Meilleures pratiques pour créer un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget

Présentation

Un système efficace de suivi du budget réel par rapport au budget peut offrir aux entreprises de nombreux avantages, tels qu'une meilleure visibilité financière, des capacités d'analyse prédictive et une capacité plus facile à s'assurer que les opérations respectent les directives budgétaires établies. Cependant, la mise en place d'un tel système n'est pas exempte de défis.

Dans cet article de blog, nous discuterons des meilleures pratiques pour créer un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget, tout en soulignant les écueils potentiels et en proposant des solutions qui aideront les propriétaires d'entreprise et les responsables financiers à mettre en œuvre en douceur un tel système.

Avantages d'avoir un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget

• Visibilité financière
• Capacités d'analyse prédictive
• Meilleur respect des directives budgétaires

Défis liés à la mise en place d'un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget

• Prévisions précises
• Trouver la bonne technologie
• Préparer le personnel de l'organisation

Établir des objectifs clairs

Avoir un bon système de suivi des dépenses réelles par rapport au budget commence par l'établissement d'objectifs clairs. Bien faire cela jette les bases d'un système de suivi efficace qui permet une analyse significative.

Ces objectifs doivent se concentrer sur des paramètres prédéterminés qui incluent des décisions sur la manière de mesurer, de suivre et d'analyser les chiffres réels par rapport au budget. La catégorisation des dépenses par type et la normalisation des délais de déclaration contribuent également à garantir que les données sont facilement collectées et suivies. En outre, il est important d'établir des mesures permettant de suivre les progrès par rapport à un budget défini.

Les sous-points suivants sont importants à prendre en compte lors de l'établissement d'objectifs clairs pour le suivi réel par rapport au budget :

Décidez comment mesurer, suivre et analyser le budget réel par rapport au budget

• Classez les dépenses (par exemple, la main-d'œuvre, les matériaux, etc.)
• Normaliser les délais de collecte et de communication des données
• Déterminer les états financiers qui seront utilisés (par exemple, bilan, compte de résultat, etc.)
• Définissez la fréquence à laquelle les chiffres réels seront mis à jour (par exemple, hebdomadaire, mensuel, etc.)
• Décrivez les paramètres qui seront utilisés pour mesurer les performances (par exemple, la marge brute, le solde de trésorerie, etc.)

Établir des mesures pour suivre les progrès

• Définir des objectifs mesurables
• Identifiez les paramètres financiers qu'il est important de suivre
• Établir des délais pour le suivi des progrès (par exemple, hebdomadaire, mensuel, etc.)
• Tenez compte des indicateurs de performance clés (KPI) tels que les ventes, le revenu net, la marge brute, etc.
• Déterminer les outils d'analyse qui seront utilisés (par exemple, tableur, logiciel de comptabilité, etc.)

Recherche et évaluation

Lors de la création d'un système efficace de suivi du budget réel par rapport au budget, la recherche et l'évaluation des méthodes de suivi disponibles constituent une étape cruciale. Il existe une multitude de méthodes pour suivre vos données réelles par rapport à votre budget, des outils logiciels et feuilles de calcul en ligne au suivi papier manuel. Chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients, et il est important d'identifier celle qui convient le mieux à votre organisation.

Découvrir les méthodes de suivi réel et budgétaire disponibles

Lors de l'examen du suivi réel par rapport au budget, il est important d'examiner les méthodes disponibles. Une recherche rapide révélera certaines des méthodes les plus populaires, telles que les outils logiciels en ligne et les tableurs. Bon nombre de ces outils offrent des fonctionnalités telles que la saisie automatisée des données, l'analyse des données et des rapports détaillés. Le suivi manuel du papier est également une option et peut être préférable si votre budget est serré.

