Introdução

A geração de relatórios é um componente crítico de qualquer negócio. A criação de relatórios pode ser um processo trabalhoso e o tempo gasto na criação manual de relatórios pode aumentar facilmente. É por isso que automatizar seus relatórios de painel do Excel com o recurso Uma vez e pronto pode ajudar a economizar tempo e energia.

Once & Done é um serviço desenhado para automatizar relatórios de dashboard em Excel que requerem a produção de relatórios específicos com visualização de dados que podem ser entregues a diferentes departamentos de uma organização. O painel de relatório automatizado permitirá que a equipe acesse os dados rapidamente, além de melhorar a precisão e a pontualidade.

Existem vários benefícios em usar uma vez e pronto para automatizar seus relatórios de painel do Excel. Estes incluem:

  • Elimina a criação manual de relatórios
  • Relatórios de painel prontos para uso
  • Precisão e pontualidade aprimoradas
  • Visualizações fáceis de seguir
  • Informações baseadas em dados


Definir objetivos

Se você precisa gerar relatórios frequentes sobre qualquer tópico a partir de seus dados de negócios, pode ser útil automatizar seus relatórios de painel do Excel. Isso significa configurar a planilha do Excel para rodar automaticamente, coletando seus dados e exibindo-os de forma clara e organizada. Antes de automatizar seus relatórios, no entanto, é importante definir claramente seus objetivos.

Objetivos do painel de relatórios automatizados

Para automatizar com sucesso seus relatórios de painel do Excel, primeiro você deve ter uma ideia do que está tentando alcançar. Isso pode incluir a criação de uma representação visual de seus dados, o acompanhamento do progresso em direção a uma meta específica, a criação de uma maneira eficaz de apresentar grandes quantidades de dados ou qualquer outra meta que você espera alcançar.

Benefícios do painel automatizado

Depois que seus objetivos forem identificados, os benefícios de automatizar seus relatórios de painel do Excel ficarão claros. Automatizar seus relatórios de painel do Excel pode aumentar a precisão, eficiência e eficácia de seus relatórios. A automação também pode ajudar a reduzir erros manuais e facilitar a geração e atualização de relatórios regularmente.

  • Maior precisão, eficiência e eficácia dos relatórios
  • Reduzir erros manuais
  • Relatórios fáceis de atualizar regularmente


3. Defina seus gráficos

Depois de configurar sua fonte de dados do Excel, é hora de configurar seus gráficos. Os gráficos são uma parte importante de qualquer painel, pois ajudam a resumir rapidamente grandes quantidades de dados para os usuários. Eles também são uma ótima maneira de adicionar interesse visual e ajudar a dividir grandes quantidades de dados em uma página. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a configurar seus gráficos com facilidade e rapidez.

a. Escolha quais gráficos configurar

Primeiro, você precisa decidir quais gráficos configurar. Para fazer isso, você precisa considerar o tipo de dados com os quais está trabalhando e o que deseja transmitir. Se você tiver muitos dados numéricos, os gráficos de barras ou linhas são uma ótima opção. Se você tiver dados categóricos, gráficos de pizza ou rosca podem ser úteis. Você também pode misturar e combinar seus tipos de gráfico com base nos dados.

Depois de decidir que tipo de gráfico deseja configurar, você pode começar a selecionar o conjunto de dados que deseja incluir no gráfico. Isso pode ser feito selecionando as colunas ou linhas na planilha com os dados que você deseja incluir.

b. Personalize seu layout

Depois de selecionar seu conjunto de dados, você pode personalizar a aparência do gráfico. Você pode ajustar a posição, o tamanho e a cor do gráfico, bem como personalizar os rótulos e a legenda. É aqui que sua criatividade e estilo podem entrar em jogo para criar a apresentação visual perfeita.

Você também pode formatar o gráfico com fontes e tamanhos específicos para garantir que ele se encaixe no estilo geral do seu painel. Essa é uma ótima maneira de dar ao seu painel uma estética geral coerente.


Automatize suas fontes de dados

Depois de ter seu relatório do painel do Excel pronto, a próxima etapa é automatizar suas fontes de dados Ao automatizar suas fontes de dados, você sempre pode ter dados atualizados exibidos em seu painel e garantir que seus insights sejam acionáveis ​​e atualizados . Automatizar suas fontes de dados é um processo relativamente simples e, com apenas algumas etapas simples, você pode ter suas fontes de dados totalmente automatizadas.

Conectar-se a fontes de dados

Ao conectar-se às suas fontes de dados, você poderá carregar dados em seu relatório do painel do Excel da maneira mais eficiente e automatizada possível. Isso pode ser feito usando fontes de dados externas, como bancos de dados, arquivos de texto e até páginas da web. Para se conectar às suas fontes de dados, você pode simplesmente usar Dados->De Outras Fontes na faixa de opções Dados e, a partir daí, selecionar a fonte de dados que gostaria de usar.

Automatize a atualização de dados

Depois de conectar suas fontes de dados, você pode automatizar o processo de atualização de dados de maneira fácil e eficiente. Isso garante que, ao abrir o Relatório do Painel do Excel, seus dados estejam sempre atualizados. Para fazer isso, você pode simplesmente ir para a faixa de opções Dados e selecionar a opção Atualizar tudo no menu suspenso Atualizar. A partir daí, você poderá configurar uma programação, permitindo que suas fontes de dados sejam atualizadas regularmente.

