Comment automatiser vos tableaux de bord Excel

Introduction

Un tableau de bord Excel est un moyen efficace d'offrir des informations, des tendances et des résumés des données. Les tableaux de bord sont des outils visuels utilisés pour surveiller les indicateurs de performance critiques (KPI) et les mesures d'une organisation. En automatisant les tableaux de bord Excel, vous pouvez accéder rapidement aux données significatives et les présenter dans un format facile à comprendre et visuel. Dans cet article de blog, nous discuterons du Avantages de l'automatisation d'un tableau de bord Excel, ainsi que couvrez quelques conseils sur la façon de commencer.

Un tableau de bord peut aider une organisation à rester en avance sur les changements dans ses environnements internes et externes, prenant des décisions basées sur des données en temps réel. Il aide les équipes à repérer rapidement les zones d'amélioration, ainsi que les tendances qui pourraient autrement être manquées. L'automatisation d'un tableau de bord Excel élimine la saisie manuelle des données, permettant ainsi des résultats plus rapides avec moins d'erreurs.

Les principaux avantages de Automatisation des tableaux de bord Excel inclure:

  • Réduction de la saisie des données manuelles et moins d'erreurs
  • Achèvement plus facile de l'analyse complexe
  • Des informations cohérentes et fiables plus rapidement
  • Des informations plus précises sur les mesures de performance clés
  • Efficacité accrue à travers l'organisation


Comprendre les éléments du tableau de bord

Les tableaux de bord constituent un aperçu de haut niveau des données qui aident les gens à analyser rapidement les tendances, à évaluer les performances et à prendre des décisions. Ils sont composés de différents éléments qui fonctionnent ensemble pour aider à présenter les données de manière compréhensible.

Types de graphiques

Les graphiques aident à créer des visualisations de données qui peuvent être lues rapidement et comparées à d'autres valeurs. Il existe plusieurs types de graphiques à choisir en fonction du type de données représenté. Par exemple, les graphiques à barres sont les mieux adaptés pour comparer les catégories de données, tandis qu'un graphique en ligne affiche les tendances au fil du temps. L'automatisation des types de graphiques dans Excel peut gagner du temps et assurer la cohérence lors de la génération d'un tableau de bord.

Calculs

Les calculs sont importants dans les tableaux de bord car ils fournissent une sommation numérique des données. Ceux-ci peuvent être utilisés pour présenter des résumés de données telles que les totaux, les moyennes, les valeurs minimales et maximales. L'automatisation des calculs dans Excel peut gagner du temps et garantir la précision lors de la génération d'un tableau de bord.

Filtres

Les filtres permettent aux utilisateurs du tableau de bord de percer dans des points de données spécifiques. Par exemple, quelqu'un peut vouloir filtrer un certain mois à partir de la vue du tableau de bord. L'automatisation des filtres dans Excel peut gagner du temps lors de la génération d'un tableau de bord et faciliter la filtre rapidement des données spécifiques.

En automatisant les différents éléments du tableau de bord dans Excel, vous pouvez générer rapidement et facilement un tableau de bord adapté à vos besoins. Cela aidera à garantir que le tableau de bord est précis et cohérent, et vous fera gagner du temps à long terme.


Exportation d'un tableau de bord

L'exportation d'un tableau de bord Excel nécessite la collecte de données à partir de plusieurs sources, la création d'un modèle de données, puis la construction du tableau de bord. Avoir un processus automatisé rend ce processus plus rapide et plus facile.

Collecte de données à partir de plusieurs sources

La collecte de données à partir de plusieurs sources peut être un processus intimidant. Pour faciliter ce processus, vous pouvez utiliser des outils tels que Power Query ou l'éditeur de requête pour extraire automatiquement les données de plusieurs sources. De plus, vous pouvez également utiliser des formules et des macros pour rationaliser le processus de collecte de données.

Création d'un modèle de données

Une fois les données collectées à partir de plusieurs sources, elles doivent être organisées en un modèle de données. Ce modèle de données est essentiellement un modèle qui fournit une structure et un sens aux données. Des outils tels que Power Pivot vous permettent d'organiser rapidement de grandes quantités de données dans un modèle de données organisé.

Construire le tableau de bord

Vous pouvez utiliser une variété d'outils pour construire votre tableau de bord tel que Power BI, Tableau et Chart.io. Mais le principal outil pour Construire un tableau de bord Excel est Microsoft Excel. En utilisant le formatage graphique, les graphiques et les graphiques, vous pouvez facilement créer une visualisation interactive de vos données. Vous pouvez également utiliser une combinaison de Power Query and Power Pivot pour automatiser les processus de collecte de données et de création de modèles de données. Cela vous fera gagner du temps à long terme.


