Les bases des tableaux Kanban : ce qu'ils sont et comment commencer

Présentation

Les tableaux Kanban sont un outil efficace utilisé pour optimiser et rationaliser le processus de flux de travail. Ils fournissent un système intuitif et visuel qui peut être utilisé pour organiser les tâches, les délais et les progrès. Alors, qu'est-ce qu'un tableau Kanban et quels sont les avantages de son utilisation ?

Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?

Les tableaux Kanban sont un type d'outil de gestion de flux de travail utilisé pour visualiser les tâches au sein d'un projet. Sur un tableau Kanban, les tâches sont organisées et divisées en colonnes qui illustrent les différentes étapes du processus de workflow. Cela aide à diviser les projets et les tâches complexes en étapes plus gérables et traçables. En mettant en place un tableau Kanban, les membres de l'équipe et les parties prenantes sont en mesure de suivre les progrès, de devenir plus organisés et d'identifier rapidement les problèmes liés aux tâches.

Avantages de l'utilisation de Kanban

• Visuellement gérable : les tâches étant divisées en étapes et en colonnes, il est plus facile de voir où les problèmes et les goulots d'étranglement des tâches peuvent survenir. Cela permet aux membres de l'équipe de résoudre tous les problèmes et de hiérarchiser les tâches.
• Flexible - Kanban est incroyablement flexible car les tâches peuvent être facilement réorganisées dans tout le tableau avec un minimum d'effort.
• Amélioration de la productivité : savoir facilement quelles tâches sont terminées ou en attente motive les membres de l'équipe à être productifs.
• Adaptable - Le système peut être adapté à n'importe quelle taille de processus de travail. Il peut être utilisé à la fois pour les applications de gestion de projets petits et grands.

Travailler avec des tableaux Kanban

Les tableaux Kanban sont un outil visuel de gestion de projet qui permet aux organisations et aux équipes de gérer différentes tâches et processus. Dans Kanban, les tâches sont disposées sur un tableau avec des colonnes, généralement nommées à faire, en cours et terminées. Les couloirs peuvent également être utilisés pour distinguer les tâches liées à différents projets, départements ou niveaux de priorité.

Créer des colonnes et former des couloirs

Les organisations peuvent cartographier les tâches et les processus à l'aide d'un tableau Kanban. Les équipes créent des colonnes, puis organisent les tâches dans ces colonnes. Les colonnes correspondent souvent à différentes étapes du processus. Par exemple, la colonne "à faire" pourrait inclure toutes les tâches qui n'ont pas encore été démarrées, la colonne "en cours" inclurait les tâches qui sont actuellement actives et la colonne "terminée" inclurait les tâches qui ont été terminées.

De plus, les équipes peuvent créer des couloirs qui décomposent davantage les tâches qui couvrent différents projets, départements ou niveaux de priorité. Les couloirs créent une séparation entre les tâches dans différents contextes et aident les équipes à mieux gérer les tâches.

Faire des notes autocollantes

Une fois les colonnes et les couloirs créés, les équipes peuvent passer à la création de notes. Dans le kanban traditionnel, les équipes utilisent des notes autocollantes pour créer des tâches traçables. Les notes autocollantes peuvent être étiquetées avec du contenu, y compris les noms des membres de l'équipe, les niveaux de priorité et les titres des tâches.

Établir des règles pour déplacer des cartes/notes

La dernière étape pour les équipes utilisant des tableaux Kanban consiste à créer des règles pour déplacer des cartes ou des notes autocollantes. Il aide à définir ce qui doit arriver à une tâche qui se déplace d'une colonne à une autre. Par exemple, lorsqu'une tâche passe de la colonne "à faire" à la colonne "en cours", l'équipe ou un membre spécifique de l'équipe peut être averti, ou la tâche peut être envoyée pour révision.

Disposer d'un ensemble de règles établies aide les équipes à rester organisées et responsables dans leur travail. Les règles doivent être convenues par l'équipe et les modifications doivent être communiquées fréquemment pour refléter l'évolution du flux de travail.

Avantages de l'utilisation de Kanban

L'utilisation d'un tableau Kanban peut apporter de nombreux avantages à votre organisation. Comprendre ces avantages peut vous aider à promouvoir l'utilisation de Kanban au sein de votre équipe. Voici les principaux avantages de l'utilisation d'un tableau Kanban :

Efficacité accrue

Avec un tableau Kanban, vous pouvez identifier rapidement les tâches à accomplir et qui est responsable de chaque tâche.Cela permet aux membres de l'équipe de comprendre rapidement leur charge de travail actuelle et aide à identifier plus rapidement les goulots d'étranglement dans le processus. Un tableau Kanban facilite le suivi des progrès et identifie rapidement les tâches bloquées et nécessitant une assistance.

