إنشاء تقارير لوحة المعلومات في Excel

مقدمة

تقدم تقارير لوحة المعلومات نظرة عامة على المقاييس الرئيسية ومؤشرات الأداء المتعلقة بمؤسسة أو مشروع أو عمل. وهي توفر رؤية شاملة للأداء الحالي للشركة، مقارنة بالبيانات التاريخية أو المتوقعة. تم تصميم تقارير لوحة المعلومات لتكون سهلة الفهم وتسمح باتخاذ قرارات سريعة بناءً على البيانات المقدمة.

يمكن استخدام تقارير لوحة المعلومات لتحديد مجالات التحسين، وكشف المخاطر والفرص، وإجراء مقارنات بين أنواع مختلفة من البيانات، وتتبع الأهداف. من خلال إنشاء تقارير في Excel، يمكن للشركات تصور مجموعات كبيرة من البيانات واستخلاص رؤى مهمة من البيانات.

خلق تتمتع تقارير لوحة المعلومات في Excel بالعديد من الفوائد. يعد Excel برنامجًا سهل الاستخدام يتيح للمستخدمين إدخال البيانات وتحليلها بسرعة. تقارير لوحة المعلومات التي تم إنشاؤها في Excel تفاعلية ويمكن تخصيصها لاستهداف جماهير محددة. يوفر Excel أيضًا وظائف وصيغًا قوية، مما يسمح للمستخدمين بإنشاء مخططات ورسوم بيانية بسرعة لجعل البيانات أكثر قابلية للفهم.

ماذا ستحتاج

خلق شيء يستغرق تقرير لوحة المعلومات أكثر من مجرد Microsoft Excel وورقة عمل. لإنشاء أفضل تقرير للوحة المعلومات، ستحتاج إلى الأدوات والميزات المناسبة التي يقدمها Excel. دعنا نراجع ما ستحتاجه للبدء.

مايكروسوفت اكسل

أ تم إنشاء تقرير لوحة المعلومات في Excel يتطلب تثبيت إصدار Microsoft Excel على جهاز الكمبيوتر. يتوفر Excel كمنتج مستقل أو كجزء من مجموعة Office 365. سيحدد إصدار Excel الذي تستخدمه أنواع أدوات المرئيات والتحليلات التي يمكنك استخدامها.

أوراق عمل إكسل

توفر أوراق عمل Excel اللوحة القماشية لتقرير لوحة المعلومات المستند إلى Excel. يجب أن تحتوي كل ورقة عمل فقط على البيانات ذات الصلة بتقرير لوحة المعلومات. يجب ترتيب البيانات في أعمدة وصفوف مع وضع تسميات على الأعمدة والصفوف يسهل فهمها. من المهم تنسيق البيانات بشكل صحيح لضمان سهولة قراءة التقرير وفهمه.

أدوات التصور والتحليل

يقدم Excel مجموعة من أدوات التصور والتحليل التي يمكن استخدامها لإنشاء لوحة معلومات تفاعلية تقرير. تتضمن هذه الأدوات الجداول المحورية والمخططات والصيغ التي تسمح للمستخدمين بتقسيم البيانات وتقطيعها لتوفير فهم أفضل للبيانات. يمكن أن توفر مجموعة من هذه الأدوات لقطة سهلة الفهم لنقاط البيانات الرئيسية.

يتطلب استخدام هذه الأدوات معرفة أساسية بكيفية عمل برنامج Excel، ولكن حتى مع الفهم الأساسي للبرنامج، يمكنك إنشاء تقرير لوحة معلومات قوي باستخدام المجموعة الصحيحة من الأدوات.

إعداد لوحة المعلومات الخاصة بك

خلق تقارير لوحة القيادة في Excel يتضمن بضع خطوات بدءًا من جمع البيانات الضرورية وحتى تحليلها وتحديد العناصر التي سيتم تضمينها في لوحة المعلومات الخاصة بك. فيما يلي نظرة عامة حول كيفية البدء في إعداد لوحة التحكم الخاصة بك.

