إنشاء لوحة معلومات تفاعلية باستخدام Excel

مقدمة

لوحة المعلومات التفاعلية هي أداة إعلامية لإعداد تقارير الأعمال مصممة لتقديم معلومات معقدة بتنسيق تفاعلي جيد التنظيم. فهو يسمح بالاستكشاف التفاعلي للبيانات ومعالجة المرئيات والتعمق في تفاصيل البيانات من أجل الحصول على رؤى قيمة. الهدف النهائي للوحة المعلومات التفاعلية هو تقديم معلومات مفيدة بطريقة موجزة وقابلة للتنفيذ.

إنشاء لوحة القيادة التفاعلية في Excel يمكن أن تكون مفيدة بطرق عديدة. يمكن أن يساعد الشركة في الحصول على رؤى مفيدة من بياناتها، وتصور المقاييس والاتجاهات الرئيسية، وتحديد مجالات التحسين، واتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أسرع والحصول على تعليقات أكثر استنارة من أصحاب المصلحة.

الخطوة الأولى: التعرف على برنامج Excel

يتطلب إنشاء لوحة معلومات تفاعلية في Excel أن تكون مرتاحًا لوظائفها العديدة. لتحقيق أقصى استفادة منها، من المهم أن يكون لديك فهم قوي للأداة وقدراتها. فيما يلي بعض الطرق للتعرف على سرعة استخدام Excel - حتى تتمكن من البدء في تصميم لوحة المعلومات الخاصة بك.

تعلم الوظائف الأساسية

عند البدء في استخدام برنامج Excel، فإن أفضل طريقة للتعرف على إمكانياته هي فهم الوظائف المختلفة التي يقدمها. يمكن أن تشمل هذه العمليات الحسابية الأساسية وميزات تحليل البيانات الأكثر تقدمًا. يمكنك استخدام ميزة المساعدة داخل البرنامج للتعرف على المزيد حول كل وظيفة من الوظائف المتاحة.

تصبح مريحة مع واجهة Excel

بمجرد أن تتعرف على الوظائف المتنوعة المتوفرة في Excel، فمن المهم أن تعتاد على الواجهة. للقيام بذلك، تدرب على التنقل عبر القوائم للعثور على الميزات التي تحتاج إليها. وحاول أن تتعرف عليه اختصارات لوحة المفاتيح وكيفية استخدام قائمة الشريط. سيساعد هذا في تسريع سير عملك أثناء إنشاء لوحة التحكم التفاعلية.

الخطوة 2: وضع البيانات في المستند

يعد إنشاء لوحة معلومات تفاعلية في Excel عملية تبدأ بإدخال البيانات الضرورية في المستند. يمكن تقسيم هذه الخطوة إلى عنصرين: إنشاء الأعمدة والصفوف، واستيراد البيانات.

إنشاء الأعمدة والصفوف

يتم تحديد بنية البيانات في مستند Excel من خلال عدد الأعمدة والصفوف وترتيبها. قبل أن تتمكن من البدء في إدخال البيانات، يجب عليك إنشاء العمود والصفوف التي ستستخدمها. لحساب الكمية التقريبية للأعمدة والصفوف التي ستحتاج إليها، يجب عليك مراعاة ما يلي: نوع البيانات التي تخطط لإدخالها، وحجم مجموعة البيانات الخاصة بك. بمجرد تحديد عدد الأعمدة والصفوف التي ستحتاج إليها، يمكنك البدء في إدخال البيانات.

استيراد بياناتك

بمجرد إنشاء الأعمدة والصفوف، يمكنك البدء في استيراد بياناتك إلى المستند. هناك بضعة طرق لفعل هذا؛ يمكنك كتابة البيانات يدويًا، أو النسخ واللصق من مستند آخر، أو استخدام برنامج جهة خارجية أو مصدر خارجي لاستيراد البيانات. إذا كنت تستخدم برنامجًا تابعًا لجهة خارجية أو مصدرًا خارجيًا، فتأكد من تطابق تنسيق البيانات المستوردة مع تنسيق الأعمدة والصفوف في مستند Excel، حيث سيضمن ذلك استيراد البيانات بشكل صحيح.