  • Conecte-se a fontes de dados usando Dados->De outras fontes.
  • Automatize o processo de atualização de dados usando a opção Atualizar tudo na faixa de opções Dados.


Criar um modelo de relatório

Criar um modelo de relatório para um painel do Excel pode ajudar a simplificar o processo de geração de relatórios para seus dados. Ao criar um modelo, você não precisa inserir ou modificar dados continuamente; o relatório será atualizado automaticamente quando você fornecer novos dados. Você pode salvar o modelo e acessá-lo facilmente quando precisar produzir um relatório com os mesmos parâmetros. Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a criar um modelo.

Escolha quais exibições de dados adicionar

Comece tomando uma decisão sobre qual tipo de dados você deseja exibir em seu painel. Considere as informações que são mais importantes e relevantes. As opções podem incluir tabelas, diagramas, gráficos ou outras representações visuais para ajudá-lo a entender os dados. Determine a maneira mais eficaz de exibir os dados; por exemplo, que tipo de tabela ou gráfico pode melhor representá-lo? Pense em como esses dados podem ajudá-lo a tomar decisões sobre sua empresa ou organização.

Siga as etapas do Excel para criar seu modelo

Depois de tomar suas decisões, o próximo passo é abrir o Excel e selecionar seus dados. Você pode usar um arquivo Excel existente ou criar um novo. Escolha os dados corretos para exibir; se necessário, você pode filtrá-lo ou manipulá-lo para atender às suas necessidades específicas. As funções do Excel devem ajudá-lo a configurar facilmente os dados para corresponder ao tipo de exibição que você deseja usar (por exemplo, um gráfico de barras, um fluxograma, etc.).

Depois de configurar os dados, você pode criar o modelo. Por exemplo, você pode escolher quais cores usar ou selecionar uma imagem de fundo. Você também pode adicionar texto, como rótulos e títulos. Reserve algum tempo para verificar novamente seu modelo e certifique-se de que tudo esteja correto e que os dados sejam apresentados de maneira clara e lógica.

Lembre-se de que algumas funções do Excel podem precisar ser usadas mais de uma vez ao criar o modelo. Por exemplo, se você deseja comparar conjuntos de dados, pode usar o recurso “comparar conjuntos de dados”. Da mesma forma, se você deseja adicionar uma legenda, pode usar o recurso “adicionar legenda”.

Ao terminar de criar o modelo, salve-o. Agora você pode acessá-lo rapidamente quando precisar relatar dados com os mesmos parâmetros. Automatizar o processo deve economizar seu tempo ao exigir menos tarefas manuais de entrada de dados. Depois que seu modelo estiver salvo e pronto para uso, você poderá passar para a próxima parte da preparação do relatório do painel do Excel.


Configurar o relatório automatizado

Agora que você conhece o básico do Once & Done, é hora de configurar o relatório automatizado É aqui que o Once & Done se destaca mais, permitindo que os usuários liberem seu tempo e eliminem o trabalho manual da geração de relatórios e distribuição. Aqui estão algumas das principais etapas para configurar um relatório automatizado.

Coloque o relatório na pasta especificada

O primeiro passo é salvar o relatório em uma pasta especificada. Essa pasta deve ser de fácil acesso e normalmente é usada para armazenar todos os relatórios gerados pelo Once & Done. Isso garantirá que todos os relatórios sejam organizados adequadamente e possam ser acessados ​​quando necessário.

Definir o tempo para o relatório

Depois que o relatório estiver na pasta certa, é hora de configurar o tempo para o relatório. Com o Once & Done, você pode escolher com que frequência o relatório será executado, seja por hora, diariamente, semanalmente ou mensalmente. Você também pode escolher determinados horários do dia em que o relatório será executado para garantir que esteja sempre atualizado.

Automatize a Formatação do Relatório

Finalmente, o Once & Done pode automatizar a formatação do relatório. Isso significa que, em vez de formatar manualmente cada relatório, o Once & Done pode fazer isso por você. Isso inclui modelagem, classificação e resumo de dados no relatório para exibir as principais métricas.

  • Modelo - Automatize a aparência geral do seu relatório, incluindo cabeçalhos, colunas e fontes.
  • Classificação - Classifica dados por coluna com base em critérios especificados.
  • Resumindo - Resumindo dados de várias linhas em uma linha para mostrar tendências.

Depois de configurar e automatizar o relatório, você pode relaxar e deixar que o Once & Done cuide do resto. A automação é a chave para liberar seu tempo e garantir que seus relatórios tenham uma ótima aparência e estejam sempre atualizados.


Conclusão

A automação de relatórios de painel do Excel pode ser uma ótima maneira de compartilhar dados de forma rápida e fácil com várias partes interessadas. O processo feito uma vez fornece uma alternativa eficaz para manter e distribuir relatórios atualizados manualmente. A automação de relatórios permite que você elimine atualizações diárias e semanais demoradas, ao mesmo tempo em que garante a precisão e atualização dos dados sempre que o relatório é gerado.

Os relatórios do painel são uma maneira poderosa de apresentar dados em um formato acessível e visualmente atraente. Os relatórios do painel podem fornecer uma visão geral das métricas de desempenho, tendências ou conjuntos de dados complexos em um formato gráfico compreensível. Os painéis também podem ser usados ​​para tarefas de relatórios mais complexas, como previsão, planejamento de cenários e muito mais. Aproveitando a automação completa desses relatórios, as organizações podem relatar dados com rapidez, precisão e eficiência e descobrir novos insights.

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