Comment surveiller et gérer les comptes débiteurs pour améliorer les flux de trésorerie

Introduction

Les comptes débiteurs (AR) se réfèrent à l'argent dû à une entreprise par ses clients. En d'autres termes, AR constitue les obligations à court terme des clients issus de biens ou de services qu'ils ont achetés à crédit. En tant que tel, la surveillance et la gestion de la RA jouent un rôle important dans l'amélioration des flux de trésorerie d'une entreprise.

Raisons de surveiller et de gérer les comptes débiteurs

• Permettant aux entreprises d'augmenter leur fonds de roulement
• Détecter et éviter toute mauvaise dette potentielle
• Aider les entreprises à fournir un meilleur service client
• Amélioration d'un Les flux de trésorerie de l'entreprise et accélérer les collections

Identifier les comptes débiteurs non gérés

Examiner un rapport de balance d'essais âgé et le suivi impayé factures sont deux étapes critiques pour que l'organisation identifie les comptes débiteurs non gérés et améliore les flux de trésorerie.

Revoir le rapport de balance de vérification vieilli

Le rapport de balance de vérification aux personnes âgées est une liste de créances qui sont classées par la durée depuis que les factures ont été envoyées aux clients. Il donne un aperçu des soldes de crédit des clients et vous aide à identifier les clients qui doivent de l'argent. Il peut également aider à signaler les comptes délinquants et les clients avec des soldes élevés qui nécessitent une attention.

Suivre les factures non rémunérées

Les factures sont souvent envoyées aux clients et ces paiements peuvent être suivis manuellement ou avec un système tiers comme un logiciel de suivi des factures. Savoir quelles factures sont passées, ou proches de la date d'échéance, permettra à une entreprise de prendre des mesures proactives pour encourager le paiement. Le suivi des factures vous permet de contacter les clients très tôt pour négocier des plans de paiement et leur offrir plusieurs options de paiement.

• Examiner régulièrement les soldes d'essai âgés pour repérer les problèmes avant de devenir trop difficiles à gérer.
• Suivez les factures pour s'assurer que les clients sont informés des paiements et facilitez l'action lorsque les paiements sont en retard.

Renforcement des politiques et des processus

Une forte La structure des politiques et des processus est essentielle pour gérer et surveiller les comptes comptables. Il garantit que les factures sont correctement documentées et que les processus et les exigences d'approbation et de paiement sont mis à jour et respectés. Voici quelques façons de renforcer vos politiques et processus afin que vous puissiez améliorer les flux de trésorerie.

Créer des politiques et des directives écrites

Développer des politiques et procédures claires et écrites créées pour les comptes débiteurs est la première étape vers le meilleur Gérer les flux de trésorerie. Incluez les détails de la façon dont les fonds sont collectés, documentez lorsque les factures doivent être envoyées et créez un processus pour les clients qui ont du mal à effectuer des paiements. De plus, si vous offrez des conditions ou des réductions pour le paiement, décrivez ceux des politiques écrites. La mise en place de politiques et de procédures écrites aidera à garantir Processus des comptes débiteurs est rationalisé et cohérent.

Créer des processus clairs pour l'approbation et le paiement

Assurez-vous de documenter clairement le processus d'approbation pour émettre une facture, ainsi que le processus de paiement et les risques associés aux paiements en retard. Pour minimiser le risque de paiements en retard, il est important d'avoir le moins d'étapes possible pour la facturation et la facturation, tels que les processus automatisés. Il est également important d'envoyer des factures dès que les services sont rendus ou qu'un produit est livré. Pour les clients qui sont lents à payer, envisagez d'offrir des incitations ou des réductions pour les paiements anticipés. De plus, communiquez des délais et des attentes de paiement dans le rappel de la facture.

L'élaboration de politiques, de processus et de directives claires et écrites pour l'approbation et le paiement est essentielle pour gérer les comptes débiteurs. Le suivi de ces étapes aidera à garantir que les flux de trésorerie de votre organisation sont optimisés et que les risques potentiels associés aux paiements en retard sont minimisés.

Définir les conditions de paiement

Les conditions de paiement des comptes débiteurs doivent être soigneusement examinées par toute entreprise qui souhaite maintenir un flux de trésorerie sain. La fixation des conditions de paiement pour votre entreprise peut avoir un impact important sur le fait que les clients effectuent le paiement à temps ou non. Il est important de déterminer les termes optimaux afin que vos clients soient incités à payer les factures rapidement et à adhérer au calendrier de paiement.

Déterminer les conditions de paiement optimales

La détermination des conditions de paiement idéales pour vos clients dépend principalement de leur industrie et de la taille de leur entreprise. Par exemple, les grandes entreprises et celles du secteur B2B peuvent préférer les conditions de paiement nettes 30 tandis que les personnes dans le secteur des biens de consommation à marge inférieure peuvent préférer net 15. Offrir des conditions de paiement différentes à différents clients peut aider à s'assurer que tout le monde est satisfait de la exigences.

Les entreprises devraient également prendre en considération l'effet des conditions de paiement sur leurs clients. Bien que des termes tels que «net 15» et «net 30» puissent encourager les paiements rapides, ces termes peuvent également rendre difficile pour les clients de rester à flot. Il est important de réfléchir à l'impact que différentes conditions de paiement peuvent avoir sur les relations avec les clients et la collecte de dettes.

Promouvoir des solutions de paiement automatisées

L'automatisation des paiements peut être un excellent moyen de garantir que les factures sont payées rapidement et à temps. Plutôt que d'attendre que les clients saisissent manuellement les informations de paiement, vous pouvez promouvoir des solutions de paiement automatisées telles que le débit direct, la carte de crédit et les paiements mobiles. Toutes ces méthodes permettent aux clients de payer les factures facilement et pratique et leur inciter à le faire en temps opportun.

