Dépannage des problèmes courants avec les tableaux de bord Excel

Présentation

Un tableau de bord Excel est un outil puissant qui vous aide à suivre les indicateurs de performance clés (KPI), à analyser les données et à prendre de meilleures décisions commerciales. Il présente un résumé graphique de données complexes en fournissant des représentations visuelles de l'information, en un coup d'œil. Des tableaux de bord Excel peuvent être créés pour afficher des points de données tels que des tendances, des comparaisons, des mesures opérationnelles, etc.

Les problèmes courants pouvant survenir lors du dépannage d'un tableau de bord Excel incluent :

• Données mal alignées
• Erreurs graphiques
• Mauvais calculs
• Visualisations inexactes
• Données périmées
• Erreurs de formatage

Problème 2 : Problèmes avec les liaisons de données

Les liens de données, qui relient le contenu d'un tableau de bord Excel aux données sous-jacentes, sont essentiels au bon fonctionnement des tableaux de bord. Tout problème qui se produit avec les liaisons de données peut affecter directement les performances du tableau de bord et doit être résolu dès que possible. Dans cette section, nous analysons trois des problèmes les plus courants liés aux liaisons de données : les problèmes liés aux sources de données externes, les problèmes d'actualisation et les structures de données instables.

a. Sources de données externes

La plupart des tableaux de bord Excel sont configurés pour être liés à des sources de données externes. Ces liens se rompent souvent, obligeant l'utilisateur à rétablir le lien ou à mettre à jour la source de données. Ce processus peut être difficile si la source de données est corrompue ou si l'utilisateur ne sait pas comment utiliser les fonctions spécifiques de liaison. Il est également important de noter que différentes versions d'Excel peuvent ne pas être compatibles avec les mêmes sources de données externes. Une mise à niveau vers une version plus récente peut donc être nécessaire.

b. Actualiser les problèmes

Les liens de données connectés à des sources de données externes doivent être actualisés périodiquement pour garantir que le tableau de bord reste à jour. Si le processus d'actualisation est interrompu, le tableau de bord ne pourra pas afficher les données les plus récentes. Dans ces cas, l'utilisateur doit actualiser manuellement les données ou trouver un moyen d'automatiser le processus d'actualisation pour éviter d'avoir à constamment mettre à jour manuellement les données.

c. Structures de données instables

Des structures de données instables peuvent entraîner des problèmes avec les liaisons de données en faisant en sorte que le tableau de bord affiche des informations incorrectes ou incohérentes. Cela est plus susceptible de se produire lorsque les données sous-jacentes changent fréquemment ou lorsque l'utilisateur ne maintient pas une structure de données organisée et cohérente pour son tableau de bord. Pour éviter ce problème, il est important que les utilisateurs utilisent des structures de données cohérentes et organisées et examinent régulièrement leurs liaisons de données pour s'assurer qu'elles fonctionnent correctement.

Valeurs calculées inexactes

Lors du dépannage de vos tableaux de bord Excel, il est important de s'assurer que les valeurs calculées sont exactes. Des valeurs inexactes peuvent entraîner une visualisation et une présentation incorrectes des informations. Voici deux des problèmes les plus courants pouvant entraîner des calculs incorrects dans votre tableau de bord.

Problèmes de formule

Les formules sont l'épine dorsale de votre tableau de bord, et toute erreur dans celles-ci peut entraîner des calculs erronés. Les causes courantes des problèmes de formule incluent :

• Lien incorrect des sources de données : lorsque deux sources de données distinctes sont utilisées, vous devez vous assurer que toutes les relations entre elles sont correctement établies, ce qui fait que toutes les formules liées renvoient des valeurs exactes.
• Données incomplètes : si les données sont incomplètes dans l'un des champs, les valeurs calculées peuvent devenir incorrectes en raison des hypothèses que les calculs font sur les données.
• Hypothèses incorrectes dans la formule : les formules qui supposent de manière incorrecte la direction de l'information ou le type de calcul sont susceptibles de renvoyer des valeurs incorrectes.
• Mauvais ordre des opérations : l'ordre dans lequel les données sont traitées peut avoir un effet sur les valeurs calculées. Si l'ordre des opérations est incorrect, les résultats de la formule peuvent être incorrects.

