Improve Accounts Payable Performance by Setting Accurate KPIs

مقدمة

يعد وجود أهداف ملموسة وقابلة للتحقيق أمرًا ضروريًا في الحسابات المستحقة الدفع للمساعدة في قياس أداء الشركة. مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) هي قيم قابلة للقياس تستخدم لتحديد مدى نجاح فريق الحسابات الدائنة في تحقيق الأهداف المحددة. من المهم تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تعكس أهداف العمل المحددة للمنظمة.

في منشور المدونة هذا، ستتعلم أفضل الممارسات لتحديد الهدف مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة. سنناقش ثلاث نقاط رئيسية يجب مراعاتها عند تحديد الأهداف: قياس الأداء والقدرات الحالية والأهداف المستقبلية.

تحديد الأهداف الواضحة وذات الصلة

يعد تحديد الأهداف جزءًا أساسيًا من تبسيط وتحسين عملية الحسابات الدائنة. من المهم وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس وذات صلة بقسم الحسابات الدائنة. واحدة من أفضل الطرق لتحقيق ذلك هي الجمع بين الأهداف الكمية والنوعية. وينبغي أن تكون مرتبطة بالأهداف التي تركز على النتائج القصيرة والطويلة الأجل لمبادرات الحسابات الدائنة.

مزيج من الأهداف الكمية والنوعية

يجب أن تكون الأهداف الكمية مبنية على البيانات وقابلة للقياس ومقارنتها بمعايير الصناعة. تركز هذه عادةً على النتائج، مثل توفير التكاليف، وتحسين الدقة والتوقيت، والعلاقات مع الموردين. على سبيل المثال، قد يتضمن الهدف المستند إلى البيانات تقليل وقت معالجة فواتير الحسابات الدائنة بنسبة 25% خلال الربع التالي.

غالبًا ما توفر الأهداف النوعية رؤية أكثر شمولاً لعملية الحسابات الدائنة. يتم استخدامها عادةً لتقييم تحسينات العملية والتغييرات التنظيمية ورضا الموظفين التي يمكن أن تؤثر على أداء الحسابات الدائنة. قد تتضمن أمثلة الأهداف النوعية زيادة التعاون بين الحسابات الدائنة والإدارات الأخرى، أو تطوير عمليات جديدة تعمل على تقصير دورة حياة الحسابات الدائنة.

استخدم الرؤى المستندة إلى البيانات

يمكن أن تكون الرؤى المستندة إلى البيانات مفيدة عند الإعداد مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة. تتيح الاستفادة من أدوات التحليلات لفرق الحسابات الدائنة قياس عملياتها ومراقبتها وضبطها بسرعة وفعالية. من خلال تتبع المقاييس الرئيسية مع مرور الوقت، يمكن لفرق الحسابات الدائنة تقييم التقدم المحرز في مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهم بسهولة وتحديد ما إذا كانوا يحققون أهدافهم.

توفر أدوات التحليلات أيضًا رؤى قيمة حول أداء أنشطة الحسابات الدائنة الفردية. يمكن للفرق استخدام هذه البيانات لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وضبط مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها وفقًا لذلك. يمكن أيضًا استخدام هذه المعلومات لتطوير خطط التدريب وأهداف الفريق التي ستساعد وظيفة الحسابات الدائنة على أن تصبح أكثر كفاءة وفعالية.

تطوير جدول زمني واقعي

إنشاء جدول زمني ل مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة يساعد على ضمان إكمال المهام في الوقت المحدد وتحقيق الأهداف. عند وضع جدول زمني، يجب على فريقك أن يأخذ في الاعتبار الأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى بحيث تكون جميع الأهداف قابلة للتحقيق وواقعية.

الأهداف قصيرة المدى

الأهداف قصيرة المدى ضرورية للعمليات اليومية وتتبع التقدم. يمكن أن يتضمن ذلك جدولًا زمنيًا لمهام مثل دفع الفواتير وتسويات الحسابات واتصالات البائعين.

