أساسيات لوحات كانبان: ما هي وكيفية البدء

مقدمة

تعد لوحات كانبان أداة فعالة تستخدم للمساعدة في تحسين وتبسيط عملية سير العمل. أنها توفر نظامًا بديهيًا ومرئيًا يمكن استخدامه لتنظيم المهام والمواعيد النهائية والتقدم. إذًا، ما هي لوحة كانبان وما فوائد استخدامها؟

ما هو مجلس كانبان؟

لوحات كانبان هي نوع من أدوات إدارة سير العمل المستخدمة لتصور المهام داخل المشروع. على لوحة كانبان، يتم تنظيم المهام وتقسيمها إلى أعمدة توضح المراحل المختلفة لعملية سير العمل. ويساعد ذلك على تقسيم المشاريع والمهام المعقدة إلى خطوات أكثر قابلية للإدارة والتتبع. ومن خلال تنفيذ لوحة كانبان، يستطيع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة متابعة التقدم، ويصبحون أكثر تنظيمًا ويحددون مشكلات المهام بسرعة.

فوائد استخدام كانبان

• يمكن إدارتها بصريًا - حيث يتم تقسيم المهام إلى مراحل وأعمدة، فمن الأسهل معرفة أين قد تنشأ المشكلات واختناقات المهام. يتيح ذلك لأعضاء الفريق معالجة أي مشكلات وتحديد أولويات المهام.
• مرن - يتميز نظام Kanban بالمرونة بشكل لا يصدق حيث يمكن إعادة ترتيب المهام بسهولة في جميع أنحاء اللوحة بأقل جهد.
• تحسين الإنتاجية - إن معرفة المهام التي تم إكمالها أو المعلقة بسهولة يحفز أعضاء الفريق على أن يكونوا منتجين.
• قابل للتكيف - يمكن تصميم النظام ليناسب أي حجم من عمليات العمل. ويمكن استخدامه لتطبيقات إدارة المشاريع الكبيرة والصغيرة.

العمل مع لوحات كانبان

لوحات كانبان هي إدارة مشروعات مرئية أداة تسمح للمؤسسات والفرق بإدارة المهام والعمليات المختلفة. في كانبان، يتم وضع المهام على لوحة تحتوي على أعمدة، تسمى عادةً المهام التي يتم تنفيذها، والتي هي قيد التقدم، وتم إنجازها. يمكن أيضًا استخدام حارات السباحة للتمييز بين المهام المتعلقة بالمشاريع أو الأقسام أو مستويات الأولوية المختلفة.

إنشاء الأعمدة وتشكيل خطوط السباحة

يمكن للمؤسسات تخطيط المهام والعمليات باستخدام لوحة كانبان. تقوم الفرق بإنشاء أعمدة ثم تنظيم المهام في تلك الأعمدة. غالبًا ما تتوافق الأعمدة مع مراحل مختلفة من العملية. على سبيل المثال، يمكن أن يتضمن عمود "المهام" جميع المهام التي لم تبدأ بعد، وسيتضمن عمود "قيد التنفيذ" المهام النشطة حاليًا، وسيتضمن عمود "تم" المهام التي تم إكمالها.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للفرق إنشاء مسارات مخصصة تعمل على تقسيم المهام التي تشمل مشاريع أو أقسام أو مستويات أولوية مختلفة. تعمل ممرات السباحة على إنشاء فصل بين المهام عبر سياقات مختلفة وتساعد الفرق على إدارة المهام بشكل أفضل.

عمل ملاحظات لاصقة

بعد إنشاء الأعمدة والممرات، يمكن للفرق بعد ذلك الانتقال إلى إنشاء الملاحظات. في كانبان التقليدي، تستخدم الفرق الملاحظات اللاصقة لإنشاء مهام قابلة للتتبع. يمكن تسمية الملاحظات اللاصقة بالمحتوى بما في ذلك أسماء أعضاء الفريق ومستويات الأولوية وعناوين المهام.