Automatisation des processus

Automatisation des tableaux de bord Excel vous fera économiser beaucoup de temps et d'énergie, vous permettant de rester concentré sur l'analyse des données et la prise de décisions. Dans cette section, nous allons passer en revue le processus d'accès et d'utiliser des fichiers Excel et d'automatiser la rafraîchissement des données et d'autres tâches.

Accéder aux fichiers Excel

La première étape vers Automatisation des tableaux de bord Excel est d'établir une connexion entre votre machine et le fichier Excel. Cela se fait souvent via un système ou un logiciel sécurisé, tel que Microsoft PowerApps ou Microsoft Flow, qui vous permettent d'accéder aux fichiers de n'importe où et de tout moment.

Une fois que vous avez la connexion entre votre machine et le fichier Excel, vous pouvez facilement accéder et utiliser les données pour créer des rapports. Vous pouvez également configurer un système pour importer et exporter des données d'Excel vers d'autres sources, telles que des bases de données, des sites Web et d'autres sources, vous fournissant des informations à jour et précises.

Automatisation de la rafraîchissement des données

La prochaine étape pour automatiser votre Les tableaux de bord Excel doivent automatiser le processus de rafraîchissement des données. Ce processus automatisé vous fera gagner du temps et des efforts pour rafraîchir manuellement les données à chaque fois, vous permettant de rester concentré sur l'analyse des données et la prise de décisions.

Il existe plusieurs façons d'automatiser le processus de rafraîchissement des données, notamment en utilisant des outils et services intégrés offerts par Microsoft, tels que Power Query et Power BI. De plus, si vous avez votre propre système personnalisé, vous pouvez configurer des scripts ou des commandes spécifiques afin d'automatiser le processus.

Automatiser d'autres tâches

Une fois que vous avez automatisé le processus de rafraîchissement des données et que les données pour vos tableaux de bord Excel sont prêtes, vous pouvez également automatiser d'autres tâches liées à vos tableaux de bord. Par exemple, vous pouvez configurer des systèmes d'alerte automatisés pour vous informer lorsque certains points de données changent ou lorsque certains seuils sont remplis.

Vous pouvez également automatiser le processus de création de rapports, où les données sont automatiquement mises à jour et les rapports sont générés et envoyés aux personnes ou départements concernés. De plus, vous pouvez configurer des tâches planifiées afin de générer des rapports ou de garder une trace des mesures clés, vous permettant de rester à jour et en plus des changements importants.


Rendre la dynamique des tableaux de bord

En tant qu'utilisateur Excel, vous pouvez Créer des tableaux de bord interactifs Pour résumer rapidement de grandes quantités de données et prendre des décisions plus rapides et précises. Ces tableaux de bord comportent une collection de graphiques, de tables de pivot et d'autres visuels, qui capturent des informations clés sur vos données. Vous pouvez rendre ces tableaux de bord encore plus efficaces et efficaces en les automatisant. L'automatisation de votre tableau de bord aide à rationaliser le processus de production de résumés de données et assure des mises à jour fréquentes et immédiates des informations clés.

Définition des paramètres de tableau de bord

Avant de pouvoir automatiser votre tableau de bord, vous devrez définir les paramètres qu'il utilisera. Selon vos données et le type de tableau de bord que vous créez, vous voudrez peut-être considérer les paramètres suivants:

  • Fichier de source de données
  • Champs de données à inclure
  • Graphiques à créer
  • Gamme de données pour chaque graphique

Ces paramètres constituent la base de votre tableau de bord automatisé et doivent être décidés avant de démarrer le processus d'automatisation.

Données de codage couleur

Un autre outil utile pour rendre la dynamique des tableaux de bord est le codage couleur. Le codage couleur vous permet d'identifier rapidement les points de données importants sur votre tableau de bord et fournit un repère visuel pour vous aider à donner un sens aux données. Le codage des couleurs de vos données est relativement simple et implique d'ajouter une échelle de couleurs à votre champ de données, vous pouvez donc rapidement repérer les changements dans les données sous-jacentes.

