Un guide étape par étape pour créer un tableau de bord interactif

Introduction

La création d'un tableau de bord Excel peut être un excellent moyen d'afficher des mesures clés et de créer une représentation visuelle percutante de vos données. Ce guide pour débutant fournira un aperçu des étapes, des outils et des compétences nécessaires pour créer un tableau de bord Excel. L'objectif est de couvrir toutes les informations cruciales et de donner des instructions claires sur la création d'un tableau de bord informatif et facile à comprendre.

La création d'un bon tableau de bord Excel implique quelques étapes importantes. Ceux-ci inclus:

Rassembler vos données
Création d'une représentation visuelle des données
Considérant quelles mesures seront les plus utiles et pertinentes
Comprendre les principes de mise en forme et de conception pour une affichage et une communication efficaces

Préparer les données

La création d'un tableau de bord Excel commence par s'assurer que vos données sont correctement configurées. Pour le tableau de bord le plus efficace et les informations les plus précises, vos données doivent être organisées et formatées avant de créer votre tableau de bord. Voici comment.

Organiser les données

La première étape consiste à organiser vos données. Commencez par organiser les données en catégories ou étiquettes pertinentes. Cela vous aidera à interpréter les données de votre tableau de bord et à créer des visualisations faciles à comprendre.

Copier et coller les données

Ensuite, copiez et collez les données dans Excel. Assurez-vous que toutes vos colonnes et lignes sont au bon endroit, en supprimant toutes les lignes ou colonnes supplémentaires inutiles. Vérifiez que toutes les données sont formatées correctement dans chaque champ et toutes les colonnes correspondent aux étiquettes que vous avez créées.

Formatage des données

Après avoir copie et collé vos données, vous devez les formater pour garantir la précision. Cela comprend la modification de la devise, de la langue, de la date, de l'heure et de tout autre domaine qui peut avoir besoin d'être mis à jour. Pour vous assurer que tous les champs ont été modifiés au format approprié, sélectionnez l'ensemble de données et appuyez sur le bouton «Format».

Définition du type de données

Pour vous assurer que toutes vos données sont interprétées correctement, vous voudrez vous assurer qu'elle utilise le bon type de données. Les types de données indiquent à Excel comment interpréter les données et peuvent être numériques, texte ou types de données spéciaux tels que les dates ou la monnaie. Pour les définir, sélectionnez vos données, cliquez sur la liste déroulante «Type de données» et sélectionnez le type approprié pour chaque champ.

Numérique - utilisé pour les nombres
Texte - utilisé pour les noms, les adresses e-mail, etc.
Dates - Utilisé pour les dates
Devise - utilisée pour de l'argent

Créer le tableau de bord

Maintenant que vous avez rassemblé les données brutes et qu'elle est au format d'une table Excel, vous êtes prêt à créer le tableau de bord. Le tableau de bord sera une représentation visuelle des données, ce qui facilite le suivi des indicateurs de performances clés. Il doit être conçu pour donner à l'utilisateur un accès facile aux points de données dont il a besoin pour faire le travail.

Ajout du graphique et des visuels

La première étape pour créer un Le tableau de bord Excel est d'ajouter les graphiques et visuels. Selon le type de données, vous pouvez choisir parmi une variété de graphiques et de visuels, tels que des graphiques à barres, des graphiques de lignes, des graphiques à secteurs, etc. Vous devrez également ajouter des titres et des légendes à vos graphiques pour les rendre plus lisibles.

Insertion de la mise en forme des conditions

Une autre caractéristique utile des tableaux de bord Excel est le formatage des conditions. C'est une façon de rendre les données plus visibles en ajoutant des couleurs et des symboles pour souligner les points de données. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que les valeurs qui tombent au-dessus d'un certain seuil apparaissent comme rouges, tandis que ceux en dessous du seuil apparaissent comme vert. Cela aide à évaluer rapidement les performances des données.

Configuration des filtres et des tranchers

Les filtres et les slicers en sont un autre Caractéristique puissante des tableaux de bord Excel. Ils vous permettent de filtrer rapidement les données en fonction des critères spécifiés. Par exemple, vous pouvez filtrer les données pour afficher uniquement les données d'une certaine période de temps ou pour afficher uniquement les données d'une certaine région. Cette fonctionnalité peut aider à se concentrer rapidement sur les informations qui comptent.

Ajout de liens et d'interactivité

La dernière étape La création d'un tableau de bord Excel consiste à ajouter des liens et l'interactivité. Cela peut inclure des liens vers d'autres feuilles du classeur, des pages Web externes ou des e-mails. Vous pouvez également ajouter des fonctionnalités interactives telles que des boutons qui sont liés à d'autres composants du tableau de bord. Cela permet de rendre le tableau de bord plus intuitif et plus facile à utiliser.

Faites en sorte que ça ait l'air bien

Tu l'as maintenant créé votre propre tableau de bord Excel. Il est maintenant temps de le faire embellir et de le rendre plus professionnel. Voici quelques conseils pour que votre tableau de bord soit le meilleur.

Ajout de frontières, arrière-plans et graphiques

Les bordures et les arrière-plans peuvent être un excellent moyen de définir des sections de votre tableau de bord. Vous pouvez également ajouter des graphiques, tels que des icônes et des images, pour améliorer davantage l'attrait visuel de votre tableau de bord. Utilisez ces fonctionnalités pour ajouter des sections et une division à votre tableau de bord, telles que la division des graphiques en groupes.

