزمنية رائعة لتوفير نظرة شاملة للأحداث التي حدثت خلال فترة زمنية معينة. لا يمكن لمثل هذه العروض المرئية أن تكون مفيدة فحسب، بل يمكنها أيضًا توفير الكثير من الوقت والطاقة في إعطاء نظرة عامة على الجدول الزمني للأحداث.

ح. الخطوط المرجعية

الخطوط المرجعية مفيدة بشكل لا يصدق لمقارنة البيانات. يمكن رسم خطوط بسيطة لمقارنة مجموعات بيانات متعددة بسهولة، مما يسهل تحديد الأنماط. إنها مفيدة بشكل خاص للبحث عن القيم المتطرفة التي قد لا تقفز من الصفحة بسهولة عند النظر فقط إلى الرسم البياني.

I. التنسيق الشرطي

يساعد التنسيق الشرطي في تمييز مناطق معينة في المخطط بناءً على المعايير. على سبيل المثال، يمكن أن تحتوي مناطق معينة من المخطط على ألوان مختلفة وفقًا للقيمة التي تمثلها، مما يسهل تحديد المناطق ذات الأهمية. يمكن أن يكون التنسيق الشرطي أداة مفيدة في شاشات العرض التي تحتوي على عناصر متعددة.

J. مؤشرات التباين

توفر مؤشرات التباين طريقة جيدة لمقارنة مجموعات البيانات من خلال التأكيد على أي من القيم أعلى أو أقل من خط الأساس المحدد. وبهذه الطريقة، يمكن اكتشاف التغييرات المهمة في البيانات بسهولة بدلاً من البحث في المجموعة بأكملها.

4. فوائد استخدام برنامج Excel

يعد برنامج جداول البيانات Excel أداة قوية أحدثت ثورة في الطريقة التي تقوم بها الشركات بتحليل بياناتها والإبلاغ عنها وتفسيرها. يستخدم الجميع برنامج Excel بدءًا من أصحاب الأعمال الصغيرة ووصولاً إلى الشركات الكبيرة، وهو التطبيق المفضل لأولئك الذين يحتاجون إلى تقديم رؤى مفيدة من خلال الأرقام. ولكن ما يجعل برنامج Excel جذابًا للغاية هو فعاليته من حيث التكلفة، والألفة، والمرونة. دعونا ننظر إلى هذه الفوائد الثلاثة بمزيد من التفصيل.

أ. فعالة من حيث التكلفة

عند مقارنته بالحلول الأخرى، يعد Excel فعالاً من حيث التكلفة بشكل لا يصدق. يمكن للشركات شراء ترخيص واحد أو الحصول على حزمة Office Suite بسعر منخفض. وهذا يمكّنهم من استخدام Excel لتلبية احتياجات معالجة البيانات الخاصة بهم دون الإضرار بميزانيتهم. حتى أنها تأتي محملة مسبقًا ببعض المخططات والجداول الأساسية، لذلك لا يتعين على الشركات الاستثمار في أدوات إضافية.

ب- الألفة

يعد Excel أحد تطبيقات جداول البيانات الأكثر شيوعًا المستخدمة اليوم، والعديد من الأشخاص لديهم بالفعل معرفة عملية بكيفية استخدامه. تسهل هذه المعرفة على الشركات تبني برنامج Excel كأداة مفضلة لمعالجة البيانات وتحليلها وإعداد التقارير. كما أنه يقلل من وقت التدريب حيث لا يضطر الأشخاص إلى تعلم تطبيق جديد لبدء العمل.

ج. المرونة

وأخيرًا، يتميز برنامج Excel بالمرونة بشكل لا يصدق. يمكن استخدامه لإدخال البيانات البسيطة والتحليل المعقد. وهو يدعم مجموعة من الوظائف المختلفة التي يمكن استخدامها لحساب البيانات وتحويلها. هناك أيضًا المئات من حلول الجهات الخارجية التي يمكن استخدامها لتوسيع وظائف Excel بشكل أكبر.

هذه ليست سوى عدد قليل من فوائد استخدام Excel لتطوير لوحة المعلومات. يعد Excel أداة مألوفة ومرنة وبأسعار معقولة، مما يجعله الخيار الأمثل للشركات بجميع أحجامها.

5. كيفية إنشاء لوحة معلومات Excel

تعد لوحات معلومات Excel أدوات رائعة لأي عمل تجاري. يمكنها توفير رؤية سريعة لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لشركتك، عند استخدامها بشكل صحيح. ولكن كيف يمكنك إنشاء واحدة؟ فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتباعها للبدء.

أ. تقييم البيانات ذات الصلة

الأول خطوة في إنشاء لوحة تحكم Excel هو تقييم البيانات ذات الصلة لديك. تأكد من أنك تفهم البيانات بدقة وكيفية تطبيقها على عملك. حدد نقاط البيانات التي تحتاج إلى تتبعها والتنسيق الذي يجب أن تكون به لتكون مفيدة.

ب. اختر تصورًا للبيانات

بمجرد أن تعرف ما هي البيانات التي تحتاج إلى توضيحها، اختر نوع تصور البيانات. تشمل الخيارات الشائعة ما يلي:

• الرسوم البيانية
• الرسوم البيانية
• خرائط
• مؤشرات الأداء الرئيسية
• صور ديناميكية

ضع في اعتبارك أي نوع من التصورات يناسب بشكل أفضل البيانات التي يتعين عليك عرضها.

