Dépannage des problèmes communs avec les tableaux de bord Excel

Introduction

Un tableau de bord Excel est un outil puissant qui vous aide à suivre les indicateurs de performances clés (KPI), à analyser les données et à prendre de meilleures décisions commerciales. Il présente un résumé graphique des données complexes en fournissant des représentations visuelles des informations, en un coup d'œil. Des tableaux de bord Excel peuvent être créés pour afficher des points de données tels que les tendances, les comparaisons, les mesures opérationnelles, etc.

Les problèmes courants qui pourraient survenir lors du dépannage d'un tableau de bord Excel comprennent:

  • Données mal alignées
  • Erreurs graphiques
  • Mauvais calculs
  • Visualisations inexactes
  • Données périmées
  • Erreurs de mise en forme


Problème 2: Problèmes avec les liens de données

Les liens de données, qui relient le contenu d'un tableau de bord Excel aux données sous-jacentes, sont essentiels au fonctionnement fluide des tableaux de bord. Tout problème qui se produit avec les liens de données peut affecter directement les performances du tableau de bord et doit être résolu dès que possible. Dans cette section, nous analysons trois des problèmes les plus courants avec les liens de données: les problèmes avec les sources de données externes, les problèmes de rafraîchissement et les structures de données instables.

un. Sources de données externes

La plupart Les tableaux de bord Excel sont configurés pour lier aux sources de données externes. Ces liens se cassent souvent, obligeant l'utilisateur à rétablir le lien ou à mettre à jour la source de données. Ce processus peut être difficile si la source de données est devenue corrompue ou si l'utilisateur ne sait pas comment utiliser les fonctions spécifiques pour la liaison. Il est également important de noter que différentes versions d'Excel peuvent ne pas être compatibles avec les mêmes sources de données externes, donc la mise à niveau vers une version plus récente peut être nécessaire.

né Rafraîchir les problèmes

Les liens de données connectés à des sources de données externes doivent être actualisés périodiquement pour s'assurer que le tableau de bord reste à jour. Si le processus d'actualisation est interrompu, le tableau de bord ne pourra pas afficher les données les plus récentes. Dans ces cas, l'utilisateur doit actualiser manuellement les données ou trouver un moyen d'automatiser le processus d'actualisation pour éviter d'avoir à mettre à jour manuellement les données en permanence.

c. Structures de données instables

Les structures de données instables peuvent entraîner des problèmes avec des liens de données en faisant afficher le tableau de bord à afficher des informations incorrectes ou incohérentes. Cela est plus susceptible de se produire lorsque les données sous-jacentes changent fréquemment ou lorsque l'utilisateur ne maintient pas une structure de données organisée et cohérente pour son tableau de bord. Pour éviter ce problème, il est important que les utilisateurs utilisent des structures de données cohérentes et organisées et passent régulièrement à leurs liens de données pour s'assurer qu'ils fonctionnent correctement.


Valeurs calculées inexactes

Lors du dépannage de vos tableaux de bord Excel, il est important de s'assurer que les valeurs calculées sont exactes. Des valeurs inexactes peuvent entraîner une visualisation incorrecte et une présentation des informations. Voici deux des problèmes les plus courants qui peuvent entraîner des calculs incorrects dans votre tableau de bord.

Problèmes de formule

Les formules sont l'épine dorsale de votre tableau de bord, et toute erreur peut entraîner des calculs erronés. Les causes courantes des problèmes de formule comprennent:

  • Liant mal les sources de données: lorsque deux sources de données distinctes sont utilisées, vous devez vous assurer que toutes les relations entre elles sont établies correctement, ce qui fait que toute formule liée renvoie des valeurs précises.
  • Données incomplètes: Si les données sont incomplètes dans l'un des champs, les valeurs calculées peuvent devenir incorrectes en raison des hypothèses que les calculs font sur les données.
  • Des hypothèses incorrectes dans la formule: des formules qui supposent incorrectement la direction des informations ou le type de calcul sont susceptibles de renvoyer des valeurs incorrectes.
  • Mauvaise commande des opérations: l'ordre dans lequel les données sont traitées peuvent avoir un effet sur les valeurs calculées. Si l'ordre des opérations est incorrect, les résultats de la formule peuvent être incorrects.

