10 conseils pour créer des tableaux de bord avec Excel

Présentation

Un tableau de bord est généralement une interface utilisateur graphique qui fournit des vues d'un coup d'œil des mesures clés et des indicateurs de performance pertinents pour un objectif ou un processus métier particulier. À l'aide d'un tableau de bord, les organisations sont bien mieux placées pour comprendre rapidement la santé actuelle de leur entreprise, analyser les tendances et repérer les problèmes avant qu'ils ne deviennent des catastrophes.

Les tableaux de bord peuvent être des outils de communication extrêmement puissants, car ils capturent de grandes quantités de données dans des visuels faciles à comprendre. En fin de compte, l'utilisation de tableaux de bord de données pour afficher rapidement des mesures opérationnelles profite à une entreprise sur plusieurs fronts, des économies de coûts à l'augmentation du rendement des employés.

Ce billet de blog fournit 10 astuces pratiques pour créer un tableau de bord efficace avec Excel. Avec quelques directives simples et quelques clics, vous pouvez tirer le meilleur parti de vos précieuses données.

Comprendre les exigences

La création de tableaux de bord performants avec MS Excel dépend de la définition précoce des attentes et de la mise en place de la structure de conception. La première étape pour créer des tableaux de bord efficaces avec Excel consiste à comprendre les exigences.

Identifier l'objectif principal

Avant de démarrer tout projet, il est essentiel d'identifier l'objectif principal du tableau de bord. Il est important de comprendre l'objectif du tableau de bord et de déterminer les mesures importantes qui doivent être mises en évidence dans le tableau de bord. Cette étape aidera à identifier l'état final souhaité et à mettre en place la bonne structure de données pour développer le tableau de bord.

Recueillir des données pour remplir le tableau de bord

L'étape suivante consiste à rechercher et à rassembler toutes les sources de données pertinentes pour remplir le tableau de bord. Les sources de données peuvent inclure des journaux de serveur, des API externes et des services tiers. Il est important de décider du type de données à afficher dans le tableau de bord et d'obtenir les données requises à partir des sources.

Spécifier les préférences de conception

Le choix de la conception du tableau de bord est un élément essentiel de la création d'un tableau de bord efficace. La conception du tableau de bord doit être visuellement attrayante et doit soutenir le contenu. Le concepteur doit se concentrer sur la recherche d'un équilibre entre l'affichage des données et l'esthétique. De plus, il est important de maintenir la cohérence dans la conception du tableau de bord et d'utiliser une mise en forme et un style uniformes.

Utiliser les données

La collecte des données nécessaires est l'une des étapes les plus importantes pour créer un tableau de bord réussi avec Excel. La prochaine étape consiste à utiliser ces données de la manière la plus efficace. Tenez compte des conseils suivants lorsque vous utilisez des données pour créer des tableaux de bord avec Excel.

Disponibilité des fonctionnalités

Lorsque vous travaillez avec Excel, certaines fonctionnalités peuvent être disponibles selon la version du logiciel. Pour garantir la meilleure expérience utilisateur lors de la création d'un tableau de bord, vérifiez la disponibilité des fonctionnalités et la documentation. De cette façon, les fonctionnalités appropriées peuvent être utilisées lors de la création du tableau de bord.

Formats de données

Pour que les tableaux de bord soient utiles, les données doivent être au format correct. Plusieurs types de fichiers de données peuvent être utilisés pour les tableaux de bord. Les types de fichiers courants pour les tableaux de bord incluent les classeurs Excel, les bases de données Access, les fichiers texte et les documents XML.

Dépannage

Lors de la création d'un tableau de bord, des divergences de données et d'autres erreurs peuvent survenir. Pour garantir l'exactitude du tableau de bord et des données, résolvez les problèmes qui surviennent. Cela peut être fait en vérifiant la source de données, les types de données et les valeurs de champ pour identifier les problèmes et les résoudre.

Types de visualisation

Lors de la création d'un tableau de bord avec Excel, vous pouvez utiliser plusieurs types de visualisations pour faire passer efficacement votre message. Ceux-ci incluent des graphiques linéaires et à barres, des cartes thermiques et des graphiques à bulles. Plongeons-nous et explorons les différentes options de visualisation.

Graphiques linéaires/à barres

Les graphiques linéaires et à barres sont l'un des types de visuels les plus couramment utilisés dans les tableaux de bord.Ce type de graphique est simple et facile à interpréter, ce qui en fait une excellente option pour résumer et afficher rapidement des données. Vous pouvez utiliser des graphiques linéaires et à barres pour comparer les tendances dans le temps ou pour comparer les différences entre des ensembles de données.

Cartes thermiques

Les cartes thermiques sont un excellent moyen de visualiser rapidement et facilement des informations complexes. Les cartes thermiques affichent les informations dans des blocs de couleur, où la couleur du bloc correspond à la force des données. Les cartes thermiques sont idéales pour visualiser les différences dans de grands ensembles de données, car les blocs permettent d'identifier facilement les zones des données qui peuvent nécessiter plus d'attention.

Graphiques à bulles

Les graphiques à bulles sont un autre type de visualisation couramment utilisé dans les tableaux de bord. Les graphiques à bulles sont des graphiques interactifs qui vous permettent d'explorer les données en trois dimensions. Chaque « bulle » dans le graphique représente un point de données ou une catégorie différente, la taille de la bulle représentant la force ou l'ampleur des données. Les graphiques à bulles sont parfaits pour montrer les relations entre différents points de données et pour identifier rapidement les valeurs aberrantes.

