Tutoriel Excel: Comment imprimer des enveloppes à partir de la fusion du courrier Excel

Introduction


Cherchez-vous à rationaliser votre processus de diffusion en vrac en imprimant des enveloppes directement à partir de votre feuille de calcul Excel? Dans ce tutoriel, nous vous montrerons comment utiliser Mail Fuser dans Excel Pour créer et imprimer des enveloppes en quelques étapes simples. De nombreuses entreprises et particuliers doivent souvent envoyer un grand nombre de lettres ou de matériel promotionnel, ce qui fait d'imprimer des enveloppes d'Excel une compétence essentielle pour gérer efficacement les envois en vrac.


Points clés à retenir


  • Mail Merge in Excel est un outil précieux pour gérer efficacement les envois en vrac.
  • Les feuilles de calcul Excel correctement formatées sont essentielles pour une impression réussie d'enveloppe à l'aide de la fusion du courrier.
  • Lier la feuille de calcul Excel à un document Word et le formatage de l'enveloppe est crucial pour un processus d'impression en douceur.
  • La personnalisation de la conception de l'enveloppe à des fins de marque peut améliorer l'apparence professionnelle de vos envois.
  • Tester la fusion de courrier et sélectionner les paramètres d'imprimante corrects sont des étapes essentielles pour assurer l'impression d'enveloppe précise et sans erreur.


Comprendre la fusion du courrier dans Excel


A. Définissez la fusion du courrier et son objectif

Mail Merge est une fonctionnalité de Microsoft Excel qui vous permet de créer un ensemble de documents, tels que des lettres, des étiquettes et des enveloppes, qui sont personnalisés pour chaque destinataire. Son objectif est d'économiser du temps et des efforts en insérant automatiquement des informations variables d'une source de données dans un document de modèle.

B. Expliquez comment la fusion du courrier fonctionne dans Excel

La fusion du courrier dans Excel fonctionne en combinant un document principal avec une source de données. Le document principal contient le texte et le formatage qui seront les mêmes pour chaque version du document fusionné, tandis que la source de données contient les informations variables pour chaque destinataire. Excel fusionne ensuite les deux pour créer un ensemble de documents personnalisés.

C. Fournir des instructions étape par étape sur la configuration de la fusion de courrier dans Excel pour l'impression d'enveloppes

Étape 1: Préparez la source de données


  • Ouvrez Excel et créez un nouveau classeur.
  • Entrez les informations du nom et de l'adresse du destinataire dans des colonnes distinctes.
  • Enregistrez le classeur avec un nom descriptif, tel que «la source de données d'enveloppe».

Étape 2: Créez le modèle d'enveloppe


  • Ouvrez le mot et accédez à l'onglet des envois.
  • Sélectionnez "Démarrer la fusion du courrier" et choisissez "Enveloppes".
  • Entrez l'adresse de retour dans la zone désignée.
  • Cliquez sur "Sélectionner les destinataires" et choisissez "Utilisez une liste existante".
  • Accédez au fichier de source de données Excel et sélectionnez la feuille de calcul avec les informations du destinataire.

Étape 3: Insérez les champs de fusion


  • Placez le curseur dans la zone d'adresse de livraison de l'enveloppe.
  • Cliquez sur "Insérer le champ de fusion" et sélectionnez les champs de nom et d'adresse du destinataire.
  • Former le texte et l'adresse au besoin.

Étape 4: Complétez la fusion


  • Cliquez sur "Terminer et fusionner" et choisir "Imprimer les documents".
  • Sélectionnez l'imprimante et la taille de l'enveloppe, puis cliquez sur "Imprimer".
  • Passez en revue les enveloppes imprimées pour assurer la précision.


Formatage de la feuille de calcul Excel pour l'impression d'enveloppe


En ce qui concerne l'impression enveloppes d'Excel à l'aide de la fusion de courrier, il est crucial d'avoir la feuille de calcul formatée correctement pour assurer un processus d'impression fluide et efficace. Voici quelques étapes essentielles à prendre lors de la préparation de vos données Excel pour l'impression d'enveloppe.

A. Discutez des colonnes et des en-têtes nécessaires pour la fusion de courrier


  • Nom du destinataire: Cette colonne doit contenir le nom complet du destinataire de personnalisation.
  • Adresse ligne 1: Adresse ligne 2: Ces colonnes doivent contenir l'adresse complète du destinataire, y compris la rue, la ville, l'État et le code postal.
  • Ville (*): État (*): Code Postal: Il est important de séparer ces éléments en colonnes individuelles pour un formatage approprié pendant le processus de fusion du courrier.
  • Salutation: Si vous souhaitez inclure une salutation formelle dans vos enveloppes, pensez à ajouter une colonne à cet effet.

