Comment utiliser les KPI des comptes fournisseurs pour gagner en efficacité

Présentation

Les indicateurs de performance clés (KPI) fournissent des informations sur le succès et les progrès d'une entreprise vers la réalisation d'un objectif. Ils sont utilisés dans une variété de domaines d'activité, du marketing et des ventes aux opérations et aux finances. En suivant ces indicateurs, les organisations peuvent améliorer leurs performances, identifier les problèmes et prendre des décisions éclairées.

Les KPI des comptes fournisseurs sont spécifiquement conçus pour mesurer les performances des processus de comptes fournisseurs d'une organisation. Ces indicateurs surveillent l'efficience et l'efficacité des comptes fournisseurs dans le traitement des paiements et l'exactitude de ses dossiers financiers. Cela peut aider les organisations à éviter des erreurs coûteuses, à améliorer la satisfaction client et à augmenter leurs marges bénéficiaires.

Dans cet article de blog, nous verrons comment les entreprises peuvent utiliser les KPI des comptes fournisseurs pour gagner en efficacité et gagner du temps et de l'argent.

Définir les KPI des comptes fournisseurs

Les KPI (Key Performance Indicators) sont essentiels pour les entreprises qui cherchent à maximiser l'efficacité de leurs processus de comptabilité fournisseurs. En offrant une visibilité sur les mesures de performance critiques et en permettant une approche plus stratégique de la gestion des comptes fournisseurs, l'utilisation d'indicateurs de performance clés peut avoir un impact positif sur les opérations financières d'une organisation en réduisant les coûts et en améliorant la précision. Voici quelques-uns des KPI clés utilisés dans les comptes fournisseurs.

Jours de ventes restantes (DSO)

DSO, également connu sous le nom de Account Payable Days, est une mesure de la rapidité avec laquelle Accounts Payable paie ses factures. Il est calculé en divisant le montant des comptes fournisseurs par les ventes quotidiennes moyennes sur une période de temps. Un DSO inférieur indique un processus de comptes fournisseurs plus efficace, car cela signifie que les fournisseurs et les fournisseurs sont payés plus rapidement.

Pourcentage de paiements effectués à temps

Cette mesure suit le pourcentage de paiements effectués par le service des comptes fournisseurs qui sont effectués à temps tout au long du mois. Un pourcentage plus élevé de paiements à temps est bénéfique, car il montre que le service des comptes fournisseurs est cohérent dans ses cycles de paiement et n'encourt pas de frais de retard de paiement.

Coût de traitement d'une facture

Ce KPI mesure le coût du traitement d'une seule facture du début à la fin. Il comprend les coûts associés à la réception des factures, à la saisie manuelle des données et au versement du paiement. En suivant cet indicateur de performance clé, les organisations peuvent identifier les zones d'inefficacité dans leurs processus de comptes fournisseurs et prendre des mesures pour rationaliser leurs opérations.

Comprendre les KPI des comptes fournisseurs

Les indicateurs de performance clés (KPI) des comptes fournisseurs sont des mesures essentielles qui permettent de suivre la capacité d'une entreprise à effectuer des paiements précis et ponctuels aux fournisseurs. En comprenant la signification et les implications des KPI des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent accroître leur efficacité, créer de meilleures relations avec les fournisseurs et garantir des paiements en temps opportun. Cet article décrit trois des KPI les plus importants des comptes fournisseurs et propose des stratégies pour les améliorer.

Comment suivre le coût du traitement des factures

Le KPI Coût du traitement des factures mesure le temps et l'argent consacrés au traitement d'une seule facture. Cela comprend la saisie de données et les processus manuels tels que le classement et la récupération. Pour suivre ce KPI, entrez le coût de la facture dans une feuille de calcul, ainsi que le temps qu'il a fallu pour la traiter (en heures). Une fois terminé, créez un coût moyen global par facture en divisant le coût total par le nombre de factures traitées. Cela vous donnera une mesure précise du temps et de l'argent dépensés pour chaque facture.

Comment améliorer le nombre de jours d'attente des ventes

Le nombre de jours de vente impayés (DSO) est une mesure qui mesure la rapidité avec laquelle une entreprise paie ses fournisseurs. Un DSO plus élevé peut indiquer qu'une entreprise met trop de temps à payer ses factures. Pour améliorer cet indicateur de performance clé, les entreprises doivent se concentrer sur la rationalisation de leur processus de comptes fournisseurs.L'automatisation est une stratégie clé pour améliorer le DSO, car cela peut considérablement accélérer le processus de paiement. En outre, les entreprises doivent s'assurer qu'elles disposent de réserves de liquidités suffisantes pour couvrir les factures et doivent éviter d'investir trop d'argent dans des investissements ou d'autres projets.

