أفضل ممارسات لوحة كانبان لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية

مقدمة

لوحات كانبان هي أداة مرئية تستخدم لمساعدة الفرق على إدارة المشاريع وتنفيذها وتتبع التقدم والبقاء منظمًا. تتميز لوحات كانبان بقائمة مهام ونظام تتبع أثبت أنه يمنح الفرق الرؤية والرؤية التي يحتاجونها للحفاظ على تحكم أفضل في المشاريع وزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد.

تُستخدم لوحات كانبان في تطوير برمجيات Agile للحد من العمل الجاري (WIP) والحفاظ على سير العمل بسلاسة. الاستفادة تسمح لوحات كانبان للفرق للتخطيط وتحديد الأولويات بشكل فعال والوصول إلى المعالم القابلة للتحقيق في المشاريع. هناك بعض أفضل الممارسات التي يمكن استخدامها لضمان أقصى قدر من الإنتاجية عند استخدام لوحة كانبان.

فهم أساسيات كانبان

كانبان هو نظام يستخدم على نطاق واسع لإدارة المشاريعتم تطويره بواسطة مهندسي الإنتاج في تويوتا في الأربعينيات من القرن العشرين. الهدف الرئيسي من كانبان هو التأكد من استخدام القدر المناسب من الموارد لمهمة ما، من أجل دعم سير العمل بسلاسة. يعتمد نظام كانبان على مجموعة من المبادئ الأساسية التي تسمح للفرق بتحسين الإنتاجية والتعاون.

ما هي أساسيات نظام كانبان؟

هناك أربعة مبادئ أساسية لنظام كانبان: تصور العمل، والحد من العمل الجاري، وإدارة التدفق، والتحسين بشكل تعاوني.

• العمل التصوري : تعد لوحة كانبان وسيلة فعالة لتصور التقدم المحرز في المهام والمشاريع. يمكن تمثيل كل مهمة أو مشروع بواسطة "بطاقة" على اللوحة، مرتبة في قوائم حسب الحالة. يتم نقل المشاريع من قائمة إلى أخرى لإظهار التقدم.
• الحد من العمل الجاري: يعمل كانبان أيضًا على تجنب التحميل الزائد عن طريق الحد من مقدار ما يمكن أن يتحمله الفريق في وقت معين. الهدف هو التأكد دائمًا من إحراز تقدم في كل مهمة، بدلاً من تحميل الفريق بالكثير من العمل في وقت واحد.
• إدارة التدفق: يؤكد كانبان على التدفق والسرعة من خلال تقليل كمية العمل التي يجب القيام بها كل يوم. يمكن لنظام كانبان أن يساعد في إبقاء المشاريع على المسار الصحيح وتسليمها في الوقت المحدد.
• التحسين بشكل تعاوني: أخيرًا، يشجع نظام كانبان على التحسين المستمر. فهو يوفر رؤية واضحة للتقدم ويعطي الفرق ملاحظات حول كيفية التعاون بشكل أفضل لضمان النجاح.

ما نوع العمليات التي يمكن استخدام نظام كانبان فيها؟

يعد نظام كانبان مفيدًا بشكل خاص في تحديد وتتبع وحل الاختناقات في عملية الإنتاج. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام النظام لإدارة تدفق مشاريع متعددة، مع تقسيم كل مشروع إلى مهام. يمكن أيضًا استخدام هذه العملية لتصور التغييرات وتتبعها بمرور الوقت. إنها أداة مفيدة للمساعدة في العثور على نقاط الضعف ووضع خطط للتحسين.

كيف يمكن مقارنة نظام كانبان بأساليب Agile؟

يعد كل من Kanban و Agile أطر عمل مستخدمة على نطاق واسع لإدارة المهام والمشاريع. والفرق الرئيسي بين الاثنين هو أن كانبان يركز بشكل أكبر على الكفاءة وتحسين سير العمل، بينما يركز Agile على الاستجابة للتغيرات في العملية وتقديم القيمة.

يركز كانبان على عملية ثابتة لإدارة المهام والمشاريع، بينما يوفر Agile المزيد من المرونة. يشجع Agile أيضًا على المزيد من التعاون بين أعضاء الفريق ويشجع الفرق على التواصل والعمل معًا بشكل أكثر فعالية. في نهاية المطاف، يعد كلا النظامين أدوات قيمة لإدارة المشاريع والمهام، ولكل منهما نقاط القوة والضعف الخاصة به.