Données corrompues

Lorsque les données utilisées pour calculer les valeurs sont corrompues, les valeurs calculées peuvent devenir inexactes. Les sources courantes de données corrompues sont :

• Entrées en double : lorsque des entrées ont été saisies plusieurs fois, les calculs basés sur les données peuvent être faussés.
• Données obsolètes/inexactes : lorsque les données sont obsolètes ou inexactes, les calculs seront affectés.
• Fusion incorrecte des données : lorsque des données provenant de deux sources différentes sont fusionnées de manière incorrecte, les valeurs peuvent être incorrectes.

Problèmes de formatage

La conception est l'un des composants les plus importants d'un tableau de bord Excel. Sans un formatage et un alignement appropriés, il peut être difficile de saisir intuitivement les informations présentées. Pour modifier et conserver la conception et la mise en page attrayantes de votre tableau de bord, envisagez de résoudre les problèmes courants décrits ci-dessous.

Problèmes généraux de mise en page

Les options de mise en forme automatique d'Excel créent instantanément un attrait visuel, cependant, les composants d'un tableau de bord peuvent rapidement se désaligner. Si vous rencontrez des problèmes de mise en page, vérifiez le centrage et l'alignement de tous vos objets. Les éléments du tableau de bord peuvent également être susceptibles de se chevaucher. Enfin, pensez à réinitialiser manuellement les éléments qui auraient pu être déplacés par accident. Cela peut faire une énorme différence dans l'aspect général de votre tableau de bord.

Défaut d'alignement de la taille de la police

Assurer une taille de police cohérente sur l'ensemble du tableau de bord est essentiel pour une conception homogène. Lorsque les objets semblent déplacés ou souffrent d'un dimensionnement incohérent, vérifiez la hauteur des lignes et des colonnes. Si nécessaire, remplacez la taille de police par défaut et ajustez manuellement les polices dans différentes sections.

Problèmes de formatage conditionnel

La mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité Excel puissante qui peut mettre en évidence des éléments d'information clés avec des couleurs, des icônes ou des barres de données. Si certaines sections du tableau de bord ne répondent pas aux modifications de la mise en forme, vérifiez les formules qui y sont associées. Assurez-vous que la plage est correctement définie et qu'il n'y a pas de fautes de frappe ou d'erreurs dans l'une des formules. De plus, assurez-vous que la formule se résout correctement en "Vrai" ou "Faux".

Retards de performances

Les retards de performances sont l'un des problèmes les plus courants rencontrés avec les tableaux de bord Excel. Il existe deux principaux problèmes courants en matière de retards de performances : les requêtes lentes et l'impossibilité de zoomer et de naviguer dans les tableaux de bord. Il est important d'identifier la cause première de tout problème de tableau de bord avant de tenter de le résoudre.

Requêtes lentes

Si vos requêtes s'exécutent lentement, cela peut entraîner des retards de performances lors du chargement de vos tableaux de bord. Pour identifier la source des requêtes lentes, vous pouvez utiliser Microsoft SQL Server Profiler et Trace Parser pour trouver les requêtes exactes à l'origine du problème. Une fois que les requêtes lentes ont été identifiées, vous devez évaluer les requêtes et travailler pour améliorer les performances des requêtes.

Impossibilité de zoomer et de naviguer dans le tableau de bord

Votre tableau de bord Excel peut s'exécuter lentement en raison de l'impossibilité de zoomer et de naviguer dessus. Pour résoudre ce problème, vous devez vous assurer que vous utilisez la dernière version d'Excel, ainsi que les dernières versions des autres progiciels que vous utilisez pour créer ou accéder à vos tableaux de bord. De plus, vous voudrez vérifier vos paramètres utilisateur, en vous assurant que la taille de la fenêtre est définie pour des performances optimales lors de la navigation dans le tableau de bord.

