Tutoriel Excel: quelles informations sur les propriétés se mettent automatiquement à jour dans Excel 2016

Introduction


Excel 2016 est un outil puissant pour l'organisation et l'analyse des données, utilisées par des millions de professionnels et de personnes du monde entier. Comprendre comment Mises à jour automatiques Le travail dans Excel est crucial pour assurer l'exactitude et l'efficacité de votre travail. Dans ce tutoriel, nous explorerons qui Informations sur les propriétés met à jour automatiquement Dans Excel 2016 et pourquoi il est important d'avoir une bonne compréhension de cette fonctionnalité.


Points clés à retenir


  • Les mises à jour automatiques dans Excel 2016 sont cruciales pour la précision et l'efficacité de la gestion des données.
  • Les informations de propriétés telles que les références de cellules, les formules et les liens vers d'autres classeurs mettent automatiquement à mettre à jour automatiquement.
  • Les avantages des mises à jour automatiques comprennent une précision accrue des données et la réduction des erreurs manuelles.
  • Les défis potentiels des mises à jour automatiques incluent l'écrasement accidentel des données et la difficulté à suivre les mises à jour.
  • La gestion des mises à jour automatiques implique l'utilisation de références de cellules absolues, la vérification régulière des données liées et l'utilisation des outils d'audit d'Excel.


Comprendre les mises à jour automatiques


Les mises à jour automatiques dans Excel se réfèrent à la fonction qui permet à certaines informations de propriétés de se mettre à jour automatiquement sans entrée manuelle. Cela peut inclure des calculs, des données provenant de sources externes et d'autres informations connexes qui peuvent changer avec le temps.

Cette fonctionnalité est conçue pour simplifier et rationaliser le processus de maintien des données à jour, d'assurer la précision et d'économiser du temps et des efforts pour les utilisateurs.

Définition des mises à jour automatiques dans Excel


Mises à jour automatiques Dans Excel, reportez-vous à la capacité du logiciel à actualiser et à mettre à jour certaines informations sur les propriétés sans avoir besoin d'une intervention manuelle. Cela peut inclure des calculs, des données provenant de sources externes et d'autres informations connexes qui peuvent changer avec le temps.

Comment les mises à jour automatiques économisent du temps et des efforts


En permettant des mises à jour automatiques, les utilisateurs peuvent s'assurer que leurs données restent actuelles et précises sans avoir à vérifier et à mettre à jour manuellement les informations. Cela peut économiser beaucoup de temps et d'efforts, en particulier pour les ensembles de données complexes ou importants.

Exemples d'informations sur les propriétés qui mettent à jour automatiquement


  • Formules et calculs: Lorsque les cellules référencées dans une formule ou un calcul sont modifiées, le résultat mettra à jour automatiquement pour refléter les nouvelles données.
  • Connexions de données externes: Les données importées à partir de sources externes, telles que des bases de données ou des requêtes Web, peuvent être définies pour actualiser automatiquement à des intervalles spécifiés, garantissant que les informations sont toujours à jour.
  • Prix ​​des actions et données financières: Excel peut mettre à jour automatiquement les cours des actions et d'autres données financières à l'aide de sources de données en ligne, en gardant les informations à jour sans contribution manuelle.


Informations sur les propriétés qui mettent à jour automatiquement


Lorsque vous travaillez avec Excel 2016, il existe plusieurs informations sur les propriétés qui se mettent automatiquement à jour. Cela comprend les références cellulaires, les formules et les liens vers d'autres classeurs.

A. Références cellulaires
  • Références cellulaires relatives: Lorsque vous copiez une formule contenant des références de cellules relatives à un autre emplacement, les références s'ajusteront automatiquement en fonction de leur nouvel emplacement.
  • Références cellulaires absolues: Ces références ne changent pas lorsqu'elles sont copiées dans un nouvel emplacement, vous permettant de garder certaines références cellulaires constantes dans vos formules.
  • Références de cellules mixtes: Ces références contiennent à la fois des composants relatifs et absolus, offrant une flexibilité dans l'utilisation de la formule.

B. formules
  • Recalcul automatique: Excel recalcule automatiquement les formules lorsqu'une modification est apportée aux données qu'ils font référence, garantissant que vos calculs sont toujours à jour.
  • Mises à jour de la fonction: Si vous modifiez les paramètres d'une fonction dans une formule, Excel mettra à jour le résultat en conséquence sans intervention manuelle.
  • La gestion des erreurs: Excel met automatiquement à jour les formules pour gérer les erreurs, telles que la division par zéro ou la référence à une cellule inexistante, pour éviter les perturbations de vos calculs.

C. Liens vers d'autres classeurs
  • Mises à jour automatiques: Lorsque vous liez les données d'un autre classeur, Excel mettra à jour automatiquement les informations liées lorsque des modifications sont apportées au classeur source.
  • Références externes: Excel peut également mettre à jour les références externes à d'autres classeurs, garantissant que vos données restent actuelles et précises.
  • La validation des données: Excel fournit des options pour valider les données liées, garantissant que les informations sont mises à jour correctement et cohérentes entre les classeurs.

Comprendre les informations sur les propriétés qui se mettent à jour automatiquement dans Excel 2016 peuvent vous aider à rationaliser votre travail et à garantir la précision de vos données et calculs.


Avantages des mises à jour automatiques


Les mises à jour automatiques dans Excel 2016 offrent plusieurs avantages qui améliorent la précision, l'efficacité et la fiabilité de la gestion des données.

