Comment mettre en œuvre un système efficace de suivi réel vs budget

Présentation

Un système de suivi des dépenses réelles par rapport au budget permet de suivre les données réelles par rapport aux dépenses budgétées dans les services, projets et programmes. L'utilisation de ce système permet aux organisations d'identifier les dépassements budgétaires, les domaines à améliorer et les opportunités d'économies budgétaires.

Les avantages de la mise en place d'un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget sont les suivants :

• Fournit des informations sur les performances des activités financières
• Aide au processus de prise de décision
• Aide à mesurer le succès des changements de politique au fil du temps
• Développe une compréhension des tendances de dépenses
• Garantit la transparence des processus de budgétisation

Décrire les étapes requises.

A. Définir les paramètres budgétaires

La mise en œuvre d'un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget nécessite de définir clairement le budget que vous surveillez. Cela devrait inclure la portée du budget, l'exercice auquel le budget s'applique, le calendrier budgétaire et tout autre détail nécessaire pour suivre correctement le budget. Tout le personnel responsable du suivi du budget doit être informé de ses paramètres afin de s'assurer qu'il saisit et contrôle les données avec précision.

B. Établir un système de suivi

Le système de suivi que vous utilisez doit être adapté à vos paramètres budgétaires spécifiques et aux objectifs que vous souhaitez atteindre. Ce système doit inclure les éléments suivants :

• Une base de données sécurisée adaptée au stockage et à la maintenance des données budgétaires
• Un système de saisie de budget facile à utiliser avec des niveaux d'accès appropriés
• Suivi en temps réel des informations budgétaires et de l'activité
• Alertes automatisées pour les écarts de budget

Le système doit être pratique et facile à utiliser afin que le personnel puisse saisir les données budgétaires et suivre les performances réelles avec un minimum d'effort. Les performances doivent être mesurables à tout moment pour s'assurer que les objectifs budgétaires sont atteints.

C. Surveiller les performances

Pour s'assurer que les objectifs du système de suivi budgétaire sont atteints, un suivi continu des performances est nécessaire. Cela devrait être effectué par un superviseur désigné, qui devrait suivre et examiner régulièrement les données budgétaires. Le superviseur devrait également être chargé d'identifier les écarts et de lancer des actions correctives si nécessaire.

En outre, tous les membres du personnel impliqués dans le système de suivi budgétaire doivent recevoir des informations sur leurs progrès afin de maintenir leur engagement et de garantir des résultats précis. Ces commentaires doivent être opportuns et adaptés à leurs performances individuelles.

Mise en place d'un système de suivi

Quand vient le temps d'établir un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget, de nombreux facteurs doivent être pris en compte. Tout d'abord, vous devrez décider si vous devez utiliser un logiciel personnalisé ou acheter une solution. Vous devrez tenir compte des méthodes de saisie et de catégorisation des données. Examinons de près chacun de ces facteurs.

Logiciel personnalisé ou acheté

La première décision à prendre est d'utiliser un logiciel développé sur mesure ou d'acheter une solution existante. Un logiciel développé sur mesure peut offrir une flexibilité maximale et des fonctionnalités sur mesure pour des besoins spécifiques. Cependant, le coût est souvent un facteur lorsque l'on considère le développement personnalisé et le temps nécessaire pour créer une solution. L'achat d'une solution existante est parfois une option plus rentable, car le logiciel est entièrement testé, prêt à être déployé et peut être mis en œuvre rapidement.

Saisie de données

L'étape suivante après avoir décidé d'utiliser un logiciel développé sur mesure ou acheté consiste à examiner le processus de saisie des données. L'établissement d'un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget nécessite une saisie précise des données. Il est important de garantir l'exactitude des données saisies dans le système, afin de garantir l'exactitude de la comparaison budgétaire. Envisagez d'établir un processus d'approbation pour la saisie des données et d'exiger la réalisation d'une vérification quotidienne ou hebdomadaire.

Catégorisation

La catégorisation est un autre aspect important de l'établissement d'un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget. La possibilité de catégoriser efficacement les transactions permettra de comparer facilement les éléments budgétisés par rapport aux éléments réels. Cela permettra également une meilleure analyse des dépenses, aidant à identifier les domaines d'opportunité. Envisagez d'utiliser un système de classification simple, tel que l'utilisation de classifications de revenus, de dépenses et d'autres catégories, pour garantir une catégorisation et une comparaison budgétaire précises.

En considérant un logiciel personnalisé plutôt qu'en achetant une solution existante, en établissant un processus de saisie de données précis et une catégorisation appropriée des transactions, un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget peut être facilement établi, ce qui conduira à une budgétisation et une comparaison précises.

Surveiller les performances

Le suivi réel par rapport au budget est un élément important de la stratégie financière. Pour assurer la mise en œuvre et l'exécution efficaces d'un tel système, la surveillance continue des performances est la clé du succès. Il existe plusieurs mesures que les propriétaires d'entreprise et les équipes financières peuvent prendre pour suivre les performances et la productivité.

Utiliser les données historiques

L'utilisation de l'historique des données réelles par rapport au budget est un élément important de la surveillance des performances. Elle permet d'identifier les tendances à long terme de la productivité et des dépenses. Par exemple, si l'entreprise a constamment dépassé son budget, cela pourrait signaler une opportunité d'augmenter ses dépenses et d'être plus agressif dans d'autres domaines de l'entreprise. De même, si l'entreprise a dépassé son budget pendant plusieurs trimestres, cela peut indiquer des problèmes sous-jacents au sein du système de budgétisation.

