Conseils pour utiliser l'automatisation pour surveiller les KPI financiers

Présentation

Les services financiers sont constamment tiraillés dans plusieurs directions ; la pression pour rester informé, réagir rapidement aux tendances changeantes du marché et élaborer des stratégies pour maximiser la valeur et minimiser les risques peut être écrasante. Heureusement, la technologie d'automatisation peut fournir un moyen fiable et rentable de garantir que les services financiers restent organisés, à jour et proactifs. Dans cet article, nous discuterons de conseils pour tirer parti de l'automatisation afin de garder un œil sur les indicateurs de performance clés financiers et d'éviter les surprises inattendues.

Outils d'automatisation pour le suivi des KPI

La technologie d'automatisation peut être un excellent outil pour vous aider à surveiller vos KPI financiers. Il peut vous aider à accéder et à manipuler rapidement de grands ensembles de données financières et à prendre des décisions fondées sur des preuves. Voici quelques outils d'automatisation que vous pouvez utiliser pour surveiller vos KPI financiers :

Utiliser des modèles de tableau de bord en ligne

Les modèles de tableau de bord d'entreprise en ligne sont un excellent point de départ pour toute entreprise cherchant à suivre ses KPI en temps réel. Les modèles sont pré-construits avec des KPI financiers pertinents tels que la marge brute, le ratio d'endettement et d'autres mesures financières importantes. En quelques clics, vous pouvez configurer rapidement un tableau de bord commercial qui surveillera et suivra tous vos KPI.

Investir dans un logiciel d'analyse financière

Pour les entreprises qui ont besoin d'analyses financières plus robustes, investir dans un logiciel d'analyse financière spécialisé peut être la solution. Le logiciel d'analyse financière fournit des analyses avancées, des capacités prédictives et des outils de visualisation de données qui peuvent être utilisés pour mieux comprendre, suivre et surveiller les KPI financiers. Cette vue globale peut aider votre équipe à prendre de meilleures décisions plus éclairées.

Familiarisez-vous avec les ressources d'automatisation comme IFTTT

IFTTT (If This Then That) est une plate-forme d'automatisation qui connecte les services Web et les appareils, leur permettant de travailler ensemble d'une manière qu'ils ne peuvent pas faire seuls. Par exemple, vous pouvez configurer une recette IFTTT pour stocker automatiquement les mesures financières clés dans une feuille de calcul en ligne chaque fois que vous ajoutez de nouvelles données. Par conséquent, vous n'aurez plus jamais à vous soucier du suivi manuel de vos KPI financiers.

3. Identifier les KPI appropriés

L'objectif de la surveillance des KPI financiers avec l'automatisation est d'identifier les indicateurs de performance clés qui peuvent vous aider à prendre des décisions commerciales basées sur les données. La première étape pour atteindre cet objectif consiste à identifier les bons KPI pertinents pour votre organisation. Voici quelques conseils pour vous aider tout au long de ce processus.

A. Énumérez les critères de vos KPI

Commencez par lister les critères qui correspondent aux KPI que vous souhaitez suivre. Ces critères vous aideront éventuellement à exclure certains KPI et à concentrer votre attention sur ceux qui sont les plus susceptibles de mesurer de manière significative les performances de votre organisation. Tenez compte d'aspects tels que la portée de la métrique en termes de pertinence pour l'organisation, les coûts associés à la mise en œuvre et au suivi, et les efforts de surveillance.

B. Consultez d'autres personnes du service financier pour discuter des KPI les plus importants

Impliquer des professionnels de la finance au sein de votre organisation pour discuter des KPI les plus importants. Par exemple, vous pouvez parler à votre équipe financière ou consulter des consultants externes familiarisés avec la finance et les KPI. Cela peut vous aider à identifier les KPI les plus utiles pour vos objectifs en fonction de leur expérience.

C. Évaluez les métriques les plus utiles et les plus fiables

Une fois que vous avez réduit certains KPI potentiels, examinez-les et évaluez les mesures les plus utiles et les plus fiables pour mesurer les performances financières de votre organisation. Tenez compte de la précision et de la disponibilité des données nécessaires pour suivre les KPI, de la complexité de la métrique et de la pertinence du KPI pour mesurer la performance financière. Ce sont tous des points importants à prendre en compte lors du choix des KPI à surveiller avec l'automatisation.

