SOUS-TOTAL : Explication de la formule Excel

Présentation

Si vous êtes un utilisateur d'Excel, vous conviendrez que la gestion des données peut être une tâche ardue. Avoir la capacité de résumer les données de manière rapide et efficace peut faire la différence entre un projet réussi et un projet échoué. C'est là que la formule SOUS-TOTAL d'Excel est utile. Dans cet article de blog, nous explorerons cette formule, son importance dans l'analyse des données et comment l'utiliser efficacement.

• Explication de la formule SOUS-TOTAL dans Excel

La formule SUBTOTAL dans Excel est une fonction qui vous permet d'effectuer des calculs sur une plage de cellules spécifique. Il est particulièrement utile lorsque vous avez de grandes feuilles de calcul avec plusieurs colonnes et lignes de données. Au lieu de créer manuellement une formule pour chaque ligne ou colonne, la formule SOUS-TOTAL vous fait gagner du temps en calculant pour vous les totaux, les moyennes et d'autres fonctions statistiques.

• Importance de comprendre la formule d'analyse des données

Comprendre la formule SOUS-TOTAL est essentiel pour l'analyse des données, car elle vous permet de travailler rapidement et efficacement avec de grands ensembles de données. Grâce à l'utilisation de cette formule, vous pouvez facilement effectuer des calculs tels que la moyenne, le maximum, le minimum et le nombre de nombres. Il offre également la possibilité d'ajouter ou de supprimer des données de manière efficace tout en garantissant la précision des calculs.

• Bref aperçu des points à couvrir dans l'article de blog

Dans la section suivante, nous verrons comment utiliser la formule SOUS-TOTAL. Nous couvrirons également les différences entre le SOUS-TOTAL et la formule TOTALE habituelle dans Excel. Enfin, nous allons nous plonger dans quelques exemples d'utilisation efficace de la formule SOUS-TOTAL.

Clé à retenir

• La formule SOUS-TOTAL dans Excel est une fonction qui vous permet d'effectuer des calculs sur une plage spécifique de cellules.
• Comprendre la formule SOUS-TOTAL est essentiel pour l'analyse des données, car elle vous permet de travailler rapidement et efficacement avec de grands ensembles de données.
• La formule SOUS-TOTAL vous fait gagner du temps en calculant pour vous des totaux, des moyennes et d'autres fonctions statistiques.
• Il offre la possibilité d'ajouter ou de supprimer efficacement des données tout en garantissant la précision des calculs.
• Les différences entre le SOUS-TOTAL et la formule TOTALE habituelle dans Excel seront discutées.
• Des exemples d'utilisation efficace de la formule SOUS-TOTAL seront traités dans l'article de blog.

Comprendre la syntaxe SUBTOTAL

Lorsque vous travaillez avec des données dans Microsoft Excel, il est souvent important de pouvoir analyser et comprendre les informations présentées. Pour ce faire, vous pouvez notamment utiliser la formule SOUS-TOTAL, qui peut aider à calculer différents types de résumés de données. Avant d'utiliser la formule, il est important de comprendre sa syntaxe et comment elle peut être utilisée pour obtenir les résultats souhaités.

Explication de la syntaxe de la formule

La formule SOUS-TOTAL dans Excel comporte deux composants principaux : le numéro de la fonction et la plage de cellules. Le numéro de la fonction indique le type de calcul qui sera effectué, tel que la somme, la moyenne ou le comptage. La plage de cellules identifie les cellules contenant les données à calculer. La syntaxe de la formule est la suivante :

• = SOUS-TOTAL ( numéro_fonction, ref1, [ref2], [ref3], … )

Différents types de fonctions pouvant être utilisées avec SUBTOTAL

Excel fournit un certain nombre de fonctions différentes qui peuvent être utilisées en combinaison avec la formule SOUS-TOTAL. Ces fonctions peuvent être regroupées en deux catégories principales : celles qui incluent des cellules masquées dans le calcul et celles qui excluent les cellules masquées.