Rédaction de macros d'automatisation

Une fois que vous avez défini les paramètres de votre tableau de bord et décidé d'un schéma de codage couleur, vous pouvez commencer à automatiser le processus. Écrire un La macro d'automatisation implique d'utiliser Visual Basic Pour que les applications (VBA) écrivent un script qui exécutera les instructions que vous avez définies dans les paramètres. Ce script peut être utilisé pour exécuter le tableau de bord en arrière-plan sans aucune entrée manuelle de vous.

La rédaction d'une macro d'automatisation pour votre tableau de bord implique généralement les étapes suivantes:

  • Définir les paramètres de votre tableau de bord dans une macro VBA
  • Création du tableau du tableau de bord
  • S'assurer que le graphique est mis à jour régulièrement

Une fois que vous avez écrit et testé votre macro, vous pouvez l'enregistrer et l'exécuter régulièrement pour vous assurer que votre tableau de bord est continuellement mis à jour avec les dernières informations.


6. Considérations

En ce qui concerne l'automatisation de vos tableaux de bord Excel, il y a quelques considérations clés à garder à l'esprit. Les trois points suivants sont particulièrement importants: la sécurité des données, les exigences réglementaires et les limitations du système.

un. Sécurité des données

La sécurité des données devrait être un Priorité absolue lors de l'automatisation de vos tableaux de bord Excel car il s'agit de stocker et de traiter une grande quantité d'informations sensibles. Par conséquent, il est essentiel que le système que vous utilisez pour construire vos tableaux de bord soit sécurisé et fiable. De plus, assurez-vous que tout l'accès des utilisateurs est étroitement géré afin que seul le personnel autorisé puisse accéder aux données.

né Exigences réglementaires

Selon l'industrie dans laquelle vous opérez et le type de données que vous gérez, il existe probablement certaines exigences réglementaires qui doivent être respectées. Il est important de garder cela à l'esprit lors de l'automatisation de vos tableaux de bord Excel, car le fait de ne pas le faire pourrait entraîner de graves problèmes sur la route. Assurez-vous de bien comprendre toutes les réglementations pertinentes et assurez-vous que vos tableaux de bord sont conformes.

c. Limitations du système

En raison de la complexité du processus d'automatisation impliqué, il peut y avoir certaines limites avec lesquelles vous devez travailler. Cela peut inclure des limitations de taille des données, le nombre de champs dans un ensemble de données, et plus encore. Il est important de comprendre clairement toutes les limites du système afin que vous puissiez concevoir et implémenter vos tableaux de bord en conséquence.


Conclusion

Automatisation Les tableaux de bord Excel peuvent être un excellent moyen de faire votre analyse, la visualisation et les processus de présentation des données plus efficaces et plus agréables. Automatisation des tableaux de bord Excel Fournit un flux de travail rationalisé qui vous aide à identifier les tendances, à améliorer les performances et à garantir la précision des enregistrements. Dans cet article de blog, vous avez appris à automatiser vos tableaux de bord Excel et les avantages associés à cela.

Avantages de l'automatisation des tableaux de bord Excel

L'automatisation de vos tableaux de bord Excel offre plusieurs avantages, notamment:

  • Économies de temps, car vous n'aurez plus besoin de mettre à jour manuellement vos tableaux de bord Excel.
  • Amélioration de la précision, car vous n'aurez pas à vous soucier des erreurs manuelles.
  • Une visibilité accrue, depuis un tableau de bord automatisé Vous permet de partager rapidement et facilement les idées que vous avez découvertes avec votre équipe.
  • Une meilleure analyse et des décisions plus éclairées, car un tableau de bord automatisé peut vous aider à identifier les modèles et les tendances de vos données que vous n'avez peut-être pas remarquées auparavant.

Meilleures pratiques d'automatisation

Pour vous assurer de tirer le meilleur parti de l'automatisation de vos tableaux de bord Excel, voici quelques meilleures pratiques à garder à l'esprit:

  • Assurez-vous que vos sources de données sont à jour, fiables et accessibles.
  • Garder votre conception du tableau de bord Simple et facile à lire.
  • Automatiser la mesure du possible, mais assurez-vous de laisser une certaine place pour une entrée manuelle si nécessaire.
  • Utilisez des formules, des tables de pivot et des outils de cartographie pour faciliter l'interprétation de vos données.
  • Assurez-vous de partager votre tableau de bord avec les personnes appropriées de votre organisation.

En suivant ces meilleures pratiques, vous pouvez tirer le meilleur parti de l'automatisation de vos tableaux de bord Excel et rendre vos tâches d'analyse, de visualisation et de rapport de données plus faciles, plus efficaces et plus précises.

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