Comment mettre à jour les sources de données pour les tableaux de bord Excel

Introduction

La possibilité d'utiliser efficacement les sources de données et de créer un tableau de bord Excel peut être un outil incroyablement puissant pour toute entreprise. Dans ce billet de blog, nous nous renseignerons sur les sources de données et leurs diverses utilisations, ainsi que sur la façon de les mettre à jour dans un tableau de bord Excel. Nous couvrirons des sujets tels que la définition des sources de données, la valeur des tableaux de bord Excel et comment gérer avec succès les sources de données dans votre tableau de bord. À la fin de cet article, vous pourrez mettre à jour en toute confiance vos sources de données dans les tableaux de bord Excel.

Que sont les sources de données?

Une source de données est une collecte de données utilisées pour générer une analyse des données incluses. Les sources de données peuvent aller des enregistrements physiques tels que les factures et les commandes de vente aux enregistrements numériques tels que les recherches sur le Web, les e-mails et réseaux sociaux des postes. Les sources de données peuvent être utilisées pour obtenir des informations sur comportement de la clientèle, Tendances entre les industries et autres informations utiles qui peuvent être utilisées pour éclairer la prise de décision.

La valeur des tableaux de bord Excel

Un tableau de bord Excel est une représentation visuelle de diverses sources de données utilisées pour obtenir des informations sur divers domaines d'une organisation ou d'une entreprise. Les tableaux de bord sont couramment utilisés pour fournir un aperçu des performances et sont utilisés à des fins de déclaration. Les tableaux de bord sont utiles pour identifier les tendances et obtenir une meilleure compréhension globale des données incluses. Les tableaux de bord sont également utiles lorsqu'il s'agit de définir des objectifs spécifiques et de prendre des décisions éclairées en fonction des données.

Qu'est-ce qu'une source de données?

Une source de données est l'emplacement d'un programme, comme Microsoft Excel, récupère les données utilisées pour la création de feuilles de calcul, de rapports et de tableaux de bord. Les types courants de sources de données utilisés par les entreprises comprennent des bases de données, des fichiers plats et d'autres tables. Des variantes de la même source de données peuvent également être utilisées, telles que les fichiers CSV, les fichiers XML et les API Web.

A. Types de sources de données

Il existe quatre principaux types de sources de données utilisées pour obtenir des données pour les applications de feuille de calcul:

• Bases de données: Les bases de données sont un type de données structurées. Ce type de source de données est populaire dans l'environnement d'entreprise depuis plus de deux décennies et inclut Oracle et Microsoft SQL Server. Le fait d'avoir ce type de source de données aide à garantir que les données sont toujours cohérentes et que tous les points de données sont capturés.
• Fichiers plats: Les fichiers plats sont une forme d'ensemble de données structuré, mais contrairement aux bases de données, elles ne sont pas connectées via une table de base de données. Les exemples courants de fichiers plats incluent des feuilles de calcul Excel, des fichiers texte et des fichiers de valeur séparée par les virgules (CSV).
• Autres tables: Les tableaux d'autres sources peuvent être utilisés comme sources de données. Cela inclut des tables du Web, telles que les tables HTML et les objets JSON. De plus, ces tableaux peuvent provenir d'autres applications et programmes tels que Google Sheets et Salesforce.
• Variantes: Des variantes de fichiers plats et d'autres sources de données sont également disponibles. Cela inclut les fichiers CSV et les fichiers XML ainsi que les API Web.

B. Avantages d'avoir une source de données

Le fait d'avoir une source de données est extrêmement bénéfique car il permet aux créateurs de tableau de bord Excel d'obtenir facilement et rapidement les données nécessaires à leur tableau de bord. De plus, avoir une source de données facilite le stockage du créateur de stocker et d'afficher les données, ainsi que de mettre à jour les points de données et de visualiser les modifications des données. En outre, avoir une source de données fournit au créateur un emplacement centralisé où les données sont stockées, et donc le créateur peut accéder au même ensemble de points de données et de visualisations sur plusieurs projets.

Connexion de sources de données aux tableaux de bord Microsoft Excel

La création d'un tableau de bord dans Microsoft Excel nécessite que vos données soient connectées au classeur. Bien que les tableaux de bord Excel puissent utiliser différentes sources de données telles que les services Web, les bases de données et les fichiers locaux, bon nombre de ces sources nécessitent un connecteur approprié avant qu'ils ne puissent être accessibles dans Excel. Des instructions étape par étape sur la façon de connecter les sources de données aux tableaux de bord Microsoft Excel sont fournis ci-dessous.

