Comment mettre à jour les sources de données pour les tableaux de bord Excel

Présentation

La possibilité d'utiliser efficacement les sources de données et de créer un tableau de bord Excel peut être un outil incroyablement puissant pour toute entreprise. Dans cet article de blog, nous découvrirons les sources de données et leurs diverses utilisations, ainsi que la façon de les mettre à jour dans un tableau de bord Excel. Nous aborderons des sujets tels que la définition des sources de données, la valeur des tableaux de bord Excel et la gestion réussie des sources de données dans votre tableau de bord. À la fin de cet article, vous serez en mesure de mettre à jour en toute confiance vos sources de données dans les tableaux de bord Excel.

Que sont les sources de données ?

Une source de données est un ensemble de données utilisées pour générer une analyse des données incluses. Les sources de données peuvent aller des enregistrements physiques tels que les factures et les bons de commande aux enregistrements numériques tels que les recherches sur le Web, les e-mails et les publications sur les réseaux sociaux. Les sources de données peuvent être utilisées pour obtenir des informations sur le comportement des clients, les tendances dans les secteurs et d'autres informations utiles pouvant être utilisées pour éclairer la prise de décision.

La valeur des tableaux de bord Excel

Un tableau de bord Excel est une représentation visuelle de diverses sources de données utilisées pour obtenir des informations sur divers domaines d'une organisation ou d'une entreprise. Les tableaux de bord sont couramment utilisés pour fournir un aperçu des performances et sont utilisés à des fins de reporting. Les tableaux de bord sont utiles pour identifier les tendances et acquérir une meilleure compréhension globale des données incluses. Les tableaux de bord sont également utiles lorsqu'il s'agit de définir des objectifs spécifiques et de prendre des décisions éclairées sur la base des données.

Qu'est-ce qu'une source de données ?

Une source de données est l'emplacement où un programme, tel que Microsoft Excel, récupère les données utilisées pour la création de feuilles de calcul, de rapports et de tableaux de bord. Les types courants de sources de données utilisées par les entreprises comprennent les bases de données, les fichiers plats et d'autres tables. Des variantes de la même source de données peuvent également être utilisées, telles que des fichiers CSV, des fichiers XML et des API Web.

A. Types de sources de données

Il existe quatre principaux types de sources de données utilisées pour obtenir des données pour les applications de tableur :

• Bases de données : les bases de données sont un type de données structurées. Ce type de source de données est populaire dans l'environnement d'entreprise depuis plus de deux décennies et comprend Oracle et Microsoft SQL Server. Avoir ce type de source de données permet de s'assurer que les données sont toujours cohérentes et que tous les points de données sont capturés.
• Fichiers plats : les fichiers plats sont une forme d'ensemble de données structuré, mais contrairement aux bases de données, ils ne sont pas connectés via une table de base de données. Les exemples courants de fichiers plats incluent les feuilles de calcul Excel, les fichiers texte et les fichiers de valeurs séparées par des virgules (CSV).
• Autres tables : Les tables provenant d'autres sources peuvent être utilisées comme sources de données. Cela inclut les tableaux du Web, tels que les tableaux HTML et les objets JSON. De plus, ces tableaux peuvent provenir d'autres applications et programmes tels que Google Sheets et Salesforce.
• Variantes : Des variantes de fichiers plats et d'autres sources de données sont également disponibles. Cela inclut les fichiers CSV et les fichiers XML ainsi que les API Web.

B. Avantages d'avoir une source de données

Disposer d'une source de données est extrêmement avantageux car cela permet aux créateurs de tableaux de bord Excel d'obtenir facilement et rapidement les données nécessaires à leur tableau de bord. De plus, le fait de disposer d'une source de données permet au créateur de stocker et d'afficher facilement les données, ainsi que de mettre à jour les points de données et de visualiser les modifications apportées aux données. De plus, le fait d'avoir une source de données fournit au créateur un emplacement centralisé où les données sont stockées, et ainsi le créateur peut accéder au même ensemble de points de données et de visualisations sur plusieurs projets.

Connexion des sources de données aux tableaux de bord Microsoft Excel

La création d'un tableau de bord dans Microsoft Excel nécessite que vos données soient connectées au classeur. Bien que les tableaux de bord Excel puissent utiliser différentes sources de données telles que des services Web, des bases de données et des fichiers locaux, bon nombre de ces sources nécessitent un connecteur approprié avant de pouvoir y accéder dans Excel.Des instructions étape par étape sur la façon de connecter des sources de données aux tableaux de bord Microsoft Excel sont fournies ci-dessous

Étape 1 : Choisissez un connecteur compatible

La première étape lors de la connexion des sources de données aux tableaux de bord Microsoft Excel consiste à choisir un connecteur compatible. Il existe une variété de connecteurs différents disponibles, notamment Microsoft Query, Power Query et Access Database Engine. Chaque connecteur propose une offre différente d'options de connexion au serveur source et à la base de données. Assurez-vous donc de consulter la documentation de Microsoft pour savoir quel connecteur répondra le mieux à vos besoins.