B. Fournir des conseils sur l'organisation des données pour un processus d'impression fluide


  • Utilisez une feuille de calcul distincte: Envisagez de créer une nouvelle feuille de calcul dans votre fichier Excel spécifiquement pour vos données d'enveloppe. Cela peut aider à garder votre table de calcul principale organisée et sans encombrement.
  • Assurer la cohérence des données: Avant de lancer la fusion du courrier, revérifiez la précision et la cohérence de vos données pour éviter toute erreur d'impression.
  • Trier et filtrer les données: Si vous avez un grand ensemble de données, utilisez les fonctions de tri et de filtre dans Excel pour organiser facilement et localiser des destinataires spécifiques pour l'impression.
  • Inclure une ligne d'en-tête: Incluez toujours une ligne d'en-tête dans vos données Excel pour identifier clairement le contenu de chaque colonne. Cela aidera à simplifier le processus de fusion du courrier.
  • Enregistrez la feuille de calcul: Une fois que vous avez organisé et formaté vos données, assurez-vous d'enregistrer votre feuille de calcul Excel pour conserver toutes les informations nécessaires pour la fusion du courrier.


Configuration de l'impression enveloppe en mot


Lorsque vous utilisez Excel pour la fusion de courrier, il est important de savoir comment imprimer des enveloppes de la feuille de calcul. Voici les étapes pour configurer l'impression de l'enveloppe en mot:

A. liant la feuille de calcul Excel à un document Word pour la fusion de courrier
  • Étape 1: Ouvrez Microsoft Word et créez un nouveau document.
  • Étape 2: Accédez à l'onglet "Mailings" et cliquez sur "Démarrer la fusion du courrier" et sélectionnez "Enveloppes".
  • Étape 3: Cliquez sur "Sélectionner les destinataires" et choisissez "Utilisez une liste existante".
  • Étape 4: Parcourez votre feuille de calcul Excel et sélectionnez la feuille avec les adresses.
  • Étape 5: Insérez les champs de fusion pour l'adresse du destinataire.

B. Formatage de l'enveloppe en mot
  • Étape 1: Accédez à l'onglet "Mailings" et cliquez sur "Insérer le champ de fusion" pour insérer l'adresse du destinataire.
  • Étape 2: Ajustez la police, la taille et l'alignement de l'adresse selon la préférence.
  • Étape 3: Accédez à "Fichier" et cliquez sur "Imprimer" pour voir un aperçu de la disposition de l'enveloppe.

C. Dépannage des problèmes communs lors de la configuration de l'impression de l'enveloppe en mot
  • Numéro 1: Des données incorrectes fusionnent dans l'enveloppe.
  • Solution: Vérifiez la feuille de calcul Excel pour toute incohérence dans les données et assurez-vous que les champs corrects sont liés dans le document Word.
  • Numéro 2: Les impressions d'enveloppe sont mal alignées.
  • Solution: Ajustez la taille de l'enveloppe et les paramètres de mise en page en mot pour assurer un alignement approprié pendant l'impression.
  • Numéro 3: Les enveloppes n'impriment pas comme prévu.
  • Solution: Assurez-vous que les paramètres de l'imprimante sont correctement configurés pour l'impression d'enveloppe et que la taille de l'enveloppe correcte est sélectionnée.

En suivant ces étapes et en dépannage des conseils, vous pouvez facilement configurer l'impression de l'enveloppe en mot à l'aide d'une fusion de courrier Excel.


Personnalisation des enveloppes pour un look professionnel


En ce qui concerne l'envoi de courrier, la présentation est tout aussi importante que le contenu. La personnalisation d'enveloppes pour un look professionnel peut faire une grande différence dans la façon dont votre entreprise est perçue. Voici quelques conseils pour personnaliser des enveloppes pour un look professionnel:

Discutez de la façon de personnaliser la conception de l'enveloppe à des fins de marque


  • Incluez le logo de votre entreprise: L'ajout du logo de votre entreprise à la conception de l'enveloppe peut aider à renforcer votre marque et à démarrer votre courrier.
  • Utilisez les couleurs de l'entreprise: L'intégration de couleurs de votre entreprise sur l'enveloppe peut aider à lier la pièce par courrier à votre marque.
  • Considérez l'impression personnalisée: Si la taille des enveloppes standard ne répond pas à vos besoins de marque, envisagez des enveloppes d'impression personnalisées avec la conception de votre marque.

Fournir des conseils sur le choix de la bonne police et de la bonne taille pour aborder les enveloppes


  • Choisissez une police lisible: Lorsque vous traitez des enveloppes, il est important de choisir une police facile à lire. Des polices comme Arial, Times New Roman ou Calibri sont de bons choix.
  • Considérez la taille et le placement: Assurez-vous que la taille de la police est suffisamment grande pour être facilement lue et que l'adresse est centrée sur l'enveloppe pour un look propre.
  • La cohérence est la clé: Utilisez la même police et la même taille pour l'adresse du destinataire, l'adresse de retour et toute autre information sur l'enveloppe pour un look cohérent.