Identifiez la meilleure solution pour votre organisation

Une fois que vous avez exploré les méthodes disponibles, identifiez celle qui convient le mieux à votre organisation. Tenez compte de facteurs tels que le coût, la complexité, l'évolutivité, les délais et la disponibilité de l'assistance.De plus, il est important de considérer le type de données qui doivent être suivies et la façon dont elles doivent être présentées Une fois que vous avez identifié la meilleure solution pour votre organisation, configurez le système et commencez à suivre vos données réelles par rapport au budget.

Système de conception

La création d'un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget nécessite une planification et une conception minutieuses du système afin d'en tirer le meilleur parti. Voici les meilleures pratiques pour concevoir un tel système :

Créer un processus pour saisir les données

Il est important d'avoir un processus clairement défini pour saisir les données dans le système. Cela devrait impliquer un processus d'approbation pour garantir l'exactitude, ainsi que pour s'assurer que seules les données nécessaires sont saisies. Il doit également être conçu de telle manière qu'il soit facilement adaptable aux changements futurs du budget ou aux nouveaux types de données qui doivent être suivis. Pour le rendre aussi efficace que possible, envisagez d'automatiser le processus de saisie afin qu'il nécessite un minimum de travail manuel.

Développer un système de rapport

Un autre aspect important de la conception du système consiste à créer un système de rapport qui facilitera la visualisation des comparaisons entre les chiffres réels et ceux du budget. Cela devrait inclure des éléments visuels tels que des graphiques et des tableaux, ainsi que des résumés faciles à lire. En outre, il doit pouvoir être exporté vers d'autres formats afin de pouvoir être partagé avec d'autres.

• Assurez-vous qu'il existe un processus d'approbation pour la saisie des données.
• Envisagez d'automatiser le processus pour réduire le travail manuel.
• Inclure des éléments visuels tels que des graphiques et des diagrammes dans le système de rapport.
• Faire des résumés faciles à lire.
• Autoriser l'exportation des données vers d'autres formats.

Mise en œuvre du système

S'assurer que votre système de suivi des dépenses réelles par rapport au budget est mis en œuvre efficacement est un élément essentiel de son utilisation réussie. Pour assurer une mise en œuvre réussie du système, plusieurs étapes clés doivent être suivies. Celles-ci comprennent la formation du personnel sur le système et des tests de précision.

Former le personnel sur le nouveau système

Il est important de fournir une formation au personnel sur le nouveau système pour garantir l'utilisation réussie du système. Il est important que le personnel comprenne le but du système et comment utiliser les divers outils et fonctions. Une formation complète permet de s'assurer que le personnel comprend le système et peut l'utiliser correctement afin d'obtenir les résultats souhaités.

Tester pour garantir l'exactitude

Le test du système garantit que toutes les données nécessaires sont présentes et exactes. Étant donné que les systèmes de suivi réels et budgétaires sont utilisés pour prendre des décisions et des investissements critiques, il est important de s'assurer que les données collectées sont exactes. Tester le système peut aider à identifier les problèmes potentiels et à s'assurer que le système suit avec précision les données souhaitées.

• Effectuer des tests qui simulent des scénarios d'utilisation réels
• Vérifier l'exactitude des données collectées
• Exécuter des tests pour découvrir tout problème potentiel d'expérience utilisateur

Conclusion

La mise en place d'un système efficace de suivi des dépenses réelles par rapport au budget est essentielle pour que les organisations surveillent et gèrent leurs finances. Comme indiqué, il est important d'établir des projections budgétaires réalistes, de surveiller les performances budgétaires au fil du temps et d'intégrer des données financières provenant de diverses sources, afin de garantir que le système est exact et à jour.

En suivant les bonnes pratiques décrites dans cet article de blog, les organisations peuvent s'assurer qu'elles disposent d'un système de suivi réel et efficace par rapport au budget. Un tel système peut fournir des informations en temps réel sur les performances financières, ainsi que permettre aux organisations d'identifier les écarts budgétaires et de prendre des mesures correctives si nécessaire.Ceci, à son tour, peut accroître la responsabilisation, améliorer les processus et procédures financiers internes et aider les organisations à économiser des ressources et à optimiser leurs performances financières à long terme