كيفية جمع البيانات اللازمة وتحليلها

الخطوة الأولى عند إعداد لوحة التحكم الخاصة بك هي جمع البيانات الضرورية وتحليلها. يمكن أن تأتي هذه البيانات من مصادر داخلية مثل قواعد بيانات الشركة أو من مصادر خارجية مثل موفري البيانات الخارجيين. بمجرد حصولك على بياناتك، سيكون من المهم تحليلها لتحديد سبب أهمية البيانات وتحديد أي اتجاهات أو أنماط.

اختيار العناصر التي سيتم تضمينها وكيفية تقديمها

الخطوة التالية هي تحديد العناصر التي سيتم تضمينها في لوحة التحكم الخاصة بك وكيفية تقديمها. اعتمادًا على نوع لوحة المعلومات التي تقوم بإنشائها وما سيبحث عنه المستخدم النهائي، هناك مجموعة متنوعة من العناصر التي يمكن تضمينها، مثل المخططات والرسوم البيانية والجداول والمزيد. من المهم أن تضع في اعتبارك تضمين العناصر الضرورية فقط والتأكد من سهولة فهمها وتفسيرها للمستخدم النهائي.

إنشاء المخططات والرسوم البيانية والمرئيات الأخرى ذات الصلة

الخطوة الأخيرة في إعداد لوحة التحكم الخاصة بك هي إنشاء المخططات والرسوم البيانية والمرئيات الأخرى ذات الصلة. هناك مجموعة واسعة من المخططات والرسوم البيانية والمرئيات الأخرى التي يمكن استخدامها لعرض البيانات. عند إنشاء هذه العناصر المرئية، من المهم التأكد من أنها دقيقة وسهلة التفسير. بالإضافة إلى ذلك، من المهم مراعاة حجم ونوع البيانات المقدمة والتأكد من أن الصور المرئية تعكس أي اتجاهات أو أنماط في البيانات.

نصائح لتقارير فعالة

استخدام القوالب القابلة للتخصيص

إنشاء تقارير لوحة القيادة في Excel، يتطلب الأمر دراسة مدروسة لمصادر البيانات ونقاط البيانات والتنظيم والتخطيط والدقة وإمكانية الوصول والعناصر المرئية. تسمح القوالب القابلة للتخصيص بالقدرة على إنتاج تقارير احترافية وتقديمها في وقت قصير جدًا. تتبع معظم القوالب القابلة للتخصيص إرشادات لتحقيق الكفاءة تصميم لوحة القيادة لإنشاء عروض تقديمية تفاعلية ونقل الرؤى بسرعة من بياناتك.

استخدام اختصارات لوحة المفاتيح لتسريع العملية

وبصرف النظر عن استخدام القوالب القابلة للتخصيص، فإن الكثيرين لا يدركون إمكانيات توفير الوقت عندما يتعلق الأمر بإنشاء التقارير في Excel. يمكن بسهولة العثور على الاختصارات الأساسية مثل النسخ واللصق، والتنسيق، والعمل مع الفرز والتصفية، والبحث، أو أمر "تراجع" المدمج من خلال بضع ضغطات بسيطة على لوحة المفاتيح.

لمزيد من المستخدمين ذوي الخبرة، قائمة أكثر اكتمالا من اختصارات إكسل تتوفر. يمكن أن تساعد هذه الاختصارات في إنشاء تقرير بسرعة وكفاءة أكبر، مما يساعد في توفير الوقت والموارد.

معرفة متى تستخدم أي نوع من الرسوم البيانية

تضيف المخططات مستوى ديناميكيًا من الاتصال إلى تقرير لوحة القيادةمما يتيح للمستخدمين القدرة على تحديد العلاقات والاتجاهات وتوزيعات البيانات. إذا كان التقرير يتضمن كمية ذات معنى من نقاط البيانات، فإن الطريقة المثالية لتحسين التقرير تتمثل في إضافة مخططات من أنواع مختلفة. ولكن من الضروري أن تكون على دراية بموعد استخدام أي نوع من المخططات أو الرسوم البيانية للحصول على أفضل تمثيل.

