5 étapes pour créer un tableau de bord Excel réellement utile

Présentation

Un tableau de bord Excel est un puissant outil de visualisation de données qui affiche des indicateurs de performance clés (KPI) sous forme de résumé. Il permet aux utilisateurs d'apprendre et d'interpréter rapidement les tendances des données, souvent à l'aide d'éléments graphiques tels que des graphiques, des tableaux et des jauges. Les tableaux de bord Excel offrent un moyen rapide et efficace de surveiller la santé d'une entreprise, de suivre l'avancement d'un projet ou de fournir des rapports significatifs et visuellement attrayants.

Les avantages de l'utilisation d'un tableau de bord Excel sont nombreux. Il simplifie des ensembles de données complexes en visuels facilement compréhensibles, qui fournissent un instantané d'une situation et vous permettent d'agir rapidement. Un tableau de bord Excel vous aide également à gagner du temps en mettant à jour automatiquement les dernières données de vos différentes sources, ce qui vous permet de rester plus facilement au courant des tendances changeantes. Enfin, un tableau de bord Excel peut être partagé avec des collègues, leur permettant d'être informés et à jour avec les données.

2. Étapes préparatoires

Avant de vous lancer dans le processus de création d'un tableau de bord, il est important de suivre certaines étapes préparatoires. Ceux-ci vous aideront à rassembler toutes les informations pertinentes, à créer une vue précise de ce que vous espérez réaliser et à établir une base solide pour construire votre tableau de bord. Les sous-sections suivantes donneront un aperçu des étapes préparatoires à suivre.

a. Déterminez les informations dont vous avez besoin

La première étape consiste à déterminer le type d'informations dont vous avez besoin pour alimenter votre tableau de bord. Cela devrait inclure les métriques importantes à suivre, les données à extraire de vos sources de données et toute autre information pertinente. Lors de l'analyse de vos données, observez les tendances, les valeurs aberrantes et les corrélations pour avoir une meilleure idée de ce qui doit être affiché. Une fois que vous avez une idée claire des informations que vous souhaitez inclure, vous pouvez passer à l'étape suivante.

b. Concevez précisément ce que vous voulez réaliser

La deuxième étape consiste à déterminer l'objectif global de votre tableau de bord. Prenez du recul pour comprendre le contexte de votre tableau de bord et les éléments ou composants clés que vous souhaitez qu'il inclue. Assurez-vous de trouver un moyen d'équilibrer efficacement vos demandes. Il est important de se rappeler que le but d'un tableau de bord est d'être visuellement attrayant et de susciter la réflexion, sans être écrasant. Lorsque vous prenez des décisions sur les types d'éléments ou de données que vous souhaitez inclure, tenez compte de l'impact qu'ils auront sur le tableau de bord résultant.

3. Recueillir des données

Tous les tableaux de bord s'appuient sur des données pour piloter les visuels. Pour garantir un tableau de bord précis et à jour, vous devez vous assurer que les données avec lesquelles vous travaillez sont fiables et de la plus haute qualité. Voici ce qu'il faut garder à l'esprit lors de la collecte de données pour votre tableau de bord Excel.

un. Sources de données

Vos sources de données dépendront du type de tableau de bord que vous créez, mais certaines sources courantes incluent des bases de données internes, des feuilles de calcul, des rapports du secteur, des commentaires de consommateurs et des API tierces. Examinez les sources des données, évaluez la fiabilité et l'exactitude des données et mettez en œuvre les techniques de nettoyage des données nécessaires.

b. Structurez vos données pour la compatibilité

Une fois que vous avez rassemblé les données nécessaires, vous devez les structurer d'une manière compatible avec Excel et la conception de votre tableau de bord. Cela peut signifier n'importe quoi, de l'organisation et du tri des données en colonnes et en lignes, à l'évaluation de la qualité des données ou à la combinaison de plusieurs ensembles de données en un seul.

Bien que la structuration de vos données puisse être fastidieuse, il s'agit d'une étape cruciale pour créer un tableau de bord à la fois fiable et visuellement attrayant. Prenez le temps de vous assurer que vos données sont correctement structurées et organisées, car cela simplifiera les étapes ultérieures du processus de création du tableau de bord.

Créer le tableau de bord

Une fois vos données collectées et organisées dans une feuille de calcul Excel, l'étape suivante consiste à commencer à créer le tableau de bord.Ce processus commence par la sélection d'un type approprié de graphique ou de tableau pour représenter les données et leur signification. Il s'agit d'une tâche cruciale car le choix du graphique influencera la compréhension de l'utilisateur et devrait faciliter l'analyse des données.

Sélectionnez le graphique/graphique Excel approprié

Lorsque vous sélectionnez le bon graphique Excel à utiliser, tenez compte du type de données avec lesquelles vous travaillez, du message que vous souhaitez transmettre et du résultat souhaité. Selon vos besoins, les types de graphiques suivants peuvent être choisis :

• Graphiques à barres : pour comparer des données catégorielles.
• Graphiques circulaires : pour afficher la composition des valeurs.
• Histogrammes : pour afficher la distribution de fréquence des données.
• Graphiques linéaires : pour suivre les modifications sur une période de temps.
• Graphiques à nuage de points : pour explorer les relations entre deux variables.