Créer des rapports et des graphiques

La création de rapports détaillés et de représentations graphiques des performances et du budget peut fournir des informations supplémentaires sur le fonctionnement de l'entreprise. Cela facilite également le partage d'informations et de résultats avec les membres de l'équipe afin qu'ils puissent prendre des décisions plus éclairées lors des prévisions budgétaires futures. Par exemple, un graphique représentant les dépenses réelles par rapport au budget sur plusieurs trimestres peut aider à démontrer l'ampleur du problème de budgétisation.

Établir des panneaux d'avertissement

La mise en place de panneaux d'avertissement garantira que l'équipe financière et les propriétaires d'entreprise prennent des mesures correctives si et quand cela est nécessaire. Cela peut être basé sur des écarts spécifiques entre les dépenses réelles et budgétées, ou il peut s'agir d'une alarme générale qui se déclenche lorsqu'un certain seuil est dépassé. Prendre des mesures correctives dès que des signes avant-coureurs sont identifiés peut aider à éviter que des problèmes plus importants ne surviennent à l'avenir.

• Identifiez les écarts spécifiques entre les dépenses réelles et budgétées.
• Configurez des alarmes générales qui se déclenchent lorsqu'un certain seuil est dépassé.
• Prendre des mesures proactives pour empêcher l'escalade de tout problème.

Surmonter les défis courants

Lors du suivi et de la comparaison des dépenses réelles et budgétées, les entreprises sont souvent confrontées à des obstacles communs. Quelques-uns d'entre eux sont abordés ci-dessous.

Accès aux données

Si votre équipe financière s'appuie sur des sources tierces pour collecter et rassembler des données pertinentes, soyez conscient du temps dont elle a besoin pour accéder rapidement à ces données. Même avec des processus automatisés en place pour collecter des informations sur une base mensuelle, la capacité des équipes financières à interpréter ces données et à les partager avec d'autres parties de l'entreprise pourrait être limitée si les données ne sont disponibles que sur une base trimestrielle ou annuelle.

Différentes unités commerciales

Le processus de budgétisation peut être difficile si l'entreprise opère dans différentes parties du monde, a des devises différentes et a des priorités commerciales différentes. Cela peut compliquer le suivi des dépenses par les équipes financières, car leurs rapports et analyses doivent refléter la budgétisation de plusieurs unités commerciales.

Planification inexacte

Une planification inexacte ou une mauvaise communication entre les services peut être l'un des plus grands défis lors du suivi des dépenses réelles par rapport au budget Si les services ne sont pas en mesure de fournir des prévisions précises et opportunes de leurs dépenses ou revenus, le suivi et la comparaison des dépenses réelles et budgétées peuvent devenir difficiles . Sans données précises et fiables, il peut être difficile pour l'équipe financière de prendre des décisions éclairées.

Mettre en évidence les principaux avantages

Le suivi des performances réelles par rapport au budget est l'une des pratiques les plus importantes de toute organisation. Avec un système efficace de suivi réel vs budget en place, les organisations peuvent bénéficier d'une gamme d'avantages. Il s'agit notamment d'une rentabilité accrue, d'informations plus pertinentes et précises et d'un meilleur contrôle.

Augmenter la rentabilité

Un système efficace de suivi du budget réel par rapport au budget peut fournir une analyse approfondie des performances financières, donnant aux organisations les informations dont elles ont besoin pour identifier les domaines dans lesquels elles peuvent devenir plus efficaces et réduire les coûts. Ces informations peuvent permettre aux organisations d'utiliser les ressources plus efficacement, d'identifier les domaines qui nécessitent plus d'attention et d'améliorer la rentabilité globale.

Informations pertinentes et exactes

En suivant avec précision les performances réelles par rapport au budget, les organisations disposent également des outils nécessaires pour créer des informations plus pertinentes et précises. Cela peut leur permettre de prendre des décisions financières meilleures et plus éclairées, augmentant ainsi l'efficacité et la précision de leur planification budgétaire.

Un meilleur contrôle

L'utilisation d'un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget peut également permettre aux organisations de mieux contrôler leurs performances financières. Grâce aux informations fournies par ce système, les organisations peuvent s'assurer que leurs budgets sont respectés et qu'elles prennent des décisions financières judicieuses.

Conclusion

Un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget est essentiel pour maintenir une gestion financière cohérente dans toute grande organisation. Un tel système devrait être établi avec un objectif clair et réalisable pour s'assurer qu'il peut être mis en œuvre de manière opportune et efficace. Avec une planification et une collaboration appropriées entre les équipes financières, un système de suivi efficace peut fournir un aperçu précis de la situation financière d'une entreprise, ainsi que des informations utiles qui peuvent aider à la prise de décision.

Il est important de mettre en œuvre correctement le système de suivi en fixant des objectifs réalistes, en établissant un modèle de budgétisation approprié et en créant un système de suivi fiable. L'automatisation de votre système peut également être extrêmement utile, car elle peut vous fournir des données plus précises et à jour et vous éviter un travail manuel fastidieux. Avec le bon système en place, les organisations peuvent s'assurer que leurs données réelles par rapport au budget sont fiables, précises et opportunes, ce qui leur permet de prendre de meilleures décisions et d'améliorer leurs performances financières.