Des exemples de fonctions qui incluent des cellules masquées sont :

• SOMME
• MOYENNE
• COMPTER

Exemples de fonctions qui excluent les cellules masquées :

• SUMIF
• MOYENNE SI
• NB.SI

Comment choisir la bonne fonction pour le résultat souhaité

Pour sélectionner la fonction appropriée pour le résultat souhaité, il est important de tenir compte de la nature des données analysées. Si des cellules masquées doivent être incluses dans le calcul, utilisez une fonction qui les inclut, telle que SOMME ou MOYENNE. Inversement, si les cellules masquées doivent être exclues du calcul, utilisez une fonction telle que SUMIF ou AVERAGEIF.

En outre, il est important de prendre en compte les critères spécifiques utilisés pour effectuer le calcul. Par exemple, si seules les cellules contenant une certaine valeur doivent être incluses, une fonction telle que COUNTIF ou AVERAGEIF peut être plus appropriée qu'une fonction générale telle que SUM ou AVERAGE.

Avantages de l'utilisation de SUBTOTAL

Excel propose diverses formules qui vous aident à calculer et à analyser les données rapidement et efficacement. L'une de ces formules est SUBTOTAL, qui permet aux utilisateurs d'effectuer des calculs sur une plage spécifique de données dans un ensemble de données plus large. Dans cette section, nous discutons des avantages de l'utilisation de SUBTOTAL.

A. Comment l'utilisation de SUBTOTAL peut simplifier l'analyse des données

Lorsque vous traitez de grands ensembles de données, l'analyse des données peut être une tâche ardue. Heureusement, la formule SOUS-TOTAL d'Excel peut simplifier votre processus d'analyse en vous permettant d'effectuer des calculs sur des sous-ensembles de données. Par exemple, si vous disposez d'un grand ensemble de données de chiffres de ventes pour une entreprise qui se compose de plusieurs régions, vous pouvez utiliser SOUS-TOTAL pour calculer les ventes totales pour chaque région. De cette façon, vous pouvez facilement identifier les régions les plus performantes que les autres, ce qui peut vous aider à prendre de meilleures décisions commerciales.

B. Comment SUBTOTAL peut aider à éviter les erreurs de calcul

L'un des avantages significatifs de l'utilisation de SUBTOTAL est qu'il évite les erreurs qui peuvent se produire lors de l'application d'autres formules. Supposons que vous calculiez la moyenne d'une plage de données particulière et que vous insériez ultérieurement de nouvelles lignes ou colonnes. Dans ce cas, le résultat peut être inexact car la formule continue de prendre en compte la plage d'origine. L'utilisation de la formule SOUS-TOTAL garantit que le calcul est toujours précis, quels que soient les changements dans la structure de l'ensemble de données.

C. Avantages de l'utilisation de SUBTOTAL par rapport à d'autres formules dans Excel

Contrairement aux autres formules d'Excel, SUBTOTAL ne fonctionne qu'avec des données visibles, ce qui signifie qu'il peut exclure des lignes ou des colonnes masquées. Cette fonctionnalité peut être particulièrement utile lorsque vous devez calculer uniquement les données visibles sans inclure de données masquées. De plus, contrairement à d'autres formules, SOUS-TOTAL vous permet de choisir le calcul que vous souhaitez effectuer, tel que MOYENNE ou SOMME, et il fonctionne avec des données numériques et non numériques.

Utilisation de SUBTOTAL pour filtrer les données

La formule SOUS-TOTAL d'Excel aide non seulement à calculer les sous-totaux dans un ensemble de données, mais elle peut également être utilisée pour un filtrage efficace. Lorsque nous appliquons le filtre à un ensemble de données, nous lui appliquons la formule SOUS-TOTAL, de sorte que les données filtrées sont prises en compte, au lieu de l'intégralité de l'ensemble de données. Plongeons dans les détails de l'utilisation de cette formule pour filtrer les données.

Explication de la façon dont SUBTOTAL peut être utilisé pour filtrer les données

La formule SUBTOTAL a un deuxième argument qui détermine comment elle traite les données masquées par un filtre. Lorsque le deuxième argument de la formule est défini sur 9, il inclut tous les nombres filtrés dans le calcul. Lorsque le deuxième argument est défini sur 109, il exclut les nombres masqués par le filtre. Voici les étapes pour appliquer SUBTOTAL aux données filtrées.