Formatage

Lors de la création d'un tableau de bord avec Microsoft Excel, le formatage est de la plus haute importance. Les tableaux de bord sont utilisés pour transmettre rapidement et facilement des informations, il est donc important de s'assurer que la mise en forme est efficace, attrayante et organisée. Voici quelques conseils pour formater les tableaux de bord avec Microsoft Excel :

Couleurs

L'établissement d'un jeu de couleurs uniforme est la première étape de la création d'un format de tableau de bord efficace et attrayant. Une façon d'aborder cela consiste à attribuer des couleurs aux ensembles de données, ce qui permet au spectateur de suivre facilement la progression des données importantes. De plus, l'utilisation de couleurs vives pour souligner les points de données importants rendra l'aspect général plus attrayant et lisible.

Texte

En plus des couleurs, la mise en forme du texte est essentielle pour la lisibilité du tableau de bord. La taille, le style et les caractères gras de la police doivent être utilisés pour désigner la proéminence ou attirer l'attention sur des éléments importants. L'utilisation de la même police pour l'intégralité du tableau de bord garantit la cohérence du style général.

Formes

L'utilisation de formes pour encadrer chaque élément individuel du tableau de bord le rendra visuellement plus cohérent et organisé. Le fait d'avoir une forme distincte pour chaque élément facilite également l'identification et la navigation dans les différentes sections du tableau de bord. De plus, l'ajout de flèches et de lignes pour aider à joindre les composants peut être un élément de conception utile qui n'enlèvera rien à la lisibilité du tableau de bord.

Outils à utiliser

Lors de la création d'un tableau de bord avec Excel, l'une des étapes les plus importantes consiste à choisir les bons outils à utiliser. Trois des plus courants sont les graphiques croisés dynamiques, les graphiques Sparklines et PowerBI. Explorons chacun d'entre eux plus en détail.

Graphiques croisés dynamiques

Les graphiques croisés dynamiques sont des représentations graphiques de données, similaires aux graphiques que vous trouveriez sur un graphique à barres ou à secteurs typique. Ils permettent aux utilisateurs de voir rapidement les tendances et les valeurs aberrantes, ce qui les rend idéaux pour un tableau de bord. Les graphiques croisés dynamiques peuvent être facilement personnalisés, ce qui vous permet de modifier les étiquettes, les titres des axes, les couleurs, ainsi que d'ajouter des éléments supplémentaires tels que des marqueurs de moyenne/médiane.

Sparklines

Les graphiques sparkline sont de petits graphiques simples qui peuvent être intégrés directement dans une cellule d'une feuille de calcul Excel. Ils fournissent une représentation visuelle succincte d'un ensemble de données numériques, ce qui les rend parfaits pour comparer des valeurs. Les sparklines sont un excellent moyen d'obtenir rapidement un aperçu des tendances en quelques clics simples.

PowerBI

PowerBI est une collection d'outils d'informatique décisionnelle de Microsoft. PowerBI vous permet de créer des tableaux de bord visuellement attrayants et interactifs avec bon nombre des mêmes fonctionnalités que les graphiques Excel de base, mais avec des fonctionnalités supplémentaires telles que la modélisation des données, les transformations de données et l'analyse. PowerBI offre également des fonctionnalités de publication et de partage faciles, ce qui en fait un choix idéal pour créer un tableau de bord professionnel et sophistiqué.

Conclusion

Les tableaux de bord sont un outil essentiel pour rester organisé et mesurer les progrès vers les objectifs Excel est un outil puissant pour créer des tableaux de bord efficaces et peut être utilisé par des personnes aux profils techniques variés. Des visualisations de données à la conception conviviale, les dix conseils mentionnés dans cet article vous aideront à créer des tableaux de bord efficaces et efficients avec Excel.

Résumé des avantages

Les principaux avantages de l'utilisation d'Excel pour créer des tableaux de bord sont la simplicité, l'évolutivité et la personnalisation. Excel est un excellent outil pour les débutants et les experts lorsqu'il s'agit de créer des tableaux de bord personnalisés. Avec ses fonctionnalités intégrées, Excel offre des fonctionnalités de filtrage, de tri et de calcul des données pour plus de clarté. Vous pouvez facilement personnaliser les visualisations et appliquer des techniques avancées telles que la mise en forme conditionnelle et les macros pour obtenir les résultats souhaités.

Améliorations à venir d'Excel

Microsoft améliore continuellement l'architecture d'Excel. Excel met également régulièrement à jour sa version et ajoute de nouvelles fonctionnalités pour la rendre adaptée à une analyse de données plus complexe. De nouvelles fonctionnalités hautes performances ont été ajoutées pour permettre de gérer facilement des ensembles de données plus volumineux et plus complexes.

Suggestions d'amélioration

• Commencez par nettoyer les données : vérifiez s'il y a des données non valides ou des données mal formatées et modifiez-les pour garantir un ensemble de données propre.
• Assurez-vous que les visualisations et les graphiques utilisés sont efficaces et significatifs. Ne choisissez pas trop de couleurs ou de taille de texte. Restez simple.
• Incluez des fonctionnalités avancées telles que la mise en forme conditionnelle et les macros pour ajouter plus de puissance à votre tableau de bord.
• Toujours prévisualiser avant de publier et rechercher toute inexactitude dans les données ou la visualisation.
• S'il s'agit d'un tableau de bord complexe avec de gros volumes de données, utilisez Power Pivot pour joindre les données et créer des visualisations puissantes.