Développer des rapports visuels

L'organisation des données dans des rapports visuels est une étape importante dans l'utilisation de l'automatisation pour surveiller les KPI financiers. L'utilisation de visuels peut aider à comprendre les objectifs financiers et à suivre les progrès au fil du temps ; les graphiques et les tableaux peuvent aider à présenter clairement les données dans un format facilement compréhensible. Les sections suivantes exploreront comment utiliser les visuels pour suivre au mieux les progrès vers les objectifs financiers.

Utiliser des visuels pour suivre les progrès vers les objectifs financiers

L'analyse des données avec des éléments visuels peut aider à clarifier des concepts complexes et à résumer les données dans un format facile à comprendre. Seules les données les plus importantes et les plus précieuses doivent être affichées dans le graphique, le tableau ou le tableau de bord financier, permettant à un individu ou à une équipe de se concentrer sur les bonnes informations. En commençant par une approche minimaliste, il peut être plus facile d'ajouter du contexte au besoin au fil du temps. Cela peut également aider à garder les visuels concis, ce qui facilite l'évaluation rapide.

Créer des graphiques ou des diagrammes pour aider à visualiser les progrès

Les graphiques et les diagrammes peuvent prendre de nombreuses formes, des nuages ​​de points aux diagrammes en anneau. Lors de la création de visuels pour évaluer les KPI financiers, il est important de tenir compte du contexte pertinent. Par exemple, les données relatives aux investissements peuvent être tracées sur un graphique linéaire tandis que les pourcentages peuvent être visualisés avec un graphique circulaire. Si un projet nécessite une analyse comparative, des graphiques à barres pourraient être utilisés pour comparer les données sur une période donnée. La sélection du bon type de graphique ou de diagramme garantit que ces données peuvent être correctement comprises, ce qui permet de prendre des décisions rapidement.

Utilisez un modèle de tableau de bord financier comme point de départ

La création de tableaux de bord financiers peut prendre du temps, mais il existe une gamme de ressources disponibles pour aider à réduire ce processus. Les modèles de tableau de bord financier peuvent fournir un point de départ, permettant d'ajouter des mesures détaillées selon les besoins. Les modèles permettent une configuration plus rapide, ce qui facilite le suivi des KPI financiers sans avoir à repartir de zéro. Les options de modèle varient en fonction des données financières pertinentes, avec des modèles pour les flux de trésorerie, les performances commerciales et les tableaux de bord des dépenses disponibles.

• Utiliser des visuels pour suivre les progrès vers les objectifs financiers
• Créer des graphiques ou des diagrammes pour aider à visualiser les progrès
• Utilisez un modèle de tableau de bord financier comme point de départ

5. Établir des alertes automatisées

L'automatisation est essentielle pour garantir que les indicateurs de performance clés (KPI) financiers sont surveillés avec précision et en temps réel. Des alertes automatisées peuvent indiquer quand une métrique particulière ne répond pas aux attentes, ce qui permet de maintenir le bon déroulement des opérations et de corriger instantanément toute anomalie. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils importants pour configurer des alertes automatisées pour le suivi des KPI financiers.

A. Configurez des alertes automatisées pour signaler lorsqu'une métrique ne répond pas aux attentes

Il est particulièrement important de garder un œil attentif sur les KPI financiers. Les alertes automatisées permettent de repérer rapidement si l'un de ces KPI glisse ou ne fonctionne pas dans la plage idéale. En permettant le déclenchement d'une alerte si une mesure importante n'est pas là où elle devrait être, des décisions opportunes et précises peuvent être prises pour assurer le bien-être financier d'une organisation.