A. Précision des données

  • Les mises à jour automatiques dans Excel 2016 garantissent que les données sont toujours précises et à jour. Ceci est particulièrement important pour les entreprises qui s'appuient sur des informations en temps réel pour la prise de décision et l'analyse.

  • En mettant automatiquement à jour les informations, Excel 2016 minimise le risque d'erreurs qui peuvent survenir lors de la saisie ou de la manipulation manuelle des données.


B. Efficacité de la gestion des données

  • Avec les mises à jour automatiques, Excel 2016 rationalise le processus de gestion des données, car il n'est pas nécessaire de mettre à jour constamment les informations manuelles.

  • Les utilisateurs peuvent économiser du temps et des efforts en permettant à Excel 2016 de rafraîchir et de mettre à jour automatiquement les données à partir de sources connectées, telles que des bases de données, des sites Web ou d'autres sources externes.


C. Réduction des erreurs manuelles

  • Les mises à jour automatiques dans Excel 2016 réduisent considérablement le risque d'erreurs manuelles qui peuvent survenir lors de la mise à jour des données manuellement.

  • En éliminant la nécessité d'une intervention manuelle, Excel 2016 aide à minimiser le potentiel d'erreur humaine, garantissant une plus grande précision et fiabilité des données.



Défis potentiels des mises à jour automatiques


Les mises à jour automatiques dans Excel 2016 peuvent être une fonctionnalité de réduction du temps, mais elles sont également livrées avec leur propre ensemble de défis. Il est important d'être conscient de ces défis potentiels afin de gérer et de contrôler efficacement les mises à jour automatiques de vos feuilles de calcul.

  • Écrasement accidentel des données

    L'un des risques des mises à jour automatiques dans Excel est le potentiel de rallumage accidentel des données. Si plusieurs cellules liées sont mises à jour simultanément, il existe une possibilité que des données importantes soient écrasées sans préavis. Cela peut entraîner des erreurs dans la feuille de calcul et peut nécessiter des efforts importants pour rectifier.

  • Modifications des données liées

    Un autre défi est la possibilité de changements dans les données liées. Si les données source pour les mises à jour automatiques subissent des changements, cela peut avoir un impact sur l'intégrité des données liées dans la feuille de calcul. Cela peut entraîner des inexactitudes et des écarts dans l'analyse ou les rapports effectués à l'aide de la feuille de calcul.

  • Difficulté à suivre les mises à jour automatiques

    Il peut être difficile de suivre et de surveiller toutes les mises à jour automatiques qui se produisent dans une feuille de calcul Excel complexe. Avec plusieurs cellules et formules à jour automatiquement, il peut être difficile de suivre les modifications et l'impact qu'ils ont sur les données et les calculs globaux.



Comment gérer les mises à jour automatiques


Excel 2016 propose diverses façons de gérer les mises à jour automatiques et de vous assurer que vos informations sont toujours actuelles et précises. Explorons quelques techniques utiles pour maintenir vos données à jour:

A. en utilisant des références de cellules absolues

Les références cellulaires absolues sont essentielles pour maintenir la précision de vos données lors de la réalisation de calculs ou de la travail avec des formules dans Excel. En utilisant des références de cellules absolues, vous pouvez vous assurer que des cellules ou des gammes spécifiques ne changent pas lorsqu'ils sont copiés ou déplacés vers un endroit différent dans la feuille de calcul. Ceci est particulièrement important lorsque vous comptez sur la mise à jour automatique des informations, telles que les taux de change ou les cours des actions.

B. Vérification régulière des données liées

Les données liées dans Excel vous permettent de connecter et de mettre à jour automatiquement les informations à partir de sources externes, telles que d'autres classeurs ou bases de données. Il est important de vérifier et de vérifier régulièrement les données liées pour s'assurer que les informations sont mises à jour correctement. Cela peut être fait en examinant les propriétés de connexion et en rafraîchissant les données pour garantir que les dernières informations sont apportées au classeur.

C. en utilisant les outils d'audit d'Excel

Excel fournit une gamme d'outils d'audit qui peuvent vous aider à suivre les modifications et à gérer efficacement les mises à jour automatiques. Des outils tels que la fonction «Track Changes» et la fonction «Statistiques de travail» peuvent vous aider à surveiller et à revoir toutes les mises à jour ou modifications apportées aux données de votre classeur. Cela peut être particulièrement utile lorsque vous travaillez avec plusieurs utilisateurs ou lorsqu'ils traitent des formules complexes qui s'appuient sur la mise à jour automatique des informations.


Conclusion


Compréhension Mises à jour automatiques Dans Excel 2016 est crucial pour garantir que vos données et informations sont toujours exactes et à jour. En permettant à certaines propriétés de se mettre à jour automatiquement, les utilisateurs peuvent gagner du temps et des efforts et minimiser le risque d'erreurs dans leurs feuilles de calcul. J'encourage tous les utilisateurs d'Excel à explorer et à utiliser le Mises à jour automatiques Caractéristique pour rationaliser leur flux de travail et améliorer l'efficacité globale de leur gestion des données.

Réflexions finales sur les avantages et les défis des mises à jour automatiques dans Excel


Bien que les mises à jour automatiques offrent de nombreux avantages, tels que la réduction du temps et la précision, il est important d'être conscient des défis potentiels, tels que des changements de données par inadvertance et la nécessité d'une surveillance minutieuse. En étant conscients des avantages et des limites des mises à jour automatiques, les utilisateurs peuvent prendre des décisions éclairées sur le moment et la façon d'utiliser cette fonctionnalité efficacement dans Excel.

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