Comment automatiser vos tableaux de bord Excel

Présentation

Un tableau de bord Excel est un moyen efficace d'offrir des informations, des tendances et des résumés de données. Les tableaux de bord sont des outils visuels utilisés pour surveiller les indicateurs de performance critiques (KPI) et les mesures d'une organisation. En automatisant les tableaux de bord Excel, vous pouvez accéder rapidement à des données significatives et les présenter dans un format visuel facile à comprendre. Dans cet article de blog, nous discuterons des avantages de l'automatisation d'un tableau de bord Excel, ainsi que quelques conseils pour commencer.

Un tableau de bord peut aider une organisation à garder une longueur d'avance sur les changements dans ses environnements internes et externes, en prenant des décisions basées sur des données en temps réel. Il aide les équipes à repérer rapidement les domaines d'amélioration, ainsi que les tendances qui pourraient autrement être manquées. L'automatisation d'un tableau de bord Excel élimine la saisie manuelle des données, permettant ainsi des résultats plus rapides avec moins d'erreurs.

Les principaux avantages de l'automatisation des tableaux de bord Excel incluent :

• Réduction de la saisie manuelle des données et moins d'erreurs
• Réalisation plus facile d'analyses complexes
• Informations cohérentes et fiables plus rapidement
• Des informations plus précises sur les indicateurs de performances clés
• Amélioration de l'efficacité dans l'ensemble de l'organisation

Comprendre les éléments du tableau de bord

Les tableaux de bord offrent une vue d'ensemble de haut niveau des données qui aident les utilisateurs à analyser rapidement les tendances, à évaluer les performances et à prendre des décisions. Ils sont composés de différents éléments qui fonctionnent ensemble pour aider à présenter les données de manière compréhensible.

Types de graphiques

Les graphiques aident à créer des visualisations de données qui peuvent être lues rapidement et comparées à d'autres valeurs. Il existe plusieurs types de graphiques parmi lesquels choisir en fonction du type de données représentées. Par exemple, les graphiques à barres sont mieux adaptés pour comparer des catégories de données, tandis qu'un graphique linéaire affiche les tendances dans le temps. L'automatisation des types de graphiques dans Excel permet de gagner du temps et d'assurer la cohérence lors de la génération d'un tableau de bord.

Calculs

Les calculs sont importants dans les tableaux de bord car ils fournissent une somme numérique des données. Ceux-ci peuvent être utilisés pour présenter des résumés de données telles que des totaux, des moyennes, des valeurs minimales et maximales. L'automatisation des calculs dans Excel peut faire gagner du temps et garantir l'exactitude lors de la génération d'un tableau de bord.

Filtres

Les filtres permettent aux utilisateurs du tableau de bord d'explorer des points de données spécifiques. Par exemple, quelqu'un peut vouloir filtrer un certain mois de la vue du tableau de bord. L'automatisation des filtres dans Excel peut faire gagner du temps lors de la génération d'un tableau de bord et faciliter le filtrage rapide de données spécifiques.

En automatisant les différents éléments du tableau de bord dans Excel, vous pouvez générer rapidement et facilement un tableau de bord adapté à vos besoins. Cela vous aidera à vous assurer que le tableau de bord est précis et cohérent, et vous fera gagner du temps à long terme.

Exportation d'un tableau de bord

L'exportation d'un tableau de bord Excel nécessite la collecte de données à partir de plusieurs sources, la création d'un modèle de données, puis la création du tableau de bord. Le fait d'avoir un processus automatisé rend ce processus plus rapide et plus facile.

Collecte de données à partir de plusieurs sources

La collecte de données à partir de plusieurs sources peut être un processus intimidant. Pour faciliter ce processus, vous pouvez utiliser des outils tels que Power Query ou l'éditeur de requête pour extraire automatiquement les données de plusieurs sources. En outre, vous pouvez également utiliser des formules et des macros pour rationaliser le processus de collecte de données.

Création d'un modèle de données

Une fois que les données ont été collectées à partir de plusieurs sources, elles doivent être organisées dans un modèle de données. Ce modèle de données est essentiellement un modèle qui fournit une structure et une signification aux données. Des outils tels que Power Pivot vous permettent d'organiser rapidement de grandes quantités de données dans un modèle de données organisé.

