Création de rapports de tableau de bord dans Excel

Présentation

Les rapports du tableau de bord donnent un aperçu des mesures clés et des indicateurs de performance liés à une organisation, un projet ou une entreprise. Ils fournissent une vue complète des performances actuelles d'une entreprise, par rapport aux données historiques ou prévisionnelles. Les rapports du tableau de bord sont conçus pour être faciles à comprendre et permettre une prise de décision rapide basée sur les données présentées.

Les rapports du tableau de bord peuvent être utilisés pour identifier les domaines à améliorer, découvrir les risques et les opportunités, effectuer des comparaisons entre différents types de données et suivre les objectifs. En créant des rapports dans Excel, les entreprises peuvent visualiser de grands ensembles de données et en tirer des informations importantes.

La création de rapports de tableau de bord dans Excel présente de nombreux avantages. Excel est un logiciel facile à utiliser qui permet aux utilisateurs de saisir et d'analyser rapidement des données. Les rapports de tableau de bord créés dans Excel sont interactifs et peuvent être personnalisés pour cibler des publics spécifiques. Excel propose également des fonctions et des formules puissantes, permettant aux utilisateurs de créer rapidement des tableaux et des graphiques pour rendre les données plus compréhensibles.

Ce dont vous aurez besoin

La création d'un rapport de tableau de bord ne se limite pas à Microsoft Excel et à une feuille de calcul. Pour créer le meilleur rapport de tableau de bord, vous aurez besoin des bons outils et fonctionnalités proposés par Excel. Passons en revue ce dont vous aurez besoin pour commencer.

Microsoft Excel

Un rapport de tableau de bord créé dans Excel nécessite l'installation d'une version de Microsoft Excel sur l'ordinateur. Excel est disponible en tant que produit autonome ou partie intégrante de la suite Office 365. La version d'Excel que vous utilisez déterminera les types d'outils de visualisation et d'analyse que vous pouvez utiliser.

Feuilles de calcul Excel

Les feuilles de calcul Excel fournissent le canevas d'un rapport de tableau de bord basé sur Excel. Chaque feuille de calcul ne doit contenir que les données pertinentes pour le rapport du tableau de bord. Les données doivent être organisées en colonnes et en lignes avec des étiquettes sur les colonnes et les lignes faciles à comprendre. Il est important de formater les données correctement pour s'assurer que le rapport est facile à lire et à comprendre.

Outils de visualisation et d'analyse

Excel propose une suite d'outils de visualisation et d'analyse qui peuvent être utilisés pour créer un rapport de tableau de bord interactif. Ces outils comprennent des tableaux croisés dynamiques, des graphiques et des formules qui permettent aux utilisateurs de découper et de découper les données pour fournir une meilleure compréhension des données. Une combinaison de ces outils peut fournir un instantané facile à comprendre des principaux points de données.

L'utilisation de ces outils nécessite une connaissance de base du fonctionnement d'Excel, mais même avec une compréhension de base du logiciel, vous pouvez créer un rapport de tableau de bord robuste avec la bonne combinaison d'outils.

Configuration de votre tableau de bord

La création de rapports de tableau de bord dans Excel implique quelques étapes allant de la collecte des données nécessaires à leur analyse et au choix des éléments à inclure dans votre tableau de bord. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la procédure à suivre pour configurer votre tableau de bord.

Comment rassembler les données nécessaires et les analyser

La première étape de la configuration de votre tableau de bord consiste à collecter et à analyser les données nécessaires. Ces données peuvent provenir de sources internes telles que les bases de données d'une entreprise ou de sources externes telles que des fournisseurs de données tiers. Une fois que vous avez vos données, il sera important de les analyser pour déterminer pourquoi les données sont importantes et identifier les tendances ou les modèles.

Choisir les éléments à inclure et comment les présenter

L'étape suivante consiste à décider quels éléments inclure dans votre tableau de bord et comment les présenter. Selon le type de tableau de bord que vous créez et ce que l'utilisateur final recherchera, divers éléments peuvent être inclus, tels que des graphiques, des graphiques, des tableaux, etc. Il est important de veiller à n'inclure que les éléments nécessaires et de s'assurer qu'ils sont faciles à comprendre et à interpréter pour l'utilisateur final.