Données corrompues

Lorsque les données utilisées pour calculer les valeurs sont corrompues, les valeurs calculées peuvent devenir inexactes. Les sources courantes de données corrompues sont:

  • Entrées en double: lorsque des entrées ont été entrées plusieurs fois, des calculs basés sur les données peuvent être biaisés.
  • Données obsolètes / inexactes: lorsque les données sont obsolètes ou inexactes, les calculs seront affectés.
  • Fusion incorrecte des données: lorsque les données de deux sources différentes sont fusionnées de manière incorrecte, les valeurs peuvent être incorrectes.


Formatage des problèmes

La conception est l'un des composants les plus intégraux d'un tableau de bord Excel. Sans formatage et alignement appropriés, il peut être difficile de saisir intuitivement les informations présentées. Pour modifier et maintenir la conception et la disposition des yeux de votre tableau de bord, pensez à dépanner les problèmes courants décrits ci-dessous.

Problèmes de mise en page généraux

Les options de format automatique d'Excel créent instantanément un attrait visuel, cependant, les composants d'un tableau de bord peuvent rapidement devenir mal alignés. Si vous rencontrez des problèmes de mise en page, vérifiez tous vos objets pour le centrage et l'alignement. Les éléments du tableau de bord peuvent également être sujets à se chevaucher. Enfin, envisagez de réinitialiser manuellement les éléments qui peuvent avoir été déplacés par accident. Cela peut faire une énorme différence dans l'apparence globale de votre tableau de bord.

Mésalignement de dimensionnement des polices

Assurer une taille de police cohérente sur l'ensemble du tableau de bord est la clé pour une conception transparente. Lorsque les objets semblent déplacés ou souffrent d'un dimensionnement incohérent, vérifiez vos hauteurs de ligne et de colonne. Si nécessaire, remplacez la taille de la police par défaut et ajustez manuellement les polices sur différentes sections.

Troubles de formatage conditionnel

La mise en forme conditionnelle est un excel puissant fonctionnalité qui peut mettre en évidence des informations clés avec des couleurs, des icônes ou des barres de données. Si certaines sections du tableau de bord ne répondent pas aux modifications du formatage, vérifiez les formules qui y sont associées. Assurez-vous que la plage est correctement définie et qu'il n'y a pas de fautes de frappe ou d'erreurs dans aucune des formules. De plus, assurez-vous que la formule résout correctement comme «vraie» ou «fausse».


Retards de performance

Les retards de performance sont l'un des problèmes les plus courants rencontrés avec les tableaux de bord Excel. Il y a deux principaux problèmes communs en ce qui concerne les retards de performances - les requêtes lents et l'incapacité à zoomer et à naviguer sur les tableaux de bord. Il est important d'identifier la cause profonde de tout problème de tableau de bord avant de tenter de les résoudre.

Requêtes lents

Si vos requêtes fonctionnent lentement, cela peut entraîner des retards de performances lors du chargement de vos tableaux de bord. Pour identifier la source des requêtes lentes, vous pouvez utiliser Microsoft SQL Server Profiler et Trace Parser pour découvrir les requêtes exactes qui causent le problème. Une fois que les requêtes lents ont été identifiées, vous devez évaluer les requêtes et travailler pour améliorer les performances des requêtes.

Incapacité à zoomer et à naviguer dans le tableau de bord

Votre tableau de bord Excel peut fonctionner lentement en raison de l'incapacité de zoomer et de le naviguer. Pour résoudre ce problème, vous devez vous assurer que vous utilisez la dernière version d'Excel, ainsi que les dernières versions d'autres packages logiciels que vous utilisez pour créer ou accéder à vos tableaux de bord. De plus, vous souhaitez vérifier les paramètres de votre utilisateur, en vous assurant que la taille de la fenêtre est définie pour des performances optimales lors de la navigation dans le tableau de bord.