Étape 2 : Configurer la connexion

Une fois votre connecteur compatible choisi, l'étape suivante consiste à configurer la connexion. La configuration de la connexion implique de fournir les paramètres de connexion appropriés et de tester la connexion à la source de données. Une fois connecté, il est également important de vérifier les propriétés de connexion pour s'assurer que les paramètres de connexion sont corrects.

Étape 3 : Afficher la source de données dans Excel

La dernière étape de la connexion des sources de données aux tableaux de bord Microsoft Excel consiste à afficher la source de données dans Excel. Cela se fait généralement en se connectant à la source de données dans l'éditeur de requête avancé, puis en insérant les données dans Excel à l'aide de la feuille de calcul appropriée. Il est important de noter que la source de données dans l'éditeur de requête avancé et la feuille de calcul dans Excel sont liées, de sorte que toute modification apportée à la source de données dans l'éditeur de requête avancé sera également reflétée dans la feuille de calcul dans Excel.

Actualisation des sources de données

La mise à jour des sources de données dans les tableaux de bord Excel est une partie essentielle du processus de tableau de bord. L'actualisation de votre source de données garantit que les modifications qui se sont produites dans la source de données depuis la création du tableau de bord sont visibles dans le tableau de bord lui-même. Garder un tableau de bord à jour peut être essentiel pour les entreprises car il éclaire les décisions et les stratégies commerciales critiques. Les sources de données doivent toujours être actualisées après la première création du tableau de bord, puis régulièrement pour une utilité maximale.

Pourquoi il est important d'actualiser une source de données

L'actualisation des sources de données est importante pour que le contenu du tableau de bord reste à jour et fiable. Les sources de données sont généralement tirées de plusieurs sources, telles que des bases de données ou des applications cloud, et les données peuvent changer rapidement. En n'actualisant pas les sources de données, le tableau de bord peut devenir obsolète et inexact. De plus, couvrir des décisions basées sur des données inexactes peut conduire à des décisions commerciales coûteuses et contre-productives. Ainsi, l'actualisation régulière des sources de données est essentielle.

Quand une source de données doit-elle être actualisée ?

Les sources de données doivent être actualisées après la première création du tableau de bord, puis régulièrement. Selon les besoins spécifiques du tableau de bord, la fréquence des rafraîchissements des données peut varier. Les actualisations de données doivent avoir lieu après toute modification majeure de la source de données, comme l'ajout ou la modification d'enregistrements, ou à des intervalles réguliers.

Comment actualiser les sources de données avec Microsoft Excel

Microsoft Excel fournit plusieurs méthodes pour actualiser les sources de données. Le moyen le plus simple et le plus rapide d'actualiser les sources de données consiste à ouvrir le tableau de bord et à cliquer sur le bouton "Actualiser les sources de données". Toutefois, si le tableau de bord et ses sources de données sont très volumineux et complexes, l'actualisation manuelle peut prendre du temps. Microsoft Excel fournit également des fonctionnalités qui permettent d'actualiser automatiquement les sources de données à l'ouverture du tableau de bord, à des intervalles spécifiques ou lorsque des modifications sont apportées à la source de données.

• Ouvrez le tableau de bord et cliquez sur le bouton "Actualiser les sources de données".
• Utilisez les options « Actualisation automatique » pour définir des fréquences d'actualisation régulières.
• Définissez les paramètres d'actualisation "On Change" pour vous assurer que les sources de données sont actualisées lorsque des modifications sont apportées à la source de données.

Automatisation de l'actualisation des données

Lorsqu'il s'agit de personnaliser et de mettre à jour les tableaux de bord Excel, il est important de maintenir les sources de données à jour. L'actualisation automatique des données peut aider à rationaliser ce processus et à assurer le bon fonctionnement des tableaux de bord Excel. L'actualisation automatique des données implique la connexion de la source de données à Power Query, l'actualisation automatique des sources de données et la configuration d'une planification d'actualisation.

Connexion de la source de données à Power Query

La première étape pour automatiser l'actualisation des données consiste à connecter la source de données à Power Query. Power Query est un puissant module complémentaire Microsoft Excel qui permet aux utilisateurs de se connecter rapidement aux sources de données et de les manipuler. Avec Power Query, les utilisateurs peuvent facilement transformer les données en informations utiles et significatives. Pour connecter la source de données à Power Query, cliquez sur "Données" dans le ruban, puis cliquez sur "Obtenir des données" dans le menu déroulant. Sélectionnez le type de source de données et suivez les invites pour connecter la source de données à Power Query.

