Tutorial do Excel: Como reduzir o tamanho do arquivo do Excel

Introdução


Como usuários do Excel, geralmente nos encontramos trabalhando com arquivos grandes e expansivos que podem desacelerar nossa produtividade. Reduzindo o tamanho do arquivo no Excel não é apenas importante para melhorar o desempenho geral, mas também para garantir que o arquivo seja facilmente compartilhável e gerenciável. Neste tutorial, exploraremos o benefícios de ter um tamanho de arquivo menor e discutir vários métodos para conseguir isso.


Takeaways -chave


  • Reduzir o tamanho do arquivo no Excel é crucial para melhorar o desempenho geral e garantir o fácil gerenciamento de arquivos.
  • A remoção de formatação desnecessária e o uso de formatação consistente em todo o documento pode ajudar a reduzir o tamanho do arquivo.
  • Compressa imagens e arquivos de mídia, bem como excluir planilhas não utilizadas, são métodos eficazes para reduzir o tamanho do arquivo.
  • O uso de fórmulas e funções eficientes, além de utilizar tabelas e gráficos de articulação de maneira eficaz, pode contribuir para reduzir o tamanho do arquivo no Excel.
  • O gerenciamento eficiente de arquivos é essencial para a produtividade e compartilhamento de arquivos facilmente, tornando a redução do tamanho do arquivo no Excel uma consideração importante.


Remova a formatação desnecessária


Quando se trata de reduzir o tamanho do arquivo de um documento do Excel, uma das primeiras etapas a serem seguidas é remover qualquer formatação desnecessária. Isso pode ajudar a diminuir significativamente o tamanho geral do arquivo e tornar mais eficiente trabalhar.

A. Removendo estilos de formatação em excesso

Um dos principais culpados por inchar o tamanho de um arquivo do Excel é o uso excessivo de diferentes estilos de formatação. Para reduzir o tamanho do arquivo, é importante passar pelo documento e remover estilos desnecessários que não estão contribuindo para a aparência geral do documento.

B. usando uma formatação consistente ao longo do documento

Outra maneira de reduzir o tamanho do arquivo de um documento do Excel é garantir que um estilo de formatação consistente seja usado em todo o documento. Isso pode ajudar a minimizar o tamanho geral do arquivo, eliminando a necessidade de vários estilos de formatação que não estão agregando nenhum valor ao documento.


Comprimindo imagens e mídia


Ao trabalhar com arquivos do Excel, especialmente aqueles que contêm um grande número de imagens ou arquivos de mídia, a redução do tamanho do arquivo pode melhorar bastante o desempenho e acelerar os tempos de carregamento de arquivos. Aqui estão algumas dicas sobre como comprimir imagens e mídia dentro do seu arquivo do Excel.

Redimensionar imagens para uma resolução menor


  • Passo 1: Abra seu arquivo do Excel e navegue até a planilha que contém as imagens que você deseja redimensionar.
  • Passo 2: Clique na imagem que você deseja redimensionar para selecioná -la.
  • Etapa 3: Vá para a guia "Formato" na parte superior da janela do Excel e selecione "Compact Pictures" do grupo "Ajust".
  • Passo 4: Na caixa de diálogo "Compact Pictures", selecione a saída de destino desejada. Você pode escolher entre a resolução "Web/Screen" ou "Print".
  • Etapa 5: Verifique a opção "Aplicar apenas esta imagem" se desejar comprimir apenas a imagem selecionada ou deixe -a desmarcada para comprimir todas as imagens na planilha.
  • Etapa 6: Clique em "OK" para aplicar as alterações e redimensione a imagem a uma resolução menor.

Comprimindo arquivos de mídia para reduzir seu tamanho


  • Passo 1: Abra seu arquivo do Excel e navegue até a planilha que contém os arquivos de mídia que você deseja comprimir.
  • Passo 2: Clique no arquivo de mídia que você deseja comprimir para selecioná -lo.
  • Etapa 3: Vá para a guia "Arquivo" na parte superior da janela do Excel e selecione "Informações" no menu à esquerda.
  • Passo 4: Em "Tamanho e desempenho da mídia", clique em "Compact Media" e selecione a opção desejada para compactação - "Qualidade da apresentação" (qualidade superior) ou "qualidade da Internet" (menor qualidade, mas menor tamanho de arquivo).
  • Etapa 5: O Excel comprime automaticamente o arquivo de mídia e reduzirá seu tamanho, mantendo a qualidade selecionada.


Excluindo planilhas não utilizadas


Ao trabalhar com grandes arquivos do Excel, é importante identificar e remover quaisquer planilhas desnecessárias que estejam contribuindo para o tamanho do arquivo. Isso pode ajudar a reduzir o tamanho geral do arquivo e melhorar seu desempenho.

A. Identificando e removendo planilhas desnecessárias


Para começar, dê uma olhada nas planilhas dentro do arquivo do Excel. Identifique as folhas que não são mais necessárias ou são redundantes. Isso pode incluir folhas de modelo, cópias de backup ou versões antigas de dados que não são mais relevantes.