Inclure des options pour ajouter des logos ou d'autres graphiques à la conception de l'enveloppe


  • Utilisez un petit logo ou un graphique: L'ajout d'un petit logo ou du graphique à l'enveloppe peut aider à le faire ressortir sans submerger la conception.
  • Considérez le placement: Placez le logo ou le graphique d'une manière qui complète l'adresse et n'interfère pas avec la lisibilité.
  • Gardez-le professionnel: Assurez-vous que tous les logos ou graphiques que vous ajoutez à la conception de l'enveloppe sont conformes à la marque de votre entreprise et transmettent une image professionnelle.


Entretiens et enveloppes d'impression


Lorsqu'il s'agit d'imprimer les enveloppes d'une fusion de courrier Excel, il est essentiel de tester soigneusement le processus pour assurer une adresse et une impression précises. Voici un guide sur la façon de tester et d'imprimer des enveloppes à l'aide d'Excel Mail Merge.

A. Conseillez sur la façon de tester la fusion du courrier pour assurer une adresse précise sur les enveloppes

Avant d'imprimer un grand lot d'enveloppes, il est crucial de tester la fusion du courrier pour s'assurer que l'adresse est exacte.

Étapes pour tester la fusion du courrier:


  • Créez un exemple de jeu de données avec quelques adresses pour tester le processus de fusion du courrier.
  • Initiez le processus de fusion du courrier dans Excel, en suivant l'assistant étape par étape pour vous connecter à vos champs de fusion de source de données et insérer pour les adresses.
  • Passez en revue les documents fusionnés pour vous assurer que les adresses sont correctement peuplées sur les enveloppes.

B. Fournir des instructions pour sélectionner les paramètres de l'imprimante corrects pour l'impression d'enveloppe

Une fois que la fusion du courrier a été testée et confirmée comme étant précise, il est important de sélectionner les paramètres d'imprimante corrects pour l'impression d'enveloppe.

Paramètres de l'imprimante pour l'impression d'enveloppe:


  • Ouvrez le document fusionné dans Word et sélectionnez l'option "Enveloppes" dans l'onglet "Mailings".
  • Entrez l'adresse de livraison et l'adresse de retour dans les champs désignés.
  • Choisissez la taille et l'orientation de l'enveloppe correcte en fonction des enveloppes utilisées.
  • Sélectionnez l'imprimante appropriée dans le menu déroulant "Imprimante".
  • Ajustez tous les paramètres supplémentaires, tels que le type de papier et la qualité, pour garantir des résultats d'impression optimaux.

C. Dépannage des problèmes et erreurs d'impression communes

Malgré des tests approfondis et des paramètres d'imprimante corrects, il peut y avoir des problèmes d'impression ou des erreurs courants qui surviennent lors de l'impression d'enveloppes de Free Mail Merge.

Problèmes d'impression communs et dépannage:


  • Si les adresses ne s'alignent pas correctement sur les enveloppes, revérifiez la taille de l'enveloppe et les paramètres d'orientation dans les options de l'imprimante.
  • Si l'imprimante se bloque ou a du mal à nourrir les enveloppes, assurez-vous que l'imprimante prend en charge l'impression de l'enveloppe et que les enveloppes sont chargées correctement.
  • Si les adresses imprimées sont maculées ou floues, nettoyez les têtes d'imprimante et vérifiez les niveaux d'encre ou de toner dans l'imprimante.
  • Si l'imprimante produit des adresses faibles ou incomplètes, ajustez les paramètres de qualité d'impression et assurez-vous que le type de papier correct est sélectionné.


Conclusion


En conclusion, ce didacticiel a couvert les étapes clés pour l'impression d'enveloppes d'Excel à l'aide de la méthode de fusion du courrier. Nous avons discuté de l'importance d'avoir des données précises et un formatage approprié, ainsi que le processus étape par étape pour configurer la fusion de courrier dans Excel et Word.

  • Résumez les principaux points discutés dans le tutoriel: La précision et le formatage approprié sont essentiels pour une impression réussie d'enveloppe à partir d'Excel à l'aide de la méthode de fusion du courrier.
  • Encouragez les lecteurs à essayer la méthode de fusion du courrier pour l'impression d'enveloppes d'Excel: Je vous encourage à essayer la méthode de fusion du courrier pour vos besoins d'impression enveloppe, car cela peut vous faire gagner du temps et des efforts.
  • Réitérer l'importance de données précises et de formatage approprié pour une impression réussie d'enveloppe d'Excel: Il est crucial de revérifier vos données et de s'assurer qu'elle est correctement formatée pour atteindre l'impression enveloppe réussie d'Excel.

Avec ces conseils et un peu de pratique, vous imprimerez des enveloppes d'Excel comme un pro en un rien de temps!

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