وضع قواعد لنقل البطاقات/الملاحظات

الخطوة الأخيرة للفرق التي تستخدم لوحات كانبان هي إنشاء قواعد لنقل البطاقات أو الملاحظات اللاصقة. فهو يساعد على تحديد ما يجب أن يحدث لمهمة تنتقل من عمود إلى آخر. على سبيل المثال، عندما تنتقل مهمة من عمود "المهام" إلى العمود "قيد التقدم"، قد يتم إعلام الفريق أو عضو معين في الفريق، أو قد يتم إرسال المهمة لمراجعتها.

إن وجود مجموعة من القواعد المعمول بها يساعد الفرق على البقاء منظمًا ومسؤولًا في عملهم. يجب أن يتم الاتفاق على القواعد من قبل الفريق، وينبغي الإبلاغ عن التغييرات بشكل متكرر لتعكس سير العمل المتطور.

فوائد استخدام كانبان

يمكن أن يؤدي استخدام لوحة كانبان إلى تحقيق العديد من الفوائد لمؤسستك. يمكن أن يساعدك فهم هذه الفوائد في تعزيز استخدام كانبان داخل فريقك. فيما يلي الفوائد الأساسية لاستخدام لوحة كانبان:

زيادة الكفاءة

باستخدام لوحة كانبان، يمكنك تحديد المهام التي يجب إكمالها بسرعة ومن المسؤول عن كل مهمة. يتيح ذلك لأعضاء الفريق فهم عبء العمل الحالي بسرعة ويساعد في تحديد الاختناقات بشكل أسرع في العملية. تعمل لوحة كانبان على تسهيل تتبع التقدم وتحديد المهام المتوقفة بسرعة والتي تحتاج إلى المساعدة.

انخفاض تبديل السياق

تسمح لوحات كانبان لأعضاء الفريق بالوصول بسرعة إلى المهام التي يجب إكمالها والمعلومات ذات الصلة. وهذا يقلل من الوقت المستغرق في التبديل من مهمة إلى أخرى، حيث تتوفر جميع المعلومات المطلوبة في مكان واحد. إن القدرة على الوصول إلى جميع المعلومات المطلوبة بسرعة يمكن أن تساعد في تقليل الوقت الضائع في تبديل السياق.

تحسين تعاون الفريق

باستخدام أ تساعد لوحة كانبان على زيادة وضوح المهام والتقدم للفريق بأكمله. وهذا يسمح بالتعاون الفعال، حيث أن الجميع على نفس الصفحة ويمكنهم تقديم الدعم إذا لزم الأمر. يمكن أن تساعد هذه الرؤية المتزايدة في تقليل حدوث الوقت الضائع بسبب عدم فهم أعضاء الفريق للمهمة أو التقدم الحالي.

المبادئ الخمسة الأساسية للكانبان

تعد لوحات كانبان طريقة رائعة لتخطيط المشاريع وتتبعها، خاصة في البيئات السريعة. الجانبان الرئيسيان اللذان يركزان عليهما هما إدارة سير العمل وتصور التقدم. هذا الجانب البصري تم تحقيق ذلك من خلال وضع خمسة مبادئ أساسية يجب اتباعها عند استخدام لوحة كانبان. من المهم أن تفهم الفرق هذه المبادئ وتعتمدها حتى تكون مجالس كانبان الخاصة بهم فعالة.

تصور عملية العمل

المبدأ الأول من لوحات كانبان هي تصور العمل عملية. ويتم ذلك من خلال تحديد أعمدة منفصلة لكل خطوة من خطوات العملية، من البداية إلى النهاية. يتيح ذلك لأعضاء الفريق رؤية مكان المهام في سير العمل بوضوح وتحديد ما إذا كان أي منهم عالقًا في خطوة معينة. تسمح هذه الرؤية أيضًا برصد العوائق ومعالجتها بسرعة.

الحد من العمل الجاري

يعد الحد من حجم العمل الجاري (WIP) مبدأ أساسيًا آخر في لوحة كانبان. WIP هو العدد الإجمالي للمهام الموجودة في كل خطوة من خطوات سير العمل. إن تحديد هذا العدد يساعد الفرق على التركيز على المشاريع المهمة، مع منع الاختناقات في سير العمل. يمكن تحقيق ذلك عن طريق تعيين حدود WIP محددة لكل عمود.

