Tutoriel Excel: comment retirer les données d'Excel

Introduction


Excel est un outil puissant pour organiser et analyser les données, mais pour en tirer le meilleur parti, vous devez savoir comment Tirez les données d'Excel. Que vous ayez besoin d'extraire des informations spécifiques pour un rapport ou d'analyser les tendances et les modèles, il est essentiel de comprendre comment extraire efficacement les données. Dans ce tutoriel, nous couvrirons les bases de Tirer les données d'Excel, y compris comment utiliser les formules, les filtres et autres outils pour extraire les informations dont vous avez besoin.


Points clés à retenir


  • Il est essentiel de comprendre comment extraire les données d'Excel pour organiser et analyser efficacement les informations.
  • L'identification des données spécifiques à extraire et la compréhension de la structure de la feuille Excel sont des étapes cruciales du processus.
  • Les fonctions Excel telles que VLookup et Hlookup peuvent être utilisées pour extraire efficacement des données spécifiques.
  • Les données de filtrage et de tri aident à localiser et à tirer facilement les informations requises.
  • Les léonniers et la connexion à des sources de données externes fournissent des outils supplémentaires pour l'analyse et l'extraction des données.


Comprendre les données


Lorsqu'il s'agit de retirer les données d'Excel, il est important de comprendre d'abord les données avec lesquelles vous travaillez. Cela implique d'identifier les données spécifiques à retirer et de comprendre la structure de la feuille Excel.

A. Identification des données spécifiques à extraire

Avant de commencer à extraire des données d'Excel, il est essentiel d'identifier clairement les données spécifiques dont vous avez besoin. Cela pourrait inclure l'identification des colonnes, des lignes ou des cellules spécifiques qui contiennent les données qui vous intéressent. En identifiant clairement les données dont vous avez besoin, vous pouvez rationaliser le processus de réalisation des données et éviter une confusion inutile.

B. Comprendre la structure de la feuille Excel

Comprendre la structure de la feuille Excel consiste à savoir comment les données sont organisées dans la feuille de calcul. Cela comprend la compréhension des en-têtes, la disposition des données et toute formatage ou formule pertinente qui peut être en place. En comprenant la structure de la feuille Excel, vous pouvez vous assurer de retirer les données avec précision et efficacement.


Utiliser les fonctions Excel


Excel est un outil puissant pour la gestion et l'analyse des données, et en utilisant ses fonctions intégrées, les utilisateurs peuvent facilement extraire des données spécifiques de leurs feuilles de calcul. Dans ce didacticiel, nous explorerons certaines des fonctions Excel de base pour l'extraction des données, ainsi que la façon d'utiliser VLookup et Hlookup pour extraire des données spécifiques.

Introduction aux fonctions Excel de base pour l'extraction des données


Avant de plonger dans des fonctions plus complexes, il est important de comprendre les fonctions Excel de base qui peuvent être utilisées pour l'extraction des données. Il s'agit notamment de fonctions telles que INDICE, CORRESPONDRE, et SI, qui peut être utilisé pour récupérer des données spécifiques en fonction de certains critères.

  • INDICE: Cette fonction renvoie la valeur d'une cellule dans une ligne et une colonne spécifiées d'une plage sélectionnée.
  • CORRESPONDRE: Utilisé en combinaison avec l'index, la correspondance peut être utilisée pour trouver la position d'une valeur dans une plage.
  • SI: Cette fonction permet aux utilisateurs de définir des conditions spécifiques pour récupérer des données, renvoyant une valeur si la condition est remplie et une autre valeur si ce n'est pas le cas.

Utilisation de Vlookup et Hlookup pour extraire des données spécifiques


L'une des fonctions les plus couramment utilisées pour l'extraction de données dans Excel est Vlookup, qui signifie «recherche verticale». Cette fonction permet aux utilisateurs de rechercher une valeur dans la première colonne d'une table et de renvoyer une valeur dans la même ligne à partir d'une colonne spécifiée.

De même, Hlookup, qui signifie «recherche horizontale», peut être utilisé pour rechercher une valeur dans la première ligne d'une table et renvoyer une valeur dans la même colonne à partir d'une ligne spécifiée.

En comprenant et en utilisant ces fonctions, les utilisateurs peuvent facilement extraire des données spécifiques de leurs feuilles de calcul Excel, rendant l'analyse des données et les rapports beaucoup plus efficaces.


Données de filtrage et de tri


Lorsque vous travaillez avec un grand ensemble de données dans Excel, il est essentiel de pouvoir filtrer et trier les données pour localiser et extraire facilement des informations spécifiques. La suppression des lignes et des colonnes vierges est la première étape de la préparation de vos données pour l'analyse.

A. Suppression des lignes et des colonnes vierges


  • Étape 1: Sélectionnez l'intégralité de l'ensemble de données en cliquant sur la cellule supérieure gauche et en appuyant sur Ctrl + Shift + End.
  • Étape 2: Accédez à l'onglet Home et cliquez sur l'option "Rechercher et sélectionner".
  • Étape 3: Choisissez "Allez dans Special" et sélectionnez "Blanks".
  • Étape 4: Cliquez avec le bouton droit et choisissez "Supprimer" pour retirer les lignes et les colonnes vierges.

