Comment créer un tableau de bord Excel - Guide du débutant

Présentation

La création d'un tableau de bord Excel peut être un excellent moyen d'afficher des mesures clés et de créer une représentation visuelle percutante de vos données. Ce guide du débutant fournira un aperçu des étapes, des outils et des compétences nécessaires pour créer un tableau de bord Excel. L'objectif est de couvrir toutes les informations cruciales et de donner des instructions claires sur la création d'un tableau de bord informatif et facile à comprendre.

La création d'un bon tableau de bord Excel implique quelques étapes importantes. Ceux-ci incluent :

• Collecte de vos données
• Création d'une représentation visuelle des données
• Déterminer quelles statistiques seront les plus utiles et les plus pertinentes
• Comprendre les principes de mise en forme et de conception pour un affichage et une communication efficaces

Préparer les données

La création d'un tableau de bord Excel commence par s'assurer que vos données sont correctement configurées. Pour le tableau de bord le plus efficace et les informations les plus précises, vos données doivent être organisées et formatées avant de créer votre tableau de bord. Voici comment.

Organisation des données

La première étape consiste à organiser vos données. Commencez par organiser les données dans des catégories ou des étiquettes pertinentes. Cela vous aidera à interpréter les données de votre tableau de bord et à créer des visualisations faciles à comprendre.

Copier et coller les données

Ensuite, copiez et collez les données dans Excel. Assurez-vous que toutes vos colonnes et lignes sont au bon endroit, en supprimant toutes les lignes ou colonnes supplémentaires inutiles. Vérifiez que toutes les données sont correctement formatées dans chaque champ et que toutes les colonnes correspondent aux étiquettes que vous avez créées.

Formater les données

Après avoir copié et collé vos données, vous devez les formater pour en garantir l'exactitude. Cela inclut la modification de la devise, de la langue, de la date, de l'heure et de tout autre champ pouvant nécessiter une mise à jour. Pour vous assurer que tous les champs ont été modifiés au format approprié, sélectionnez l'ensemble de données complet et appuyez sur le bouton "formater".

Définir le type de données

Pour vous assurer que toutes vos données sont interprétées correctement, vous devez vous assurer qu'elles utilisent le bon type de données. Les types de données indiquent à Excel comment interpréter les données et peuvent être des types de données numériques, textuels ou spéciaux tels que des dates ou des devises. Pour les définir, sélectionnez vos données, cliquez sur le menu déroulant "Type de données" et sélectionnez le type approprié pour chaque champ.

• Numérique - utilisé pour les nombres
• Texte : utilisé pour les noms, les adresses e-mail, etc.
• Dates - utilisé pour les dates
• Devise - utilisée pour l'argent

Créer le tableau de bord

Maintenant que vous avez rassemblé les données brutes et qu'elles se présentent sous la forme d'un tableau Excel, vous êtes prêt à créer le tableau de bord. Le tableau de bord sera une représentation visuelle des données, facilitant le suivi des indicateurs de performance clés. Il doit être conçu pour permettre à l'utilisateur d'accéder facilement aux points de données dont il a besoin pour faire son travail.

Ajout du graphique et des visuels

La première étape de la création d'un tableau de bord Excel consiste à ajouter les graphiques et les éléments visuels. Selon le type de données, vous pouvez choisir parmi une variété de graphiques et de visuels, tels que des graphiques à barres, des graphiques linéaires, des graphiques à secteurs, etc. Vous devrez également ajouter des titres et des légendes à vos graphiques pour les rendre plus lisibles.

Insérer le formatage des conditions

Une autre fonctionnalité utile des tableaux de bord Excel est la mise en forme des conditions. C'est un moyen de rendre les données plus visibles en ajoutant de la couleur et des symboles pour souligner les points de données. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que les valeurs qui dépassent un certain seuil apparaissent en rouge, tandis que celles en dessous du seuil apparaissent en vert. Cela permet d'évaluer rapidement les performances des données.

Configuration des filtres et des segments

Les filtres et les segments sont une autre fonctionnalité puissante des tableaux de bord Excel. Ils vous permettent de filtrer rapidement les données selon des critères spécifiés. Par exemple, vous pouvez filtrer les données pour afficher uniquement les données d'une certaine période ou pour afficher uniquement les données d'une certaine région.Cette fonctionnalité peut vous aider à vous concentrer rapidement sur les informations importantes

Ajout de liens et d'interactivité

La dernière étape de la création d'un tableau de bord Excel consiste à ajouter des liens et de l'interactivité. Cela peut inclure des liens vers d'autres feuilles du classeur, vers des pages Web externes ou vers des e-mails. Vous pouvez également ajouter des fonctionnalités interactives telles que des boutons qui renvoient à d'autres composants du tableau de bord. Cela contribue à rendre le tableau de bord plus intuitif et plus facile à utiliser.

Faire en sorte que ça ait l'air bien

Vous avez maintenant créé votre propre tableau de bord Excel. Il est maintenant temps de l'embellir et de lui donner un aspect plus professionnel. Voici quelques conseils pour optimiser l'apparence de votre tableau de bord.

Ajouter des bordures, des arrière-plans et des graphiques

Les bordures et les arrière-plans peuvent être un excellent moyen de définir des sections de votre tableau de bord. Vous pouvez également ajouter des graphiques, tels que des icônes et des images, pour améliorer encore l'attrait visuel de votre tableau de bord. Utilisez ces fonctionnalités pour ajouter des sections et des divisions à votre tableau de bord, par exemple en divisant les graphiques en groupes.