Comment augmenter le pourcentage de paiements effectués à temps

Le pourcentage de paiements effectués dans les délais mesure le pourcentage de factures payées avant la date d'échéance. Pour augmenter ce KPI, les entreprises doivent mettre en place un système leur rappelant les paiements à venir et les échéances. De plus, ils devraient envisager d'automatiser leur processus de comptes fournisseurs, car cela peut réduire considérablement le temps nécessaire au traitement des paiements. Enfin, les entreprises doivent prendre des mesures pour s'assurer qu'elles disposent toujours de fonds suffisants pour couvrir leurs factures.

En comprenant et en gérant stratégiquement les KPI des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles paient leurs fournisseurs de manière efficace et précise et que leurs opérations se déroulent aussi bien que possible. Avec la bonne approche, les entreprises peuvent créer des relations plus solides avec leurs fournisseurs, améliorer l'exactitude et la rapidité des paiements, et économiser du temps et de l'argent.

Avantages de la compréhension des KPI des comptes fournisseurs

La compréhension des indicateurs de performance clés (KPI) des comptes fournisseurs peut fournir à une organisation des informations précieuses sur l'efficacité de son processus de comptes fournisseurs et sur la manière dont il peut être amélioré. En obtenant une visibilité sur ces données, les organisations peuvent prendre des décisions éclairées pour accroître leur efficacité et garantir la satisfaction des clients.

Augmenter l'efficacité

L'un des avantages les plus importants de la compréhension des KPI des comptes fournisseurs est la capacité d'identifier les domaines à améliorer et d'apporter des ajustements qui augmenteront l'efficacité. En analysant les conditions de paiement, le volume des paiements, la vitesse de paiement, l'exactitude des factures, le temps passé à traiter manuellement les factures et d'autres domaines, les entreprises peuvent obtenir des informations précieuses sur les domaines dans lesquels elles peuvent optimiser leur processus. Une fois identifiés, ils peuvent effectuer des ajustements pour améliorer la vitesse, la précision et réduire les processus manuels.

Service client amélioré

Comprendre les KPI des comptes fournisseurs peut également contribuer à améliorer les niveaux de service client. Les entreprises peuvent utiliser les données pour mieux comprendre les conditions de paiement et les préférences des clients, ce qui leur permet de répondre plus rapidement à leurs demandes et d'établir des relations solides avec leurs clients. Cela peut contribuer à fidéliser les clients, à augmenter les ventes et à améliorer la satisfaction des clients.

Obtenir des données précises

En ayant accès à des données précises sur les KPI des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent mieux comprendre leurs processus actuels et prendre des décisions éclairées sur la manière de les améliorer. Cela peut entraîner des économies de coûts, une efficacité accrue et un meilleur service client. De plus, en utilisant les données pour prendre des décisions, les entreprises peuvent réduire leurs risques, assurer la conformité et réduire la fraude.

Avec une meilleure compréhension des KPI des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent débloquer de nouvelles opportunités pour améliorer l'efficacité et augmenter la rentabilité. En ayant accès à des données précises et à jour, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées, réduire les coûts et améliorer le service client.

Utilisation étendue des KPI des comptes fournisseurs

Les KPI peuvent offrir des informations sur les performances des processus et peuvent être utilisés par les responsables pour une analyse plus approfondie. Voici quelques activités liées aux KPI qui peuvent être utilisées pour accroître l'efficacité de la comptabilité fournisseurs.

Analyse prédictive

Les analyses prédictives dans les comptes fournisseurs visent à prévoir les coûts et les niveaux de stock, ainsi qu'à identifier les activités frauduleuses. En suivant des mesures telles que l'historique des paiements, les coûts des fournisseurs et les cycles de paiement, les responsables peuvent utiliser les données pour identifier les inefficacités et repérer les risques potentiels.

Analyse de la variance des coûts

L'analyse des écarts de coût est utilisée pour calculer la différence entre le coût réel des biens ou des services et le coût budgété des biens ou des services. En suivant et en analysant tous les écarts de coût, elle permet à la direction d'identifier les tendances et d'identifier les écarts, ainsi que de prendre une approche proactive pour aborder les domaines d'amélioration potentielle.

