Présentation

La conception de tableaux de bord peut être définie comme un processus de collecte et d'organisation de données dans des visualisations ou des représentations graphiques, permettant aux utilisateurs de tirer des enseignements significatifs des données. Microsoft Excel est l'un des outils de conception de tableaux de bord les plus couramment utilisés. Les tableaux de bord Excel permettent une personnalisation facile et aident à présenter les données dans un format attrayant. Bien qu'Excel soit considéré comme un outil simple et convivial, les utilisateurs peuvent toujours rencontrer des erreurs lorsqu'ils tentent de créer leur tableau de bord.

Dans cet article de blog, nous allons explorer les différents types d'erreurs de conception de tableau de bord Excel et fournir des conseils de dépannage pour les résoudre.

Types d'erreurs dans la conception de tableaux de bord

  • Problèmes de données
  • Problèmes de formatage
  • Problèmes de table
  • Problèmes graphiques


Erreurs de formatage

La création d'un tableau de bord Excel nécessite une attention méticuleuse aux détails. L'une des erreurs les plus courantes qui frustrent les utilisateurs est les erreurs de formatage. Ces erreurs peuvent se produire lorsque vous copiez et collez des données ou lorsque vous ne comprenez pas la différence entre les données dynamiques et statiques. Heureusement, il existe des solutions pour aider les utilisateurs à identifier et résoudre rapidement les erreurs de formatage.

Problèmes dus à la copie et au collage de données

Lorsque vous copiez et collez des données d'une source externe dans un tableau de bord Excel, des erreurs de formatage peuvent être introduites. Cela peut se produire si le format choisi pour le tableau de bord ne correspond pas aux données source. Dans Excel, les données sont stockées dans des cellules dont la taille est limitée à un maximum de 8 192 caractères. Si les données sont plus volumineuses, les cellules doivent être fusionnées, ce qui peut entraîner des erreurs de formatage.

Comment les données dynamiques et statiques diffèrent

Excel prend également en charge les données dynamiques et statiques, ce qui peut également entraîner des erreurs de formatage si un type incorrect est utilisé. Les données statiques restent fixes tandis que les données dynamiques peuvent être facilement modifiées. Les données statiques sont idéales lorsqu'un utilisateur souhaite saisir des chiffres ou des données spécifiques dans une table de recherche Excel. Les données dynamiques sont idéales lors de la création d'une formule ou lorsqu'il est nécessaire que les données d'une cellule particulière changent automatiquement lorsque d'autres cellules sont modifiées.

Solutions pour les erreurs de formatage

Pour identifier rapidement la source des erreurs de formatage, les utilisateurs peuvent activer l'option "Afficher la formule" dans Excel. Cela montrera aux utilisateurs toutes les formules qui ont été utilisées, ce qui aide à identifier les erreurs potentielles. Pour éviter que certaines erreurs de formatage ne se produisent en premier lieu, les utilisateurs doivent toujours comparer le format des données source au format du tableau de bord Excel avant de copier et coller.

  • Activez l'option "Afficher la formule" dans Excel pour vérifier rapidement les formules.
  • Comparez le format des données sources au format du tableau de bord Excel.
  • Vérifiez que les cellules fusionnées ne dépassent pas la limite de taille de cellule de 8 192 caractères.
  • Choisissez le type de données correct pour le tableau de bord Excel, dynamique ou statique.


Problèmes de performances

Les problèmes de performances peuvent être les plus coûteux et les plus longs à résoudre dans la conception de tableaux de bord Excel. Bien qu'aucun tableau de bord ne soit parfait et qu'un certain décalage ou ralentissement soit à prévoir, certaines mesures peuvent être prises pour limiter et suivre ces problèmes.

Dépannage du temps de latence

Un décalage se produit généralement lorsqu'un tableau de bord traite de grandes quantités de données ou des demandes de calcul compliquées. Pour réduire le temps de latence, commencez par optimiser et affiner tous les calculs en utilisant des expressions plus simples chaque fois que possible. De plus, supprimez toute conception et mise en forme inutiles qui pourraient ralentir le processus de chargement.