Actualisation automatique des sources de données

Une fois la source de données connectée à Power Query, l'étape suivante consiste à configurer la source de données pour qu'elle s'actualise automatiquement. Cela peut être fait en configurant la source de données pour qu'elle s'actualise à chaque ouverture de la feuille de calcul. Pour ce faire, allez dans "Données" dans le ruban, puis cliquez sur "Tout actualiser" dans le menu déroulant. Assurez-vous que la case "Actualiser à l'ouverture du fichier" est cochée. Cela garantira que les données sont automatiquement actualisées à chaque ouverture de la feuille de calcul.

Configuration d'une programmation d'actualisation

La dernière étape de l'automatisation de l'actualisation des données consiste à configurer une planification d'actualisation. Cela peut être fait en sélectionnant l'option "Refresh Schedule" dans l'onglet "Data", puis en sélectionnant "Customize". Ici, les utilisateurs peuvent configurer la fréquence d'actualisation et les heures spécifiques auxquelles les données doivent être actualisées. De plus, les utilisateurs peuvent également configurer des notifications par e-mail pour les actualisations ayant échoué. Suivez les instructions à l'écran pour configurer le programme d'actualisation.

Mise à jour de votre tableau de bord

Un tableau de bord Excel performant repose sur des données à la fois exactes et à jour. Un tableau de bord bien construit doit fournir aux utilisateurs des informations significatives rapidement et efficacement. Pour vous assurer que votre tableau de bord fonctionne de manière optimale, vous devez maintenir une source de données à jour.

Comment mettre à jour la visualisation du tableau de bord

La mise à jour de votre tableau de bord Excel doit inclure un examen des données et de la visualisation. Tout d'abord, assurez-vous que vos sources de données ont été mises à jour et sont à jour. Cela peut impliquer de croiser des informations provenant de différentes sources ou de vérifier toute incohérence des données. Une fois que vous avez vérifié que vos données sont exactes, prenez le temps d'évaluer les visuels de votre tableau de bord. Les tableaux et les graphiques communiquent-ils clairement leur objectif ? Les couleurs, les polices et le style aident-ils votre tableau de bord à être visuellement attrayant ? Assurez-vous que votre tableau de bord ne contient aucune erreur et qu'il est esthétique pour fournir les bonnes informations à votre public.

Gestion de plusieurs sources de données et maintien de l'exactitude

L'organisation et la gestion de plusieurs sources de données peuvent être un processus fastidieux. Il est important de maintenir un système organisé d'entrées de données pour assurer l'exactitude de votre tableau de bord. Au lieu de compter sur des processus de mise à jour manuels, envisagez d'automatiser le processus de saisie des données. L'utilisation de la consolidation des données ou des tableaux croisés dynamiques peut aider à agréger, mettre à jour et transformer rapidement vos données.

Les organisations peuvent également envisager d'adopter une politique d'examen périodique des données du tableau de bord pour s'assurer qu'elles sont toujours exactes et pertinentes par rapport aux objectifs initiaux. Pour aider à maintenir l'exactitude, envisagez de créer des directives spécifiques pour les sources de données, la fréquence de mise à jour et les processus de révision.

Conclusion

La mise à jour des sources de données pour les tableaux de bord Excel peut être une tâche fastidieuse, mais elle fait partie intégrante de la mise à jour de votre tableau de bord avec les dernières informations. , y compris la création d'un processus automatisé et l'utilisation des fonctions d'Excel. Ce faisant, vous pouvez minimiser le travail manuel et gagner du temps tout en vous assurant que votre tableau de bord est aussi actuel et aussi utile que possible.

Résumé des sujets abordés

• Importer des données à partir de sources externes
• Utiliser des formules Excel
• Automatiser les mises à jour des données

Avantages de la mise à jour des sources de données pour les tableaux de bord Excel

La mise à jour des sources de données pour votre tableau de bord Excel offre un certain nombre d'avantages, à court et à long terme. Il réduit le temps passé à saisir manuellement des données dans le tableau de bord, vous faisant économiser des heures de travail. Cela garantit également que les données présentées dans vos tableaux de bord sont actuelles et à jour, ce qui contribue à son tour à une description plus précise de la situation. Les informations présentées dans vos tableaux de bord seront plus fiables et utiles aux utilisateurs, faisant du tableau de bord l'un des outils les plus importants de votre organisation.