Changement de contexte réduit

Les tableaux Kanban permettent aux membres de l'équipe d'accéder rapidement aux tâches à accomplir et aux informations associées. Cela réduit le temps passé à passer d'une tâche à l'autre, car toutes les informations requises sont disponibles au même endroit. Pouvoir accéder rapidement à toutes les informations requises peut contribuer à réduire le temps perdu lors du changement de contexte.

Amélioration de la collaboration d'équipe

L'utilisation d'un tableau Kanban permet d'augmenter la visibilité des tâches et la progression de toute l'équipe. Cela permet une collaboration efficace, car tout le monde est sur la même longueur d'onde et peut fournir une assistance si nécessaire. Cette visibilité accrue peut aider à réduire le temps perdu par les membres de l'équipe qui ne comprennent pas la tâche ou la progression actuelle.

Les cinq principes fondamentaux de Kanban

Les tableaux Kanban sont un excellent moyen de planifier et de suivre des projets, en particulier dans les environnements agiles. Les deux principaux aspects sur lesquels ils se concentrent sont la gestion du flux de travail et la visualisation de la progression. Cet aspect visuel est obtenu en établissant cinq principes fondamentaux à suivre lors de l'utilisation d'un tableau Kanban. Il est important que les équipes comprennent et adoptent ces principes pour que leurs tableaux Kanban soient efficaces.

Visualiser le processus de travail

Le premier principe des tableaux Kanban est de visualiser le processus de travail. Cela se fait en définissant des colonnes distinctes pour chaque étape du processus, du début à la fin. Cela permet aux membres de l'équipe de voir clairement où se trouvent les tâches dans le flux de travail et d'identifier si l'une d'entre elles est bloquée à une certaine étape. Cette visibilité permet également de repérer et de traiter rapidement les obstacles.

Limiter les travaux en cours

Limiter la quantité de travail en cours (WIP) est un autre principe essentiel d'un tableau Kanban. WIP est le nombre total de tâches qui se trouvent à chaque étape du flux de travail. Limiter ce nombre aide les équipes à se concentrer sur les projets importants, tout en évitant les goulots d'étranglement dans le flux de travail. Ceci peut être réalisé en attribuant des limites WIP spécifiques à chaque colonne.

Gérer et mesurer le débit

Les tableaux Kanban aident également les équipes à gérer et à mesurer leurs workflows. Ils peuvent être utilisés pour suivre l'avancement des tâches et identifier les éventuels goulots d'étranglement. Cela permet aux équipes d'apporter des améliorations et d'identifier les domaines qui doivent être améliorés. Ce principe aide également les équipes à rester sur la bonne voie en fournissant un moyen visible de mesurer la progression du flux de travail.

Expliciter les politiques de processus

Le quatrième principe fondamental d'un tableau Kanban est de rendre explicites les politiques de processus. Cela signifie que la politique concernant ce qui doit se passer à chaque étape du flux de travail doit être clairement énoncée et visible sur le tableau Kanban. Cela aide les équipes à mieux comprendre le processus et permet de s'assurer que toutes les tâches sont effectuées dans le bon ordre.

Améliorez-vous en collaboration

Les tableaux Kanban soulignent également l'importance de la collaboration et de l'amélioration. Les équipes doivent toujours rechercher des moyens d'améliorer leur flux de travail et les tableaux Kanban offrent un excellent moyen d'y parvenir. Les équipes doivent constamment collaborer et discuter des améliorations potentielles des processus et suivre les résultats de leurs expériences.

Applications de base des tableaux Kanban

Les tableaux Kanban sont utilisés pour faciliter la collaboration et la planification, la gestion des tâches, le suivi des bogues/problèmes et la gestion de projet. Explorons chacun d'entre eux plus en détail.

A. Collaboration et planification

Les tableaux Kanban peuvent être utilisés pour décomposer de grands projets en tâches plus petites et plus gérables. Cela aide à garder tous les membres de l'équipe alignés et donne une représentation visuelle partagée des projets et des tâches. Cela peut aider les membres de l'équipe à planifier leur charge de travail et à s'assurer que leurs tâches sont terminées à temps.

B.Gestion des tâches

Les tableaux Kanban peuvent être utilisés pour suivre visuellement la progression des tâches du début à la fin. Vous pouvez attribuer des tâches aux membres de l'équipe et surveiller les étapes d'achèvement. Cela permet aux équipes de se tenir au courant des progrès et d'identifier facilement où des ajustements sont nécessaires.

