5 meilleures pratiques pour créer des tableaux de bord Excel efficaces

Présentation

Les tableaux de bord Excel fournissent de puissants outils visuels pour interpréter de grandes quantités de données. Les tableaux de bord agissent comme un résumé de vos données, ce qui permet d'identifier facilement les tendances et les relations pour mieux comprendre les performances actuelles de votre entreprise. Pour créer des tableaux de bord Excel efficaces, il est important de comprendre les meilleures pratiques.

Les cinq meilleures pratiques pour créer des tableaux de bord Excel efficaces sont les suivantes :

• Concevoir pour plus de clarté
• Intégrer les données pertinentes
• Simplifier
• Effectuer des vérifications régulières
• Faire les ajustements nécessaires

En suivant ces bonnes pratiques simples, vous serez en mesure de créer des tableaux de bord Excel qui vous permettront d'interpréter avec précision vos données et de prendre des mesures éclairées.

Sélectionner un type de graphique approprié

La sélection du type de graphique approprié pour votre tableau de bord Excel est extrêmement importante. Le type de graphique doit être sélectionné en fonction de l'histoire à raconter, ainsi que des données disponibles. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte lors de la sélection du bon type de graphique pour communiquer efficacement des informations.

Comprendre l'histoire que vous devez raconter

Tout d'abord, il est important de prendre du recul et de comprendre l'histoire que vous voulez que votre tableau de bord Excel raconte. Comment les données sont-elles liées ? De quelles tendances ou modèles le public devrait-il être conscient ? En se concentrant d'abord sur l'histoire, la sélection d'un type de graphique devient beaucoup plus simple.

Examinez les types de graphiques appropriés en fonction de vos données

Après avoir compris l'histoire que vous devez raconter, passez en revue les types de graphiques qui seront les plus efficaces pour vous aider à communiquer vos idées. Lors de l'analyse des données, envisagez d'utiliser les types de graphiques suivants, selon le type de données :

• Bargraphes pour les données nominales et ordinales.
• Graphiques circulaires pour les comparaisons et les proportions relatives.
• Graphiques linéaires pour les données de séries chronologiques.
• Nuage de points pour mesurer la corrélation entre deux variables.
• Histogrammes pour analyser la fréquence.
• Graphiques cumulatifs pour suivre les totaux cumulés.

Pour améliorer encore l'impact visuel de votre tableau de bord Excel, envisagez de styliser et de colorer les éléments d'une manière qui corresponde étroitement à l'histoire que vous essayez de raconter. Cela permet d'accroître l'engagement des utilisateurs et la compréhension des informations dans le tableau de bord.

Organisation de vos données

Lorsqu'il s'agit de créer un tableau de bord Excel efficace et visuellement attrayant, il est essentiel d'organiser correctement vos données. En prenant soin de structurer et de catégoriser vos données, vous pouvez vous assurer que votre tableau de bord est facile à lire et fournit des informations claires.

Décomposer les données en sections logiques

Avant de commencer à organiser vos données dans Excel, il est important de les décomposer en sections logiques. Définissez des catégories et des sous-catégories qui reflètent les sujets couverts dans votre jeu de données. Cela vous aidera à mieux comprendre les relations entre vos points de données et facilitera l'organisation des données en sections visuellement attrayantes.

Utilisez un jeu de couleurs cohérent

L'utilisation d'un jeu de couleurs cohérent est essentielle pour créer des tableaux de bord Excel efficaces. Un jeu de couleurs aide à distinguer une section de vos données d'une autre, ce qui permet aux lecteurs d'interpréter plus facilement les données. Lorsque vous sélectionnez des couleurs, choisissez des teintes visuellement distinctes les unes des autres, mais toujours complémentaires.

Utiliser les styles de tableau

Les styles de tableau vous permettent de formater rapidement les données de votre feuille de calcul, ce qui facilite la distinction d'une section d'une autre. Lors de la conception de votre tableau de bord Excel, utilisez un style unique pour chaque section de vos données et évitez d'ajouter trop de couleurs ou d'éléments décoratifs. Cela aidera à garantir que l'accent reste mis sur les données plutôt que sur la conception.

Mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle vous permet de visualiser rapidement des modèles et des tendances dans vos données.Par exemple, vous pouvez créer des règles qui mettront en évidence les cellules qui sont au-dessus ou en dessous d'une certaine valeur, ou les cellules qui contiennent des mots ou des phrases spécifiques. Cela aide à identifier rapidement les valeurs aberrantes ou les valeurs qui peuvent nécessiter une analyse plus approfondie.

Rendre vos données visuelles avec des tableaux de bord

La création de tableaux de bord visuellement attrayants et faciles à lire est un moyen efficace de transmettre rapidement et avec précision des ensembles de données complexes aux utilisateurs. L'utilisation des meilleures pratiques lors de la création et de l'interprétation des tableaux de bord peut aider à garantir que les informations critiques sont présentées de la manière la plus efficace et la plus efficace. Voici quelques-unes des meilleures pratiques pour créer des tableaux de bord Excel efficaces.

Utiliser l'analyse de simulation

L'analyse de simulation est un outil puissant dans Excel qui peut être utilisé pour comprendre comment les modifications d'une valeur d'entrée peuvent affecter d'autres facteurs dans l'ensemble de données. Cet outil essentiel permet aux utilisateurs d'examiner rapidement et efficacement divers scénarios et peut produire des informations et une compréhension plus approfondies. Par exemple, une analyse de simulation sur un tableau de bord de suivi des chiffres de vente peut aider l'utilisateur à identifier les marchés cibles, l'optimisation et les économies de coûts.

Ajouter des connexions entre les tableaux de bord

La connexion de tableaux de bord Excel peut être un moyen puissant d'obtenir des informations sur des ensembles de données de plus en plus complexes. En connectant divers tableaux de bord, les utilisateurs peuvent obtenir une image complète de la manière dont différents points de données ou entrées peuvent s'influencer mutuellement, créant ainsi une image multidimensionnelle détaillée de l'ensemble de données. Par exemple, la connexion d'un tableau de bord marketing à un tableau de bord financier peut fournir des informations précieuses sur les chiffres de vente potentiels pour un marché particulier.

Rendre les données brutes et les calculs facilement disponibles

Pour que les utilisateurs puissent interpréter avec précision les informations de leurs tableaux de bord, il est essentiel de disposer de données brutes et de calculs facilement accessibles. Si un spectateur souhaite approfondir l'ensemble de données, le fait d'avoir les données brutes et les équations utilisées pour les calculs facilement accessibles peut fournir une opportunité d'obtenir une compréhension éclairée et complète des chiffres affichés sur le tableau de bord. De plus, la disponibilité des données brutes permet à l'utilisateur d'afficher et de modifier des cellules individuelles selon ses besoins.

5. Maintenir les performances

La création de tableaux de bord Excel efficaces et efficients nécessite une attention particulière aux calculs gourmands en ressources, une bonne structure de fichiers et l'utilisation de Power Query et Power Pivot. Voici cinq bonnes pratiques pour maintenir les performances de vos tableaux de bord.

a. Minimiser les calculs gourmands en ressources

Les calculs gourmands en ressources peuvent rapidement ralentir ou geler vos tableaux de bord. Utilisez des éléments visuels statiques tels que des graphiques Excel et des tableaux croisés dynamiques au lieu de formules. Vous pouvez également réduire les formules en utilisant des références de cellules, des plages nommées et en utilisant l'enregistreur de macros Excel pour automatiser les tâches répétitives.

b. Utilisez une bonne structure de fichiers

Organiser correctement votre fichier Excel peut améliorer les performances. Une structure organisée facilite la recherche des informations requises et minimise le risque de corruption accidentelle. Assurez-vous de regrouper toutes les feuilles de calcul associées, de nommer les feuilles de calcul, d'utiliser des onglets pour naviguer entre les feuilles et de créer une feuille de calcul récapitulative.

c. Utiliser Power Query et Power Pivot

Power Query et Power Pivot fournissent les outils pour organiser et manipuler de grandes quantités de données. Power Query vous permet de créer rapidement des relations entre les tables. Power Pivot vous permet de gérer de longues listes de données qui peuvent être extraites efficacement dans votre tableau de bord. Il vous permet également de stocker de grandes quantités de données et d'afficher des données sur des tableaux de bord de manière significative.