من خلال الابتعاد عن المخططات الدائرية ونحو أشكال أكثر فعالية لتصورات البيانات مثل الرسوم البيانية الخطية أو المخططات المبعثرة أو الرسوم البيانية الشريطية، يمكن تمثيل أهمية كل نقطة بيانات بسهولة. يجب أن يسمح التقرير المُجمَّع جيدًا بالحد الأدنى من التمرير للقارئ أو المشاهد.

العمل مع مصادر البيانات

غالبًا ما يتضمن إنشاء التقارير في Microsoft Excel العمل مع البيانات من مجموعة من المصادر المختلفة. إن إتقان فن الاتصال بمصادر البيانات الخارجية وربط الجداول يسمح بسير عمل أكثر كفاءة وإعداد تقارير أكثر دقة. فهم القدرات ل تحديث البيانات يساعد على ضمان تحديث التقارير. سوف يستكشف هذا الفصل الطرق المختلفة التي يمكن من خلالها ربط مصادر البيانات وربطها، بالإضافة إلى تشغيل خيارات تحديث البيانات.

الاتصال بمصادر البيانات الخارجية

الطريقة الأكثر شيوعًا لاستخدام البيانات داخل Excel هي الاتصال بمصدر بيانات خارجي. يختار غالبية المستخدمين الاتصال بقواعد البيانات لأنها غالبًا ما تكون مصدر البيانات المنظمة، بينما يمكن أيضًا استخدام خيارات أخرى مثل Access أو الملفات النصية أو موجزات XML. عند الاتصال بقواعد البيانات، يمكن استخدام Microsoft Query لتوفير البيانات من مجموعة من أنظمة قواعد البيانات الشائعة مثل SQL وOracle وMySQL. بمجرد إجراء الاتصال، يمكن الوصول إلى البيانات من داخل Excel ويمكن معالجتها بعدة طرق مختلفة.

ربط الجداول داخل نفس المستند

ربط الجداول داخل نفس الاكسل يتم استخدام المستند بشكل شائع عند التعامل مع كميات كبيرة من البيانات. من خلال ربط البيانات والإشارة إليها بين أوراق العمل المختلفة، يمكن تقسيم المستند إلى أقسام يمكن التحكم فيها. على سبيل المثال، يمكن تنسيق البيانات وتنظيمها في ورقة عمل واحدة والرجوع إليها من أوراق عمل أخرى. يساعد هذا في الحفاظ على تنظيم البيانات مع السماح لأوراق العمل الأخرى بالبقاء قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة. ولهذا السبب، يعد هذا حلاً مثاليًا عند استخدام نفس البيانات في العديد من المستندات.

تحديث البيانات لتحديث التقارير

ولضمان بقاء البيانات دقيقة، يجب تحديثها بانتظام. إذا كان التقرير يعتمد على بيانات من مصدر خارجي، فيمكن تعيين Excel لتحديث البيانات تلقائيًا عند فتح المستند. يمكن القيام بذلك يدويًا بالانتقال إلى علامة التبويب "البيانات" في Excel وتحديد "تحديث البيانات". من الممكن أيضًا ضبط البيانات ليتم تحديثها تلقائيًا بشكل منتظم. على سبيل المثال، يمكن تحديث البيانات في كل مرة يتم فيها فتح المستند، أو في أوقات أو فترات زمنية محددة.

إنشاء لوحة تحكم تفاعلية

يعد Excel برنامجًا قويًا لإنشاء تقارير لوحة المعلومات لتقطير كميات كبيرة من البيانات إلى صور ذات معنى وسهلة الفهم. يُستخدم برنامج Excel في جميع أنحاء العالم لتحليل البيانات ولوحات المعلومات وإعداد التقارير. إنشاء لوحة القيادة التفاعلية في Excel يتطلب فهم كيفية عمل البرنامج، وكذلك كيفية الاستفادة من بعض الميزات المضمنة فيه. ستوفر هذه المقالة نظرة عامة حول كيفية إنشاء لوحة معلومات تفاعلية في Excel.