Ajuster la taille du tableau de bord

La taille du tableau de bord peut faire une énorme différence dans l'apparence générale. Vous pouvez utiliser l'option "Formater la feuille" pour ajuster la taille et adapter votre tableau de bord au reste de la feuille. Cela rendra votre feuille entière plus esthétique.

Insérer des titres, des sous-titres et des notes

L'utilisation de titres, de sous-titres et de notes est un excellent moyen de décomposer les informations de votre tableau de bord et d'en faciliter la compréhension. Utilisez-les pour ajouter de la clarté et guider l'utilisateur à travers les différentes régions de votre tableau de bord.

Ajout de sparklines et de quadrillages

L'utilisation de graphiques sparkline et de quadrillage est un autre excellent moyen de concevoir votre tableau de bord. Ces deux fonctionnalités peuvent ajouter une touche visuelle agréable et peuvent être utilisées pour attirer l'attention sur différentes parties de votre tableau de bord. Les sparklines sont particulièrement utiles pour afficher les tendances.

Terminez avec les touches finales

Une fois que vous avez développé un tableau de bord Excel de base, vous devez suivre quelques étapes supplémentaires pour terminer le projet. Cela inclut l'automatisation de la récupération des données, la création d'une plage de données dynamiques et la configuration de tableaux croisés dynamiques et de feuilles. Ceux-ci sont essentiels pour garantir que vos données sont toujours à jour et faciles d'accès.

Automatisation de la récupération des données

Avant d'automatiser les données, il est important de s'assurer que tous les points de données sont correctement connectés à la base de données sous-jacente. Cela inclut la vérification des champs utilisés, la manière dont les données sont triées et la requête utilisée. Une fois ces étapes effectuées, vous pouvez configurer une tâche planifiée pour actualiser automatiquement les données. Cela peut être fait dans la fenêtre Microsoft Query, accessible via Données -> Obtenir des données externes -> Actualiser tous les... Avec cette tâche, vous pouvez également choisir de mettre à jour uniquement certaines cellules ou la feuille entière.

Création d'une plage de données dynamiques

Une fois l'actualisation automatique configurée, il est temps de créer une plage de données dynamiques. Ceci est nécessaire pour garantir que le tableau de bord reste à jour, car toutes les données seront actualisées à chaque modification de la base de données. Les plages dynamiques sont créées à l'aide de la fonction OFFSET, qui se trouve sous l'onglet Formules d'Excel. Cette fonction vous permet de spécifier une plage éloignée d'un certain nombre de lignes et de colonnes d'une certaine cellule. Cette plage peut ensuite être utilisée dans le tableau de bord pour toujours afficher les données les plus récentes.

Configurer des tableaux croisés dynamiques et des feuilles

La dernière étape de la création d'un tableau de bord Excel consiste à configurer des tableaux croisés dynamiques et des feuilles. Les tableaux croisés dynamiques vous permettent d'analyser rapidement de grands ensembles de données et d'extraire des informations significatives. Ceci peut être réalisé en faisant glisser et en déposant des champs de la plage de données dans le tableau croisé dynamique. En configurant plusieurs feuilles et en les reliant à des tableaux croisés dynamiques, vous pouvez facilement créer un tableau de bord interactif qui peut être utilisé pour analyser et visualiser rapidement les données.

Test du tableau de bord

Pour commencer, vous devez vous assurer que votre tableau de bord Excel est connecté à la bonne base de données et qu'il est optimisé pour s'actualiser rapidement et avec précision. Pour ce faire, procédez comme suit :

Connexion à la base de données

La première chose à faire est de connecter votre tableau de bord Excel à votre base de données. Vous pouvez le faire en trouvant les paramètres de connexion dans l'onglet "Données" du classeur Excel. Lorsque vous ouvrez les paramètres de connexion de données, vous verrez une liste des bases de données disponibles. Sélectionnez la base de données à laquelle vous souhaitez vous connecter et cliquez sur "OK". La base de données sera alors connectée avec succès à votre tableau de bord Excel.

Actualiser la base de données

Maintenant que vous avez réussi à connecter la base de données à votre tableau de bord Excel, vous devez vous assurer que les données s'actualisent rapidement. Cela peut être fait en allant dans l'onglet "Données" et en sélectionnant "Actualiser". Cela lancera le processus d'actualisation des données de la base de données connectée. Selon la taille de la base de données et la vitesse de votre ordinateur, ce processus peut prendre jusqu'à quelques minutes.

Une fois le processus d'actualisation terminé, vous devez vérifier les données pour vous assurer qu'elles ont été mises à jour avec succès. Vous pouvez le faire en comparant les informations nouvellement actualisées aux données précédentes pour vous assurer que tout est à jour.

Conclusion

La création d'un tableau de bord Excel peut sembler intimidante pour un débutant au début, mais une fois que vous avez compris les principes de base et que vous vous êtes entraîné à créer vos propres tableaux de bord personnalisés, cela peut devenir une routine facile. Ce guide décrit un processus étape par étape pour créer votre propre tableau de bord dans Excel, y compris la compréhension des sources de données nécessaires, la configuration de la feuille et la création de visuels prêts pour la présentation.

Résumé des étapes de création du tableau de bord

La création d'un tableau de bord dans Excel nécessite les étapes suivantes :

• Regrouper les sources de données nécessaires
• Configuration de la feuille de calcul
• Visualisation des données avec des tableaux, des graphiques et d'autres éléments visuels
• Peaufiner le tableau de bord avec des fonctionnalités conviviales pour la présentation, telles que des combinaisons de couleurs et des styles de police.

Lien vers des exemples de tableau de bord

Prêt à démarrer avec votre propre tableau de bord ? Découvrez quelques exemples de tableaux de bord Excel pour vous inspirer.