B. Tri des données pour localiser et extraire facilement des informations spécifiques


  • Étape 1: Sélectionnez la plage de données que vous souhaitez trier.
  • Étape 2: Accédez à l'onglet Données et cliquez sur le bouton "Trier".
  • Étape 3: Choisissez la colonne que vous souhaitez trier et l'ordre (ascendant ou descendant).
  • Étape 4: Cliquez sur "OK" pour appliquer le tri à vos données.


Utilisation de pivottables


Les brochis sont une fonctionnalité puissante d'Excel qui permet aux utilisateurs d'analyser de grandes quantités de données et d'extraire des informations significatives. Ils sont particulièrement utiles pour résumer et restructurer les données pour les rendre plus digestibles. Dans ce chapitre, nous explorerons comment créer des pivottables pour l'analyse des données et comment en tirer des données résumées.

Création de papillons pour l'analyse des données


  • Sélection des données: La première étape de la création d'un poivable consiste à sélectionner la plage de données que vous souhaitez analyser. Cela peut être fait en cliquant sur l'onglet "Insérer", puis en sélectionnant "Ticlotable".
  • Organisation des données: Une fois que l'assistant croisable apparaît, vous pouvez organiser les champs en lignes, colonnes et valeurs pour structurer les données en fonction de vos besoins d'analyse.
  • Application des filtres: Vous pouvez appliquer des filtres au Ticottable pour vous concentrer sur des points de données spécifiques et réduire votre analyse.
  • Personnalisation de la disposition: Excel propose diverses options de personnalisation pour les couverts, tels que la mise en forme, les sous-totaux et les grands totaux, pour adapter l'analyse à vos besoins.

Tirer les données résumées de Ticottables


  • Résumé des données: Les Tivottables résument automatiquement les données en fonction des champs sélectionnés, offrant un aperçu rapide des mesures et des tendances clés.
  • Forrier dans les détails: Les utilisateurs peuvent explorer les données résumées pour accéder aux détails sous-jacents et acquérir une compréhension plus approfondie des points de données spécifiques.
  • Extraction de données: Une fois le poivable créé, vous pouvez facilement extraire des données résumées dans une nouvelle feuille de travail ou un nouveau classeur à des fins d'analyse ou de signalement.
  • Mise à jour du Tivottable: Si les données d'origine de la feuille Excel changent, le Tivottable peut être facilement actualisé pour refléter les informations mises à jour, assurant la précision et la pertinence.


Connexion aux sources de données externes


Lorsque vous travaillez avec Excel, il est souvent nécessaire de retirer les données des sources externes afin de les analyser et de les manipuler dans votre feuille de calcul. Cela peut inclure l'importation de données provenant d'autres feuilles Excel ou la mise en œuvre de données à partir de bases de données externes.

Importation de données provenant d'autres feuilles Excel


  • Ouvrez la feuille Excel où vous souhaitez importer les données.
  • Cliquez sur l'onglet "Data" dans le ruban Excel.
  • Cliquez sur l'option "Get Data" et sélectionnez "dans le classeur" si l'autre feuille Excel est située sur votre ordinateur, ou "From Online Services" si la feuille est stockée dans un service cloud.
  • Choisissez le fichier et la feuille de calcul à partir de laquelle vous souhaitez importer des données.
  • Sélectionnez les données spécifiques que vous souhaitez importer et cliquez sur "Charger" pour les apporter dans votre feuille Excel actuelle.

Tirer les données des bases de données externes


  • Ouvrez la feuille Excel où vous souhaitez retirer les données de la base de données externe.
  • Cliquez sur l'onglet "Data" dans le ruban Excel.
  • Cliquez sur l'option "Obtenir les données" et sélectionnez "dans la base de données" si la source de données est une base de données telle que SQL Server, Oracle ou Access.
  • Choisissez la base de données spécifique à laquelle vous souhaitez vous connecter et entrez les informations d'identification nécessaires.
  • Sélectionnez les tables ou les requêtes dans la base de données et cliquez sur "Charger" pour apporter les données dans votre feuille Excel.


Conclusion


Comme nous l'avons discuté dans ce didacticiel, le tir des données d'Excel est une compétence cruciale pour tous ceux qui travaillent avec de grands ensembles de données. Que vous soyez analyste commercial, comptable ou chef de projet, savoir comment extraire efficacement les données d'Excel peut vous faire gagner du temps et améliorer la précision de votre travail. En utilisant Fonctions Excel Comme VLookup ou Index / Match, vous pouvez récupérer facilement des informations spécifiques à partir de vos données.

Les points clés à retenir de ce tutoriel comprennent l'importance de précision et efficacité des données Dans Excel, l'utilisation de fonctions telles que VLookup et Index / Match pour extraire les données, et l'application de ces compétences dans divers paramètres professionnels. En maîtrisant l'art de tirer des données d'Excel, vous pouvez devenir plus efficace et efficiente analyste des données ou professionnel.

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