Formater le graphique

Après avoir sélectionné votre graphique ou tableau, assurez-vous de le mettre en forme de manière visuellement attrayante afin que les données soient plus faciles à comprendre. L'ajout d'un titre, d'étiquettes d'axe et de légendes peut faciliter l'interprétation du tableau de bord et créer une esthétique plus professionnelle. En outre, envisagez de personnaliser les couleurs, d'ajouter des animations et des transitions, ou des étiquettes de données pour offrir aux utilisateurs une expérience plus complète et attrayante.

Analyser le tableau de bord

Une fois le tableau de bord créé, l'étape suivante consiste à analyser les conséquences des données. Cela aide l'utilisateur à mieux comprendre les données et à tirer les conclusions requises. Il est essentiel d'identifier les tendances, les corrélations ou les valeurs aberrantes dans le tableau de bord. Grâce à l'analyse du tableau de bord, des décisions plus efficaces et précises peuvent être prises.

Analysez les conséquences de vos données

Les données recueillies peuvent être analysées pour tirer des conclusions sur la manière dont les différents facteurs des données sont connectés ou liés les uns aux autres. Pour analyser davantage les données, il faut identifier les corrélations ou les valeurs aberrantes dans le tableau de bord afin de mieux comprendre les données recueillies. En analysant de près les données, l'utilisateur peut créer un plan d'action basé sur les résultats obtenus via le tableau de bord.

Identifier les tendances, les corrélations et les valeurs aberrantes

L'identification des tendances, des corrélations et des valeurs aberrantes aide l'utilisateur à prendre des décisions plus éclairées sur la base des données présentées. Les tendances sont perçues dans les données comme des modèles répétitifs au fil du temps, les corrélations sont observées lorsque deux facteurs s'influencent l'un l'autre et les valeurs aberrantes sont considérées comme des points de données qui ne correspondent pas à la tendance ou au modèle des données. En repérant les tendances, les corrélations et les valeurs aberrantes, l'utilisateur peut tirer des conclusions plus cohérentes et plus efficaces à partir de ses données.

Partager le tableau de bord

Une fois le tableau de bord terminé et adapté aux données actuellement disponibles, il est prêt à être partagé avec les principales parties prenantes. Les étapes suivantes garantiront une introduction fluide et organisée du tableau de bord :

Créer une présentation de tableau de bord

La création d'une présentation ou d'un document décrivant le tableau de bord, son objectif et son contenu peut aider à légitimer le tableau de bord aux yeux des principales parties prenantes. La présentation doit être professionnelle et visuellement attrayante, inclure un résumé du tableau de bord et inclure une introduction à tous les détails qui pourraient ne pas être évidents. Il est recommandé d'inclure également des extraits de rapport et des graphiques pour souligner la capacité du tableau de bord à présenter des données complexes.

Présenter le tableau de bord aux principales parties prenantes

Présenter le tableau de bord aux principales parties prenantes peut être une expérience enrichissante ; c'est l'occasion de plaider en faveur du tableau de bord et de souligner son potentiel à devenir un outil utile pour tous. Les conseils suivants doivent être pris en compte lors de la présentation du tableau de bord :

• Définissez un objectif pour la présentation. Il est important de se rappeler quels points doivent être mis en évidence et de s'assurer que les principales parties prenantes comprennent comment le tableau de bord pourrait leur être bénéfique.
• Familiariser le public avec les données Prendre le temps d'expliquer les sources de données impliquées et leur synthèse dans le tableau de bord aide les parties prenantes à mieux comprendre le tableau de bord.
• Démontrer les capacités interactives. Présenter l'interactivité du tableau de bord est un excellent moyen de s'assurer que les parties prenantes comprennent les différentes visualisations et comment elles peuvent être utilisées pour analyser les données.
• Laissez du temps pour les questions. S'assurer qu'il y a suffisamment de temps pour répondre aux questions ou aux préoccupations des parties prenantes est essentiel pour assurer une présentation réussie.

Conclusion

Créer un tableau de bord Excel réellement utile ne doit pas être difficile. Tout ce qu'il faut, c'est une compréhension de vos données, un objectif clair pour le tableau de bord et un œil pour une bonne conception.

Cet article de blog décrit cinq étapes pour créer un tableau de bord efficace :

• Étape 1 : Rassemblez vos données
• Étape 2 : Décider de l'objectif du tableau de bord
• Étape 3 : Choisir des métriques importantes
• Étape 4 : Concevoir et formater le tableau de bord
• Étape 5 : Tester et finaliser le tableau de bord

En utilisant ces cinq étapes comme guide, vous êtes maintenant capable de créer un tableau de bord Excel qui servira d'outil efficace pour la visualisation des données.

Que vous soyez un chef d'entreprise cherchant à suivre des mesures clés, un enseignant surveillant les performances des élèves ou un analyste essayant d'analyser des données pour prendre des décisions plus éclairées, les tableaux de bord Excel peuvent fournir une multitude d'informations. Alors n'hésitez plus et commencez à créer votre tableau de bord dès aujourd'hui.