Tutorial do Excel: como combinar nomes no Excel

Introdução


Os nomes correspondentes no Excel é uma tarefa crucial para quem trabalha com grandes conjuntos de dados. Se você está tentando identificar entradas duplicadas ou mesclar dados de diferentes fontes, nomes com precisão correspondentes é essencial para manter a integridade dos dados. Neste tutorial, forneceremos um Guia passo a passo Sobre como combinar nomes no Excel, usando várias funções e técnicas para otimizar o processo.


Takeaways -chave


  • Os nomes correspondentes com precisão no Excel são cruciais para manter a integridade dos dados.
  • Identificar e limpar as inconsistências de dados é uma primeira etapa importante no processo de correspondência.
  • O uso de funções internas do Excel, como "vlookup" e "índice" e "correspondência", pode otimizar o processo de correspondência.
  • Técnicas avançadas, como combinação difusa e lidar com desafios comuns, como apelidos e variações na ordem de nome, podem melhorar a precisão.
  • As práticas recomendadas para nomes correspondentes incluem a criação de formatos padronizados e a atualização regular do processo de correspondência para melhorar a precisão dos dados.


Compreender os dados


Ao trabalhar com nomes no Excel, é importante entender primeiro a estrutura dos dados e garantir que sejam limpos e consistentes. Isso tornará mais fácil combinar nomes com precisão.

A. Identificando as colunas que contêm nomes

Comece identificando as colunas em sua planilha do Excel que contém nomes. Esta pode ser uma única coluna para nomes de primeiro e sobrenome, ou colunas separadas para o primeiro nome e sobrenome. Compreender o layout dos dados ajudará você a determinar a melhor abordagem para nomes correspondentes.

B. Limpando os dados para remover quaisquer inconsistências

Antes de tentar combinar nomes no Excel, é crucial limpar os dados para remover quaisquer inconsistências. Isso pode envolver a remoção de espaços líderes ou à direita, padronizando a formatação de nomes (por exemplo, capitalização) e abordando quaisquer erros de ortografia ou variações na maneira como os nomes são apresentados. Isso ajudará a garantir que o processo de correspondência seja preciso e confiável.


Tutorial do Excel: como combinar nomes no Excel


Ao trabalhar com grandes conjuntos de dados no Excel, geralmente é necessário corresponder aos nomes de uma lista para outra. Felizmente, o Excel fornece várias funções internas que podem facilitar a tarefa. Neste tutorial, exploraremos duas das funções mais usadas para combinar nomes no Excel.

Utilizando a função "vlookup"


A função vlookup é uma ferramenta poderosa para combinar nomes no Excel. Ele permite procurar um valor na primeira coluna de uma tabela e retornar um valor na mesma linha de uma coluna especificada.

  • Sintaxe: A sintaxe para a função vlookup é = vlookup (lookup_value, tabela_array, col_index_num, [range_lookup]).
  • Lookup_value: Este é o valor que você deseja procurar.
  • Tabela_array: Este é o intervalo de células que contém os dados que você deseja pesquisar.
  • Col_index_num: Este é o número da coluna no tabela_array do qual o valor correspondente deve ser retornado.
  • Pesquisa de alcance: Este é um argumento opcional que especifica se o vlookup deve encontrar uma correspondência exata ou uma correspondência aproximada.

Explorando as funções "índice" e "correspondência" para correspondência mais avançada


Para necessidades de correspondência mais avançadas, a combinação das funções de índice e correspondência pode ser incrivelmente útil. A função de correspondência é usada para encontrar a posição de um valor em um intervalo e a função de índice é usada para retornar o valor em uma posição específica em um intervalo.

  • Sintaxe: A sintaxe para a combinação de funções de índice e correspondência é = index (return_range, correspondência (lookup_value, lookup_range, 0)).
  • Return_range: Este é o intervalo de células da qual você deseja retornar um valor.
  • Lookup_value: Este é o valor que você deseja procurar.
  • Lookup_Range: Esta é a gama de células nas quais você deseja procurar o lookup_value.
  • 0: Este argumento especifica que uma correspondência exata deve ser encontrada.


Técnicas avançadas para combinação difusa


Quando se trata de combinar nomes no Excel, técnicas avançadas para correspondência difusa podem ser extremamente úteis para encontrar semelhanças entre nomes que podem não ser uma correspondência exata. Neste capítulo, exploraremos a instalação e o uso do suplemento de "pesquisa difusa", além de ajustar o limite de similaridade para uma correspondência precisa.

A. Instalando e usando o suplemento "Lookup Fuzzy"
  • Etapa 1: instale o suplemento


    Para começar a usar o suplemento "Pesquisa difusa", você precisará instalá-lo primeiro no seu programa Excel. Isso normalmente pode ser feito através do recurso "suplementos" ou "obter complementos" no Excel.

  • Etapa 2: Acesse o suplemento


    Depois que o suplemento é instalado, você pode acessá-lo através da guia "Dados" no Excel. Procure a opção "Pesquisa difusa" e clique nela para abrir o suplemento.

  • Etapa 3: Insira seus dados


    Com o suplemento aberto, você pode inserir os dados que deseja corresponder. Isso pode incluir uma lista de nomes ou qualquer outra informação relevante que você deseja comparar para obter semelhanças.

  • Etapa 4: execute a pesquisa difusa


    Depois que seus dados forem inseridos, você pode executar a pesquisa difusa para encontrar correspondências e semelhanças. O suplemento fornecerá uma lista de correspondências em potencial com base em seu algoritmo de correspondência difusa.