Relation avec les états financiers

Les KPI peuvent être utilisés pour mesurer la santé globale d'une organisation par rapport à ses états financiers. En suivant les mesures des comptes fournisseurs telles que les jours de retard, la rotation des comptes fournisseurs, l'ancienneté des comptes fournisseurs et les délais de cycle de paiement, la direction peut identifier tout écart et utiliser les données pour prévoir les revenus, gérer les flux de trésorerie et améliorer les performances financières.

KPI populaires des comptes fournisseurs

Les indicateurs de performance clés (KPI) liés aux comptes fournisseurs sont des outils cruciaux utilisés pour évaluer la santé financière d'une entreprise, mesurer l'efficacité et prendre des décisions basées sur des données qui peuvent aider à optimiser les performances. Il existe un certain nombre d'indicateurs de performance clés couramment utilisés pour les comptes fournisseurs, chacun pouvant fournir des informations précieuses sur divers aspects des comptes fournisseurs.

Nombre de chèques annulés

Le nombre total de chèques annulés des comptes fournisseurs peut être un indicateur de l'efficacité globale des processus de comptes fournisseurs. S'il y a un nombre inhabituellement élevé de chèques annulés au cours d'une période donnée, cela peut être le signe d'un problème possible avec les processus en place, comme des paiements en double ou un codage incorrect. Une analyse approfondie de la raison pour laquelle les chèques ont été annulés en premier lieu et de la manière de corriger le problème peut aider à réduire le nombre de chèques annulés et à améliorer l'efficacité globale.

Nombre de rapprochements bancaires

Il est important d'examiner le nombre de rapprochements bancaires effectués dans les comptes créditeurs. Des rapprochements bancaires fréquents peuvent aider à identifier les erreurs et les écarts, ainsi qu'à repérer les fraudes éventuelles. Le suivi du nombre de rapprochements bancaires peut donner un aperçu de l'exactitude et de l'efficacité globales du processus des comptes fournisseurs. De plus, l'automatisation du processus de rapprochement peut contribuer à réduire le temps et les efforts manuels nécessaires pour effectuer le rapprochement, ce qui peut améliorer l'efficacité.

Efficacité de l'application des espèces

Un autre KPI clé des comptes créditeurs à surveiller est l'efficacité de l'application de trésorerie. Cette mesure suit l'exactitude des fonds appliqués aux factures reçues et mesure l'efficacité de l'ensemble du cycle des comptes fournisseurs. La mesure de l'efficacité des applications de trésorerie peut aider à identifier les problèmes potentiels et à rationaliser les processus, tels que l'automatisation du processus de dépôt direct ou l'optimisation de l'automatisation du flux de travail. Cela peut aider à réduire le risque d'erreurs, à réduire le temps nécessaire pour appliquer les fonds et à améliorer l'efficacité globale des comptes créditeurs.

Conclusion

Les KPI des comptes fournisseurs sont des outils essentiels pour aider à suivre et à accroître l'efficacité des services des comptes fournisseurs. En surveillant de près les indicateurs de performance clés axés sur des domaines tels que l'efficacité et la précision des processus, les organisations peuvent identifier des moyens d'améliorer leurs résultats en réduisant les coûts ou en augmentant la rentabilité.

Les principaux avantages de l'utilisation des indicateurs clés de performance des comptes fournisseurs sont une meilleure visibilité sur les performances du processus des comptes fournisseurs et une amélioration des niveaux d'efficacité de l'entreprise dans son ensemble. Cela facilite le travail des professionnels de la comptabilité et aide à fournir aux parties prenantes des informations en temps opportun sur l'avancement des opérations des comptes fournisseurs.

Les KPI populaires pour surveiller les performances incluent le temps total de traitement des paiements, le coût par facture traitée, le taux d'exactitude des factures, le nombre d'erreurs commises par facture et les performances globales du service.Bien que ces KPI varient en fonction de l'organisation et de ses besoins, ils donnent aux propriétaires d'entreprise un aperçu de l'efficacité du fonctionnement de leur service des comptes fournisseurs

En suivant de près les performances au fil du temps et en utilisant des KPI efficaces pour les comptes fournisseurs, les organisations peuvent mieux comprendre leur santé financière et prendre des décisions éclairées pour garantir l'efficacité et réduire les coûts de leurs services de comptes fournisseurs.