Améliorez vos tableaux de bord avec des macros

Dans Excel, les macros sont des morceaux de code utilisés pour automatiser une tâche. Cette automatisation vous fait gagner du temps et élimine les saisies manuelles fastidieuses. Améliorez vos tableaux de bord avec des macros pour les rendre encore plus dynamiques.

Automatisation des résultats souhaités avec des macros

Afin de tirer le meilleur parti des macros, il est important de comprendre d'abord la tâche que vous souhaitez automatiser. Qu'essayez-vous d'accomplir avec votre tableau de bord ? Une fois que vous connaissez les résultats souhaités, vous pouvez commencer à écrire le code.

Les macros sont utiles pour automatiser les tests logiques. Un test logique peut signifier comparer la valeur de deux cellules, vérifier si une ligne a une valeur ou effectuer des ajustements en fonction d'une plage de valeurs. Lorsqu'Excel compare le matériel source à vos critères de test logiques, il peut appliquer un nouvel ensemble de critères définis par la macro.

Supposons que vous deviez afficher les domaines d'amélioration chaque fois qu'un nombre tombe en dessous d'un point de référence spécifique. L'écriture d'une macro est un moyen efficace de le faire. La macro chercherait quoi que ce soit sous la référence prédéfinie et changerait automatiquement les cellules pour afficher les résultats souhaités.

Comprendre vos besoins avant d'écrire une macro

Avant d'écrire une macro, il est important de comprendre l'objectif sous-jacent de la macro et comment elle s'intégrera au reste de votre tableau de bord. Vous devez noter les variables, tous les calculs à effectuer et les données que vous allez extraire de sources externes.

L'écriture d'une macro nécessite l'accès à l'environnement de développement intégré (IDE) Visual Basic. Il existe plusieurs bibliothèques de macros gratuites que d'autres utilisateurs ont publiées en ligne, mais si vous en créez une à partir de zéro, vous devrez comprendre Visual Basic pour Applications (VBA) et la syntaxe de programmation.

Certains sites Web utiles à consulter pour commencer à écrire des macros incluent MSDN et StackOverflow, ainsi que d'autres didacticiels fournis en ligne. L'écriture de macros efficaces peut demander de la pratique, mais assez tôt, vous comprendrez comment toutes les parties du code s'emboîtent.

Conclusion

La création de tableaux de bord Excel efficaces et faciles à comprendre est un excellent moyen de communiquer des données complexes de manière concise. Pour rendre le processus efficace, il est important de respecter certains principes clés et pratiques exemplaires. Dans cet article de blog, nous avons exploré cinq des meilleures pratiques à utiliser lors de la création de tableaux de bord Excel efficaces.

Résumé des meilleures pratiques

Ces pratiques consistent notamment à s'assurer que la mise en page du tableau de bord est bien organisée, pertinente et visuellement attrayante, à utiliser le filtrage des données et les mises à jour dynamiques pour garantir l'évolutivité et la pertinence, à tirer parti de l'automatisation et des macros pour réduire le temps consacré à la mise à jour manuelle et réduire les risques de erreurs, en utilisant des conceptions de maquette pour s'assurer que les tableaux de bord sont beaux et vérifier l'exactitude et l'alignement avant la publication, et en s'assurant que le tableau de bord reste interactif pour les utilisateurs.

Récapitulation et conseils pour un développement ultérieur

Ces bonnes pratiques sont les éléments essentiels pour créer un excellent tableau de bord Excel. Lorsque vous créez votre tableau de bord, assurez-vous de garder chacun de ces points à l'esprit et de vous référer à cet article si nécessaire. De plus, il existe des conseils et astuces plus spécifiques qui peuvent être appliqués pour rendre le tableau de bord plus attrayant. Pour développer davantage vos idées, faites des recherches sur les tableaux de bord que d'autres entreprises prospères ont développés et voyez comment ils intègrent des données spécifiques à l'industrie. Avec une pratique et des connaissances appropriées, il est possible de créer un tableau de bord efficace.