إدارة وقياس التدفق

تساعد لوحات كانبان أيضًا الفرق على الإدارة وقياس سير العمل لديهم. ويمكن استخدامها لتتبع تقدم المهام وتحديد أي اختناقات. يتيح ذلك للفرق إجراء تحسينات وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. يساعد هذا المبدأ أيضًا في إبقاء الفرق على المسار الصحيح من خلال توفير طريقة واضحة لقياس تقدم سير العمل.

اجعل سياسات العملية واضحة

المبدأ الأساسي الرابع لمجلس كانبان هو جعل سياسات العملية واضحة. وهذا يعني أن سياسة ما يجب أن يحدث في كل خطوة من خطوات يجب أن يكون سير العمل واضحًا ومرئيًا على لوحة كانبان. يساعد هذا الفرق على فهم العملية بشكل أفضل ويسهل التأكد من اكتمال جميع المهام بالترتيب الصحيح.

تحسين بشكل تعاوني

تؤكد مجالس كانبان أيضًا على أهمية التعاون والتحسين. يجب أن تبحث الفرق دائمًا عن طرق لتحسين سير العمل وتوفر لوحات كانبان طريقة رائعة للقيام بذلك. يجب أن تتعاون الفرق باستمرار وتناقش التحسينات المحتملة للعملية وتتتبع نتائج تجاربها.

التطبيقات الأساسية للوحات كانبان

لوحات كانبان تُستخدم لتسهيل التعاون والتخطيط وإدارة المهام وتتبع الأخطاء/المشاكل وإدارة المشاريع. دعونا استكشاف كل من هذه بمزيد من التفصيل.

أ. التعاون والتخطيط

يمكن استخدام لوحات كانبان لتقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة. يساعد هذا في الحفاظ على توافق كل فرد في الفريق ويوفر تمثيلًا مرئيًا مشتركًا للمشاريع والمهام. يمكن أن يساعد ذلك أعضاء الفريق على تخطيط عبء العمل الخاص بهم والتأكد من اكتمال مهامهم في الوقت المحدد.

ب. إدارة المهام

يمكن استخدام لوحات كانبان لتتبع تقدم المهام بشكل مرئي من البداية إلى النهاية. يمكنك تعيين المهام لأعضاء الفريق ومراقبة مراحل الإنجاز. يتيح ذلك للفرق البقاء على اطلاع دائم بالتقدم المحرز وتحديد الأماكن التي تحتاج إلى تعديلات بسهولة.

ج. تتبع الأخطاء/المشاكل

يمكن استخدام لوحات كانبان لتسجيل الأخطاء أو المشكلات وتتبعها. يوفر هذا سجلاً مرئيًا لكل خطأ أو مشكلة، بالإضافة إلى حالة الإصلاح. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل لا يصدق للفرق التي تدير مشاريع برمجية معقدة.

د- إدارة المشاريع

أخيراً، يمكن استخدام لوحات كانبان لإدارة المشروع بأكمله. ويشمل ذلك تخطيط المشاريع وإدارتها، وتخصيص المهام، وإدارة المواعيد النهائية، وإدارة المخاطر. يمكنك استخدام لوحات كانبان لتتبع كل خطوة من خطوات المشروع من البداية إلى النهاية، بحيث يكون لديك دائمًا فهم واضح للخطوات التالية ويمكنك تعديل إستراتيجيتك بسهولة إذا لزم الأمر.

6. تخطيطات لوحة كانبان المشتركة

تعد لوحات كانبان طريقة مرئية ومنظمة للإدارة تدفق البيانات، وغالبًا ما يتم استخدامها في الأعمال التجارية وتطوير البرمجيات وإدارة المشاريع. هناك العديد من تخطيطات لوحة كانبان الشائعة التي يمكن للفرق استخدامها لتتبع التقدم وتعيين المهام والتخطيط للمستقبل. دعنا نستكشف ثلاثة تخطيطات شائعة للوحة كانبان، ونفكر في مدى فائدة كل منها لفريقك.