B. Ajustando o limite de similaridade para correspondência precisa
  • Compreendendo o limiar de similaridade


    O limiar de similaridade é um fator crucial na correspondência difusa. Ele determina o quão próximo os nomes ou dados devem corresponder para serem considerados uma correspondência válida. Por padrão, o limite é definido em um determinado nível, mas pode ser ajustado para uma correspondência mais precisa.

  • Ajustando o limite no suplemento


    Dentro do suplemento de "pesquisa difusa", você tem a opção de ajustar o limite de similaridade para atender às suas necessidades específicas. Isso pode ajudar a personalizar o processo de correspondência e garantir que apenas as correspondências mais relevantes e precisas sejam retornadas.

  • Testando diferentes limites


    Pode ser necessário testar diferentes limites de similaridade para encontrar a configuração ideal para suas necessidades de correspondência. Ao experimentar diferentes limiares, você pode encontrar o equilíbrio entre precisão e flexibilidade no seu processo de correspondência difusa.



Lidar com desafios comuns


Ao trabalhar com um grande conjunto de dados no Excel, os nomes correspondentes às vezes podem ser desafiadores devido a variações na ortografia, apelidos, abreviações e mudanças na ordem de nome. Abaixo estão alguns desafios e dicas comuns para lidar com eles.

A. Manipulação de apelidos e abreviações
  • Use encontrar e substituir


    Uma maneira de abordar apelidos e abreviações é usar o recurso de localização e substituição no Excel. Por exemplo, você pode procurar "Chris" e substituí -lo por "Christopher" para garantir a consistência no conjunto de dados.

  • Considere usar uma coluna separada para nomes completos


    Se o seu conjunto de dados incluir apelidos e nomes completos, considere criar uma coluna separada para os nomes completos para facilitar a correspondência e a comparação dos dados.

  • Padronize o formato


    A padronização do formato dos nomes escolhendo um estilo específico (por exemplo, primeiro nome, sobrenome) pode ajudar a garantir a consistência e facilitar a correspondência com precisão os nomes.


B. abordando variações na ordem de nome
  • Use funções de texto


    O Excel oferece uma variedade de funções de texto que podem ser usadas para reorganizar os nomes e padronizar o pedido. Por exemplo, as funções concatenadas e esquerda/direita/média podem ser úteis na reestruturação de nomes.

  • Classifique e compare


    Classificar o conjunto de dados com base no primeiro ou sobrenome pode ajudar a identificar variações no pedido de nome e facilitar o combinação de nomes com precisão.

  • Considere usar colunas auxiliares


    A criação de colunas auxiliares com formatos de nome padronizados ou o primeiro e sobrenomes separados pode simplificar o processo de correspondência e comparação de nomes no Excel.



Práticas recomendadas para nomes correspondentes


Ao trabalhar com nomes no Excel, é importante seguir as melhores práticas para garantir a precisão e a consistência. Aqui estão algumas diretrizes importantes para combinar nomes no Excel:

A. Criando um formato padronizado para nomes
  • Use convenções consistentes de nomeação:


    Verifique se todos os nomes são formatados de maneira consistente, como o primeiro nome seguido pelo sobrenome, com capitalização adequada.
  • Utilize colunas separadas para o primeiro e sobrenome:


    A divisão do nome em colunas separadas pode facilitar a comparação e a correspondência de nomes com precisão.
  • Lidar com sufixos e prefixos:


    Considere como lidar com prefixos (por exemplo, Sr., Sra., Dr.) e Sufixos (por exemplo, Jr., Sr.) em nomes para manter a uniformidade.
  • Padronizar caracteres especiais:


    Se lidar com nomes que contêm caracteres ou sotaques especiais, considere padronizá -los para simplificar o processo de correspondência.

B. Atualizando e mantendo regularmente o processo de correspondência
  • Revise regularmente e atualize os dados do nome:


    Mantenha o banco de dados de nome atualizado revisando e atualizando regularmente as informações para refletir quaisquer alterações ou adições.
  • Implementar regras de validação de dados:


    Use regras de validação de dados para garantir que as entradas de novos nomes sigam o formato padronizado, reduzindo o risco de inconsistências.
  • Utilize ferramentas de correspondência automatizadas:


    Considere utilizar as funções internas do Excel ou suplementos de terceiros para automatizar o processo de correspondência de nome, economizando tempo e minimizando erros.
  • Documente e comunique o processo de correspondência:


    Crie documentação descrevendo o fluxo de trabalho e as diretrizes para combinar nomes no Excel e verifique se os membros da equipe estão cientes do processo para manter a consistência.


Conclusão


Recapitular: Neste tutorial, abordamos as técnicas para combinar nomes no Excel, incluindo o uso de funções como Vlookup e Correspondência de índice, além de limpar e padronizar dados usando Funções de texto. Também discutimos a importância do gerenciamento de dados preciso e evitando erros na entrada de dados.

Encorajamento: Agora que você aprendeu essas técnicas valiosas, encorajo você a aplicá -las aos seus próprios conjuntos de dados. Ao implementar esses métodos, você pode melhorar a precisão e eficiência Nas suas tarefas de gerenciamento de dados, levando a informações mais confiáveis ​​e úteis para suas análises e tomada de decisão. Reserve um tempo para praticar e incorporar essas dicas ao seu fluxo de trabalho, e você verá o impacto positivo na qualidade dos dados.

Excel Dashboard

ONLY $99
ULTIMATE EXCEL DASHBOARDS BUNDLE

    Immediate Download

    MAC & PC Compatible

    Free Email Support

Related aticles