إنشاء مجلس كانبان

إعداد أ تتضمن لوحة كانبان ثلاثة أساسية الخطوات: تحديد المهام، وتحديد وتعيين مراحل سير العمل، وإنشاء الفئات. يمكن أن يساعدك اتباع بعض أفضل الممارسات في تحقيق أقصى استفادة من اللوحة الخاصة بك وتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

تحديد المهام

تتضمن الخطوة الأساسية تحديدًا لا لبس فيه للمهام. وهذا يعني إدراج جميع المهام التي يتعين القيام بها، ممثلة بالملصقات أو البطاقات المرئية. يعد تقييم المهام الحالية والمهام التي من المحتمل أن تصل في المستقبل أمرًا ضروريًا أيضًا. وتشمل هذه المهام المهام الإدارية اليومية، والمشاريع الجارية، وحتى جلسات العصف الذهني.

تحديد وتعيين مراحل سير العمل

بعد تحديد المهام، من الضروري تخصيصها لمراحل سير العمل المناسبة. يمكن تحديد مراحل سير العمل بناءً على نوع المهمة، على سبيل المثال، "المهام الواجبة" و"قيد التقدم" و"الاختبار" و"تم". يساعد تعيين مراحل سير العمل على تجنب الارتباك، خاصة عندما يعمل أكثر من شخص في المشروع. كما أنه يوضح للفريق من هو المسؤول عن المهمة.

إنشاء الفئات

بمجرد تحديد المهام ومراحل سير العمل وتعيينها، يمكن تنظيمها في أعمدة أو فئات ذات صلة. يساعد هذا في تقديم نظرة عامة على التقدم الإجمالي ويساعد في تحديد المهام ذات التركيز الأكبر. يمكن إعداد الفئات وفقًا للمشاريع أو الفرق أو نوع أو فئة المهام أو حتى الشخص المسؤول عنها.

تقليل عدد مراحل سير العمل والمهام

مع الحق لوحة كانبان الإعداد، سيكون فريقك أكثر تنظيمًا وإنتاجية وكفاءة. إحدى الطرق الأكثر فعالية لزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد هي تقليل عدد مراحل ومهام سير العمل. من خلال إضافة المزيد من المهام والمراحل، يصبح فريقك أكثر تورطًا وانحرافًا، ويكون جاهزًا للانحراف بعيدًا عن الهدف الأساسي. وبالتالي، من المهم تحديد النقاط التي يمكنك من خلالها تقليل عدد المهام، والتأكد من أن سير العمل بسيط ومباشر قدر الإمكان.

للبدء، قم بإلقاء نظرة على قائمة المشاريع والمهام الخاصة بك، وفكر في العناصر الضرورية لتحقيق الهدف الرئيسي. بمجرد تحديد تلك المهام الأساسية، يمكنك نقل المهام غير الأساسية خارج اللوحة. سيضمن هذا أن فريقك لديه فقط المهام الضرورية التي يجب إكمالها، وليس كل مهمة يمكن تخيلها.

تحديد أولويات المهام وسير العمل

يعد التخلي عن المهام غير الأساسية طريقة رائعة للحفاظ على تركيز فريقك. بالإضافة إلى ذلك، من المهم تحديد أولويات مهام سير العمل. باستخدام لوحة كانبان، يمكنك بسهولة ترتيب المهام حسب أهميتها. بهذه الطريقة، يعرف فريقك المهام التي تعتبر ذات أولوية والمهام التي يمكن معالجتها عندما يكون لديهم بعض الوقت الإضافي.

يمكنك أيضًا تحديد أولويات كيفية إعداد لوحة Kanban الخاصة بك. على سبيل المثال، قد ترغب في "تجميع" المهام المتشابهة معًا، وتهدف إلى إكمالها قبل الانتقال إلى الجزء التالي. سيساعد هذا في الحفاظ على سير العمل منظمًا وفعالًا. على سبيل المثال، قد يعمل فريق تطوير البرامج أولاً على واجهة برمجة التطبيقات لمشروع ما، ثم ينتقل إلى تصميم واجهة المستخدم.

تنفيذ سير العمل للمهام غير العاجلة

وفي الوقت نفسه، يمكنك إعداد سير عمل لأية مهام ليس لها تاريخ تسليم. عندما تظهر مهمة جديدة ليس لها قيود زمنية حساسة، يمكن إضافتها إلى سير العمل أيضًا. وهذا يضمن أن فريقك موجود دائمًا للتعامل معه عندما يكون لديه الوقت والموارد اللازمة للقيام بذلك.

