Principes essentiels de conception de tableaux de bord Excel

Présentation

La conception de tableaux de bord, en informatique, est la collection d'éléments graphiques qui présentent une représentation visuelle des données dans un système donné. Il aide à résumer visuellement les informations et permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux indicateurs et aux informations clés. La conception du tableau de bord joue un rôle important dans la présentation et la visualisation des données, car elle offre une « source unique de vérité » que tout le monde dans une organisation peut utiliser et interpréter correctement.

Plus précisément, lorsqu'il s'agit de concevoir des tableaux de bord Excel, ces compétences sont particulièrement essentielles. Excel est le tableur le plus populaire et un outil inestimable pour l'analyse des données. Il est utilisé pour créer des représentations graphiques de données telles que des graphiques, des graphiques et des tableaux. La conception de tableaux de bord dans Excel fournit une plate-forme idéale pour la visualisation et la synthèse des données et permet de fournir une vue concise et efficace d'un ensemble de données.

Visualisation des données

Les tableaux de bord sont créés pour représenter les données, et la visualisation des données est essentielle pour comprendre les données. La visualisation des données permet aux utilisateurs d'analyser rapidement plusieurs métriques, de déterminer les corrélations et d'obtenir des informations. Afin d'obtenir une visualisation optimale, les concepteurs doivent garder à l'esprit les principes suivants.

Simplifier les métriques

Il est facile pour les données de devenir écrasantes et trop complexes, ce qui peut entraîner un tableau de bord encombré. Pour éviter cela, simplifiez les métriques et ne sélectionnez que les plus importantes. Ne submergez pas les utilisateurs avec trop de données, mais concentrez-vous plutôt sur les métriques que vous devez illustrer, analyser ou suivre. Une hiérarchie visuelle des données doit également être établie pour s'assurer qu'un tableau de bord est propre et organisé. De plus, n'oubliez pas que les données d'un tableau de bord doivent être exploitables, alors concentrez-vous sur les chiffres et les statistiques qui aideront les utilisateurs à prendre des décisions.

Utiliser des graphiques à barres et des camemberts

Les graphiques à barres et les camemberts sont les formes les plus courantes de visualisation de données, et pour cause. Les graphiques à barres sont utilisés pour représenter une ou plusieurs variables liées, tandis que les graphiques à secteurs sont les meilleurs pour représenter les données pour une comparaison de partie à tout. Ces deux éléments visuels sont facilement reconnaissables, ce qui en fait l'une des options les plus efficaces pour créer un tableau de bord.

Utiliser la couleur

Une utilisation prudente de la couleur peut aider à distinguer différents indicateurs, tendances et ensembles de données. L'utilisation de différentes couleurs peut également rendre un tableau de bord plus organisé et plus facile à comprendre. Il est important de ne pas trop compliquer les schémas de couleurs et de s'en tenir à une sélection limitée de couleurs qui permettent toujours de distinguer les éléments. Décidez des couleurs qui seront utilisées à l'avance et conservez les mêmes couleurs dans tout le tableau de bord.

Marque et mise en page

Lors de la conception d'un tableau de bord Excel, il est conseillé d'utiliser la marque et la mise en page pour créer un design attrayant et efficace. Ceci peut être réalisé grâce à l'utilisation du contraste, de la propreté et d'objectifs clairs.

Utiliser le contraste

Le contraste est un moyen efficace d'attirer l'attention sur les éléments importants de votre tableau de bord Excel. L'utilisation de couleurs, de polices et de formes qui contrastent les unes avec les autres peut créer une variété visuelle qui guide l'attention du lecteur. Lors de l'utilisation du contraste, il est important de garder à l'esprit les éléments les plus importants dans le tableau de bord Excel afin de pouvoir les distinguer des éléments moins importants.

Gardez-le propre

Il est important de garder votre tableau de bord Excel propre et organisé pour une meilleure expérience de lecture. Trop d'encombrement et il peut être difficile pour le lecteur de trouver l'information qu'il recherche. Il est avantageux d'utiliser des espaces blancs pour séparer les sections, d'utiliser une taille de police lisible et de créer une structure organisée lors de la mise en page du tableau de bord Excel.

Créez des objectifs clairs

Il est important d'être clair sur les objectifs du tableau de bord Excel. Avoir une compréhension de ce qui doit être réalisé vous aidera à prendre des décisions de conception plus éclairées.Des objectifs clairement communiqués aident également à définir les attentes du lecteur et à garantir que votre tableau de bord répond à son objectif fondamental

Automatisation

La conception de tableaux de bord peut devenir fastidieuse s'il n'y a pas une utilisation efficace et efficiente des outils d'automatisation. Les outils d'automatisation peuvent améliorer l'interface utilisateur et la précision du tableau de bord, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires à la conception et à la maintenance du tableau de bord. Il existe plusieurs façons d'utiliser l'automatisation lors de la conception d'un tableau de bord.

Utiliser des macros

Les macros permettent d'automatiser les processus fréquemment utilisés qui nécessitent de nombreuses étapes qui, autrement, devraient être effectuées manuellement. Les macros peuvent transformer une tâche fastidieuse en une tâche facile à réaliser à l'aide de la programmation et de l'utilisation de certains mots-clés. L'utilisation de la fonction de macros peut réduire le temps consacré à la conception d'un tableau de bord en créant un modèle pour diverses tâches à accomplir.

Utiliser la mise en forme conditionnelle

Le formatage conditionnel est un outil puissant qui peut aider à créer un tableau de bord efficace car il peut être utilisé pour définir des règles qui sont déclenchées chaque fois que des modifications sont apportées aux données. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour analyser rapidement les données en modifiant la mise en forme de certains champs du tableau de bord. Cet outil peut contribuer à la précision du tableau de bord car il met automatiquement à jour la mise en forme du tableau de bord avec un minimum d'effort.