Étape 1: Choisissez un connecteur compatible

La première étape lors de la connexion des sources de données aux tableaux de bord Microsoft Excel consiste à choisir un connecteur compatible. Il existe une variété de connecteurs différents disponibles, notamment Microsoft Query, Power Query et Access Database Engine. Chaque connecteur propose une offre différente d'options de connexion sur serveur source et de base de données, alors assurez-vous de consulter la documentation de Microsoft pour des informations sur le connecteur qui conviendra le mieux à vos besoins.

Étape 2: Configurer la connexion

Une fois votre connecteur compatible choisi, l'étape suivante consiste à configurer la connexion. La configuration de la connexion implique la fourniture des paramètres de connexion appropriés et le test de connexion à la source de données. Une fois connecté, il est également important de vérifier les propriétés de connexion pour s'assurer que les paramètres de connexion sont corrects.

Étape 3: Voir la source de données dans Excel

La dernière étape dans la connexion des sources de données aux tableaux de bord Microsoft Excel consiste à afficher la source de données dans Excel. Cela se fait généralement en se connectant à la source de données dans l'éditeur de requête Power, puis en insérant les données dans Excel à l'aide de la feuille de travail appropriée. Il est important de noter que la source de données dans l'éditeur de requête de puissance et la feuille de calcul dans Excel sont liés, donc toutes les modifications apportées à la source de données dans l'éditeur de requête de puissance seront également reflétées dans la feuille de calcul dans Excel.

Sources de données rafraîchissantes

La mise à jour des sources de données dans les tableaux de bord Excel est un élément essentiel du processus de tableau de bord. Le rafraîchissement de votre source de données garantit que les modifications qui se sont produites dans la source de données depuis la création du tableau de bord ont été visibles dans le tableau de bord lui-même. Garder un tableau de bord à jour peut être essentiel aux affaires car il informe les décisions et stratégies commerciales critiques. Les sources de données doivent toujours être actualisées après la création du tableau de bord, puis régulièrement pour une utilité maximale.

Pourquoi il est important de rafraîchir une source de données

Des sources de données rafraîchissantes sont importantes pour maintenir le contenu du tableau de bord à jour et fiable. Les sources de données sont généralement tirées de plusieurs sources, telles que des bases de données ou des applications cloud, et les données peuvent changer rapidement. En ne rafraîchissant pas les sources de données, le tableau de bord peut devenir obsolète et inexact. De plus, la couverture des décisions basées sur des données inexactes peut conduire à des décisions commerciales coûteuses et contre-productives. Ainsi, un raffinement régulier des sources de données est essentiel.

Quand une source de données doit-elle être rafraîchie?

Les sources de données doivent être actualisées après la création du tableau de bord pour la première fois, puis sur une base régulière. Selon les besoins spécifiques du tableau de bord, la fréquence des rafraîchissements de données peut varier. Des rafraîchissements de données devraient se produire à la suite de modifications majeures de la source de données, telles que l'ajout ou l'édition d'enregistrements, ou pendant des intervalles régulièrement programmés.

Comment actualiser les sources de données avec Microsoft Excel

Microsoft Excel fournit plusieurs méthodes pour rafraîchir les sources de données. Le moyen le plus simple et le plus rapide de rafraîchir les sources de données est d'ouvrir le tableau de bord et de cliquer sur le bouton «Actualiser les sources de données». Cependant, si le tableau de bord et ses sources de données sont très importants et complexes, un rafraîchissement manuel peut prendre du temps. Microsoft Excel fournit également des fonctionnalités qui permettent de rafraîchir automatiquement les sources de données lorsque le tableau de bord est ouvert, à des intervalles spécifiques ou lorsque des modifications sont apportées dans la source de données.

• Ouvrez le tableau de bord et cliquez sur le bouton «Actualiser les sources de données».
• Utilisez les options de «rafraîchissement automatique» pour définir des fréquences de rafraîchissement régulières.
• Définissez les paramètres de rafraîchissement «sur le changement» pour garantir que les sources de données actualiseront lorsque des modifications sont apportées à la source de données.

Automatisation de rafraîchissement des données

En ce qui concerne la personnalisation et la mise à jour des tableaux de bord Excel, il est important de maintenir les sources de données à jour. L'automatisation de rafraîchissement des données peut aider à rationaliser ce processus et à conserver les tableaux de bord Excel courir doucement. L'automatisation de rafraîchissement des données implique la connexion de la source de données à la requête d'alimentation, la rafraîchissement automatique des sources de données et la configuration d'un calendrier d'actualisation.

Connexion de la source de données à la requête d'alimentation

La première étape pour l'automatisation de rafraîchissement des données consiste à connecter la source de données à la requête d'alimentation. Power Query est un puissant add-on Microsoft Excel qui permet aux utilisateurs de se connecter rapidement aux sources de données et de les manipuler. Avec Power Query, les utilisateurs peuvent facilement transformer les données en informations utilisables et significatives. Pour connecter la source de données à la requête d'alimentation, cliquez sur «Données» dans le ruban, puis cliquez sur «Obtenir des données» dans le menu déroulant. Sélectionnez le type de source de données et suivez les invites pour connecter la source de données à la requête d'alimentation.