Faire face à la volatilité des données

La modification de la taille ou de la forme des données peut être l'un des problèmes de performances les plus difficiles à résoudre. Une solution évolutive et facile à reproduire est nécessaire. Commencez par réorganiser toutes les données existantes dans des tableaux et adoptez un processus de saisie de données standardisé. La manipulation répétitive des données peut être gérée avec des macros, ce qui permet de gagner du temps et de maintenir la cohérence des données dans le temps.

Suivi des problèmes de performances

Le meilleur moyen d'identifier et de résoudre ces types de problèmes consiste à suivre les performances. La tenue d'un journal des temps de chargement des pages et des actualisations des données peut offrir des informations sur ce qui doit être amélioré, permettant une détection et une résolution plus rapides. Enregistrez les analyses de la façon dont le tableau de bord est utilisé et apportez les modifications en conséquence.


Calculs incorrects

Des calculs incorrects dans une conception de tableau de bord Excel peuvent avoir un impact significatif sur les résultats d'une organisation. Pour éviter une baisse de productivité et des erreurs coûteuses, il est important de dépanner et de réparer rapidement les erreurs dans le tableau de bord. Dans cette section, nous discuterons des différentes catégorisations de calculs incorrects, des causes, des solutions et des mesures préventives qui peuvent être prises.

Classer les calculs incorrects

Lorsque vous essayez de dépanner un tableau de bord, il est important de catégoriser le problème. Les cas courants de calculs incorrects dans une conception de tableau de bord Excel incluent :

  • Erreurs d'intégrité référentielle
  • Erreurs de formule
  • Problèmes de précision des données
  • Erreurs arithmétiques

Causes de calculs incorrects

Il existe plusieurs causes potentielles de calculs incorrects dans une conception de tableau de bord Excel. Ceux-ci peuvent inclure des formules incorrectes, des entrées incorrectes, des inexactitudes de données, des erreurs d'arrondi, etc. Il est important d'identifier la cause des erreurs afin de les corriger.

Solutions et prévention des calculs incorrects

Une fois la source du calcul incorrect identifiée, l'étape suivante consiste à déterminer la meilleure façon d'y remédier. Une solution possible consiste à revérifier la formule ou la saisie des données, ou à suspendre un processus d'actualisation pour tenir compte des nouvelles données saisies dans le système. Si les données sont inexactes, il est important de revérifier la source des données et de la corriger sur le backend. Pour éviter des calculs incorrects dans un tableau de bord Excel, il est important d'utiliser des données recoupées provenant de plusieurs sources, d'être rigoureux lors de la vérification des formules et de la saisie des données, et de revérifier toutes les modifications apportées.


Résumés indésirables

De nombreux utilisateurs rencontrent des problèmes lors de la création de résumés sur un tableau de bord dans Excel. Ces erreurs peuvent être difficiles à identifier et à résoudre, il est donc important de connaître les causes et les solutions des résumés indésirables.

Déterminer les résumés indésirables

Les résumés indésirables peuvent être détectés en recherchant les écarts entre le total attendu et le total défini. Si le total attendu n'est pas équivalent au total défini, il peut y avoir un résumé indésirable. De plus, les noms de groupe peuvent s'afficher différemment selon l'affichage visuel, tandis que l'ensemble de données utilisé pour afficher le résumé peut être précis.

Causes des résumés indésirables

Il existe de nombreuses causes potentielles de résumés indésirables. Les résumés peuvent s'afficher différemment si l'utilisateur combine ou divise des groupes de manière incorrecte, ou s'il lie des étiquettes à plusieurs groupes. Des résumés indésirables peuvent également se produire si l'utilisateur fait des erreurs lors de la modification des étiquettes ou lors de la liaison d'une ou plusieurs étiquettes.

Solutions et prévention des résumés indésirables

Le meilleur moyen d'éviter les résumés indésirables consiste à revérifier soigneusement les données saisies dans le tableau de bord. De plus, assurez-vous que les étiquettes sont correctement liées et que plusieurs étiquettes ne sont pas liées. Il est également important de mapper soigneusement les groupes afin que les résumés s'affichent correctement.