Fournir aux clients des options de paiement automatisées peut également aider à rationaliser le processus de paiement permettant une gestion plus efficace des flux de trésorerie. Les propriétaires d'entreprise peuvent fournir aux clients des instructions détaillées sur la façon de traiter les paiements, ainsi que des instructions sur la façon de configurer des méthodes de paiement automatisées.

Aligner les récompenses avec le paiement

La structuration des récompenses pour inciter le paiement en temps opportun peut aider à accélérer le processus de collection et à améliorer les flux de trésorerie. Voici deux façons dont les entreprises peuvent aligner les récompenses sur le paiement.

Offrir des incitations pour le paiement précoce

Une façon d'inciter le paiement rapide est de récompenser les clients pour avoir établi ses débiteurs tôt. Par exemple, les entreprises peuvent offrir un rabais pour les paiements reçus dans un certain délai. Cela pourrait être utilisé pour quelques clients sélectionnés ou pour tous les clients. Une remise de 5% pour le paiement précoce peut permettre au vendeur de couvrir le coût de la remise et a toujours le bénéfice d'un paiement plus rapide.

Utiliser des structures de frais pour inciter le paiement rapide

Les structures de frais sont un autre moyen populaire d'inciter les clients à payer leurs débiteurs en temps opportun. Les entreprises peuvent facturer des frais de retard sur les paiements non reçus avant une date d'échéance prédéterminée. Cela peut être des frais forfaitaires, des frais échelonnés à mesure que la facture vieillit, ou une combinaison des deux. Les entreprises ont également la flexibilité de créer des horaires de frais personnalisés qui leur permettraient d'imposer des frais plus importants à mesure que la facture vieillit.

Pour s'assurer que les clients sont conscients des frais de paiement en retard, les entreprises doivent communiquer clairement la structure des frais. Le moyen le plus courant consiste à inclure une déclaration des frais de la facture envoyée au client. De plus, il convient de noter que ces conditions devraient se conformer aux lois et réglementations de chaque État.

6. Établir des relations plus fortes avec les clients

La surveillance et la gestion des comptes débiteurs sont une pratique nécessaire pour assurer la santé des flux de trésorerie. Pour ce faire efficacement, entre autres pratiques, il est important d'établir des relations plus fortes avec les clients et les clients. Une bonne relation client peut conduire à une meilleure communication et à l'élaboration de stratégies de paiement qui fonctionnent à la fois pour le client et l'entreprise.

A. Foster Communication ouverte

La clé pour améliorer les relations avec les clients est de s'assurer que toutes les parties impliquées sont sur la même longueur d'onde. Il est important de maintenir une ligne de communication ouverte afin que le client et l'entreprise aient une compréhension réaliste des attentes des autres. Les deux parties doivent être conscientes des conditions de paiement convenues, afin qu'il n'y ait pas de surprises inutiles. La planification régulière des appels d'enregistrement peut aider à garantir que tous les problèmes sont résolus rapidement et à l'amiable.

B. Développer des stratégies de paiement ensemble

Si des problèmes de paiement surviennent, il est préférable de développer des stratégies agréables avec le client. Comprendre leur situation particulière peut aider à établir les termes les plus bénéfiques pour les deux parties. Selon les besoins individuels des clients, l'entreprise peut être en mesure de prendre des dispositions de paiement flexibles qui permettent toujours aux clients de respecter leurs obligations. Des méthodes telles que la mise en place de plans de paiement ou la réduction des taux d'intérêt peuvent être bénéfiques pour les deux parties. L'établissement d'options de paiement raisonnables aide à réduire le stress des clients et satisfait à tout le monde.

Encourager les clients à élaborer des plans de paiement avec l'entreprise est un élément crucial pour maintenir des relations clients saines et favoriser une réputation positive parmi sa clientèle. En surveillant et en gérant correctement comptes débiteurs, les entreprises peuvent s'assurer que les flux de trésorerie restent en bonne santé et stables.

Conclusion

Surveillance et gestion Les comptes débiteurs sont une méthode essentielle et efficace d'amélioration Flux de trésorerie dans n'importe quelle entreprise. En comprenant comment comptes débiteurs Fonctionne, suivant régulièrement les comptes débiteurs et en utilisant des outils utiles, une entreprise peut s'assurer que les clients paient leurs factures à temps et que l'entreprise gère ses flux de trésorerie aussi efficacement que possible.

Résumé des conseils pour surveiller et gérer les comptes à recevoir

Plusieurs conseils peuvent aider Les entreprises surveillent et gèrent leurs comptes débiteurs Afin d'améliorer les flux de trésorerie. Ces conseils incluent:

• Comprendre comment comptes débiteurs travaux
• Budget pour comptes débiteurs
• Surveiller régulièrement les comptes débiteurs
• Utiliser des outils et une technologie utiles
• Restez à jour avec les meilleures pratiques de gestion financière
• Créer un système pour suivre les paiements des clients

Avantages de l'amélioration de la gestion des flux de trésorerie grâce à une surveillance des comptes débiteurs

En surveillant et en gérant les comptes débiteurs, les entreprises peuvent bénéficier d'un flux de trésorerie plus rationalisé et plus efficace. Ceci est particulièrement important pour les entreprises qui augmentent rapidement et ont besoin d'une flexibilité financière pour résister à la volatilité à court terme dans leur trésorerie. La surveillance et la gestion des comptes débiteurs peuvent également aider les entreprises à profiter des opportunités d'investir dans des initiatives de croissance, telles que l'embauche de nouveaux employés ou l'investissement dans de nouvelles technologies.