Rafraîchissant automatiquement les sources de données

Une fois la source de données connectée à la requête d'alimentation, l'étape suivante consiste à configurer la source de données pour actualiser automatiquement. Cela peut être fait en définissant la source de données pour actualiser chaque fois que la feuille de calcul est ouverte. Pour ce faire, accédez à «Données» dans le ruban, puis cliquez sur «Rafraîchir tout» dans le menu déroulant. Assurez-vous que la case «actualiser lors de l'ouverture du fichier» est cochée. Cela garantira que les données sont automatiquement actualisées chaque fois que la feuille de calcul est ouverte.

Configuration d'un calendrier de rafraîchissement

La dernière étape de l'automatisation de rafraîchissement des données consiste à configurer un calendrier de rafraîchissement. Cela peut être fait en sélectionnant l'option «Rafraîchissement du calendrier» dans l'onglet «Données», puis en sélectionnant «Personnaliser». Ici, les utilisateurs peuvent configurer la fréquence de rafraîchissement et les temps spécifiques que les données doivent être actualisées. De plus, les utilisateurs peuvent également configurer les notifications par e-mail pour les rafraîchissements ratés. Suivez les instructions à l'écran pour configurer le calendrier de rafraîchissement.

Mise à jour de votre tableau de bord

UN Tableau de bord Excel réussi repose sur des données à la fois précises et à jour. Un tableau de bord bien construit devrait fournir aux utilisateurs des informations significatives rapidement et efficacement. Pour vous assurer que votre tableau de bord fonctionne de manière optimale, vous devez maintenir une source de données à jour.

Comment mettre à jour la visualisation du tableau de bord

Mettre à jour votre Le tableau de bord Excel devrait inclure un examen des données et de la visualisation. Tout d'abord, assurez-vous que vos sources de données ont été mises à jour et sont à jour. Cela peut impliquer des informations croisées de différentes sources ou de vérifier les incohérences de données. Une fois que vous avez vérifié que vos données sont exactes, prenez le temps d'évaluer vos visuels de tableau de bord. Les graphiques et les graphiques communiquent-ils clairement leur objectif? Les couleurs, les polices et le style aident-ils votre tableau de bord à être visuellement attrayant? S'assurer que votre tableau de bord est exempt d'erreurs et est esthétiquement agréable pour fournir les bonnes informations à votre public.

Gérer plusieurs sources de données et maintenir la précision

L'organisation et la gestion de plusieurs sources de données peuvent être un processus fastidieux. Il est important de maintenir un système organisé d'entrées de données pour garantir la précision de votre tableau de bord. Au lieu de s'appuyer sur les processus de mise à jour manuels, envisagez d'automatiser le processus d'entrée de données. L'utilisation de la consolidation des données ou des tables de pivot peut aider à agréger, mettre à jour et transformer rapidement vos données.

Les organisations peuvent également envisager d'adopter une politique pour examiner périodiquement les données du tableau de bord pour s'assurer qu'elle est toujours exacte et pertinente pour les objectifs originaux. Pour aider à maintenir la précision, envisagez de créer des directives spécifiques pour les sources de données, la mise à jour de la fréquence et les processus d'examen.

Conclusion

La mise à jour des sources de données pour les tableaux de bord Excel peut être une tâche fastidieuse, mais elle fait partie intégrante lorsqu'il s'agit de maintenir votre tableau de bord à jour avec les dernières informations. Ce billet de blog a discuté de certaines des façons d'optimiser ce processus, notamment en créant un processus automatisé et profiter d'Excel les fonctions. Ce faisant, vous pouvez minimiser la main-d'œuvre manuelle et gagner du temps tout en vous assurant que votre tableau de bord est aussi actuel et aussi utile que possible.

Résumé des sujets abordés

• Importation de données provenant de sources externes
• En utilisant Formules excel
• Automatisation des mises à jour de données

Avantages de la mise à jour des sources de données pour les tableaux de bord Excel

Mise à jour Les sources de données pour votre tableau de bord Excel offrent un certain nombre d'avantages, à court terme et à long terme. Il réduit le temps passé à saisir manuellement les données dans le tableau de bord, vous évitant les heures de travail. Il garantit également que les données présentées dans vos tableaux de bord sont à jour et à jour, ce qui contribue à son tour à une représentation plus précise de la situation. Les informations présentées dans vos tableaux de bord seront plus fiables et utiles aux utilisateurs, ce qui rend le tableau de bord l'un des outils les plus importants de votre organisation.