Boostez vos tableaux de bord Excel : 5 trucs et astuces essentiels

Présentation

Les tableaux de bord sont un excellent moyen de surveiller, d'analyser et de présenter des données. Ils vous aident à comprendre des ensembles de données complexes, à prendre des décisions et à développer des informations. Les avantages des tableaux de bord peuvent inclure une précision améliorée, des informations plus rapides et une meilleure visualisation des données.

Dans cet article de blog, nous décrirons cinq conseils et astuces essentiels pour vous aider à optimiser vos tableaux de bord Excel. Nous aborderons des sujets tels que l'utilisation de modèles, l'utilisation correcte des couleurs et du design, la maîtrise des formules, etc.

Gagnez du temps avec les modèles

Les tableaux de bord Excel sont un moyen efficace de visualiser de grandes quantités de données d'une manière facile à digérer. Malheureusement, leur construction peut prendre un temps démesuré. Heureusement, il existe plusieurs façons de réduire le temps nécessaire à la création de tableaux de bord, comme l'utilisation de modèles existants.

Utiliser des modèles existants

Les modèles constituent un excellent moyen de gagner du temps avec les tableaux de bord Excel. De nombreuses entreprises et organisations ont publié une grande variété de modèles utiles qui peuvent ne pas nécessiter autant de travail que la création d'un modèle à partir de zéro. Il existe également de nombreux sites Web destinés à aider les utilisateurs à trouver le modèle de tableau de bord Excel parfaitement adapté à leurs besoins.

Profitez des modèles existants

Quel que soit le niveau de compétence de l'utilisateur, il existe un modèle de tableau de bord Excel adapté à ses spécifications. Même si l'utilisateur ne veut pas créer le sien, le simple fait d'en trouver un et d'apporter de légères modifications pour répondre aux besoins de l'utilisateur peut faire gagner un temps considérable. Assurez-vous d'explorer les possibilités et de tirer parti des modèles déjà disponibles.

Des modèles de visualisation de données de base à des KPI et des résumés plus complexes, il existe une variété de modèles Excel pour faire gagner du temps aux utilisateurs lors de la création de leurs tableaux de bord. L'utilisation de modèles existants et l'exploitation de leurs fonctionnalités ne sont qu'un des moyens de dynamiser un tableau de bord Excel.

3. Tirer parti de la mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle est un outil extrêmement utile pour améliorer vos tableaux de bord Excel. Il peut être utilisé pour identifier visuellement les points de données importants, interpréter rapidement les tendances et éliminer le besoin de graphiques ou de tableaux de données supplémentaires. Voici quelques conseils essentiels pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité puissante.

A. Identifiez facilement les données importantes

À l'aide de la mise en forme conditionnelle, vous pouvez personnaliser vos tableaux de bord pour mettre en évidence les valeurs comprises dans une certaine plage ou dépassant un certain seuil. Cela peut être utilisé pour fournir une comparaison claire entre les différentes statistiques de votre rapport, ce qui facilite l'interprétation rapide des principaux résultats.

Par exemple, si vous produisez un rapport de ventes, vous pouvez définir une mise en forme conditionnelle pour que les valeurs supérieures à un certain seuil apparaissent en rouge, tandis que les valeurs inférieures au seuil apparaissent en vert. Cela facilite immédiatement l'identification des produits dont les performances sont supérieures à la moyenne. De plus, vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle pour ajouter une bordure à toute cellule contenant une chaîne de texte spécifique, la faisant ressortir du reste du tableau.

B. Rationaliser l'analyse des données

La mise en forme conditionnelle peut également être utilisée pour identifier rapidement des modèles et des anomalies dans vos données. Par exemple, si vous avez une séquence de nombres dans une colonne, vous pouvez définir vos règles de mise en forme de sorte que toutes les valeurs inférieures à la moyenne apparaissent en rouge, tandis que les valeurs supérieures à la moyenne apparaissent en vert. Cela peut être utilisé pour repérer rapidement les valeurs aberrantes ou les tendances dans les données.

En outre, la mise en forme conditionnelle peut également être utilisée pour surveiller toute entrée incorrecte dans vos données. Par exemple, si vous utilisez une chaîne de texte spécifique dans vos colonnes, vous pouvez définir vos règles de mise en forme pour reconnaître si cette chaîne de texte apparaît dans l'une des cellules de la colonne et ajouter une bordure distinctive à la cellule correspondante.Cela vous permet d'identifier rapidement toute divergence, garantissant que toute erreur dans les données est rapidement et facilement repérée

Automatiser les rapports et les tableaux de bord

Microsoft Excel offre de nombreuses fonctionnalités permettant de gagner du temps et pouvant être utilisées pour vous aider à créer rapidement et facilement des rapports et des tableaux de bord. Ces fonctionnalités telles que Power Query, la mise en forme conditionnelle et les graphiques peuvent être utilisées pour créer des rapports et des tableaux de bord sophistiqués et d'aspect professionnel en une fraction du temps dont vous auriez normalement besoin. De plus, ces fonctionnalités peuvent également être utilisées pour configurer des déclencheurs et une automatisation afin que les rapports et les tableaux de bord se mettent à jour eux-mêmes. Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour automatiser vos tableaux de bord et rapports Excel.

Gagnez du temps avec l'automatisation

L'automatisation peut être un excellent moyen d'économiser du temps et des ressources lors de la création de rapports et de tableaux de bord dans Microsoft Excel. L'automatisation peut être utilisée pour s'assurer que les données utilisées dans vos rapports et tableaux de bord sont toujours à jour. Vous pouvez même utiliser l'automatisation pour envoyer des notifications lorsque certaines conditions sont remplies ou chaque fois qu'un rapport ou un tableau de bord est mis à jour. De plus, vous pouvez configurer des déclencheurs afin que les rapports et les tableaux de bord soient automatiquement mis à jour chaque fois que les données de votre classeur changent.