  • Revise os nomes das folhas: Verifique cada guia da planilha para ver se existem folhas que podem ser excluídas.
  • Avalie o conteúdo: Avalie o conteúdo de cada folha para determinar se é essencial para a versão atual do arquivo.
  • Consulte os colegas: Se o arquivo do Excel for um esforço colaborativo, considere consultar os colegas para verificar se alguma folha pode ser removida.

B. salvando o arquivo apenas com as folhas essenciais


Depois de identificar as planilhas desnecessárias, é hora de removê -las do arquivo e salvar uma nova versão com apenas as folhas essenciais.

  • Exclua as folhas indesejadas: Clique com o botão direito do mouse na guia Folha e selecione "Excluir" para remover quaisquer planilhas desnecessárias.
  • Salve uma nova versão: Depois de excluir as folhas indesejadas, salve o arquivo como uma nova versão com um nome diferente para preservar o arquivo original.


Usando fórmulas e funções eficientes


Reduzir o tamanho do arquivo de uma pasta de trabalho do Excel pode ser alcançado usando fórmulas e funções eficientes. Ao minimizar o uso de funções voláteis e simplificar fórmulas complexas, você pode diminuir significativamente o tamanho dos seus arquivos do Excel. Aqui estão algumas dicas para ajudá -lo a conseguir isso:

A. Minimizando o uso de funções voláteis
  • Evitando funções excessivamente aninhadas:


    Funções complexas e profundamente aninhadas podem aumentar significativamente o tamanho da sua pasta de trabalho. Tente simplificar suas fórmulas dividindo -as em peças menores e mais gerenciáveis.
  • Evitando funções voláteis:


    Funções voláteis, como AGORA, HOJE, e Rand, Recalcule toda vez que uma alteração é feita na pasta de trabalho, que pode inchar o tamanho do arquivo. Considere usar alternativas não voláteis ou encontrar maneiras de minimizar o uso dessas funções.

B. Simplificando fórmulas complexas
  • Usando colunas auxiliares:


    Em vez de criar fórmulas excessivamente complexas em uma única célula, considere o uso de colunas auxiliares para dividir os cálculos em etapas menores e mais gerenciáveis. Isso pode não apenas reduzir o tamanho do arquivo, mas também facilitar suas fórmulas.
  • Usando fórmulas de matriz com moderação:


    Embora as fórmulas de matriz possam ser poderosas, elas também podem aumentar significativamente o tamanho da sua pasta de trabalho. Use -os com moderação e considere abordagens alternativas para alcançar os mesmos resultados sem inchar o tamanho do arquivo.


Utilizando tabelas e gráficos de articulação


Ao trabalhar com grandes arquivos do Excel, é crucial utilizar tabelas e gráficos de articulação efetivamente para resumir e visualizar dados de uma maneira mais gerenciável.

A. Usando tabelas de pivô para resumir dados
  • Crie uma tabela dinâmica:


    No Excel, selecione o intervalo de dados que você deseja resumir, vá para a guia "Inserir" e clique em "dinâmico". Escolha onde deseja colocar a tabela dinâmica e clique em "OK".
  • Adicionar campos:


    Arraste e solte os campos da lista de campo para as linhas, colunas, valores ou filtros da área para organizar e resumir seus dados.
  • Use filtros e classificação:


    Utilize as opções de filtro e classificação na tabela Pivot para perfurar e analisar subconjuntos de dados específicos.

B. Criando gráficos dinâmicos vinculados a tabelas dinâmicas
  • Crie um gráfico de pivô:


    Depois de criar uma tabela dinâmica, selecione uma célula dentro da tabela dinâmica, vá para a guia "Inserir" e clique em "Pivotchart". Escolha o tipo de gráfico e a localização e clique em "OK".
  • Link para a tabela Pivot:


    Quaisquer alterações feitas na tabela pivô subjacente refletirão automaticamente no gráfico do pivô, tornando -o uma visualização dinâmica e vinculada dos dados resumidos.
  • Personalize o gráfico:


    Personalize a aparência e a formatação do gráfico do pivô para torná -lo visualmente atraente e fácil de interpretar.


Conclusão


Para concluir, É importante lembrar que reduzir o tamanho do arquivo no Excel é crucial para o gerenciamento eficiente de arquivos. Seguindo as dicas descritas neste tutorial, como a remoção de formatação desnecessária, a redução de tamanhos de imagem e o uso de ferramentas internas do Excel como o recurso 'Salvar como', você pode minimizar efetivamente o tamanho dos seus arquivos do Excel. Ao fazer isso, você pode melhorar a organização de arquivos, economizar espaço de armazenamento e aprimorar a produtividade geral.

Excel Dashboard

ONLY $99
ULTIMATE EXCEL DASHBOARDS BUNDLE

    Immediate Download

    MAC & PC Compatible

    Free Email Support

Related aticles