Comment créer un tableau Kanban pour la gestion de projet agile

Présentation

Les tableaux Kanban peuvent être décrits comme un outil de gestion de projet qui aide les équipes à visualiser leur flux de travail. Traditionnellement, un tableau Kanban se compose d'une mise en page à trois colonnes : à faire, en cours et terminé. En rendant le processus de flux de travail visible, il peut aider les équipes à améliorer leur agilité et leur rapidité tout en gérant des projets complexes.

La gestion de projet agile est une approche de gestion de projet dans laquelle les projets se concentrent sur la livraison de résultats de manière itérative, avec le client au premier plan. Il vise à reconnaître et à gérer l'imprévisibilité d'un projet. L'objectif de la gestion de projet agile est de fournir de la valeur au client plus rapidement et plus tôt.

Le rôle important que jouent les tableaux Kanban dans la gestion de projet agile

Les tableaux Kanban sont un outil essentiel pour la gestion de projet agile. Qu'il s'agisse d'améliorer la visibilité de l'avancement du projet ou de faciliter la communication, les tableaux Kanban aident à maintenir les projets agiles sur la bonne voie. En mettant en place un tableau Kanban, les équipes peuvent s'adapter rapidement, le cas échéant, aux modifications de leurs plans.

Améliorer la visibilité de l'avancement du projet

Les tableaux Kanban fournissent une visualisation importante de l'avancement du projet. Cela aide les chefs de projet et les membres de l'équipe à identifier rapidement les domaines du projet qui fonctionnent bien et ceux qui peuvent rencontrer des difficultés ou qui ont besoin de ressources supplémentaires. Non seulement le tableau fournit un instantané des progrès, mais les progrès des membres de l'équipe sont également facilement apparents.

Faciliter la communication

Les tableaux Kanban facilitent également la communication entre les membres de l'équipe. Ils facilitent l'attribution des tâches, la discussion des progrès et l'identification des problèmes potentiels. En disposant de toutes ces informations au même endroit, les membres de l'équipe ont une meilleure compréhension de leurs progrès collectifs et peuvent rapidement identifier les domaines à améliorer.

Permettre la capacité de s'adapter au changement rapidement

Les projets agiles nécessitent que les équipes soient capables de s'adapter rapidement aux changements qui surviennent au cours du projet. Les tableaux Kanban facilitent grandement ce processus en offrant une visibilité claire sur les tâches à accomplir, leur progression et la manière dont les équipes peuvent s'adapter au mieux à tout changement ou obstacle. Grâce à une représentation visuelle du projet et de sa progression, les membres de l'équipe peuvent facilement identifier les tâches à accomplir pour rester sur la bonne voie.

Étapes pour créer un tableau Kanban

Étape de brouillon

L'étape de brouillon consiste à planifier pour réussir.

• Commencez par définir vos objectifs. Cela aidera à guider la conception et l'exécution de votre tableau Kanban.
• Identifiez qui travaillera sur le projet. Savoir qui est impliqué est essentiel pour créer un tableau Kanban efficace.
• Définissez les résultats souhaités du projet. Avoir un ensemble clair d'objectifs et de cibles garantira le bon déroulement du développement de votre conseil.

Étape de conception/développement

L'étape de conception/développement est l'endroit où le vrai travail commence.

• La première étape consiste à créer le tableau. Cela devrait inclure des colonnes pour les tâches qui sont prêtes pour le travail, en cours et terminées.
• Configurez des signaux au sein du tableau pour désigner les tâches à échéance prochaine, les tâches terminées et les tâches nécessitant une attention particulière.
• Ajoutez des cartes post-it au tableau pour représenter les tâches. Il s'agit d'une méthode inestimable de suivi des tâches et de suivi des progrès.

Étape d'exécution/d'adoption

La phase d'exécution/d'adoption est la dernière étape de la création d'un tableau Kanban réussi.

• Créez un processus clair pour faire approuver une tâche. Cela facilite le suivi des tâches qui ont été accomplies, qui travaille sur quoi et quand les tâches doivent être accomplies.
• Configurez un processus de suivi des problèmes. Avoir un système en place pour suivre les problèmes et suivre les progrès est essentiel pour une gestion de projet réussie.
• Formez les membres de l'équipe à l'utilisation du système.C'est la clé pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et travaille vers un objectif commun

Avantages de l'utilisation d'un tableau Kanban

Les tableaux Kanban sont un outil populaire pour faciliter la gestion de projet agile. Ils agissent comme des représentations visuelles des tâches, chaque tâche étant représentée par une carte. Les tableaux Kanban peuvent apporter de nombreux avantages au flux de travail global d'un projet et sont simples à configurer.

Effacer la visibilité du flux de travail

Un tableau Kanban fournit une vue claire du projet et de ses tâches. Il permet de voir facilement les tâches en cours, celles qui sont terminées et celles qui restent à démarrer. Se tenir au courant de l'avancement du projet est simple et rapide. Les tâches correspondantes sont liées par des repères visuels faciles à distinguer, ce qui facilite la collaboration.