C. Suivi des bogues/problèmes

Les tableaux Kanban peuvent être utilisés pour consigner et suivre les bogues ou les problèmes. Cela fournit un enregistrement visuel de chaque bogue ou problème, ainsi que l'état du correctif. Cela peut être extrêmement utile pour les équipes qui gèrent des projets logiciels complexes.

D. Gestion de projet

Enfin, les tableaux Kanban peuvent être utilisés pour gérer l'ensemble d'un projet. Cela comprend la planification et la gestion de projet, l'attribution des tâches, la gestion des délais et la gestion des risques. Vous pouvez utiliser des tableaux Kanban pour suivre chaque étape du projet du début à la fin, de sorte que vous ayez toujours une compréhension claire des prochaines étapes et que vous puissiez facilement ajuster votre stratégie si nécessaire.

6. Dispositions courantes du tableau Kanban

Les tableaux Kanban sont un moyen visuel et organisé de gérer un flux de données et sont souvent utilisés dans les entreprises, le développement de logiciels et la gestion de projets. Il existe plusieurs dispositions de tableau Kanban courantes que les équipes peuvent utiliser pour suivre les progrès, attribuer des tâches et planifier à l'avance. Explorons trois mises en page de tableau Kanban populaires et réfléchissons à la manière dont chacune pourrait être utile à votre équipe.

A. Colonnes Kanban

Les colonnes Kanban sont la disposition de tableau la plus courante et la plus reconnaissable. Chaque tâche est divisée en colonnes, souvent dans le but de montrer où se trouve une tâche dans le processus. La colonne "To-Do" contiendra les tâches qui doivent être effectuées, tandis que les tâches de priorité plus élevée se retrouvent dans la colonne "Doing". Les tâches terminées se trouvent dans la colonne "Terminé". Cette configuration offre un emplacement facilement accessible pour gérer les tâches, attribuer des flux de travail dans un ordre logique, suivre les progrès et voir ce que font les membres de l'équipe.

B. Cartographie de l'histoire

La cartographie des histoires est une autre mise en page qui peut bien fonctionner dans un tableau Kanban. Cette configuration comprendra des devoirs, des idées et des objectifs organisés par histoire. Ces histoires groupées sont soigneusement tracées dans une structure chronologique, ce qui peut être particulièrement utile pour les projets qui nécessitent de l'ordre et des délais. Cette configuration permet également d'éviter que des tâches ne soient négligées et maintient l'équipe sur la bonne voie pour atteindre l'objectif souhaité.

C. Sous-composants Tableaux Kanban

Les tableaux Kanban des sous-composants sont utiles pour un certain type de projet. Ils sont bien construits lorsque les tâches dépendent de l'achèvement d'autres tâches, telles que des projets de codage. Le tableau Kanban décompose les tâches en sous-composants et le projet peut être suivi à travers les colonnes au fur et à mesure qu'il passe par les phases essentielles. Cette disposition de tableau peut fournir un système structuré pour tracer la chronologie d'un projet et tracer toutes les dépendances.

Conclusion

Les tableaux Kanban sont devenus un moyen de plus en plus populaire d'organiser, de planifier et de suivre les tâches, les projets et les activités. Avec leur structure visuelle et leur capacité à faciliter la collaboration, ce sont des outils utiles pour les individus, les équipes et les organisations. En décrivant les bases des tableaux Kanban, ce qu'ils sont et comment démarrer, cet article de blog a fourni un aperçu de haut niveau des principes fondamentaux de cet outil.

Tirer le meilleur parti des tableaux Kanban

Les tableaux Kanban sont plus efficaces lorsqu'ils sont utilisés de la bonne manière. Au début, réfléchissez à la façon dont l'outil peut être exploité pour augmenter l'efficacité et la productivité et améliorer le flux de travail. Expérimentez avec l'outil et utilisez ses fonctionnalités au maximum pour découvrir son véritable potentiel. Utilisez également des analyses pour suivre les performances des tâches et leurs étapes dans le processus.

Démarrer avec les tableaux Kanban

Les individus, les équipes et les organisations peuvent rapidement et facilement commencer à utiliser les tableaux Kanban avec la bonne plateforme et les bons outils. Des plates-formes populaires telles que Trello permettent aux équipes de travailler avec des tableaux Kanban et de collaborer en temps réel.De plus, si vous gérez une équipe, impliquez les membres de l'équipe dans le processus pour les aider à comprendre comment utiliser au mieux l'outil

Les tableaux Kanban sont un outil utile et polyvalent pour rationaliser les processus, suivre les tâches et augmenter la productivité. Avec les bases de ces tableaux couverts et des conseils sur la façon de commencer avec eux, nous espérons que vous comprenez maintenant la puissance et le potentiel de cet outil.