B. Configurez des notifications lorsque les principales parties prenantes doivent être informées ou doivent prendre des mesures

La configuration des notifications est également un excellent moyen de s'assurer que si quelque chose ne va pas ou si une différence soudaine est observée dans un ou plusieurs KPI financiers, les personnes ou les équipes chargées de les surveiller sont immédiatement averties. Une autre fonction utile est lorsqu'une métrique critique atteint une certaine valeur, une notification est envoyée aux parties prenantes, les alertant que leur attention est immédiatement requise. Cela permet d'initier une réponse rapide et coordonnée.

C.Utiliser les KPI des applications SCM et ERP

Les systèmes SCM (Supply Chain Management) et ERP (Enterprise Resource Planning) comportent souvent des outils conçus spécifiquement pour les KPI qui se sont avérés efficaces pour surveiller les performances financières. En intégrant ces applications dans un système automatisé d'alertes, la surveillance d'une variété d'activités les métriques peuvent devenir plus simples et plus efficaces.

• Suivre tous les KPI financiers dans n'importe quelle solution ERP
• Restez informé grâce aux alertes en temps réel qui vous informent de tout changement significatif des valeurs
• Générez des rapports détaillés, vous offrant des capacités de surveillance approfondies

Intégrer des réactions automatisées

L'intégration de réactions automatisées dans vos KPI financiers est l'un des moyens les plus efficaces de garantir que votre entreprise est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs. Les outils d'automatisation peuvent offrir un avantage considérable lorsqu'il s'agit de surveiller les KPI financiers. Voici quelques conseils sur la façon d'utiliser l'automatisation pour surveiller les KPI financiers :

Autoriser les outils d'automatisation à ajuster automatiquement les variables

Les outils d'automatisation peuvent être utilisés pour ajuster automatiquement certaines variables afin de garantir que vos KPI financiers atteignent les objectifs souhaités. Cela inclut l'augmentation ou la diminution automatique de certaines variables, en fonction de l'état du processus ou des KPI surveillés. Par exemple, l'automatisation peut être utilisée pour ajuster le taux de rendement d'un investissement s'il n'atteint pas le niveau de rentabilité souhaité. L'automatisation peut également être utilisée pour ajuster le temps alloué à certains KPI financiers, s'ils ne sont pas atteints dans le délai spécifié.

Utiliser des rapports automatisés pour analyser rapidement les données

Les rapports automatisés peuvent vous aider à analyser rapidement les données afin de déterminer les écarts ou les tendances susceptibles de se développer dans vos KPI financiers. Les rapports automatisés peuvent également aider à identifier les domaines dans lesquels des améliorations de performances supplémentaires sont nécessaires pour atteindre les résultats souhaités. Les rapports automatisés peuvent également fournir des commentaires en temps réel qui vous permettent d'effectuer des ajustements ou des modifications si nécessaire.

Configurer des processus automatisés pour faciliter la gestion des activités

L'automatisation peut également être utilisée pour automatiser certains processus afin d'aider à gérer les activités et de s'assurer que tous les KPI financiers sont surveillés. Par exemple, l'automatisation peut être utilisée pour configurer des notifications par e-mail qui vous alertent lorsque certains KPI financiers atteignent une certaine cible. L'automatisation peut également être utilisée pour automatiser des tâches de routine, telles que la génération de rapports financiers ou de factures, afin de s'assurer que toutes les activités financières sont suivies et surveillées.

En utilisant l'automatisation pour surveiller vos KPI financiers, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs. L'automatisation peut vous aider à identifier rapidement toute divergence ou tendance dans vos KPI financiers, et elle peut également aider à automatiser certains processus pour garantir que toutes les activités financières sont gérées et suivies efficacement.

Conclusion

L'automatisation est un outil puissant permettant aux services financiers de conserver des informations précises et à jour sur les KPI financiers. L'utilisation de modèles de tableau de bord en ligne, l'investissement dans un logiciel d'analyse financière de haute qualité et la familiarisation avec les outils d'automatisation aideront à rationaliser le processus de surveillance des KPI. De plus, la configuration d'alertes automatisées, l'intégration de réactions automatisées et le développement de rapports visuellement attrayants peuvent aider à maximiser les avantages de l'automatisation pour garantir que vos KPI financiers sont surveillés de la manière la plus efficace et la plus efficace.