Création de tableaux, graphiques et autres visuels pertinents

La dernière étape de la configuration de votre tableau de bord consiste à créer des tableaux, des graphiques et d'autres éléments visuels pertinents. Il existe une grande variété de tableaux, de graphiques et d'autres éléments visuels pouvant être utilisés pour présenter des données. Lors de la création de ces visuels, il est important de s'assurer qu'ils sont précis et faciles à interpréter. De plus, il est important de tenir compte de la taille et du type de données présentées et de s'assurer que les visuels reflètent les tendances ou les modèles dans les données.

Conseils pour des rapports efficaces

Utilisation de modèles personnalisables

La création de rapports de tableau de bord dans Excel nécessite un examen attentif des sources de données, des points de données, de l'organisation, de la mise en page, de la précision, de l'accessibilité et des éléments visuels. Les modèles personnalisables permettent de produire des rapports de présentation professionnels en un rien de temps. La plupart des modèles personnalisables suivent des directives pour une conception de tableau de bord efficace afin de créer des présentations interactives et de transmettre rapidement des informations à partir de vos données.

Utiliser des raccourcis clavier pour accélérer le processus

Outre l'utilisation de modèles personnalisables, beaucoup ne sont pas conscients des capacités de gain de temps lorsqu'il s'agit de créer des rapports dans Excel. Des raccourcis de base tels que copier et coller, formater, travailler avec le tri et le filtrage, rechercher ou la commande intégrée "Annuler" peuvent facilement être trouvés avec quelques touches de clavier simples.

Pour les utilisateurs plus expérimentés, une liste plus complète de raccourcis Excel est disponible. Ces raccourcis peuvent aider à créer un rapport plus rapidement et plus efficacement, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources.

Savoir quand utiliser quel type de graphique

Les graphiques ajoutent un niveau de communication dynamique à un rapport de tableau de bord, permettant aux utilisateurs d'identifier les relations, les tendances et la distribution des données. Si un rapport comprend une quantité significative de points de données, la meilleure façon d'améliorer le rapport consiste à ajouter des graphiques de différents types. Mais il est nécessaire de savoir quand utiliser quel type de tableau ou de graphique pour la meilleure représentation.

En s'éloignant des graphiques à secteurs et en s'orientant vers des formes plus efficaces de visualisation des données telles que les graphiques linéaires, les nuages ​​de points ou les graphiques à barres, l'importance de chaque point de données peut être facilement représentée. Un rapport bien groupé devrait permettre un défilement minimal pour le lecteur ou le spectateur.

Travailler avec des sources de données

La création de rapports dans Microsoft Excel implique souvent de travailler avec des données provenant de différentes sources. Maîtriser l'art de se connecter à des sources de données externes et de lier des tables permet un flux de travail plus efficace et des rapports plus précis. Comprendre les fonctionnalités d'actualisation des données permet de s'assurer que les rapports sont à jour. Ce chapitre explorera les différentes façons dont les sources de données peuvent être connectées et liées, ainsi que les options de mise à jour des données.

Connexion à des sources de données externes

L'approche de loin la plus courante pour utiliser des données dans Excel consiste à se connecter à une source de données externe. La majorité des utilisateurs choisissent de se connecter à des bases de données car celles-ci sont souvent la source de données structurées, tandis que d'autres options telles que Access, des fichiers texte ou des flux XML peuvent également être utilisées. Lors de la connexion à des bases de données, Microsoft Query peut être utilisé pour fournir des données à partir d'une gamme de systèmes de bases de données courants tels que SQL, Oracle et MySQL. Une fois la connexion établie, les données sont accessibles depuis Excel et peuvent être manipulées de différentes manières.

Lier des tableaux dans le même document

Lier des tableaux dans le même document Excel est le plus souvent utilisé lorsque vous travaillez avec de gros volumes de données. En reliant et en référençant les données entre différentes feuilles de calcul, le document peut être divisé en sections gérables. Par exemple, les données peuvent être formatées et structurées dans une feuille de calcul et référencées à partir d'autres.Cela aide à garder les données organisées tout en permettant aux autres feuilles de calcul de rester hautement personnalisables. Pour cette raison, c'est une solution idéale lorsque les mêmes données seront utilisées dans de nombreux documents.

Actualisation des données pour mettre à jour les rapports

Pour s'assurer que les données restent exactes, elles doivent être régulièrement mises à jour. Si un rapport est basé sur des données provenant d'une source externe, Excel peut être configuré pour actualiser automatiquement les données chaque fois que le document est ouvert. Cela peut être fait manuellement en allant dans l'onglet "Données" d'Excel et en sélectionnant "Actualiser les données". Il est également possible de configurer les données pour qu'elles se rafraîchissent automatiquement de manière régulière. Par exemple, les données peuvent être actualisées à chaque ouverture du document, ou à des moments ou intervalles spécifiques.