Amélioration de la collaboration

Les tableaux Kanban augmentent la collaboration entre les membres de l'équipe. Travailler avec une représentation visuelle des tâches permet aux membres de l'équipe de comprendre rapidement et facilement les priorités du projet. Grâce à une source d'informations facile à comprendre, la communication entre les membres de l'équipe s'améliore considérablement.

Amélioration de la productivité

La nature visuelle d'un tableau Kanban contribue également à augmenter la productivité du projet. Le tableau affiche les progrès détaillés permettant aux membres de l'équipe de rester informés et concentrés sur leurs tâches spécifiques. L'avancement des tâches peut alors être surveillé et mesuré avec plus de précision afin de maintenir les projets sur la bonne voie et d'optimiser la productivité.

Conseils pour utiliser un tableau Kanban

Les tableaux Kanban offrent un moyen fantastique de planifier et d'organiser visuellement des tâches dans le contexte d'une gestion de projet agile. Voici quelques conseils pour en tirer le meilleur parti.

Assurez-vous que les colonnes reflètent les étapes du processus/flux de travail

Votre équipe doit établir un flux de travail et le décomposer en étapes, en indiquant chacune sous la forme d'une colonne étiquetée sur le tableau Kanban. De cette façon, vous organiserez les tâches plus efficacement et faciliterez la visualisation des progrès.

Établir des parties responsables pour chaque étape

Pour chacune des colonnes - ou étapes - identifiez chaque membre de l'équipe responsable de ces tâches. Cette structure est utile car elle garantit que les membres de l'équipe sont responsables et il est facile de repérer tout goulot d'étranglement ou domaine dans lequel on passe trop de temps.

Encourager des révisions régulières

Le tableau kanban doit être revu périodiquement. Cet examen permet de s'assurer que le travail se déroule comme prévu et que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Cela encourage également la collaboration entre les membres de l'équipe, car chacun peut fournir des commentaires et affiner le flux de travail selon les besoins.

Mesurer et suivre les progrès

Un tableau Kanban est un moyen idéal pour mesurer les progrès. Étant donné que les tâches sont organisées en colonnes, il est facile de suivre le taux d'achèvement de chaque tâche et la rapidité avec laquelle elles sont terminées. Ces données permettront à votre équipe de mieux planifier l'avenir et d'améliorer le flux de travail.

6. Meilleures pratiques pour l'utilisation du tableau Kanban

a. Consacrez une limite de temps raisonnable aux tâches

Lors de la création d'un tableau Kanban, il est important de tenir compte des délais associés à chaque tâche. Estimez le temps qu'une tâche devrait prendre et fixez une limite de temps raisonnable pour le moment où elle doit être terminée. Cela aidera à s'assurer que l'équipe ne s'enlise pas et ne reste pas coincée trop longtemps sur une tâche. Décomposer les tâches en objectifs plus petits et réalisables peut également aider à rendre le travail plus gérable sur un échéancier.

b. Prioriser les tâches

Il peut être avantageux de hiérarchiser les tâches sur un tableau Kanban afin d'identifier les tâches à accomplir en premier. Lorsqu'une tâche est marquée comme étant d'une priorité plus élevée, elle se démarque davantage et peut aider à garder l'équipe sur la bonne voie. La hiérarchisation peut également aider à identifier les obstacles susceptibles d'empêcher l'équipe de progresser.

c.Déplacer les tâches rapidement

Le tableau Kanban doit être un environnement fluide et dynamique dans lequel les tâches sont déplacées rapidement d'une colonne à l'autre En évitant les longs délais, la transparence est accrue et les problèmes peuvent être identifiés rapidement. Ce flux rapide permet également de s'assurer qu'aucune tâche ne s'enlise trop longtemps.

d. Limiter les travaux en cours

Lors de la détermination du nombre de tâches qui doivent être en cours à un moment donné, il peut être utile de tenir compte de la capacité de l'équipe. La définition de limites sur les travaux en cours aidera à concentrer l'équipe et à s'assurer que les tâches ne sont pas bloquées par des bloqueurs. Trop de tâches en cours peuvent entraîner des goulots d'étranglement, donc limiter les éléments aidera à maintenir un flux de travail optimal.

Conclusion

Un tableau Kanban bien conçu peut être un outil important pour une gestion de projet agile efficace. Cela peut aider à garantir que les tâches du projet sont organisées et suivies de manière à encourager les équipes à livrer leurs projets dans les délais et dans les limites du budget. Un tableau kanban offre également une feuille de route visuelle permettant aux propriétaires de projet de garder un œil sur l'avancement du projet.

Dans cet article de blog, nous avons discuté des meilleures pratiques pour créer un tableau Kanban pour la gestion de projet agile. Voici un bref résumé de ces recommandations :

• Créez des colonnes qui reflètent le flux de travail de votre projet.
• Attribuez des tâches à chaque membre de l'équipe dans la colonne appropriée.
• Incluez des limites à chaque étape du flux de travail pour éviter les goulots d'étranglement.
• Utilisez des étiquettes pour séparer visuellement les tâches dans le tableau Kanban.
• Surveillez l'avancement du projet et ajustez le tableau kanban si nécessaire.

En suivant ces bonnes pratiques, les propriétaires de projet peuvent créer un tableau kanban qui facilite la maîtrise des tâches et le suivi du projet.