Construire le tableau de bord

Vous pouvez utiliser divers outils pour créer votre tableau de bord, tels que Power BI, Tableau et Chart.io. Mais l'outil principal pour créer un tableau de bord Excel est Microsoft Excel.À l'aide de la mise en forme graphique, des diagrammes et des graphiques, vous pouvez facilement créer une visualisation interactive de vos données. Vous pouvez également utiliser une combinaison de Power Query et de Power Pivot pour automatiser les processus de collecte de données et de création de modèle de données. Cela vous fera gagner du temps à long terme.

Automatisation des processus

L'automatisation des tableaux de bord Excel vous fera gagner beaucoup de temps et d'énergie, vous permettant de rester concentré sur l'analyse des données et la prise de décisions. Dans cette section, nous allons passer en revue le processus d'accès et d'utilisation des fichiers Excel et automatiser l'actualisation des données et d'autres tâches.

Accéder aux fichiers Excel

La première étape de l'automatisation des tableaux de bord Excel consiste à établir une connexion entre votre ordinateur et le fichier Excel. Cela se fait souvent via un système ou un logiciel sécurisé, tel que Microsoft PowerApps ou Microsoft Flow, qui vous permettent d'accéder aux fichiers de n'importe où et à tout moment.

Une fois que vous avez établi la connexion entre votre machine et le fichier Excel, vous pouvez facilement accéder aux données et les utiliser pour créer des rapports. Vous pouvez également configurer un système pour importer et exporter des données d'Excel vers d'autres sources, telles que des bases de données, des sites Web et d'autres sources, vous fournissant des informations à jour et précises.

Automatiser l'actualisation des données

La prochaine étape de l'automatisation de vos tableaux de bord Excel consiste à automatiser le processus d'actualisation des données. Ce processus automatisé vous fera gagner du temps et des efforts pour rafraîchir manuellement les données à chaque fois, vous permettant de rester concentré sur l'analyse des données et la prise de décisions.

Il existe plusieurs façons d'automatiser le processus d'actualisation des données, notamment en utilisant les outils et services intégrés proposés par Microsoft, tels que Power Query et Power BI. De plus, si vous avez votre propre système personnalisé, vous pouvez configurer des scripts ou des commandes spécifiques afin d'automatiser le processus.

Automatiser d'autres tâches

Une fois que vous avez automatisé le processus d'actualisation des données et que les données de vos tableaux de bord Excel sont prêtes, vous pouvez également automatiser d'autres tâches liées à vos tableaux de bord. Par exemple, vous pouvez configurer des systèmes d'alerte automatisés pour vous avertir lorsque certains points de données changent ou lorsque certains seuils sont atteints.

Vous pouvez également automatiser le processus de création de rapports, où les données sont automatiquement mises à jour et les rapports sont générés et envoyés aux personnes ou services concernés. De plus, vous pouvez configurer des tâches planifiées afin de générer des rapports ou de suivre les mesures clés, ce qui vous permet de rester à jour et au courant des changements importants.

Rendre les tableaux de bord dynamiques

En tant qu'utilisateur d'Excel, vous pouvez créer des tableaux de bord interactifs pour résumer rapidement de grandes quantités de données et prendre des décisions plus rapides et précises. Ces tableaux de bord comportent une collection de graphiques, de tableaux croisés dynamiques et d'autres éléments visuels, qui capturent des informations clés sur vos données. Vous pouvez rendre ces tableaux de bord encore plus efficaces et efficients en les automatisant. L'automatisation de votre tableau de bord permet de rationaliser le processus de production de résumés de données et garantit des mises à jour fréquentes et immédiates des informations clés.

Définir les paramètres du tableau de bord

Avant de pouvoir automatiser votre tableau de bord, vous devez définir les paramètres qu'il utilisera. En fonction de vos données et du type de tableau de bord que vous créez, vous pouvez envisager les paramètres suivants :

• Fichier source de données
• Champs de données à inclure
• Graphiques à créer
• Plage de données pour chaque graphique

Ces paramètres constituent la base de votre tableau de bord automatisé et doivent être définis avant de lancer le processus d'automatisation.

Données de codage couleur

Un autre outil utile pour rendre les tableaux de bord dynamiques est le codage couleur. Le codage couleur vous permet d'identifier rapidement les points de données importants sur votre tableau de bord et fournit un repère visuel pour vous aider à comprendre les données.Le codage couleur de vos données est relativement simple et implique l'ajout d'une échelle de couleurs à votre champ de données, afin que vous puissiez rapidement repérer les changements dans les données sous-jacentes

Écrire des macros d'automatisation

Une fois que vous avez défini les paramètres de votre tableau de bord et décidé d'un schéma de codage couleur, vous pouvez commencer à automatiser le processus. L'écriture d'une macro d'automatisation implique l'utilisation de Visual Basic pour Applications (VBA) pour écrire un script qui exécutera les instructions que vous avez définies dans les paramètres. Ce script peut être utilisé pour exécuter le tableau de bord en arrière-plan sans aucune intervention manuelle de votre part.

