استخدام الصيغ لإنشاء لوحات معلومات Excel

مقدمة

تعد لوحة معلومات Excel طريقة رائعة للوصول إلى البيانات وتفسيرها بسهولة. تعد لوحات معلومات Excel ملخصات مرئية موجزة للبيانات، مع ميزات تفاعلية ومرئيات قابلة للتخصيص. باستخدام لوحة معلومات Excel، يمكن للمستخدمين تفسير مدخلات البيانات المختلفة بسرعة ودقة لاتخاذ القرارات المناسبة بشكل أسهل.

يعد استخدام الصيغ جزءًا أساسيًا من إنشاء لوحة معلومات فعالة. فيما يلي الصيغ شائعة الاستخدام في إنشاء لوحة معلومات Excel وفوائد استخدامها.

تعريف لوحات معلومات Excel

لوحة معلومات Excel عبارة عن ملخص مرئي تفاعلي وقابل للتخصيص للمعلومات يحتوي على رسوم بيانية ومخططات وجداول ومرئيات أخرى. فهو يسهل جمع البيانات وتحليلها وإعداد التقارير من خلال توفير ملخص مرئي وتفاعلي للبيانات في مكان واحد.

فوائد لوحات معلومات Excel

• قابلة للتخصيص: يمكن تخصيص لوحات معلومات Excel حسب احتياجات المستخدم وتفضيلاته المحددة.
• بديهية: توفر لوحات معلومات Excel طريقة سهلة لفهم البيانات وتفسيرها من خلال عرض المعلومات ذات الصلة بطريقة منظمة وذات معنى.
• تفاعلية: تسمح لوحات معلومات Excel للمستخدمين بالتفاعل مع البيانات والحصول على رؤى سريعة.

الصيغ المستخدمة بشكل شائع في إنشاء لوحات معلومات Excel

تُستخدم لوحات معلومات Excel على نطاق واسع لتقديم معلومات متنوعة بتنسيق منظم. لإنشاء لوحة معلومات فعالة، يتم استخدام مجموعة من الصيغ للمساعدة في تصور البيانات وصياغة الحسابات ومعالجة المعلومات مما يوفر نتائج دقيقة وذات صلة بسرعة. يمكن تقسيم الصيغ شائعة الاستخدام إلى ثلاث وظائف مختلفة - رياضية ومنطقية ونصية - وكل منها مفيد جدًا عند تصميم لوحة معلومات فعالة داخل جدول بيانات.

الصيغ الرياضية

تساعد الصيغ الرياضية في إجراء العمليات الحسابية بما في ذلك الجمع والطرح والضرب والقسمة. يدعم Excel مجموعة متنوعة من الوظائف المحددة مسبقًا والتي تسمح للمستخدمين بحساب وتحليل القيم الرقمية من البيانات. تتضمن الصيغ الرياضية الشائعة المستخدمة في لوحات معلومات Excel ما يلي:

• SUM: يحسب إجمالي قيم الخلايا الفردية.
• المتوسط: يحسب متوسط ​​قيمة جميع القيم الرقمية المدخلة عن طريق قسمة SUM على إجمالي عدد القيم.
• MIN: يحدد أقل قيمة من نطاق من البيانات.
• MAX: يحدد أعلى قيمة من نطاق من البيانات.
• COUNT: يوفر العدد الإجمالي للخلايا في نطاق يحتوي على بيانات رقمية.

الصيغ المنطقية

تُستخدم الصيغ أو البيانات المنطقية بشكل شائع في لوحات المعلومات لتحديد ما إذا كان شرط معين صحيحًا أم خطأ. يدعم Excel مجموعة متنوعة من الوظائف المنطقية بما في ذلك IF وOR وAND وما إلى ذلك. وهو مفيد للغاية في اتخاذ القرارات بناءً على معايير معينة. تتضمن الصيغ المنطقية الشائعة المستخدمة في لوحات معلومات Excel ما يلي:

• IF: يحدد ما إذا كان شرط معين صحيحًا أم خطأ.
• AND: يُستخدم مع معيارين أو أكثر لإرجاع نتيجة TRUE إذا تم استيفاء جميع الشروط.
• OR: يُستخدم مع معيارين أو أكثر لإرجاع نتيجة TRUE في حالة استيفاء شرط واحد.
• NOT: يعكس حالة الصيغة المنطقية وبالتالي يعود صحيحًا عندما تكون خاطئة والعكس صحيح.
• XOR: يُستخدم مع شرطين لإرجاع نتيجة TRUE عند استيفاء أحد الشرطين وليس كليهما.