  • Vérifiez soigneusement les entrées de données
  • Assurez-vous que les libellés sont correctement liés
  • Évitez de lier plusieurs libellés
  • Mapper correctement les groupes


Affichage graphique

L'affichage graphique des données est une partie importante de la conception du tableau de bord Excel, car il facilite la compréhension des données complexes. Cependant, les erreurs d'affichage graphique peuvent avoir un impact négatif sur l'apparence du tableau de bord et peuvent entraîner une mauvaise interprétation de certains points de données.Il est important d'identifier et de dépanner toute erreur d'affichage graphique

Erreurs d'affichage graphique potentielles

Les erreurs courantes d'affichage graphique dans les tableaux de bord Excel peuvent inclure une utilisation incorrecte des couleurs, des incohérences dans les étiquettes et les axes, et des points de données peu clairs. Ces problèmes peuvent rendre le tableau de bord non professionnel et semer la confusion chez les téléspectateurs. Des échelles incorrectes, des graphiques qui se chevauchent et des tailles de police incorrectes peuvent également entraîner des erreurs d'affichage graphique.

Dépannage des erreurs d'affichage graphique

La première étape pour résoudre les problèmes d'affichage graphique consiste à consulter les directives de visualisation des données de votre organisation ou de votre projet. Ces directives doivent inclure des critères tels que l'utilisation de couleurs, de types de graphiques et d'échelles spécifiques. Une fois que vous êtes familiarisé avec les directives de visualisation standard, vous pouvez commencer à rechercher d'éventuelles erreurs.

Il est également important de revoir fréquemment vos graphiques pour en garantir l'exactitude. Des erreurs simples peuvent entraîner une mauvaise interprétation des points de données et peuvent être difficiles à repérer. Comparez les points de données avec les données derrière le graphique, ou demandez à une deuxième personne de revoir le graphique pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreur.

Solutions pour les erreurs d'affichage graphique

Les solutions aux erreurs d'affichage graphique dépendent du type de problème et des données visualisées. Par exemple, si le jeu de couleurs n'est pas correct, la solution peut être d'utiliser un jeu de couleurs différent ou d'augmenter la taille de la police. Pour les problèmes d'incohérence des axes, la solution pourrait être d'utiliser une plage de données plus appropriée ou d'ajouter des étiquettes aux axes.

Dans certains cas, il peut être préférable de supprimer le graphique et de recommencer à zéro. Cela peut être nécessaire si les erreurs sont importantes et ne peuvent pas être facilement corrigées. Tout au long de ce processus, assurez-vous d'examiner en permanence votre tableau de bord à la recherche d'erreurs et de vous assurer que les données sont représentées avec précision.


Conclusion

La conception de tableaux de bord Excel présente de nombreux avantages pour surveiller les données au sein d'une entreprise, mais des erreurs peuvent souvent se produire. Il est important de comprendre comment résoudre les erreurs qui se produisent afin de créer des tableaux de bord dynamiques adaptés aux objectifs de votre organisation.

Corréler les erreurs aux solutions

Il est important de commencer par corréler les erreurs aux solutions courantes. Par exemple, si une erreur se produit liée à une macro, évaluez le code de la macro pour les erreurs de syntaxe ou pour tout problème le liant aux données ou à d'autres éléments du tableau de bord. La vérification de ces types de problèmes peut souvent résoudre le problème. De plus, évaluez le tableau de bord pour les erreurs de formatage générales qui peuvent causer des problèmes avec l'apparence et le fonctionnement du tableau de bord. Enfin, recherchez les écarts entre les champs calculés et les données susceptibles de créer un problème.

Continuer à surveiller les erreurs

En plus de ces étapes, il est important de continuer à surveiller les erreurs. Si des erreurs continuent de se produire, évaluez les sources de données pour déterminer si des écarts entre les champs peuvent être à l'origine d'un problème. De plus, assurez-vous que les sources de données sont à jour pour vous assurer que toute nouvelle information est extraite correctement.

Énoncés de conclusion

En conclusion, le dépannage correct des erreurs dans la conception du tableau de bord Excel nécessite un examen attentif du code source du tableau de bord, du formatage et des sources de données. Grâce à ces étapes, il est possible d'assurer un tableau de bord fonctionnel qui correspond le mieux aux objectifs de l'organisation.

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