الأهداف طويلة المدى

إن إنشاء جدول زمني للأهداف طويلة المدى يمنح فريقك فرصة أفضل لتحقيق مؤشرات أداء رئيسية أعلى وفهم أفضل لعملية الحسابات الدائنة. يمكن أن يتضمن ذلك جدولًا زمنيًا لمهام مثل كفاءة معالجة الدفع، ومتوسط وقت تأخر الدفع، وتسوية الحسابات.

مراجعة الأهداف وإجراء التعديلات

من المهم مراجعة الأهداف وإجراء أي تعديلات ضرورية على طول الطريق. قد تحتاج بعض مؤشرات الأداء الرئيسية إلى التعديل اعتمادًا على مستوى تعقيد المهام أو القدرة على تحمل عبء العمل. إتاحة الوقت لمراجعة أي تغييرات والتأكد من إمكانية تحقيق جميع الأهداف.

ضع في اعتبارك الأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى عند وضع جدول زمني.
إتاحة الوقت لمراجعة الأهداف وإجراء أي تعديلات ضرورية.

مراقبة أداء الحسابات الدائنة

يتطلب تعظيم الأداء المالي لشركتك تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ومراقبتها للحسابات الدائنة. يساعد إنشاء المقاييس المناسبة وتتبع التقدم على ضمان الدفع في الوقت المناسب وإدارة عملية الدفع بأكملها.

تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل منتظم

يجب على الشركات تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية التي تعكس بشكل أفضل عمليات حساباتها الدائنة المحددة. يساعدهم تقييم المقاييس المهمة لبيئتهم على تحديد الاختناقات ومجالات التحسين المحتملة. تتضمن أمثلة مؤشرات الأداء الرئيسية شائعة الاستخدام: متوسط وقت الدفع، ووقت معالجة الفاتورة، ووقت دورة الحسابات الدائنة، وعدد الدفعات المتأخرة، وما إلى ذلك.

ومن المهم تتبع هذه المعلومات بشكل منتظم من أجل فهم أداء عملية الحسابات الدائنة. ويساعد ذلك في تحديد فرص التحسين والتأكد من تحقيق أهداف الحسابات الدائنة.

قم بقياس التقدم لتحديد ما إذا كان الهدف المحدد قد تم تحقيقه

بمجرد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة، يجب على الشركات مراقبة أداء نظام حساباتها الدائنة. يتضمن ذلك قياس مؤشرات الأداء المختلفة وتحليل البيانات لتحديد ما إذا كان يتم تحقيق الأهداف المحددة. يجب على الشركات أن تولي اهتمامًا خاصًا لمؤشرات الأداء الرئيسية مثل وقت معالجة الفاتورة، ووقت الدفع، وعدد الدفعات المتأخرة، حيث إنها مؤشر على الأداء العام لعملية الحسابات الدائنة.

تساعد مراقبة أداء الحسابات الدائنة الشركات على التأكد من أنها تحقق أهدافها ويمكنها تحديد المجالات المحتملة للتحسين في العملية. وهذا يساعد على ضمان قيام الشركات بتعظيم أدائها المالي.

تحديد مجالات التحسين

متى مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة ليست قادرة على مساعدة الأعمال لتحقيق أهداف الأداء المطلوبة، من المهم تحديد السبب الجذري للمشكلة وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. ويمكن القيام بذلك من خلال تحليل بيانات شامل لعملية الحسابات الدائنة.

جمع وتحليل البيانات

لتحديد مجالات التحسين في الحسابات الدائنة، تحتاج الشركة إلى جمع وتحليل البيانات حول عملية الحسابات الدائنة. يمكن أن يشمل ذلك بيانات عن:

حجم الحسابات الدائنة
شروط الدفع
معالجة أمر الشراء
معالجة الدفع
معالجة الفاتورة
مصالحة

من خلال الفحص الشامل للبيانات حول عملية الحسابات الدائنة، يمكن لأصحاب الأعمال ومديري الشؤون المالية تحديد مصادر الاختناقات في النظام والتوصل إلى رؤى قابلة للتنفيذ لتحسين أداء العملية.