Comment appliquer SUBTOTAL aux données filtrées

• Appliquez un filtre à l'ensemble de données que vous souhaitez analyser.
• Sélectionnez la cellule où vous souhaitez afficher le total.
• Entrez la formule =SUBTOTAL(function_num, ref1). Ici, function_num est le type de calcul que vous souhaitez effectuer et ref1 est la plage de cellules à laquelle vous souhaitez appliquer la fonction.
• Appuyez sur Entrée pour appliquer la formule.

Exemples d'utilisation de la formule pour un filtrage efficace

Supposons que vous souhaitiez analyser les données de vente d'une région spécifique. Voici un exemple d'utilisation de la formule SOUS-TOTAL pour filtrer les données en fonction de la région.

Étape 1 : Appliquer le filtre à la colonne Région

• Sélectionnez la colonne Région
• Cliquez sur l'icône Filtre dans la barre d'outils

Étape 2 : Appliquer la formule SOUS-TOTAL

• Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher le total des ventes pour la région sélectionnée
• Entrez la formule =SOUS-TOTAL(9, Ventes)

Dans la formule ci-dessus, 9 est le function_num correspondant au calcul SUM, et Sales est la plage de cellules à considérer. Cette formule calculera le total des ventes pour la région sélectionnée.

L'utilisation de la formule SOUS-TOTAL pour filtrer les données peut simplifier l'analyse et faire gagner beaucoup de temps.

Utilisation de SUBTOTAL pour le formatage conditionnel

Excel offre un large éventail de fonctionnalités qui peuvent faciliter considérablement l'analyse et la gestion des données. L'un des outils les plus puissants disponibles est la fonction SOUS-TOTAL, qui peut non seulement calculer des valeurs, mais également être utilisée pour la mise en forme conditionnelle. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez mettre en évidence des points de données importants, organiser vos feuilles de calcul et identifier rapidement les tendances et les modèles.

Explication de la façon dont SUBTOTAL peut être utilisé pour le formatage conditionnel

La mise en forme conditionnelle est un outil puissant d'Excel qui vous permet d'appliquer une mise en forme à des cellules spécifiques en fonction de certaines règles ou conditions. La fonction SOUS-TOTAL peut être utilisée dans la mise en forme conditionnelle pour mettre en surbrillance dynamiquement les cellules qui remplissent une condition donnée. Cela vous permet de visualiser rapidement les points de données clés ou les modèles dans votre feuille de calcul.

Comment appliquer SUBTOTAL à la mise en forme conditionnelle

L'application de SUBTOTAL à la mise en forme conditionnelle est un processus relativement simple. Tout d'abord, sélectionnez les cellules que vous souhaitez formater. Ensuite, choisissez l'option "Mise en forme conditionnelle" dans l'onglet "Accueil" du ruban Excel. Dans le menu déroulant, sélectionnez "Nouvelle règle. " Dans la boîte de dialogue "Nouvelle règle de formatage", sélectionnez l'option "Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater", puis saisissez la formule SOUS-TOTAL dans le champ de formule. Enfin, définissez les options de formatage pour mettre en surbrillance les cellules qui remplissent la condition choisie.

Exemples d'utilisation de la formule pour un formatage efficace

• Identification des valeurs maximales : Pour mettre en surbrillance les cellules contenant la valeur maximale dans une plage donnée, utilisez la formule SUBTOTAL suivante :

=A1=SOUS-TOTAL(4,A:A)

• Mettre en surbrillance les cellules vides : Pour mettre en évidence les cellules vides, utilisez la formule suivante :

=A1=""

• Mise en surbrillance des cellules contenant des erreurs : Pour mettre en évidence les cellules contenant des erreurs telles que #VALUE ou #N/A, utilisez la formule suivante :

=ESTERREUR(A1)

En utilisant la formule SOUS-TOTAL dans la mise en forme conditionnelle, vous pouvez rendre vos feuilles de calcul plus dynamiques et plus faciles à lire. Que vous ayez besoin de mettre en évidence des points de données spécifiques ou que vous souhaitiez simplement organiser vos données, cette fonctionnalité est un outil essentiel pour tout utilisateur d'Excel.