Utiliser des formules et des fonctions

Outre les macros et la mise en forme conditionnelle, les formules et les fonctions peuvent également être utilisées pour automatiser certains calculs et tâches dans un tableau de bord Excel. Les formules et les fonctions peuvent être utilisées pour générer simultanément plusieurs résultats à partir de différents points de données, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour effectuer la tâche requise. Ceci est particulièrement utile lorsque des calculs et des résultats complexes doivent être présentés dans le tableau de bord.

Considérations relatives à l'utilisateur final

Lors de la conception d'un tableau de bord pour une feuille de calcul Excel, il est important de garder à l'esprit votre utilisateur final. Afin de vous assurer que l'utilisateur final trouve votre tableau de bord utile et facile à naviguer, vous devez tenir compte des considérations suivantes :

Simplifier l'interface utilisateur

L'interface doit être simple et facile à utiliser. Essayez d'éviter les formules et les visualisations trop compliquées pour réduire la confusion et la charge cognitive. De plus, utilisez intelligemment la couleur et le contraste pour mettre en valeur les points de données les plus importants.

Conserver une apparence cohérente

Il est important de conserver une apparence cohérente dans l'ensemble de votre tableau de bord. Cela inclut une utilisation cohérente des couleurs, des polices et des éléments visuels. Cela aidera l'utilisateur à mieux identifier les composants importants du tableau de bord et le rendra plus facile à comprendre.

Sécurité

Les concepteurs doivent s'assurer que les tableaux de bord Excel restent sécurisés. Il existe quelques principes clés à prendre en compte lors de la conception de tableaux de bord Excel sécurisés.

Limiter les alternatives de partage

Lors de la création d'un tableau de bord Excel, il est important de limiter les modes de partage. Par exemple, les concepteurs doivent éviter de créer un tableau de bord Excel pouvant être partagé via des canaux non sécurisés, tels que le courrier électronique ou la messagerie instantanée. Il est préférable de limiter les alternatives de partage aux systèmes de fichiers sécurisés de l'entreprise et aux autres outils de collaboration sécurisés.

Activer les restrictions d'accès utilisateur

Une fois qu'un tableau de bord Excel est créé et partagé, il est essentiel de protéger son contenu contre tout accès non autorisé. Pour ce faire, les concepteurs doivent activer les restrictions d'accès des utilisateurs, telles que l'exigence d'une authentification des utilisateurs à l'échelle de l'organisation lors de l'accès au tableau de bord. Les informations d'identification de l'utilisateur doivent être requises à chaque accès au tableau de bord. En outre, les restrictions d'accès des utilisateurs doivent également être basées sur les rôles et les autorisations des utilisateurs établis par l'organisation.

Utiliser l'authentification multifacteur

Un autre élément clé de la protection des tableaux de bord Excel est la mise en œuvre de l'authentification multifacteur. Cette mesure de sécurité nécessite deux facteurs d'authentification ou plus pour vérifier l'identité d'un utilisateur. Cela peut inclure une combinaison de quelque chose que l'utilisateur connaît (comme un mot de passe), quelque chose que l'utilisateur possède (comme une carte-clé) ou quelque chose que l'utilisateur est (comme une empreinte digitale). La mise en œuvre de l'authentification multifacteur est un moyen efficace de protéger un tableau de bord Excel contre les accès non autorisés.

Conclusion

La conception de tableaux de bord Excel efficaces, efficients et informatifs, avec la possibilité d'afficher des vues résumées de plusieurs sources de données dans une vue unifiée, peut être une entreprise difficile. Cependant, s'efforcer en permanence de respecter certains principes de conception de tableaux de bord peut entraîner la création de représentations visuelles de grands ensembles de données qui sont non seulement visuellement attrayantes, mais également détectables et utilisées par le public pour prendre de meilleures décisions.

Récapituler les principes essentiels de conception de tableau de bord

Lors de la conception de tableaux de bord Excel, plusieurs principes de conception essentiels doivent toujours être gardés à l'esprit. Ceux-ci incluent les principes de simplicité, de visualisation, d'interaction, de flexibilité, de collaboration, de performance et de sécurité.

• Simplicité : restez aussi simple que possible. Utilisez les espaces blancs et réduisez l'encombrement. N'incluez que les éléments nécessaires pour transmettre le message.
• Visualisation : utilisez des méthodes graphiques telles que des graphiques, des diagrammes et des chronologies pour démontrer efficacement les informations sur les données.
• Interaction : offrez à l'utilisateur la possibilité de faire plus que simplement consulter des données statiques et encouragez l'interaction de l'utilisateur.
• Flexibilité : créez un tableau de bord dynamique afin que les utilisateurs puissent personnaliser les présentations, les valeurs et les visualisations de données du tableau de bord.
• Collaboration : activez le partage, permettez aux autres de commenter et de discuter des données et des informations, et de fournir des commentaires.
• Performance : Optimisation des temps de chargement et de l'expérience utilisateur globale.
• Sécurité : assurez-vous que les données sont stockées en toute sécurité dans le cloud et que l'accès est limité aux personnes autorisées à les consulter.

Résumé des avantages

Lorsque vous considérez, mettez en œuvre et respectez ces principes, vous pouvez réussir à fournir des tableaux de bord Excel qui transmettent des informations précises sur les données, ainsi qu'à offrir une expérience de navigation sans effort avec des visuels époustouflants. Le résultat final est un tableau de bord Excel qui engage avec succès les utilisateurs et sert d'outil efficace pour communiquer des renseignements commerciaux complexes.