Définir des déclencheurs pour l'automatisation

La première étape de la configuration des déclencheurs pour l'automatisation consiste à identifier les points de données qui nécessiteront un déclencheur. Par exemple, si vous avez un graphique dans votre tableau de bord basé sur un ensemble de points de données, vous pouvez définir un déclencheur de sorte que chaque fois que les données de l'un de ces points changent, le graphique est automatiquement mis à jour. Une fois que vous avez identifié les points de données qui nécessiteront un déclencheur, vous pouvez ensuite configurer le déclencheur dans Excel.

• Tout d'abord, sélectionnez le point de données qui nécessitera le déclencheur.
• Ensuite, faites un clic droit sur la cellule contenant le point de données et sélectionnez "Définir le déclencheur" dans le menu contextuel.
• Ensuite, sélectionnez l'action souhaitée (par exemple, mettre à jour le graphique ou envoyer une notification).
• Enfin, cliquez sur "OK" pour enregistrer le déclencheur.

Une fois que vous avez configuré le déclencheur, vous pouvez être assuré que vos rapports et tableaux de bord seront toujours à jour. De plus, vous pouvez configurer différents déclencheurs pour différents scénarios, en vous assurant que vos tableaux de bord et rapports reflètent toujours les dernières données.

Utiliser les raccourcis clavier

Les raccourcis clavier vous permettent de travailler plus efficacement et plus rapidement dans Microsoft Excel. Puisque vous utilisez régulièrement Excel, il est important d'apprendre les raccourcis afin d'augmenter votre productivité. Connaître et utiliser les touches de raccourci les plus importantes vous aidera à vous déplacer rapidement dans votre flux de travail quotidien et à faire le travail rapidement et en toute confiance.

Augmenter la productivité

L'utilisation efficace de votre clavier peut vous faire gagner un temps considérable. Vous n'avez donc pas besoin de tendre la main vers votre souris pour cliquer sur les minuscules boutons du ruban ou de la barre d'outils. Un exemple de raccourci clavier essentiel est Ctrl+C/ Ctrl+X pour « Copier/Couper » et Ctrl+V pour « Coller ». Il y en a d'innombrables autres que vous pouvez trouver et utiliser dans Excel, comme :

• Ctrl+Z pour annuler
• Ctrl+Maj+> pour augmenter la taille de la police
• Ctrl+F pour ouvrir la boîte de recherche et remplacement
• Ctrl+1 pour ouvrir la boîte Formater les cellules

Apprenez et utilisez les raccourcis

L'avantage de l'apprentissage des raccourcis est que vous pouvez rechercher rapidement ceux dont vous avez besoin et les apprendre en un coup d'œil. Il est utile d'avoir une feuille de triche de raccourcis accessibles lorsque vous travaillez. Pour le faire plus confortablement et facilement, vous pouvez télécharger un clavier de raccourci Excel et le placer dans un endroit auquel vous pouvez accéder facilement lorsque vous travaillez dans Excel.

Visualiser les données

Le dernier conseil pour optimiser votre tableau de bord Excel consiste à visualiser vos données de manière significative.Vos tableaux et graphiques ne doivent pas seulement être esthétiques, mais ils doivent également raconter une histoire. C'est pourquoi vous devez mettre l'accent sur les éléments visuels lors de la création de votre tableau de bord.

Mettre en valeur les visuels

Lors de la création d'un tableau de bord Excel, n'hésitez pas à utiliser toutes les fonctionnalités des outils de visualisation d'Excel. Assurez-vous de formater vos tableaux et graphiques pour vous assurer que vos données sont faciles à comprendre. Choisissez des couleurs et des polices qui mettent en valeur les informations, en mettant en évidence les tendances ou les changements pertinents.

Raconter des histoires visuelles

Votre tableau de bord Excel doit également raconter une histoire. Créez des visuels qui communiquent les relations et les tendances de vos données. Vous pouvez créer plusieurs visuels pour comparer les variables et montrer leurs interconnexions. Cela vous aidera à identifier rapidement des modèles et à présenter vos données de manière facilement compréhensible.

Par exemple, vous pouvez utiliser une combinaison de graphiques à secteurs, linéaires et à barres pour comparer différents segments de vos données. Vous pouvez également utiliser des graphiques sparkline pour comparer plusieurs tendances dans un seul graphique.

Conclusion

La création de tableaux de bord avec Microsoft Excel peut être difficile, mais avec le bon mélange de connaissances et de créativité, vous pouvez optimiser vos tableaux de bord, rapports et visualisations. Vous trouverez ci-dessus cinq conseils et astuces essentiels qui peuvent être utilisés pour rendre vos données visuellement attrayantes, tenir les utilisateurs finaux informés et interconnecter les données connexes. En prêtant une attention particulière à la mise en forme, aux formules et à la conception, vous pouvez créer des tableaux de bord robustes et efficaces pour mieux prendre des décisions basées sur les données à partir de vos fichiers Excel.

Les principaux avantages de la suralimentation de vos tableaux de bord Excel incluent :

• Analyse simplifiée des données
• Gestion du temps
• Visualisation et présentation efficaces
• Expérience utilisateur améliorée

N'oubliez pas que lors de la création d'un tableau de bord, l'objectif est de rendre les données claires et organisées. En tirant parti des cinq conseils pour optimiser vos tableaux de bord Excel, vous pouvez créer des tableaux de bord visuellement attrayants et concis qui aideront votre équipe à prendre des décisions plus éclairées. Prenez le temps de vous assurer que votre tableau de bord a l'air d'être conçu par des professionnels pour améliorer l'expérience de l'utilisateur.