Erreurs courantes à éviter lors de l'utilisation de SUBTOTAL

Bien que SUBTOTAL soit une formule simple, des erreurs se produisent parfois lors de son utilisation. Voici quelques erreurs courantes et comment les éviter.

Explication des erreurs courantes lors de l'utilisation de la formule

• Utilisation d'un numéro de fonction incorrect : le premier argument de la formule SOUS-TOTAL est le numéro de fonction. L'utilisation d'un numéro de fonction incorrect entraînera une réponse incorrecte de la formule. Par exemple, l'utilisation du numéro de fonction 10 au lieu de 9 pour SUM inclura des lignes ou des colonnes masquées dans le calcul.
• Ne pas filtrer les données : lorsque vous utilisez la fonction SOMME, MOYENNE ou autre, vous devez filtrer les données pour obtenir le résultat correct. Si vous oubliez de filtrer ou de sélectionner des données indésirables, la formule donnera la mauvaise réponse.
• Appliquer le SOUS-TOTAL à la mauvaise plage : lors de l'application de la formule, assurez-vous de sélectionner la bonne plage. Si vous incluez ou excluez certaines données, votre réponse ne sera pas exacte.

Comment empêcher ces erreurs de se produire

• Vérifiez à nouveau le numéro de fonction : assurez-vous de sélectionner le bon numéro de fonction pour la formule que vous souhaitez utiliser. Reportez-vous à la documentation Excel pour confirmer le numéro de la fonction que vous souhaitez utiliser.
• Filtrer les données : avant d'appliquer une fonction, assurez-vous de filtrer les données pour obtenir la plage de données correcte. L'utilisation de l'option de filtrage vous aidera à réduire rapidement votre plage de données.
• Vérifiez la plage : après avoir sélectionné le numéro de fonction et appliqué le filtre pour obtenir la bonne plage de données, examinez la plage visuellement pour éviter toute erreur.

Conseils pour résoudre les problèmes avec SUBTOTAL

• Vérifiez la fonction et la plage : en cas de problème avec votre formule SOUS-TOTAL, vérifiez que vous utilisez le bon numéro de fonction et la bonne plage. Il est facile d'oublier une faute de frappe qui peut causer des problèmes.
• Annuler : Si vous faites une erreur et appliquez une fonction à la mauvaise plage ou utilisez un numéro de fonction incorrect, utilisez l'option d'annulation pour restaurer les données à leur état précédent.
• Créez une formule distincte : si vous ne savez pas comment la formule SOUS-TOTAL fonctionnera avec une plage spécifique, créez une formule distincte. Cela vous donnera une meilleure idée de la façon dont la formule répond à la plage spécifique que vous souhaitez inclure.

Conclusion

En résumé, nous avons couvert les points suivants dans cet article de blog :

• Introduction à la formule SOUS-TOTAL
• Comment utiliser la formule SOUS-TOTAL dans Excel
• Différence entre SUBTOTAL et les autres formules Excel
• Avantages de l'utilisation de SUBTOTAL pour l'analyse des données
• Exemples d'utilisation de SUBTOTAL dans des scénarios réels

Il est important de comprendre la formule SOUS-TOTAL pour l'analyse des données car elle peut économiser beaucoup de temps et d'efforts. Avec cette formule, il devient plus facile de filtrer et de manipuler les données, sans perdre l'ensemble de données d'origine. La possibilité de basculer entre les lignes « inclure masquées » ou non, selon la situation, offre une plus grande flexibilité et commodité.

En conclusion, la maîtrise de la formule SOUS-TOTAL dans Excel peut changer la donne pour l'analyse des données, et elle est fortement recommandée pour toute personne travaillant régulièrement avec de grands ensembles de données.

Pour ceux qui souhaitent approfondir leurs connaissances d'Excel, de nombreuses ressources en ligne sont disponibles, telles que des didacticiels ou des cours spécialisés. C'est toujours une bonne idée de continuer à apprendre et à élargir son expertise technique.