إنشاء سير العمل البصري

وأخيراً أ يجب أن تكون لوحة كانبان مرئية وسهلة القراءة في لمحة. يمكن أن توفر المهام والأعمدة الخاصة بوضع العلامات وترميز الألوان بوضوح لفريقك بالتفاصيل المرئية التي يحتاجونها لفهم نطاق المشروع وتقدمه. بهذه الطريقة، سيكون لديهم دائمًا صورة واضحة عن مدى قربهم من إنهاء المشروع.

عن طريق إضافة عنصر مرئي، مثل الرسم البياني أو الجدول الزمني على لوحة كانبان، يمكن لفريقك عرض سير العمل بالكامل مرة واحدة. يمكن أن يساعد هذا في توضيح التوقعات وإبقاء الجميع على نفس الصفحة. بشكل عام، كلما قمت بتضمين المزيد من العناصر المرئية في الملف لوحة كانبان، سيكون من الأسهل على الجميع الحفاظ على تركيزهم وإنتاجيتهم.

فوائد لوحات كانبان

لوحات كانبان هي أدوات مرئية تستخدم للإدارة وتحسين المهام والعمليات، غالبًا بهدف تحسين الإنتاجية والكفاءة. يتمتع استخدام هذه الأدوات بالعديد من المزايا الفريدة للوحات Kanban، بما في ذلك مساعدة المؤسسات على زيادة الإنتاجية وتتبع سير العمل والأداء وتصور أعباء العمل واكتساب الوضوح والرؤية في سير العمل بأكمله.

زيادة في الإنتاجية

إن الحصول على رؤية شاملة لكل مهمة ومشروع متاح للجميع في المؤسسة يمكن أن يساعد في تبسيط كل عملية. توفر لوحات كانبان طريقة سهلة لمراقبة تقدم المهام وإدارتها لهم على أساس التقدم اليومي. يمكن أن يساعد ذلك الفرق على البقاء منظمًا وتخطيط المهام بشكل أكثر كفاءة. ستزداد إنتاجية الفريق مع إنجاز المهام بسرعة وكفاءة، فضلاً عن القدرة على الاستجابة بسرعة لأية مشكلات وتغييرات في سير العمل.

تتبع أفضل لسير العمل والأداء

توفر لوحات كانبان عرضًا في الوقت الفعلي لتقدم المهام الفردية، بالإضافة إلى تأثيرها على تقدم سير العمل بأكمله. يمنح هذا الفريق فهمًا أفضل لكيفية اتصال الأجزاء المختلفة للعملية والمهام التي يجب العمل عليها من أجل تحقيق النتيجة المرجوة بسرعة أكبر. علاوة على ذلك، فإنه يوفر صورة أكثر دقة لأداء المشروع، مما يسهل تحديد المشكلات والقضايا قبل أن تصبح مشكلات رئيسية وإجراء التعديلات حسب الحاجة.

تحسين تصور أعباء العمل

تسمح لوحات كانبان للفرق لتصور أعباء العمل الخاصة بهم بطريقة تسهل فهم المهام والعمليات. ومن خلال صورة واضحة لكل مهمة، يمكن مراقبة التقدم والأولويات بسهولة أكبر، وتجنب الارتباك حول من المسؤول عن ماذا، ومنع تجاهل المهام أو تأخيرها لفترة طويلة جدًا. يمكن للفرق أيضًا الاحتفاظ بقائمة مهام أكثر تنظيماً والتركيز على إنجاز الأمور.

الوضوح والرؤية لسير العمل بأكمله

باستخدام أ لوحة كانبان يساعد الفرق على الحفاظ على التركيز على سير العمل بأكمله بدلاً من المهام الفردية. وهذا يضمن إكمال جميع المهام بالترتيب الصحيح ويمنع تفويت أي خطوات مهمة. كما يسمح للفرق بتقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة، وذلك لتقليل التعقيد وزيادة رؤية سير العمل بأكمله.

نصائح لزيادة الكفاءة إلى أقصى حد مع لوحات كانبان

توفر لوحات كانبان أقصى قدر من الكفاءة من خلال السماح للفريق بتصور سير العمل بسرعة. تتضمن اللوحات عادةً قائمة بالمهام، مع أعمدة تصف تقدمها. على الرغم من أنها رائعة لتتبع المهام، إلا أنه يجب إعدادها بشكل صحيح لضمان أقصى قدر من الإنتاجية. هنا بعض نصائح لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة مع لوحات كانبان.