ج. تحديد مقاييس المستخدم

ستحتاج أيضًا إلى تحديد مقاييس المستخدم المحددة التي تريد تتبعها على لوحة تحكم Excel. مقاييس المستخدم هي مؤشرات لمدى فعالية عملك في تحقيق أهدافه. ضع في اعتبارك مقاييس مثل اكتساب العملاء ونمو الإيرادات والاحتفاظ بالعملاء.

د. إعداد بنية البيانات

حان الوقت الآن لإعداد بنية البيانات. يتضمن ذلك تنسيق البيانات في بنية يمكن قراءتها بسهولة بواسطة لوحة المعلومات. على سبيل المثال، إذا كنت تتبع المبيعات البيانات، فقد تحتاج إلى تضمين أعمدة للمنتج وتاريخ البيع وموقع البيع وإجمالي الإيرادات.

هـ. إنشاء لوحة المعلومات

وأخيرًا، استخدم البيانات التي جمعتها والبنية التي قمت بإنشائها لإنشاء لوحة معلومات Excel. يتضمن هذا الجزء من العملية عمومًا إضافة البيانات إلى لوحة المعلومات وإنشاء تصورات للبيانات وإضافة مقاييس المستخدم. يقدم Excel أدوات متعددة يمكنها مساعدتك في إنشاء لوحة معلومات جذابة بصريًا.

نصائح لاستخدام لوحات معلومات Excel

إنشاء لوحة تحكم Excel فعالة يعد أمرًا أساسيًا لتحقيق أقصى استفادة من البيانات وتقديم رؤى مفيدة. ولكن كيف بالضبط تفعل ذلك؟ إنشاء لوحة تحكم Excel فعالة؟ هنا بعض نصائح لإنشاء واستخدام لوحات معلومات Excel والتي يمكن أن تساعدك في تحقيق أقصى استفادة من بياناتك.

أبقيها بسيطة

عندما يتعلق الأمر بالتصميم، تذكر أن الأقل هو الأكثر. يجب أن تعتمد لوحة المعلومات الفعالة على العناصر المرئية لنقل الأفكار الأكثر أهمية. تعمل العروض المرئية مثل المخططات والرسوم البيانية على تسهيل فهم المعلومات. على سبيل المثال، يكون المخطط الدائري أكثر تأثيرًا في إظهار النسبة المئوية لتقسيمات مجموعة البيانات مقارنة بصفوف الأرقام. تذكر أن تبقي عدد العناصر المرئية عند الحد الأدنى لأن لوحة المعلومات المعقدة للغاية يمكن أن تطغى على المستخدم.

تحقق مرة أخرى من الصيغ الخاصة بك

نصيحة أخرى مهمة هي التحقق مرة أخرى من الصيغ الخاصة بك. تأكد من أن الصيغ الموجودة في جدول البيانات دقيقة وحديثة. تأكد من عمل نسخة احتياطية من بياناتك للحفاظ على موثوقية لوحات المعلومات وتحديثها، حيث يمكن أن تتغير البيانات بسرعة.

اختبر لوحة المعلومات قبل النشر

قبل نشر لوحة المعلومات، من المهم اختبار لوحة المعلومات للتأكد من دقتها. تأكد من تطابق الصور والأرقام. ركز على دقة وجودة لوحة المعلومات وتأكد من تصحيح جميع الأخطاء قبل نشرها للمستخدم النهائي.

خاتمة

يمكّنك إنشاء لوحة معلومات في برنامج Excel من عرض بيانات شركتك بطريقة مختصرة ومرئية. باستخدام مكونات لوحة معلومات Excel الرئيسية، يمكنك إنشاء لوحات معلومات تفاعلية وقابلة للتخصيص تمكنك من اتخاذ قرارات العمل في لمحة. وقد ناقشت هذه المقالة العشرة الأساسية مكونات لوحة معلومات Excel التي يجب على كل شركة معرفتها لإنشاء لوحة المعلومات الأكثر فعالية لمتطلباتهم المحددة.

ملخص لمكونات لوحة تحكم Excel

العشرة لوحة تحكم Excel الأساسية المكونات هي: الجدول، المخطط، عنوان المخطط، وسيلة الإيضاح، محدد البيانات، عامل التصفية، مقسم طريقة العرض، التحليل المتقدم، تقرير ملخص، والتنقل خلال. كل من هذه المكونات له وظيفته الخاصة، وعند استخدامها مع بعضها البعض، يمكنها تحسين دقة وقوة لوحة المعلومات الخاصة بك.

فوائد إنشاء لوحة معلومات في Excel

توفر لوحة المعلومات في Excel العديد من الفوائد للشركات بجميع أحجامها. فهو يمكّنك من عرض البيانات التي تحتاجها بسرعة وسهولة من أجل اتخاذ قرارات أكثر استنارة. كما أنه يساعدك على الاستفادة بشكل أفضل من وقتك عن طريق تقليل مقدار الوقت الذي يستغرقه تحليل البيانات يدويًا. وأخيرًا، يمكن أن يساعد ذلك في ضمان بقاء شركتك منظمة ومحدثة لأحدث الاتجاهات والتطورات في صناعتها.

أصبحت لوحات معلومات Excel أدوات أساسية للشركات من جميع الأحجام لأنها قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة وسهلة الاستخدام وتوفر معلومات دقيقة وحديثة. من خلال الاستفادة من المكونات الأساسية العشرة الموضحة في هذه المقالة، يمكن للشركات إنشاء لوحة معلومات فعالة بسرعة يمكن أن تساعد في تحسين عملية اتخاذ القرار.