الخطوة 3: تنسيق الخلايا

بمجرد ترتيب البيانات في تنسيق الجدول المطلوب، فقد حان الوقت لتنسيق الخلايا. يتضمن ذلك إدراج الصيغ واستخدام أدوات معالج المخططات لإنشاء مخطط. باستخدام الصيغ الصحيحة، يمكنك إجراء عمليات حسابية على البيانات، ومقارنة القيم بين الخلايا المختلفة، وإنشاء تمثيلات مرئية للبيانات من خلال المخططات والرسوم البيانية. لنفعل ذلك:

إدراج الصيغ

تُستخدم الصيغ لإجراء عمليات حسابية على البيانات ويمكن إدراجها في برنامج Microsoft Excel عن طريق كتابة علامة يساوي متبوعة بالعملية المطلوبة في الخلية. على سبيل المثال، لإضافة رقمين معًا في خليتين منفصلتين (الخلية A1 والخلية A2)، استخدم الصيغة التالية في الخلية A3:

• =أ1+أ2

بمجرد إدراج الصيغة في الخلية وحفظ الملف، سيتم عرض نتيجة العملية في الخلية. يمكنك استخدام أنواع مختلفة من العمليات لمعالجة البيانات وإدراج الصيغ في خلايا متعددة لجعل لوحة المعلومات تفاعلية.

العمل باستخدام أدوات معالج المخططات لإنشاء مخطط

بمجرد إدراج الصيغ، يمكنك استخدام أدوات معالج المخططات لإنشاء مخطط للوحة المعلومات. تُستخدم أدوات معالج المخططات لإنشاء تمثيلات مرئية للبيانات في شكل مخطط أو رسم بياني. للقيام بذلك، حدد البيانات التي تريد رسمها بيانيًا، ثم انتقل إلى "إدراج > رسم بياني". سيؤدي هذا إلى ظهور نافذة جديدة تحتوي على العديد من أنواع المخططات والقوالب. حدد نوع المخطط والقالب المناسبين اللذين تريد استخدامهما، ثم انقر فوق "موافق" لإنشاء المخطط. سيظهر المخطط الخاص بك الآن على لوحة المعلومات وسيُظهر بشكل تفاعلي تأثيرات البيانات التي تم معالجتها.

بمجرد إدراج الصيغ وإنشاء المخطط، يمكنك البدء في تنسيق لوحة المعلومات وفقًا لاحتياجاتك. هناك العديد من خيارات التنسيق المتاحة في Microsoft Excel مثل تنسيق الخط وحجم الخط ومحاذاة النص ولون الخلفية وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا تطبيق الحدود والتظليل والتأثيرات المختلفة على الخلايا لجعل لوحة المعلومات تبدو أكثر تخصيصًا.

الخطوة 4: إضافة وإزالة العناصر

حان الوقت الآن لإضافة عناصر إضافية إلى لوحة المعلومات حتى تتمكن من التفاعل مع البيانات. ولكن ما هي المكونات التي يجب عليك إضافتها؟ يعتمد هذا على المعلومات التي تحاول نقلها والنتيجة المرجوة للمستخدم النهائي. كقاعدة عامة، يجب عليك التركيز على إضافة عناصر تفاعلية مثل المرشحات والمربعات المنسدلة حتى يتمكن المستخدمون من التعامل مع البيانات بسهولة.

إنشاء المرشحات والمربعات المنسدلة

الأكثر شيوعا عنصر تفاعلي لإضافته إلى لوحة معلومات Excel هو مرشح. يمكن استخدام عوامل التصفية للسماح للمستخدمين بعرض مجموعات فرعية معينة من البيانات أو تحديد نطاق معين من القيم. من خلال إضافة عامل تصفية، يمكنك تقليل كمية البيانات التي يتعين على المستخدم التدقيق فيها بشكل كبير للعثور على الرؤى الأكثر صلة. لإضافة عامل تصفية، ما عليك سوى تحديد البيانات والنقر فوق علامة التبويب "البيانات". ومن هناك، يمكنك تحديد خيار "التصفية".

يمكنك أيضًا إضافة مربعات منسدلة إلى لوحة المعلومات. تكون هذه مفيدة عندما تريد السماح للمستخدم بتحديد خيار من القائمة. لإضافة مربع قائمة منسدلة، حدد الخلية التي تريد عرضها فيها وانقر فوق علامة التبويب "البيانات". ومن هناك، يمكنك تحديد خيار "التحقق من صحة البيانات" وتحديد قائمة الخيارات التي تريد عرضها في المربع.

