Les erreurs de comptes à comptes courantes et comment les éviter

Introduction

Les comptes débiteurs sont un terme financier utilisé par une entreprise pour décrire l'argent qui leur est dû par les clients pour les biens et services vendus à crédit. Tenir des enregistrements à débuts précis et à jour est essentiel au succès de toute entreprise. Malheureusement, des erreurs courantes peuvent se produire lors du traitement des comptes à débat, entraînant des pertes de bénéfices.

Dans ce billet de blog, nous discuterons des erreurs de comptes comptables les plus courantes et comment les éviter.

Frais de taxe de vente incorrects

La taxe de vente est l'une des parties les plus intégrales de toute transaction commerciale, il est donc important de comprendre les règles et réglementations qui l'entourent. Malheureusement, il y a plusieurs erreurs que les entreprises peuvent faire avec la taxe de vente, ce qui entraîne des pénalités et des frais coûteux. Dans ce chapitre, nous examinerons deux des erreurs les plus courantes et comment les éviter.

Manque de connaissances sur les règles de taxe de vente régionale et nationale

Il est facile de supposer que les règles et réglementations de la taxe de vente sont les mêmes dans toutes les régions, mais ce n'est pas le cas. Différentes juridictions peuvent avoir des exigences différentes, et il est important de comprendre et de se conformer à tous. Par exemple, vous devrez peut-être percevoir la taxe de vente à certains endroits, tout en ne faisant pas partie d'autres. Si votre entreprise vend des articles ou des services à plusieurs endroits, vous devez rechercher chacun de la réglementation de ces domaines concernant la taxe de vente et vous assurer que vous les suivez correctement.

Ne pas configurer le code de taxe de vente dans le logiciel

En plus de comprendre les règles et réglementations de chaque domaine, vous devez également vous assurer que votre logiciel de comptabilité est correctement configuré. Vous devez vous assurer que le logiciel est configuré pour percevoir la taxe de vente aux bons emplacements, le calculer correctement, puis le déposer correctement avec la bonne agence. Si votre logiciel n'est pas configuré correctement, vous pourriez finir par devoir payer des frais, des pénalités ou des intérêts sur les paiements en retard.

Il est important de noter que la conformité à la taxe de vente peut être un processus long et complexe - il peut donc être avantageux de l'externaliser à un professionnel qualifié. L'externalisation à un expert signifie que vous pouvez avoir une tranquillité d'esprit en sachant que toutes vos taxes de vente sont calculées et déposées correctement, ainsi qu'à temps.

Remboursement inapproprié pour l'utilisation des cartes de crédit

Les paiements par carte de crédit nécessitent une erreur courante souvent commise pendant le Processus des comptes débiteurs. Le remboursement de l'utilisation de cartes de crédit appropriée est essentiel pour les entreprises qui cherchent non seulement à augmenter les bénéfices, mais aussi à fournir un service efficace à leurs clients.

Ne pas prendre en compte des frais de traitement des cartes de crédit

Lorsque vous recevez un paiement client, il est essentiel de comprendre combien de l'argent du client ira aux frais de traitement des cartes de crédit. Ces frais peuvent varier considérablement en fonction du fournisseur de services de cartes de crédit et, s'ils ne sont pas correctement comptabilisés, peuvent entraîner des pertes financières importantes pour l'entreprise.

Garder une trace des frais de traitement pour chaque type de carte peut être difficile, mais vous pouvez prendre quelques étapes pour vous assurer que vous êtes remboursé de manière appropriée. Premièrement, consultez les processeurs de cartes de crédit qui vous permettent de fixer vos propres frais de traitement, de sorte que le montant correct est toujours reflété lorsque le client est facturé. De plus, explorez l'utilisation de logiciels tiers pour automatiser le traitement des paiements par carte de crédit. Cela vous tiendra à jour sur vos taux de carte de crédit et vous assurera également que vous êtes remboursé pour le montant correct des paiements du client.

Ne pas envisager des tarifs de carte de crédit spécifiques aux clients

Un autre facteur à considérer en ce qui concerne le remboursement des cartes de carte de crédit est les taux de carte de crédit spécifiques au client. Différentes sociétés de cartes de crédit offrent aux clients une variété de cartes avec différents taux d'intérêt. Lorsque les remboursements sont effectués, ils doivent être basés sur le taux de carte de crédit individuel du client. Par exemple, si un client utilise une carte avec un taux d'intérêt plus faible, l'entreprise doit être remboursée pour le montant qui reflète ce taux inférieur.

Pour assurer un remboursement approprié des paiements de carte de crédit client, envisagez d'utiliser un logiciel qui peut automatiquement suivre les tarifs spécifiques aux clients. Cela aidera à vous assurer que vous remboursez les clients en fonction du bon tarif et contribuera à éviter toute divergence de paiements. De plus, vous devriez également examiner le client Programmes de fidélité ou d'autres programmes de récompenses qui peuvent être liés aux paiements par carte de crédit. Cela peut encourager les clients à utiliser la même carte de crédit à l'avenir, entraînant des remboursements plus précis.

Les frais tardifs appliqués à tort

L'application des frais de retard aux comptes clients est une pratique courante que la plupart des équipes de comptes crédiables connaissent. Malheureusement, suivre cette pratique standard peut avoir un effet négatif sur les relations avec la clientèle et, dans certains cas, entraîner des problèmes juridiques. Il est important d'être conscient des erreurs courantes qui pourraient survenir lors de l'application de frais de retard et d'apprendre à les éviter afin de protéger votre entreprise.

