Tutorial do Excel: como imprimir rótulos de correspondência do Excel

Introdução


Impressão Etiquetas de correspondência do Excel pode ser uma maneira de economizar tempo e eficiente de gerenciar sua lista de discussão. Esteja você está enviando convites, materiais promocionais ou simplesmente organizando seus contatos, poder imprimir rótulos de correspondência diretamente da planilha do Excel pode otimizar o processo e garantir a precisão. Neste tutorial, forneceremos um breve visão geral das etapas envolvidas em Impressão de rótulos de correspondência do Excel, para que você possa dominar facilmente essa habilidade útil.


Takeaways -chave


  • A impressão de rótulos de correspondência do Excel pode otimizar o processo e garantir a precisão no gerenciamento da sua lista de discussão.
  • Organizar seus dados e rotular claramente os cabeçalhos da coluna no Excel é essencial para criar um modelo de etiqueta eficaz.
  • Usando a função "Merge de correio" nos campos do Excel e Mapeamento para o modelo de etiqueta são etapas cruciais na importação de dados.
  • Visualizar e ajustar rótulos mesclados antes da impressão ajuda a garantir a precisão e fazer os ajustes necessários.
  • Selecionar as configurações corretas da impressora e a impressão de uma folha de teste é importante para a impressão de etiqueta precisa e alinhada.


Configurando sua planilha do Excel


Antes de começar a imprimir rótulos de discussão do Excel, é importante garantir que sua planilha seja devidamente organizada e rotulada. Isso tornará o processo muito mais suave e garantirá que seus rótulos sejam impressos com precisão.

A. Organizando seus dados no Excel para rótulos de impressão


  • Comece abrindo uma nova planilha do Excel e inserindo os dados que você deseja usar nos seus rótulos de correspondência. Isso normalmente inclui o nome, endereço, cidade, estado e zip do destinatário.
  • Organize seus dados em colunas separadas, com cada coluna representando uma informação diferente (por exemplo, nome em uma coluna, endereço em outra).
  • Certifique -se de que cada linha represente um único destinatário e que não haja linhas vazias no seu conjunto de dados.

B. garantindo que seus cabeçalhos de coluna sejam claramente rotulados


  • É importante ter cabeçalhos de coluna claramente rotulados para indicar que tipo de informação está incluída em cada coluna.
  • Use cabeçalhos descritivos que indicam claramente o conteúdo de cada coluna (por exemplo, "nome", "endereço", "cidade", "estado", "código postal").
  • Evite usar números ou caracteres especiais nos cabeçalhos, pois isso pode causar problemas ao configurar seu modelo de etiqueta de correspondência.


Criando o modelo de etiqueta


Quando se trata de imprimir rótulos de correspondência do Excel, a criação de um modelo de etiqueta é essencial para garantir a precisão e a eficiência. Veja como você pode criar um modelo de etiqueta no Excel:

A. Selecionando o tamanho apropriado do rótulo no Excel
  • Determine o tamanho da etiqueta: Comece determinando o tamanho dos rótulos que você usará para sua correspondência. Os tamanhos de etiquetas comuns incluem 2x4 polegadas e 1x2,63 polegadas.
  • Vá para a guia Layout da página: Depois de determinar o tamanho da etiqueta, vá para a guia Layout da página no Excel.
  • Selecione a opção de tamanho: Na guia Layout da página, clique na opção de tamanho e escolha o tamanho da etiqueta apropriada no menu suspenso.

B. Configurando o layout para os rótulos na planilha do Excel
  • Abra uma nova planilha do Excel: Abra uma nova planilha do Excel e insira os dados que você deseja aparecer nos rótulos de correspondência.
  • Defina as dimensões da coluna e da linha: Ajuste a largura da coluna e a altura da linha para corresponder às dimensões do tamanho da etiqueta. Isso garantirá que os dados se encaixem corretamente nos rótulos.
  • Crie o layout da etiqueta: Use as células no Excel para criar o layout para os rótulos. Por exemplo, se você estiver usando rótulos de 2x4 polegadas, poderá configurar os dados para preencher as células A1 a D4 para cada rótulo.


Importando dados para o modelo de etiqueta


Quando se trata de imprimir rótulos de correspondência do Excel, a função "Merge de correio" é uma ferramenta poderosa que pode economizar muito tempo e esforço. Veja como fazer:

A. Usando a função "Merge de correio" no Excel
  • Abra um novo documento do Word e clique na guia "Correio".
  • Escolha "Iniciar a mesclagem de correio" e selecione "Etiquetas".
  • Clique em "Selecionar destinatários" e escolha "Use uma lista existente".
  • Navegue até a planilha do Excel e selecione a folha que contém sua lista de discussão.

