Comment surveiller et mesurer les KPI des comptes fournisseurs

Présentation

Le suivi et la mesure des indicateurs de performance clés (KPI) sont un élément important du succès d'une entreprise. Les KPI sont des mesures qui sont utilisées pour suivre et mesurer les progrès, identifier les problèmes et les domaines d'amélioration possibles, et donner aux organisations une visibilité sur leurs performances. Les KPI des comptes fournisseurs (AP) donnent un aperçu de l'efficacité et des performances des processus AP d'une entreprise.

Dans cet article de blog, nous aborderons les différents aspects des KPI AP, comment les surveiller et les mesurer, et pourquoi il est important de le faire. Nous examinerons également les différents types de KPI AP et comment ils peuvent être utilisés pour suivre et améliorer l'efficacité de vos processus AP.

Identifier les KPI pertinents

Les organisations utilisent des indicateurs de performance clés (KPI) pour le processus des comptes fournisseurs (AP) afin de mesurer les performances de leur service AP et d'assurer des résultats fructueux. Il est important que les entreprises puissent suivre leurs progrès et rechercher des opportunités d'amélioration sur une base continue. Par conséquent, l'identification des KPI pertinents à surveiller est une étape essentielle pour toute procédure de comptes fournisseurs réussie.

KPI des comptes fournisseurs (AP) pertinents à prendre en compte

La liste des KPI à prendre en compte varie selon les organisations et leurs activités. Les KPI AP courants qui peuvent être utilisés pour mesurer les performances du service AP d'une organisation incluent :

• Moyenne des jours pour payer
• Taux d'exactitude des paiements
• Coûts AP totaux en % du chiffre d'affaires
• Nombre moyen de factures syndiquées
• Pourcentage de paiements anticipés

Se mettre d'accord sur des KPI régulièrement contrôlés

Une fois les KPI pertinents identifiés, l'organisation doit définir les paramètres à surveiller régulièrement. Cela peut inclure tous les KPI identifiés, ou une sélection d'entre eux, en fonction de leur pertinence. Cela permettra de s'assurer que l'équipe AP suit ses performances aussi précisément que possible et que les mesures mesurées reflètent les buts et objectifs de l'organisation.

Les organisations peuvent souhaiter créer un plan de trois mois décrivant les KPI à mesurer en détail, et la fréquence à laquelle ils seront suivis et contrôlés. Ce plan doit également inclure des valeurs cibles ou des objectifs spécifiques, de sorte que si les performances des KPI chutent en dessous d'un niveau prédéfini, une enquête plus approfondie peut être menée pour déterminer la cause et appliquer les mesures nécessaires pour résoudre tout problème.

Surveillance des KPI des comptes fournisseurs

Automatisation du processus de surveillance des KPI AP

Les organisations avec de grands départements traitant des fonctions liées aux comptes fournisseurs devraient envisager d'automatiser leurs processus de surveillance des KPI AP. L'automatisation de la surveillance des KPI AP peut entraîner des économies importantes tout en offrant une surveillance supplémentaire qui peut aider à garantir que les paiements sont ponctuels et exacts.

Les avantages de l'automatisation du processus incluent :

• Rationalisation des processus de paiement à tous les niveaux.
• Centraliser les données KPI pouvant être utilisées pour les rapports et les analyses.
• Améliorer la précision et réduire les erreurs de saisie.
• Réduire les processus manuels et les coûts opérationnels.
• Assurer la conformité aux politiques et réglementations.

Afin d'automatiser le processus, les organisations peuvent envisager de mettre en place une solution d'automatisation des comptes fournisseurs dans le cloud ou sur site qui peut collecter, suivre, mesurer et générer des rapports précis sur les KPI liés aux transactions des comptes fournisseurs.

Établir des lignes directrices pour un rapport rapide sur les KPI

En plus d'automatiser le processus de surveillance des KPI AP, les organisations doivent également définir des directives pour la création de rapports en temps opportun sur les KPI. L'établissement de lignes directrices pour le reporting des KPI peut garantir que les données rapportées sont à jour et peuvent être utilisées pour évaluer avec précision les performances des processus de comptabilité fournisseurs de l'organisation.