Vous pouvez également vérifier votre matériel, car un matériel obsolète peut entraîner des problèmes de performances. La RAM et la vitesse du processeur de votre ordinateur peuvent affecter la vitesse de chargement de vos tableaux de bord. Il est donc important de vous assurer que votre ordinateur répond à la configuration minimale requise pour exécuter des tableaux de bord Excel.

Enfin, vous pouvez vérifier la complexité de vos tableaux de bord.S'il y a trop d'objets, de calculs ou de points de données, la navigation dans le tableau de bord sera probablement lente. Pour résoudre ce problème, vous pouvez évaluer le tableau de bord et rechercher des domaines dans lesquels vous pouvez simplifier ou rationaliser la conception.

Options de solutions

Lors du dépannage de problèmes courants avec les tableaux de bord Excel, trois options de solution différentes sont généralement disponibles : les outils d'analyse de données, la validation des données et le nettoyage des ensembles de données.

Outils d'analyse de données

Les outils d'analyse de données sont la solution la plus couramment utilisée lors du dépannage avec les tableaux de bord Excel. Ces outils sont des outils puissants qui permettent à l'utilisateur d'analyser des données, d'identifier des modèles et d'effectuer des calculs rapidement et efficacement. Les outils d'analyse de données peuvent être utilisés pour identifier les erreurs, les incohérences et les divergences dans les ensembles de données qui peuvent être à l'origine du problème.

Validation des données

La validation des données est une autre option de solution qui peut être utilisée lors du dépannage avec les tableaux de bord Excel. La validation des données est un processus de vérification de l'exactitude et de l'exhaustivité des données à l'aide de formules, de formules ou d'autres méthodes. Ce processus permet à l'utilisateur d'identifier les erreurs potentielles avant de créer le tableau de bord, en s'assurant que le résultat final est correct et cohérent.

Nettoyage des ensembles de données

Enfin, le nettoyage des ensembles de données est une autre option de solution lors du dépannage avec les tableaux de bord Excel. Ce processus implique la suppression des informations inutiles et non pertinentes, ainsi que la restructuration des données afin qu'elles soient correctement formatées et organisées. En outre, le nettoyage des données peut également impliquer l'ajout de nouveaux points de données ou la suppression de points de données existants si nécessaire.

Grâce à ces trois options de solution, il est possible de résoudre efficacement les problèmes courants liés aux tableaux de bord Excel et de s'assurer que la sortie est précise et efficace.

Conclusion

Les tableaux de bord Excel fournissent des informations basées sur les données qui permettent aux utilisateurs de mieux comprendre leur activité et de prendre des décisions en fonction de ces résultats. Cependant, comme toute autre technologie, ils peuvent être vulnérables à certains problèmes qui configurent ou entravent l'accès aux données. Avec quelques méthodes de dépannage et une résolution créative des problèmes, la plupart de ces problèmes peuvent être résolus rapidement et facilement.

Les problèmes courants sont gérables

Il peut être frustrant lorsqu'un tableau de bord Excel refuse de fonctionner comme prévu, mais avec un peu d'essais et d'erreurs et quelques compétences d'investigation, ces problèmes peuvent généralement être gérés. Qu'il s'agisse de dépanner des connexions de données, de résoudre des problèmes de connectivité ou de déboguer des erreurs de communication avec le serveur, la plupart des problèmes de tableau de bord Excel peuvent être résolus.

Ressources pour résoudre efficacement les problèmes

Les solutions aux problèmes de tableau de bord Excel peuvent être trouvées à divers endroits. La documentation Microsoft, les didacticiels Web, les blogs et les pages de boîte à outils dédiées sont toutes des ressources viables pour la résolution de problèmes. De plus, il existe de nombreux forums qui incluent des experts renommés et des contributeurs expérimentés, fournissant des conseils et des conseils utiles aux personnes confrontées à toutes sortes de problèmes liés à Excel.

Avec une combinaison de résolution de problèmes créative et la bonne ressource en main, la plupart des problèmes de tableau de bord Excel peuvent être résolus en temps opportun. Savoir où chercher et résoudre avec succès les problèmes courants peut donner un sentiment de clarté et de compétence dans le domaine des données et de l'analyse.