أ. أعمدة كانبان

أعمدة كانبان هي تخطيط اللوحة الأكثر شيوعًا والأكثر شهرة. يتم تقسيم كل مهمة إلى أعمدة، غالبًا بغرض إظهار مكان المهمة في العملية. سيحتوي عمود "المهام الواجبة" على المهام التي يجب إنجازها، بينما تصل المهام ذات الأولوية الأعلى إلى عمود "المهام". المهام المكتملة موجودة في عمود "تم". يوفر هذا الإعداد مكانًا يسهل الوصول إليه لإدارة المهام وتعيين سير العمل بترتيب منطقي وتتبع التقدم والاطلاع على ما يفعله أعضاء الفريق.

ب. رسم خرائط القصة

يعد تعيين القصة تخطيطًا آخر يمكن أن يعمل بشكل جيد في ملف لوحة كانبان. سيحتوي هذا الإعداد على المهام والأفكار والأهداف التي يتم تنظيمها حسب القصة. يتم رسم هذه القصص المجمعة بعناية في هيكل جدول زمني، وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا بشكل خاص للمشاريع التي تتطلب النظام والجداول الزمنية. يساعد هذا الإعداد أيضًا على منع التغاضي عن المهام ويبقي الفريق على المسار الصحيح لتحقيق الهدف المنشود.

ج. لوحات كانبان للمكونات الفرعية

تعتبر المكونات الفرعية للوحات كانبان مفيدة لنوع معين من المشاريع. يتم إنشاؤها بشكل جيد عندما تعتمد المهام على إكمال مهام أخرى، مثل مشاريع البرمجة. ال لوحة كانبان سيتم تقسيم المهام إلى مكونات فرعية، ويمكن تتبع المشروع عبر الأعمدة أثناء تحركه خلال المراحل الأساسية. يمكن أن يوفر تخطيط اللوحة هذا نظامًا منظمًا لرسم الجدول الزمني للمشروع وتتبع أي تبعيات.

خاتمة

أصبحت لوحات كانبان وسيلة شائعة بشكل متزايد لتنظيم وتخطيط وتتبع المهام والمشاريع والأنشطة. بفضل بنيتها المرئية وقدرتها على تسهيل التعاون، فهي أدوات مفيدة للأفراد والفرق والمؤسسات. من خلال توضيح أساسيات لوحات كانبان، وما هي وكيفية البدء، قدم منشور المدونة هذا نظرة عامة رفيعة المستوى على أساسيات هذه الأداة.

تحقيق أقصى استفادة من لوحات كانبان

تكون لوحات كانبان أكثر فعالية عند استخدامها بالطرق الصحيحة. عند البدء، فكر في كيفية الاستفادة من الأداة لزيادة الكفاءة والإنتاجية وتحسين سير العمل. قم بتجربة الأداة والاستفادة من ميزاتها على أكمل وجه لاكتشاف إمكاناتها الحقيقية. استخدم أيضًا التحليلات لتتبع أداء المهام ومراحلها في العملية.

البدء باستخدام لوحات كانبان

يمكن للأفراد والفرق والمؤسسات البدء بسرعة وسهولة في استخدام لوحات كانبان باستخدام النظام الأساسي والأدوات المناسبة. تسمح المنصات الشهيرة مثل Trello بذلك فرق للعمل مع لوحات كانبان والتعاون في الوقت الحقيقي. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تدير فريقًا، قم بإشراك أعضاء الفريق في العملية لمساعدتهم على فهم كيفية استخدام الأداة على أفضل وجه.

تعد لوحات كانبان أداة مفيدة ومتعددة الاستخدامات لتبسيط العمليات وتتبع المهام وتعزيز الإنتاجية. بعد تغطية أساسيات هذه اللوحات والنصائح حول كيفية البدء بها، نأمل أن تفهم الآن قوة هذه الأداة وإمكاناتها.