Les organisations doivent envisager de définir les directives suivantes :

• Définir qui est responsable de l'analyse et du rapport des KPI
• Mise en place d'examens périodiques des KPI. Les exemples peuvent inclure des examens quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.
• Développer des modèles et des formulaires pour les rapports KPI.
• S'assurer que les critères de performance sont conformes aux objectifs de l'organisation.
• Utilisation des indicateurs de performance clés pour éclairer les améliorations de processus et obtenir des informations sur les domaines à améliorer.

En établissant des directives pour un reporting rapide des KPI, les organisations peuvent s'assurer que leurs KPI AP sont précis, opportuns et fournissent des informations utiles pour l'amélioration des processus.

Dépannage des KPI sous-performants

Identifier les causes de la sous-performance

En ce qui concerne les KPI des comptes fournisseurs, il est important de suivre ces indicateurs pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour la santé financière globale. Cependant, si vous constatez que vos KPI sont sous-performants, il est essentiel que vous en identifiiez les causes afin de prendre les mesures correctives nécessaires.

La première chose à faire est d'examiner de près les données relatives aux KPI de vos comptes fournisseurs et de poser les questions suivantes :

• Existe-t-il une tendance aux échéances manquées ou aux retards de paiement ?
• Y a-t-il un problème avec les paiements des fournisseurs ?
• Existe-t-il des écarts entre les comptes fournisseurs et les comptes clients ?
• Y a-t-il un problème avec le personnel chargé des comptes fournisseurs ?

Une fois que vous avez une vue d'ensemble des indicateurs de performance des comptes fournisseurs, vous pouvez rechercher les thèmes ou tendances communs susceptibles d'être à l'origine de la sous-performance. Une fois que vous avez identifié la cause de la sous-performance, vous pouvez alors y remédier afin d'améliorer les KPI des comptes fournisseurs.

Mettre en œuvre des solutions d'action corrective

Une fois la cause de la sous-performance identifiée, il est important de mettre en œuvre des solutions d'action corrective. Selon la cause du problème, vous devrez peut-être prendre différentes mesures pour remettre les KPI de vos comptes fournisseurs sur la bonne voie.

Si le problème est lié à la dotation en personnel, vous devrez peut-être former ou embaucher de nouveaux membres du personnel pour vous assurer que les paiements sont traités correctement et à temps. Si le problème est lié aux paiements des fournisseurs, il peut être nécessaire de négocier de nouvelles conditions avec les fournisseurs ou de passer à des méthodes de paiement plus fiables. Si le problème est lié à des écarts entre les comptes créditeurs et les comptes débiteurs, il peut être nécessaire de revoir les processus et les procédures pour garantir des rapports précis et opportuns.

Quelle que soit la cause du problème, il est important de prendre des mesures correctives afin de s'assurer que les KPI de vos comptes fournisseurs sont régulièrement surveillés et que tout problème est résolu rapidement. Prendre les mesures nécessaires pour suivre les KPI des comptes fournisseurs peut aider à assurer la santé financière globale de votre organisation.

Mesurer les progrès des comptes fournisseurs

La mesure de l'efficacité d'un processus de comptabilité fournisseur nécessite le suivi d'indicateurs de performance clés (KPI). Les KPI sont des mesures importantes utilisées pour évaluer les performances et identifier les domaines à améliorer. En surveillant régulièrement les KPI, les entreprises peuvent s'assurer que le processus des comptes fournisseurs se déroule de manière fluide et efficace.

Examiner l'efficacité des KPI individuels

Une façon de mesurer la progression des comptes fournisseurs consiste à examiner les KPI individuels. Cela implique de comparer les performances réelles par rapport à un niveau ou un objectif souhaité. Par exemple, vous pouvez mesurer le délai de traitement des paiements en examinant le nombre moyen de jours nécessaires pour traiter une facture ou un paiement. Si le délai d'exécution est supérieur à l'objectif, cela peut indiquer que le processus des comptes fournisseurs doit être amélioré.