Vous pouvez également vérifier votre matériel, car le matériel obsolète peut entraîner des problèmes de performances. La RAM et la vitesse du processeur de votre ordinateur peuvent affecter la rapidité avec laquelle vos tableaux de bord se chargent, il est donc important de vous assurer que votre ordinateur répond aux exigences minimales pour exécuter des tableaux de bord Excel.

Enfin, vous pouvez vérifier la complexité de vos tableaux de bord. S'il y a trop d'objets, de calculs ou de points de données, le tableau de bord sera probablement lent à naviguer. Pour résoudre ce problème, vous pouvez évaluer le tableau de bord et rechercher des zones où vous pouvez simplifier ou rationaliser la conception.


Options de solution

Lors du dépannage des problèmes courants avec les tableaux de bord Excel, il existe généralement trois options de solution différentes: outils d'analyse des données, validation des données et nettoyage des ensembles de données.

Outils d'analyse des données

Les outils d'analyse des données sont la solution la plus couramment utilisée lors du dépannage avec des tableaux de bord Excel. Ces outils sont des outils puissants qui permettent à l'utilisateur d'analyser les données, d'identifier les modèles et d'effectuer des calculs rapidement et efficacement. Des outils d'analyse des données peuvent être utilisés pour identifier les erreurs, les incohérences et les écarts dans les ensembles de données qui peuvent provoquer le problème.

La validation des données

La validation des données est une autre option de solution qui peut être utilisée lors du dépannage avec des tableaux de bord Excel. La validation des données est un processus de vérification de la précision et de l'exhaustivité des données à l'aide de formules, de formules ou d'autres méthodes. Ce processus permet à l'utilisateur d'identifier les erreurs potentielles avant de créer le tableau de bord, garantissant que la sortie finale est correcte et cohérente.

Nettoyage des ensembles de données

Enfin, le nettoyage des ensembles de données est une autre option de solution lors du dépannage avec des tableaux de bord Excel. Ce processus consiste à éliminer les informations inutiles et non pertinentes, ainsi que la restructuration des données afin qu'elle soit correctement formatée et organisée. De plus, le nettoyage des données peut également impliquer l'ajout de nouveaux points de données ou la suppression des points de données existants si nécessaire.

Avec ces trois options de solution, il est possible de Dépanner les problèmes communs avec les tableaux de bord Excel et assurer que la sortie est précise et efficace.


Conclusion

Les tableaux de bord Excel fournissent des informations basées sur les données qui permettent aux utilisateurs de mieux comprendre leur entreprise et de prendre des décisions en fonction de ces résultats. Cependant, comme toute autre technologie, ils peuvent être vulnérables à certains problèmes qui configurent ou entravent l'accès aux données. Avec quelques méthodes de dépannage et la résolution créative de problèmes, la plupart de ces problèmes peuvent être résolus rapidement et facilement.

Les problèmes courants sont gérables

Cela peut être frustrant lorsqu'un tableau de bord Excel refuse de fonctionner comme prévu, mais avec un peu d'essais et d'erreurs et certaines compétences d'enquête, ces problèmes peuvent généralement être gérés. Qu'il s'agisse de dépanner des connexions de données, de trier les problèmes de connectivité ou de déboguer les erreurs de communication du serveur, la plupart Les problèmes de tableau de bord Excel peuvent être résolus.

Ressources pour résoudre efficacement les problèmes

Des solutions aux problèmes de tableau de bord Excel peuvent être trouvées dans une variété d'endroits. La documentation Microsoft, les tutoriels Web, les blogs et les pages de boîte à outils dédiés sont toutes des ressources viables pour la résolution de problèmes. De plus, il existe de nombreux forums qui incluent des experts notés et des contributeurs expérimentés, fournissant des conseils et des conseils utiles aux personnes confrontées à toutes sortes de problèmes liés à l'Excel.

Avec une combinaison de résolution créative de problèmes et de la bonne ressource en main, la plupart des problèmes de tableau de bord Excel peuvent être résolus en temps opportun. Savoir où chercher et résoudre avec succès les problèmes communs peut fournir un sentiment de clarté et de compétence au domaine des données et de l'analyse.

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