تطوير المقاييس ذات الصلة

عند إعداد لوحة كانبان الخاصة بك، استخدم المقاييس ذات الصلة التي تعكس سير العمل بدقة. يمكن أن يشمل ذلك عدد المهام المكتملة والمخصصة لكل عضو في الفريق، أو المدة التي تستغرقها المهام في كل مرحلة. من المهم معرفة المقاييس ذات القيمة لضمان تقدم فريقك خلال مهامه في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.

التحليل والرد على أكشاك سير العمل

من الضروري تحليل سير العمل بانتظام لتحديد أي معوقات أو عوائق. إذا تم حظر مهمة ما أو تأخيرها، فيجب أن تكون قادرًا على اكتشاف المشكلة بسرعة والتصرف بناءً عليها. إن مراقبة اللوحة ستكشف عن أي اختناقات حتى تتمكن من اتخاذ الخطوات اللازمة لحل المشكلة.

أتمتة المهام المتكررة

يمكن أن تؤدي أتمتة المهام المتكررة إلى تخفيف الضغط على فريقك وتوفير وقتهم، الأمر الذي سيعزز الإنتاجية. يمكن القيام بذلك عن طريق كتابة البرامج النصية أو إنشاء وحدات ماكرو أو دمج البرامج للتعامل مع المهام الدنيوية. سيساعد ذلك في توفير وقت فريقك للتركيز على المهام الأكثر أهمية.

مراقبة أداء أعضاء الفريق

استخدام تعد لوحات كانبان أيضًا طريقة رائعة لمراقبة الأداء من أعضاء فريقك. من خلال تصور مهامهم، ستتمكن بسرعة من تحديد أعضاء الفريق المتفوقين ومن هم الذين يحتاجون إلى المساعدة. سيعطيك هذا نظرة عامة على أدائهم ويساعدك على تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

خاتمة

تعظيم الإنتاجية مع لوحات كانبان يتطلب الاتساق والتفاني. ومن خلال خلق عادة منتظمة لاستخدام مبادئ كانبان، يمكن للفرد أو الفريق تحسين إنتاجيتهم وكفاءتهم. للقيام بذلك، يحتاج أولئك الذين يستخدمون كانبان إلى البقاء على اطلاع بسير العمل الخاص بهم ومراجعة عملياتهم بانتظام من أجل تحديد المشكلات المحتملة أو مجالات التحسين. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليهم اتباع نهج استباقي لإدارة سير العمل، بما في ذلك تحديد أهداف واضحة وقابلة للتحقيق واستخدام مبادئ كايزن لإجراء تحسينات تدريجية بشكل مستمر.

أوضح منشور المدونة هذا أفضل الممارسات للاستخدام لوحات كانبان لتعظيم الإنتاجية. وفيما يلي تلخيص للنقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها:

• التخطيط وتحديد أولويات العمل:

  قم بتعيين فئات للمهام وفقًا لأولوياتها، وقم بإنشاء لوحات منفصلة لكل مجموعة مهام، وقم بمراجعة التقدم بشكل متكرر، وتأكد من أن المهام محددة جيدًا وقابلة للقياس.

• تحسن مستمر:

  باستخدام مبادئ كايزن، استخدم البيانات في الوقت الفعلي لإجراء تحسينات صغيرة ومتزايدة على العمليات. توقع المشكلات المحتملة وعالجها بشكل استباقي.

• التعاون والتواصل:

  استخدم لوحات كانبان لتسهيل التعاون وإنشاء ثقافة ملكية المهام. التواصل بشكل مفتوح ومنتظم، سواء داخل الفريق أو مع أصحاب المصلحة الخارجيين.

• تعزيز التغيير:

  تنفيذ التغييرات بشكل صحيح على النحو الموصى به من قبل مجلس الإدارة، ووضع خطة للتغييرات المستقبلية. كن مرنًا، خاصة عند العمل مع فرق بعيدة.

ستضمن أفضل الممارسات أن يقوم الفريق بزيادة إنتاجيته وكفاءته إلى الحد الأقصى، مما يسمح له بتحقيق المزيد في كل مهمة. من خلال الاستخدام السليم للوحات كانبان، يمكن للفرق أن تنجح في تحسين سير عملها وإحراز تقدم ملموس نحو أهدافها.