Réglage de la taille du tableau de bord

La taille du tableau de bord peut faire une énorme différence dans l'aspect général. Vous pouvez utiliser l'option «Format Sheet» pour régler la taille et faire en sorte que votre tableau de bord s'inscrit avec le reste de la feuille. Cela rendra votre feuille entière plus esthétique.

Insérer des titres, des sous-titres et des notes

L'utilisation de titres, de sous-titres et de notes est un excellent moyen de rompre les informations de votre tableau de bord et de le rendre plus facile à comprendre. Utilisez-les pour ajouter une certaine clarté et guider l'utilisateur à travers les différentes régions de votre tableau de bord.

Ajout de lignes d'écaille et de lignes de grille

L'utilisation de lignes d'éclat et de lignes de grille est un autre excellent moyen de concevoir votre tableau de bord. Ces deux fonctionnalités peuvent ajouter une belle touche visuelle et peuvent être utilisées pour attirer l'attention sur différentes parties de votre tableau de bord. Les lignes d'éclat sont particulièrement utiles pour afficher les tendances.

Terminer avec des touches finales

Une fois que vous avez développé un tableau de bord Excel de base, il y a quelques étapes supplémentaires que vous devez prendre pour terminer le projet. Cela comprend l'automatisation de la récupération de données, la création d'une plage de données dynamique et la mise en place de tables et de feuilles de pivot. Ceux-ci sont essentiels pour garantir que vos données sont toujours à jour et faciles d'accès.

Automatisation de la récupération des données

Avant d'automatiser les données, il est important de s'assurer que tous les points de données sont correctement connectés à la base de données sous-jacente. Cela comprend la vérification des champs utilisés, comment les données sont triées et quelle requête est utilisée. Une fois ces étapes prises, vous pouvez configurer une tâche planifiée pour actualiser automatiquement les données. Cela peut être fait dans la fenêtre de requête Microsoft, qui peut être accessible via les données -> obtenir des données externes -> actualiser chaque ... Avec cette tâche, vous pouvez également choisir de mettre à jour uniquement certaines cellules ou la feuille entière.

Création d'une plage de données dynamique

Une fois le rafraîchissement automatisé configuré, il est temps de créer une plage de données dynamique. Cela est nécessaire pour garantir que le tableau de bord reste à jour, car toutes les données seront actualisées chaque fois que la base de données est modifiée. Les plages dynamiques sont créées à l'aide de la fonction de décalage, qui peut être trouvée sous l'onglet Formules dans Excel. Cette fonction vous permet de spécifier une plage qui est un certain nombre de lignes et de colonnes loin d'une certaine cellule. Cette plage peut ensuite être utilisée dans le tableau de bord pour toujours afficher les données les plus actuelles.

Configuration des tables de pivot et des draps

Le final Étape dans la création d'un tableau de bord Excel c'est mettre en place des tables et des draps pivotants. Les tables de pivot vous permettent d'analyser rapidement de grands ensembles de données et d'extraire des informations significatives. Cela peut être réalisé en faisant glisser et abandonner les champs de la plage de données dans la table de pivot. En configurant plusieurs feuilles et en les liant à des tables de pivot, vous pouvez facilement créer un tableau de bord interactif qui peut être utilisé pour analyser et visualiser rapidement les données.

Tester le tableau de bord

Pour commencer, vous devez vous assurer que votre tableau de bord Excel est connecté à la bonne base de données et qu'il est optimisé pour actualiser rapidement et avec précision. Vous pouvez le faire en suivant ces étapes:

Connexion de la base de données

La première chose que vous devez faire est de connecter votre tableau de bord Excel à votre base de données. Vous pouvez le faire en trouvant les paramètres de connexion dans l'onglet «Data» du classeur Excel. Lorsque vous ouvrez les paramètres de connexion de données, vous verrez un Liste des bases de données disponibles. Sélectionnez la base de données à laquelle vous souhaitez vous connecter et cliquez sur «OK». La base de données sera ensuite connectée avec succès à votre tableau de bord Excel.

Rafraîchir la base de données

Maintenant que vous avez connecté avec succès la base de données à votre tableau de bord Excel, vous devez vous assurer que les données actualisent rapidement. Cela peut être fait en accédant à l'onglet «Data» et en sélectionnant «actualiser». Cela commencera le processus de rafraîchissement des données de la base de données connectée. Selon la taille de la base de données et la vitesse de votre ordinateur, ce processus peut prendre jusqu'à quelques minutes.

Une fois le processus d'actualisation terminé, vous devez vérifier les données pour vous assurer qu'elle a été mise à jour avec succès. Vous pouvez le faire en comparant les informations nouvellement racontées aux données précédentes pour vous assurer que tout est à jour.

Conclusion

La création d'un tableau de bord Excel peut sembler intimidant à un débutant au début, mais une fois que vous comprenez les fondamentaux et que vous pratiquez la construction de vos propres tableaux de bord personnalisés, cela peut devenir une routine facile. Ce guide a décrit un processus étape par étape pour créer votre propre tableau de bord dans Excel, y compris la compréhension des sources de données nécessaires, la configuration de la feuille et la création de visuels prêts pour la présentation.

Résumé des étapes de création du tableau de bord

La création d'un tableau de bord dans Excel nécessite les étapes suivantes:

Rassembler les sources de données nécessaires
Configuration de la feuille de calcul
Visualiser les données avec des graphiques, des graphiques et d'autres visuels
Polirant le tableau de bord avec des fonctionnalités adaptées à la présentation, telles que les schémas de couleurs et les styles de police.