إدراج مربعات النص والصور وعناصر التصميم الأخرى

بالإضافة إلى المرشحات والقوائم المنسدلة، لديك أيضًا خيار إضافة عناصر تصميم أخرى إلى لوحة التحكم الخاصة بك. يمكن استخدام مربعات النص والصور لإضافة المزيد من السياق إلى البيانات وتسهيل فهمها على المستخدم. لإضافة مربع نص، ما عليك سوى النقر فوق علامة التبويب "إدراج" وتحديد خيار "مربع نص". لإضافة صورة، حدد علامة التبويب "إدراج" وحدد خيار "صورة".

يمكنك أيضًا إضافة مخططات ورسوم بيانية ملونة وعناصر مرئية أخرى. حدد علامة التبويب "إدراج" وحدد خيار "مخطط" لإنشاء رسم بياني يمكن استخدامه لتصور البيانات. يمكنك أيضًا تحديد خيار "الأشكال" لإضافة دوائر وخطوط وأشكال أخرى إلى لوحة المعلومات.

الخطوة 5: اختتام لوحة القيادة الخاصة بك

بمجرد إضافة جميع البيانات والرسومات والمرئيات إلى لوحة معلومات Excel، فقد حان الوقت لتنسيق لوحة المعلومات بحيث تبدو متسقة وجذابة. يتضمن ذلك ضبط الخطوط وألوان الخلايا والعناصر المرئية الأخرى. يمكنك أيضًا تضمين الرؤوس والتذييلات حتى تبدو لوحة المعلومات الخاصة بك أكثر احترافية.

تنسيق لوحة المعلومات لجعلها تبدو متناسقة

لتنسيق لوحة معلومات Excel، ابدأ باستخدام أنماط الخطوط والأحجام وأنظمة الألوان المتسقة. حدد الخطوط التي يسهل قراءتها، مثل Arial أو Calibri. يمكنك أيضًا استخدام اللون لجذب الانتباه إلى عناصر محددة في لوحة المعلومات الخاصة بك وإبرازها.

حفظ لوحة المعلومات الخاصة بك بالتنسيق المحدد

بمجرد الانتهاء من تنسيق لوحة المعلومات الخاصة بك، ستحتاج إلى حفظها بتنسيق ملف مناسب حتى يمكن مشاركتها أو الوصول إليها بسهولة. يدعم Excel العديد من تنسيقات الملفات، بما في ذلك .xlsx، و.xlsm، و.xltx، و.xltm. يمكنك أيضًا حفظ لوحة المعلومات الخاصة بك بتنسيقات .pdf و.csv و.tsv وغيرها من التنسيقات الثابتة.

خاتمة

يمكن أن تكون لوحة المعلومات التفاعلية في Excel وسيلة قوية ومرنة وسهلة الاستخدام للمساعدة في تصور البيانات واتخاذ القرارات الحاسمة في المؤسسة. إن وجود لوحة تحكم تفاعلية جيدة التصميم يمكن أن يساعد المحترفين في الحصول على نظرة ثاقبة لبياناتهم بطريقة هادفة ومفيدة. يمكن أن يوفر للمستخدمين وصولاً سهلاً إلى التحليلات التي تساعد على فهم بياناتهم بشكل أفضل، والكشف عن الاتجاهات، وفهم الأرقام العديدة المرتبطة بالمؤسسة.

يمكن أن يكون إنشاء لوحة معلومات تفاعلية في Excel أمرًا بسيطًا إلى حد ما، ولكن هناك عملية محددة للتأكد من تطويرها بشكل صحيح وأنها تلبي أهداف المنظمة. ويمكن تقسيم هذه العملية إلى الخطوات التالية:

• تحديد المقاييس المستهدفة
• جمع البيانات وتخزينها في مستودع
• قم بإعداد تخطيط لوحة المعلومات
• تصميم الرسوم البيانية والجداول المتصلة
• إضافة صيغ لعرض الأداء الفعلي مقابل الأهداف
• قم بإنشاء المرشحات المطلوبة
• تضمين معلمات للتحكم في المستخدم
• نشر لوحة القيادة

استخدام Excel لإنشاء لوحة معلومات تفاعليةمع التصميم المناسب، يمكن أن يكون وسيلة رائعة لبناء ثقة المستخدم وفهمه للبيانات الموجودة خلف المؤسسة وتمكين القادة من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.