صيغ النص

يتم استخدام الصيغ النصية لمعالجة المعلومات النصية في أوراق العمل. يتم استخدامها على نطاق واسع لتنظيف البيانات وتوفيرها بتنسيق موحد. تتضمن الصيغ النصية الشائعة المستخدمة في لوحات معلومات Excel ما يلي:

• UPPER: يحول جميع الحروف المدخلة في الخلية بأحرف كبيرة.
• LOWER: لتحويل كافة الأحرف التي تم إدخالها في خلية بأحرف صغيرة.
• PROPER: يحول الحرف الأول من كل عمل إلى أحرف كبيرة.
• LEN: يوفر العدد الإجمالي لأحرف البيانات في الخلية.
• TRIM: يحذف أي مسافة قبل أسطر النص وبعدها وبينها.

الصيغ الرياضية

تلعب الصيغ الرياضية دورًا رئيسيًا في إنشاء لوحات معلومات Excel. وهي تتضمن وظائف بسيطة، مثل SUM وAVERAGE وCOUNT، التي تساعد المستخدمين على مقارنة نقاط البيانات والمقاييس المختلفة وتتبعها وتحليلها بسرعة وسهولة. دعونا نلقي نظرة فاحصة على الوظائف الثلاث الأكثر شيوعاً المستخدمة في إنشاء لوحة تحكم إكسل.

مجموع

تعد الدالة SUM إحدى الوظائف الأكثر استخدامًا في Excel ويمكن استخدامها لجمع قيم نطاق من الخلايا معًا بسرعة. لاستخدام الدالة SUM، حدد أولاً نطاق الخلايا التي ترغب في إضافتها ثم اكتب الدالة SUM في خلية فارغة. ستقوم الدالة بعد ذلك بحساب مجموع الخلايا وعرض النتيجة.

Average

يتم استخدام الدالة AVERAGE لحساب متوسط ​​قيمة نطاق من الخلايا. يمكن استخدام هذه الوظيفة لتحديد الاتجاهات العامة والمتوسطات لمجموعة من البيانات. لاستخدام الدالة AVERAGE، حدد أولاً نطاق الخلايا المطلوب متوسطه، ثم اكتب الدالة AVERAGE في خلية فارغة. ستعرض الدالة بعد ذلك متوسط ​​الخلايا.

عدد

يتم استخدام الدالة COUNT لحساب العدد الإجمالي للخلايا التي تحتوي على أرقام ضمن نطاق ما. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لتتبع عدد الإدخالات في جدول بيانات معين أو لتحديد القيم المتطرفة. لاستخدام الدالة COUNT، حدد أولاً نطاق الخلايا المراد حسابها، ثم اكتب الدالة COUNT في خلية فارغة. ستعرض الدالة بعد ذلك العدد الإجمالي للخلايا التي تحتوي على أرقام.

الصيغ المنطقية

الصيغ المنطقية في تم تصميم إنشاء لوحة معلومات Excel لاختبار نتائج محددة. يستخدمون الشروط لتقديم النتائج المحتملة عند استيفاء الشروط. الصيغ المنطقية الأكثر استخدامًا هي IF وAND وOR، وسيتم مراجعة كل منها أدناه.

لو

تسمح صيغة IF بنتيجة صحيحة أو خاطئة بسيطة ضمن العبارة. تأخذ الصيغة البنية التالية، إذا (اختبار منطقي، قيمة_إذا_صحيح، قيمة_إذا_خطأ). يجب أن تكون الشروط في التعبير أولاً مثل أي دالة أخرى، والتي ترجع إما TRUE إذا تم استيفاء الشرط وإلا FALSE. تستخدم صيغة IF بعد ذلك الشرط TRUE أو FALSE كأساس لتنفيذ الإجراء التالي.