استخدام التنسيق الشرطي

التنسيق الشرطي هو ميزة في Excel الذي يسمح لك بتغيير مظهر البيانات أو نطاقات الخلايا بناءً على قيمتها. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص عند إنشاء لوحات معلومات تفاعلية، حيث يسمح لك بتسليط الضوء على المعلومات الأساسية أو الاتجاهات داخل البيانات. على سبيل المثال، يمكنك تمييز الخلايا التي تحتوي على قيمة معينة، أو ترميز لون نطاق من الخلايا بناءً على قيمتها. وهذا يجعل البيانات أسهل في التفسير وأكثر جاذبية للمستخدمين.

الاستفادة من لوحات المعلومات التفاعلية

بالإضافة إلى استخدام التنسيق الشرطي، يمكنك أيضًا الاستفادة من التنسيق المضمن ميزة لوحات المعلومات التفاعلية في Excel. تتيح لك هذه الميزة إنشاء مخططات ورسوم بيانية بسرعة تعرض البيانات بطريقة سهلة الفهم. يمكنك تخصيص لوحات المعلومات هذه لتصفية وعرض البيانات ذات الصلة بالقصة التي تحاول سردها فقط، مما يجعلها فعالة للغاية في تقديم البيانات المعقدة بطريقة سهلة الفهم.

الاستفادة من تطبيقات الويب لتعزيز التقارير

وأخيرًا، يمكنك أيضًا استخدام التطبيقات المستندة إلى الويب لتحسين إمكانات إعداد التقارير في Excel. تتيح لك هذه التطبيقات إنشاء تصورات متطورة، مثل الخرائط الحرارية والخرائط الجغرافية والمرئيات المخصصة الأخرى. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما إنشاء لوحات معلومات تفاعلية، لأنه يسمح لك بإنشاء مرئيات مصممة خصيصًا للبيانات التي تقدمها بسرعة. يمكنك أيضًا تحديث هذه العناصر المرئية بسرعة مع تغير البيانات، مما يجعلها أداة قوية لمواكبة البيانات المتغيرة بسرعة.

خاتمة

والآن بعد أن مررنا بعملية إنشاء تقارير لوحة التحكم في Excelيمكننا الآن تلخيص الخطوات والنصائح الأساسية لتحقيق أقصى استفادة من تقارير لوحة التحكم.

ملخص الخطوات والنصائح الرئيسية

• ابدأ بتحديد الغرض من لوحة المعلومات والبيانات التي تحتاجها لتحقيقها
• يعد التصميم والتخطيط أمرًا بالغ الأهمية، لذا اقضي بعض الوقت في إنشاء لوحة معلومات بديهية
• فكر في إضافة تفاعل المستخدم إلى عناصر مثل المخططات والمرشحات
• فكر بعناية في مصادر البيانات ونوع الاتصال لتبقى التقارير محدثة دائمًا
• قم بمراجعة لوحة المعلومات وتحسينها باستمرار للتأكد من أنها تظل مفيدة وذات صلة

فوائد إنشاء تقارير لوحة المعلومات في Excel

يمكن أن يوفر إنشاء تقارير لوحة المعلومات في Excel عددًا من الفوائد الملموسة للمستخدم.

• يمكن أن تكون تقارير لوحة المعلومات سهلة الفهم والتفسير، حتى لو لم يكن لدى المستخدم معرفة عميقة بتحليل البيانات
• فهو يسمح للمستخدم بتحليل البيانات وتصورها في الوقت الفعلي، حتى يتمكن المستخدم من البقاء على اطلاع دائم واتخاذ قرارات سريعة
• يمكن أن يساعد استخدام لوحة معلومات مخصصة في جعل جميع مصادر البيانات تعمل معًا، بحيث يمكن للمستخدم مقارنة مجموعات البيانات المختلفة بسرعة واستخلاص رؤى فريدة
• يمكن أن يساعد تفاعل المستخدم المستخدم على التعمق أكثر في البيانات، واستكشاف الارتباطات المختلفة للحصول على قيمة ذكاء الأعمال

إجمالي، إنشاء تقارير لوحة التحكم في Excel هي عملية مباشرة إذا تم إجراؤها بشكل صحيح، ويمكن أن توفر للمستخدم رؤى فعالة وفي الوقت المناسب وقابلة للتنفيذ.