En outre, vous pouvez examiner d'autres KPI tels que le nombre de paiements en double, le nombre de paiements inexacts ou le nombre de factures impayées. Ces KPI peuvent indiquer des domaines potentiels d'amélioration, tels qu'une meilleure formation du personnel ou des processus plus efficaces. .

Suivi de l'amélioration des KPI au fil du temps

Il est important de suivre les KPI au fil du temps pour déterminer si le processus des comptes fournisseurs s'améliore. Cela implique de comparer les performances actuelles aux performances historiques. Si les KPI ont une tendance à la hausse, cela peut indiquer que le processus des comptes fournisseurs fonctionne plus efficacement.

Par exemple, si le délai d'exécution des paiements s'améliore constamment, cela peut indiquer que le personnel connaît mieux le processus ou que le processus a été rationalisé pour améliorer l'efficacité. De même, si le nombre de paiements en double a tendance à baisser, cela peut indiquer que le personnel est mieux formé pour reconnaître les factures et les paiements en double.

Améliorer les performances des comptes fournisseurs

L'amélioration des performances des comptes fournisseurs implique une analyse minutieuse du système actuel des comptes fournisseurs et des KPI correspondants, ainsi que l'implication des départements concernés et l'ajustement des processus pour améliorer les performances.

Impliquer les départements concernés

La performance des comptes fournisseurs est grandement affectée par d'autres services, tels que les achats, les finances et l'informatique. Il est important d'obtenir les commentaires de ces ministères et aussi de les informer des changements et des initiatives liés aux comptes créditeurs. La communication est essentielle au maintien d'un système de comptes fournisseurs efficace.

Ajuster les processus en fonction des métriques KPI

Une fois les indicateurs de performance clés surveillés et mesurés, il est important d'ajuster les processus et les opérations afin d'atteindre les objectifs des comptes fournisseurs. Cela peut impliquer de réduire le temps de traitement des paiements, d'améliorer l'exactitude des paiements et de réduire les taux d'écart. L'objectif est d'améliorer continuellement le système et d'atteindre les KPI afin d'optimiser les performances des comptes fournisseurs.

Pour garantir le succès, il est important d'examiner régulièrement les KPI des comptes fournisseurs et d'ajuster les processus et les procédures pour s'assurer que les performances restent optimales. Cela peut impliquer la mise en œuvre de nouvelles technologies, l'introduction de nouveaux délais de processus et la révision des procédures. En surveillant et en intégrant en permanence les commentaires des différents services, ainsi qu'en procédant à des ajustements continus, les organisations peuvent s'assurer que leurs systèmes de comptes fournisseurs resteront efficaces.

Conclusion

Le suivi et la mesure des KPI des comptes fournisseurs sont essentiels pour améliorer l'efficacité organisationnelle, les flux de trésorerie et la conformité réglementaire. En comprenant et en suivant les indicateurs de performance clés, les entreprises peuvent accroître la transparence de leurs transactions et maintenir un niveau de contrôle qualité. Les avantages avérés de la surveillance et de la mesure des KPI des comptes fournisseurs incluent une meilleure visibilité financière, moins d'erreurs, une efficacité opérationnelle améliorée et des économies de coûts accrues.

Avantages prouvés de la surveillance et de la mesure des KPI des comptes fournisseurs

• Visibilité financière accrue
• Moins d'erreurs
• Amélioration de l'efficacité opérationnelle
• Économies accrues

Mettre en œuvre les meilleures pratiques pour obtenir des résultats optimaux dans les performances des comptes fournisseurs

Pour obtenir des performances optimales en matière de comptes fournisseurs, les entreprises doivent mettre en œuvre les meilleures pratiques telles que la rationalisation des processus, l'exploitation de la technologie et l'amélioration des contrôles. La rationalisation des processus peut aider à réduire les erreurs manuelles, tandis que l'utilisation de la technologie peut faciliter des paiements précis et plus rapides. L'amélioration des contrôles peut aider à garantir l'exactitude des informations et à prévenir la fraude. La mise en pratique de ces meilleures pratiques peut aider à garantir que les KPI des comptes fournisseurs sont surveillés et mesurés efficacement.