Création d'un tableau de bord interactif

Excel est un programme puissant pour créer des rapports de tableau de bord afin de distiller de grandes quantités de données dans des visuels significatifs et faciles à comprendre. Excel est utilisé dans le monde entier pour l'analyse des données, les tableaux de bord et les rapports. La création d'un tableau de bord interactif dans Excel nécessite une compréhension du fonctionnement du programme, ainsi que de la manière d'exploiter certaines de ses fonctionnalités intégrées. Cet article fournit un aperçu de la création d'un tableau de bord interactif dans Excel.

Utiliser la mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité d'Excel qui vous permet de modifier l'apparence des données ou des plages de cellules en fonction de leur valeur. Ceci est particulièrement utile lors de la création de tableaux de bord interactifs, car cela vous permet de mettre en évidence des informations clés ou des tendances dans les données. Par exemple, vous pouvez mettre en surbrillance les cellules contenant une certaine valeur ou attribuer un code couleur à une plage de cellules en fonction de leur valeur. Cela rend les données plus faciles à interpréter et plus attrayantes pour les utilisateurs.

Exploiter les tableaux de bord interactifs

En plus d'utiliser la mise en forme conditionnelle, vous pouvez également tirer parti de la fonctionnalité de tableaux de bord interactifs intégrée dans Excel. Cette fonctionnalité vous permet de créer rapidement des tableaux et des graphiques qui visualisent les données de manière facile à comprendre. Vous pouvez personnaliser ces tableaux de bord pour filtrer et afficher uniquement les données pertinentes pour l'histoire que vous essayez de raconter, ce qui les rend très efficaces pour présenter des données complexes d'une manière facile à comprendre.

Exploiter les applications Web pour améliorer les rapports

Enfin, vous pouvez également utiliser des applications Web pour améliorer les capacités de création de rapports dans Excel. Ces applications vous permettent de créer des visualisations sophistiquées, telles que des cartes thermiques, des cartes géographiques et d'autres visualisations personnalisées. Cela peut être particulièrement utile lors de la création de tableaux de bord interactifs, car cela vous permet de créer rapidement des visuels adaptés aux données que vous présentez. Vous pouvez également mettre à jour rapidement ces visuels à mesure que les données changent, ce qui en fait un outil puissant pour suivre l'évolution rapide des données.

Conclusion

Maintenant que nous avons parcouru le processus de création de rapports de tableau de bord dans Excel, nous pouvons maintenant résumer les étapes clés et les conseils pour tirer le meilleur parti de vos rapports de tableau de bord.

Résumé des étapes clés et conseils

• Commencez par définir l'objectif du tableau de bord et les données dont vous avez besoin pour le remplir
• La conception et la mise en page sont essentielles, alors prenez le temps de créer un tableau de bord intuitif
• Envisagez d'ajouter de l'interactivité utilisateur à des éléments tels que des graphiques et des filtres
• Étudiez attentivement les sources de données et le type de connexion pour que les rapports soient toujours à jour
• Revoir et affiner en permanence le tableau de bord pour s'assurer qu'il reste utile et pertinent

Avantages de la création de rapports de tableau de bord dans Excel

La création de rapports de tableau de bord dans Excel peut offrir un certain nombre d'avantages tangibles à l'utilisateur.

• Les rapports du tableau de bord peuvent être faciles à comprendre et à interpréter, même si l'utilisateur n'a pas une connaissance approfondie de l'analyse des données
• Il permet à l'utilisateur d'analyser et de visualiser les données en temps réel, afin que l'utilisateur puisse rester à jour et prendre des décisions rapides
• L'utilisation d'un tableau de bord personnalisé peut aider à faire fonctionner toutes les sources de données ensemble, afin que l'utilisateur puisse rapidement comparer différents ensembles de données et tirer des informations uniques
• L'interactivité de l'utilisateur peut aider l'utilisateur à approfondir les données, en explorant différentes corrélations pour obtenir une intelligence économique précieuse

Dans l'ensemble, la création de rapports de tableau de bord dans Excel est un processus simple s'il est effectué correctement, et il peut fournir des informations efficaces, opportunes et exploitables à l'utilisateur