L'écriture d'une macro d'automatisation pour votre tableau de bord implique généralement les étapes suivantes :

• Définir les paramètres de votre tableau de bord dans une macro VBA
• Création du tableau de bord
• S'assurer que le graphique est mis à jour régulièrement

Une fois que vous avez écrit et testé votre macro, vous pouvez l'enregistrer et l'exécuter régulièrement pour vous assurer que votre tableau de bord est continuellement mis à jour avec les dernières informations.

6. Considérations

Lorsqu'il s'agit d'automatiser vos tableaux de bord Excel, il y a quelques considérations clés à garder à l'esprit. Les trois points suivants revêtent une importance particulière : la sécurité des données, les exigences réglementaires et les limites du système.

a. Sécurité des données

La sécurité des données doit être une priorité absolue lors de l'automatisation de vos tableaux de bord Excel, car elle implique le stockage et le traitement d'une grande quantité d'informations sensibles. Par conséquent, il est essentiel que le système que vous utilisez pour construire vos tableaux de bord soit sécurisé et fiable. De plus, assurez-vous que tous les accès des utilisateurs sont étroitement gérés afin que seul le personnel autorisé puisse accéder aux données.

b. Exigences réglementaires

Selon le secteur dans lequel vous opérez et le type de données que vous gérez, certaines exigences réglementaires doivent probablement être respectées. Il est important de garder cela à l'esprit lors de l'automatisation de vos tableaux de bord Excel, car ne pas le faire pourrait entraîner de graves problèmes par la suite. Assurez-vous de bien comprendre toutes les réglementations applicables et assurez-vous que vos tableaux de bord sont conformes.

c. Limites du système

En raison de la complexité du processus d'automatisation impliqué, vous devrez peut-être travailler avec certaines limitations. Cela peut inclure des limitations de taille de données, le nombre de champs dans un jeu de données, etc. Il est important de comprendre clairement toutes les limites du système afin de pouvoir concevoir et mettre en œuvre vos tableaux de bord en conséquence.

Conclusion

L'automatisation des tableaux de bord Excel peut être un excellent moyen de rendre vos processus d'analyse, de visualisation et de présentation des données plus efficaces et agréables. L'automatisation des tableaux de bord Excel fournit un flux de travail rationalisé qui vous aide à identifier les tendances, à améliorer les performances et à garantir l'exactitude des enregistrements. Dans cet article de blog, vous avez appris comment automatiser vos tableaux de bord Excel et les avantages qui y sont associés.

Avantages de l'automatisation des tableaux de bord Excel

L'automatisation de vos tableaux de bord Excel offre plusieurs avantages, notamment :

• Gain de temps, car vous n'aurez plus besoin de mettre à jour manuellement vos tableaux de bord Excel.
• Amélioration de la précision, puisque vous n'aurez plus à vous soucier des erreurs manuelles.
• Visibilité accrue, car un tableau de bord automatisé vous permet de partager rapidement et facilement les informations que vous avez découvertes avec votre équipe.
• Une meilleure analyse et des décisions plus éclairées, car un tableau de bord automatisé peut vous aider à identifier des modèles et des tendances dans vos données que vous n'aviez peut-être pas remarqués auparavant.

Meilleures pratiques d'automatisation

Pour vous assurer de tirer le meilleur parti de l'automatisation de vos tableaux de bord Excel, voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit :

• Assurez-vous que vos sources de données sont à jour, fiables et accessibles.
• Conservez la conception de votre tableau de bord simple et facile à lire.
• Automatisez si possible, mais assurez-vous de laisser de la place pour la saisie manuelle si nécessaire
• Utilisez des formules, des tableaux croisés dynamiques et des outils graphiques pour faciliter l'interprétation de vos données.
• Assurez-vous de partager votre tableau de bord avec les personnes appropriées de votre organisation.

En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez tirer le meilleur parti de l'automatisation de vos tableaux de bord Excel et rendre vos tâches d'analyse, de visualisation et de création de rapports plus simples, plus efficaces et plus précises.