B. Mapeando os campos da planilha do Excel para o modelo de etiqueta
  • Depois de selecionar sua planilha, uma opção "Insert Merge Field" aparecerá. Isso permite que você selecione os cabeçalhos da coluna na sua planilha que deseja usar no seu modelo de etiqueta.
  • Insira os campos de mesclagem no modelo de etiqueta clicando em onde você deseja que o campo apareça e, em seguida, escolhe o cabeçalho da coluna correspondente.
  • Depois de mapear todos os campos necessários, visualize seus rótulos para garantir que tudo pareça correto.
  • Por fim, preencha a mesclagem e imprima suas etiquetas.


Visualizar e ajustar os rótulos


Antes de imprimir seus rótulos de correspondência do Excel, é importante revisar e ajustar o layout para garantir que eles pareçam profissionais e precisos. Aqui estão as etapas para visualizar e fazer ajustes:

A. revisando os rótulos mesclados antes de imprimir
  • Abra sua planilha do Excel que contém a lista de discussão e a etiqueta das informações.
  • Clique na guia "Correio" e selecione "Finish & Merge" no menu suspenso.
  • Escolha "Editar documentos individuais" para visualizar os rótulos mesclados antes da impressão.
  • Percorra os rótulos mesclados para revisar o layout, a formatação e o conteúdo da precisão.

B. fazendo os ajustes necessários para o layout ou formatação
  • Se os rótulos precisarem de ajustes, volte à planilha original do Excel para fazer alterações.
  • Redimensione e reposicionar as colunas e linhas para garantir que as informações se encaixem nos limites dos rótulos.
  • Ajuste o tamanho, o estilo e o alinhamento da fonte para melhorar a aparência geral dos rótulos.
  • Revise qualquer formatação especial, como texto em negrito ou itálico, e faça ajustes conforme necessário.
  • Repita o processo de fusão e visualize os rótulos novamente para confirmar que as alterações foram aplicadas de maneira eficaz.


Selecionando as configurações corretas da impressora para rótulos


Quando se trata de imprimir rótulos de correspondência do Excel, é importante garantir que você tenha as configurações corretas da impressora selecionadas para evitar problemas com o alinhamento ou formatação do rótulo.

1. Escolhendo o tamanho e o tipo de papel certos


  • Passo 1: Abra a planilha do Excel contendo os rótulos de correspondência.
  • Passo 2: Vá para o menu "Arquivo" e selecione "Imprimir".
  • Etapa 3: Na caixa de diálogo Imprimir, localize as opções "Tamanho do papel" e "tipo de papel".
  • Passo 4: Escolha o tamanho e o tipo de papel apropriados para seus rótulos. Normalmente, essas informações podem ser encontradas na embalagem da etiqueta.

2. Ajustando as configurações da impressora


  • Passo 1: Na caixa de diálogo Imprimir, clique no botão "Propriedades" ou "Propriedades da impressora".
  • Passo 2: Procure uma configuração relacionada ao tipo de papel e selecione "Rótulos" ou uma opção semelhante.
  • Etapa 3: Verifique se há configurações adicionais que possam afetar a impressão do rótulo, como seleção de bandeja de papel ou qualidade de impressão.

Imprimir uma folha de teste para garantir a precisão e o alinhamento


Antes de imprimir um grande lote de rótulos de correspondência, é sempre uma boa ideia imprimir uma folha de teste para garantir que tudo esteja alinhado e preciso.

1. Imprimir uma amostra de folha


  • Passo 1: Carregue as folhas de etiquetas na bandeja da impressora.
  • Passo 2: Volte para a caixa de diálogo Imprimir no Excel.
  • Etapa 3: Selecione a opção para imprimir apenas a primeira página ou uma gama específica de células de etiqueta para criar uma folha de teste.

2. Verificação do alinhamento e precisão


  • Passo 1: Depois que a folha de teste for impressa, compare a colocação do texto e dos gráficos com as folhas de etiquetas.
  • Passo 2: Faça ajustes nas configurações da impressora ou no layout do Excel, se necessário, para garantir o alinhamento adequado.


Conclusão


Imprimir rótulos de correspondência do Excel é um habilidade essencial Para quem deseja gerenciar com eficiência sua lista de discussão e economizar tempo durante o processo de correspondência. Ao dominar esse processo, você pode garantir que seus rótulos sejam precisos e de aparência profissional, o que é crucial para criar uma primeira impressão positiva com seus destinatários.

Reserve um tempo para praticar e refinar O processo de impressão de rótulos de correspondência do Excel. Quanto mais você se familiarizar com as etapas e ferramentas envolvidas, mais fácil e eficiente a tarefa se tornará no futuro. Com dedicação e prática, você poderá otimizar seus processos de correspondência e enfrentar tarefas semelhantes com facilidade.

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