Malentendus des lois locales de paiement en retard

La plupart des États ont des lois qui régissent le montant d'argent qu'une entreprise peut percevoir en tant que frais de retard pour les paiements d'échéance passés. Pour que les entreprises restent conformes aux lois locales, il est important de rester à jour sur les réglementations de votre région. Certaines lois peuvent stipuler que les frais de retard ne peuvent pas dépasser un certain pourcentage du montant total de la facture ou peuvent exiger que les entreprises envoient des notifications de frais de retard aux clients avant de les collecter. Passez en revue régulièrement les lois et réglementations pertinentes pour garantir que les frais que vous appliquez aux comptes clients sont conformes.

Confusion entre les conditions de paiement client

Il est également important de comprendre les conditions de paiement sur lesquelles vos clients ont convenu. Selon les termes de l'accord, les clients peuvent avoir un certain nombre de jours pour payer leurs factures sans encourir de frais de retard. De plus, votre entreprise peut également offrir des rabais pour les paiements précoces. L'erreur dans la compréhension des termes de paiement client peut entraîner l'application des frais de retard aux comptes où aucun n'est dû. Pour éliminer toute pièce d'erreur, mettez en place un système pour suivre les conditions de paiement et les dates d'échéance pour chaque compte client.

• Restez à jour sur les lois locales de paiement en retard pour assurer la conformité.
• Créez un système pour suivre les conditions de paiement client et les dates dues.

Défaut de récupérer les factures non rémunérées

Un paiement non collecté et non récupéré peut rapidement mener une pression financière sur toute entreprise. Pour s'assurer que les factures sont payées en totalité et à temps, il est important d'éviter les erreurs courantes lorsqu'ils traitent avec comptes débiteurs.

Ignorer l'historique des paiements du client

Il est essentiel de considérer à la fois l'historique de paiement du client et la cote de crédit lorsqu'il décide de prolonger ou non le crédit. L'historique de paiement de chaque client doit être surveillé et pris en compte avant de décider d'émettre une facture ou non.

Ne pas prendre cela en considération peut entraîner de longs retards de paiement ou pire, une facture non rémunérée.

Ne pas rester au-dessus des factures en retard

Une fois qu'une facture est en retard, il est essentiel de rester au courant de la situation et de suivre le client en temps opportun. Le fait de ne pas faire cela peut faire en sorte que le client devienne complaisant et ne pas payer la facture du tout.

Il est important de rester en communication avec le client et de leur rappeler leurs obligations afin d'encourager le paiement. L'envoi des avis de courtoisie, l'encouragement des rappels de paiement et l'offre de plans de paiement sont toutes des stratégies efficaces pour provoquer un paiement.

Ne pas implémenter l'automatisation

Pour les entreprises, l'automatisation peut être un facteur clé pour l'efficacité et le succès. Implémentation d'automatisation pour Les comptes débiteurs peuvent aider à réduire Travail manuel ainsi que le potentiel d'erreurs humaines. Sans automatisation, Les entreprises peuvent se retrouver à ne pas envoyer de rappels de paiement ou à négliger d'investir dans des outils pour aider avec les comptes débiteurs.

Rappels de paiement automatisé manquant

Un système de rappel de paiement automatisé aide à s'assurer que les clients paient à temps. Les entreprises peuvent définir leurs propres conditions de paiement pour les clients, comme autoriser une période de grâce de 15 jours avant d'envoyer un e-mail de rappel. Ces rappels automatisés peuvent aider à rappeler aux clients des factures qui nécessitent un paiement, en réduisant le risque d'oublier ou de retarder le paiement.

Négliger d'investir dans des logiciels à créances

Comptes débiteurs Le logiciel peut aider les entreprises à surveiller les comptes et les paiements des clients. Ce logiciel facilite le suivi de l'argent à venir, d'organiser des données et de gérer les comptes. Investir dans ce type de logiciel est un bon moyen de s'assurer que les entreprises ont toujours accès à des informations précises et à jour sur leurs clients et comptes.

• Le système de rappel de paiement automatisé aide à s'assurer que les clients paient à temps.
• Les logiciels à créances comptables aident les entreprises à gérer comptes.
• Investir dans Les logiciels à créances sont un bon moyen de suivre Les données et l'argent des clients arrivent.

Conclusion

Comptes débiteurs Les erreurs se produisent trop souvent, mais avec la bonne compréhension et la bonne préparation, vous pouvez minimiser leur occurrence. Suivre les étapes décrites ci-dessus peut vous aider à minimiser les erreurs de créances courantes et à optimiser votre processus de créances. Avec des pratiques de créances solides en place, votre entreprise peut garantir des paiements précis et opportuns, réduire le désabonnement et créer une meilleure relation client.

Déduire les mesures que les entreprises peuvent prendre pour éviter les erreurs de comptes de comptes courantes

Pour garantir des comptes comptables précis et opportuns, les entreprises doivent se concentrer sur:

• Établir des termes et conditions clairs pour les factures.
• Suivre les paiements en retard.
• Gérer efficacement les relations avec les clients.
• Exécution Comptes à recevoir automatisés outils.
• Enregistrer les paiements avec précision et de manière organisée.

Impact d'avoir un processus efficace des comptes à recevoir

Le fait d'avoir un processus efficace des comptes débiteurs peut avoir un certain nombre d'avantages pour les entreprises, notamment:

• Risque réduit de problèmes de trésorerie.
• Diminution du désabonnement des clients.
• Amélioration des relations clients.
• Réduction des frais administratifs.
• La prise de décision plus éclairée.