و

عندما يلزم استيفاء أكثر من شرط واحد، يمكن استخدام صيغة AND. تتحقق الصيغة AND مما إذا كانت جميع الشروط صحيحة أم لا، وإذا كانت كذلك فسوف تُرجع TRUE وإلا فستُرجع FALSE. وهذا مفيد لالتقاط مجموعة دقيقة من المعايير. الصيغة تبدو مثل هذا، و(منطقي 1، [منطقي 2]، [منطقي 3] ...).

أو

تشبه صيغة OR صيغة AND، ولكن هنا يجب استيفاء معيار واحد فقط حتى تكون النتيجة الإجمالية صحيحة. الصيغة تبدو مثل هذا، أو (منطقي 1، [منطقي 2]، [منطقي 3] ...). يعد هذا مفيدًا عند اختبار استيفاء أحد المعايير المتعددة.

صيغ النص

تُستخدم الصيغ النصية على نطاق واسع في إنشاء لوحة معلومات Excel لأنها تساعد في تجميع البيانات وتعديلها كما هو مطلوب لإنتاج رؤى ذات معنى وإنشاء تصورات بسرعة وكفاءة. بدلاً من إدخال السلاسل النصية يدويًا ومعالجتها، يمكن لمستخدمي Excel رؤية فائدة استخدام الصيغ النصية. فيما يلي بعض الصيغ النصية شائعة الاستخدام في إنشاء لوحة تحكم Excel:

سلسل

تعد الدالة CONCATENATE أداة لا تقدر بثمن لدمج البيانات من مصادر متعددة بسرعة في سلسلة واحدة متماسكة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بدمج البيانات النصية والرقمية، مثل العنوان أو عنوان URL لموقع الويب. لاستخدام الدالة CONCATENATE، قم بإدخال معلمات فردية متعددة وسيقوم برنامج Excel بدمجها، مع فصل كل منها بمسافة فارغة.

غادر

إذا كنت بحاجة إلى أخذ الأحرف الموجودة في أقصى اليسار من سلسلة نصية، فيمكن استخدام الدالة LEFT. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بتوحيد تنسيقات البيانات، مثل عناوين البريد الإلكتروني أو أرقام الهواتف. على سبيل المثال، إذا كانت لديك قائمة بأرقام الهاتف وتحتاج إلى إزالة الأقواس والشرطات، فيمكنك استخدام الدالة LEFT للحصول على 11 رقمًا في أقصى اليسار.

يمين

تعمل الدالة RIGHT بنفس طريقة عمل الدالة LEFT، ولكنها تأخذ الأحرف الموجودة في أقصى اليمين من سلسلة نصية. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يتعلق الأمر باستخراج المعرفات الفريدة. على سبيل المثال، إذا كانت لديك قائمة بأرقام الموظفين بتنسيقات مختلفة متعددة، فيمكنك استخدام الدالة RIGHT للحصول على 8 أرقام في أقصى اليمين لكل رقم موظف.

مزايا العمل مع الصيغ

عندما يتعلق الأمر تصميم لوحة تحكم Excel، يمكن أن تساعدك الصيغ في أتمتة المهام الشائعة، وضمان تناسق البيانات، وزيادة الإنتاجية الإجمالية. سنتعرف هنا على بعض مزايا العمل باستخدام الصيغ الخاصة بإنشاء لوحة المعلومات.

أتمتة المهام المشتركة

إحدى المزايا الأساسية للعمل باستخدام الصيغ هي أنها تساعد في أتمتة المهام الشائعة التي تتطلب عمالة مكثفة. يمكن استخدام الصيغ لتصفية البيانات تلقائيًا، مما يساعد على تسريع تحليل البيانات والكشف عن الاتجاهات بسرعة أكبر. وبالمثل، يمكن أيضًا استخدام الصيغ لإنشاء تنسيق شرطي، والذي يلفت الانتباه بسرعة إلى نقاط بيانات محددة. في كلتا الحالتين، تساعد الصيغ في التخلص من خطوات العمل اليدوي التي تستغرق وقتًا طويلاً ويمكن أن تجعل تحليل البيانات أكثر كفاءة.