إجراءات لحل المشكلات

بمجرد تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، يمكن للشركات اتخاذ الخطوات التالية لحل المشكلات وتعزيز أداء حساباتها الدائنة:

قم بتنفيذ تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي والأتمتة لتبسيط عمليات الحسابات الدائنة والقضاء على الأخطاء اليدوية
التفاوض على شروط دفع أفضل مع الموردين لتقليل المدفوعات المتأخرة
قم بتحسين عملية إرسال الفاتورة إلى الدفع عن طريق تقديم نظام خصم الدفع المبكر
تطوير استراتيجية الحسابات الدائنة لضمان الإدارة الفعالة للمدفوعات
تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة المشاركين في عملية الحسابات الدائنة موجودون في نفس الصفحة

ومن خلال تنفيذ التدابير المذكورة أعلاه، يمكن للشركات تحسين أداء حساباتها الدائنة وتحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية المطلوبة.

مراجعة الأداء على أساس منتظم

أكثر طريقة فعالة لضمان مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة ما يتم تحقيقه هو مراجعة الأداء على أساس منتظم. ويمكن القيام بذلك من خلال عملية المراجعة اليدوية أو باستخدام التقارير والتحليلات الآلية. ستضمن المراجعات المنتظمة إمكانية تحديد أي تغييرات في معايير الأداء بسرعة، مما يتيح وضع استراتيجيات قوية لحل المشكلات وفقًا لذلك.

قارن نتائج الأداء الحالية لتحديد الهدف

ناجح تتضمن استراتيجية مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة القياس مستويات الأداء وتحديد أهداف واضحة. وينبغي القيام بذلك لضمان تتبع أهداف الحسابات الدائنة بشكل صحيح وإبلاغها في جميع أنحاء المنظمة. قم بمراجعة نتائج الأداء الحالية لكل مؤشر أداء رئيسي وقارنها لتحديد المعايير المستهدفة. وينبغي توثيق أي تناقضات أو انحرافات ومناقشتها بشكل أكبر لتحديد الإجراء اللازم.

تقييم ما إذا كانت هناك حاجة لأي تعديلات

بمجرد تحديد التناقضات بين الأداء الحالي والمعايير المستهدفة المحددة، قم بتقييم ما إذا كانت هناك حاجة لأي تعديلات. وقد يتضمن ذلك تغيير المعايير المستهدفة، أو تعديل تخصيص الموارد، أو إدخال عمليات وأنظمة جديدة لتحسين الأداء. لاتخاذ قرارات مستنيرة، استخدم البيانات لتقييم تأثير أي تعديل موصى به.

خاتمة

عملية تحديد الحق تعد مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة أمرًا بالغ الأهمية في مساعدة المؤسسات على تتبع وتحسين أداء حساباتها الدائنة. عندما يتم إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية بدقة وبشكل مناسب، ستستفيد المؤسسات من التحسينات القابلة للقياس في الإنتاجية والمكاسب المالية والإدارة المالية الإيجابية.

في نهاية المطاف، تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية على دفع إستراتيجية وأهداف قسم الحسابات الدائنة من خلال توفير أهداف موضوعية لاستهدافها. وهذا يمكن أن يسمح للمساعدة المقدمة من الإدارات الأخرى بالتركيز على الأولويات من أجل الحفاظ على التحسينات، وبالتالي تسريع عملية التحول.

ومن خلال اتباع أفضل الممارسات المذكورة أعلاه، ستكون المؤسسات مجهزة بشكل أفضل لتحديد البيانات الفعالة وتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية التي ستدعم أهداف الشركة على المدى الطويل. ومن خلال القيام بذلك، فإنه سيتم تعزيز أفضل الممارسات للمبادئ المحاسبية التي ستؤدي حتما إلى أعمال أكثر ربحية ونجاحا.