تناسق البيانات

جانب آخر رائع لاستخدام الصيغ في إنشاء لوحة معلومات Excel هو أنها تساعد في ضمان اتساق البيانات عبر المصنف الخاص بك. عند استخدام صيغة لحساب البيانات، سيعرض المصنف الخاص بك دائمًا نفس الإجابة بغض النظر عن وقت إعادة فتح المستند. ويساعد ذلك على ضمان دقة تحليل البيانات وموثوقيتها وقابليتها للتكرار للرجوع إليها في المستقبل.

زيادة الإنتاجية

وأخيرًا، يمكن أن تساعد الصيغ أيضًا في زيادة الإنتاجية الإجمالية لإنشاء لوحة تحكم Excel. تؤدي أتمتة المهام كثيفة العمالة وضمان اتساق البيانات إلى نتائج ذات جودة أعلى في وقت أقل. ويساعد هذا في النهاية على إنتاج لوحات معلومات أسرع وأكثر سهولة وقادرة على تقديم رؤى أكثر فائدة.

خاتمة

إنشاء لوحة تحكم إكسل غالبًا ما يتطلب استخدام الصيغ لإنشاء نتائج دقيقة. قدمت هذه المقالة بعض الصيغ الأكثر استخدامًا لإنشاء مخططات ورسوم بيانية بسيطة وحسابات بيانات معقدة وإنشاء تصورات.

ملخص للصيغ الشائعة المستخدمة في إنشاء لوحات بيانات Excel

تتضمن الصيغ التي تتناولها هذه المقالة صيغة SUM، وصيغة AVERAGE، وصيغة COUNT، وصيغة MIN، وصيغة MAX، وصيغة SUBTOTAL، وعبارة IF، وعبارة INDEX/MATCH، وVLOOKUP. يمكن أن يساعد استخدام هذه الصيغ في تحويل البيانات الأولية إلى رؤى ذات معنى بمساعدة الحسابات البسيطة والمرئيات القوية.

فوائد العمل مع الصيغ

تتمتع الصيغ بالعديد من الفوائد، بما في ذلك القدرة على إجراء العمليات الحسابية المعقدة تلقائيًا عن طريق إدخال عدد قليل من المعلمات فقط. كما أنها توفر لمستخدمي الأعمال طريقة بسيطة للوصول بسرعة إلى الرؤى المهمة في الوقت الفعلي والاستجابة لظروف السوق المتغيرة. يمكن أن يساعد استخدام الصيغ في لوحات معلومات Excel في تبسيط العديد من العمليات المختلفة، بدءًا من التحليل المالي وحتى تحليلات التسويق.

ملخص المقال

• تقوم صيغة SUM بجمع كافة الأرقام الموجودة في نطاق من الخلايا.
• تحسب صيغة AVERAGE الوسط الحسابي لنطاق من الخلايا.
• صيغة العد حساب عدد الخلايا التي تحتوي على أرقام في نطاق ما.
• تُرجع صيغ MIN وMAX القيمة الأعلى أو الأدنى في نطاق ما، على التوالي.
• تقوم صيغة SUBTOTAL بإضافة قيم في نطاق بناءً على دالة معينة، باستثناء القيم المخفية.
• تُرجع عبارة IF نتيجة واحدة في حالة استيفاء شرط معين، ونتيجة أخرى في حالة عدم استيفاء الشرط.
• تقوم عبارة INDEX/MATCH بإرجاع قيمة خلية معينة إلى جانب نقطتين أخريين من البيانات.
• تبحث صيغة VLOOKUP في جدول أو نطاق وترجع قيمة بناءً على نقطة بيانات معينة.

بدءًا من إنشاء مخططات ورسوم بيانية بسيطة وحتى الوصول بسرعة إلى الرؤى المهمة، يمكن أن تكون لوحات معلومات Excel مفيدة بشكل لا يصدق في المساعدة في عمليات صنع القرار. تعد معرفة الصيغ التي يجب استخدامها لتحقيق النتائج المرجوة وإنشاء تصورات ذات معنى أمرًا أساسيًا لتحسين لوحات معلومات Excel لمختلف الاستخدامات والمستخدمين.