Analyser les données des comptes fournisseurs pour identifier les opportunités d'économies de coûts

Présentation

Les données des comptes fournisseurs sont un dossier financier qui inclut tous les paiements qu'une entreprise effectue aux fournisseurs et aux vendeurs. Il s'agit d'un dossier complet qui comprend le montant total des dépenses, le nom et le numéro du fournisseur ou du vendeur, l'heure des transactions et le mode de paiement. Ces données fournissent des informations précieuses sur la santé financière d'une entreprise, en particulier en ce qui concerne les habitudes de consommation.

L'analyse des données des comptes fournisseurs peut être un moyen efficace d'identifier les opportunités de réduction des coûts. Cette analyse peut aider à améliorer l'efficacité, à réduire les litiges et les erreurs, à renforcer les relations avec les fournisseurs et à réduire les coûts globaux. Il peut fournir des informations permettant de savoir si une entreprise profite avec précision des remises et des remises, ainsi que des informations sur les délais de paiement.

Identifier les opportunités d'économies

Chaque entreprise doit constamment évaluer ses dépenses afin de réduire ses coûts et d'augmenter ses profits. Cela nécessite une analyse financière efficace des données des comptes fournisseurs pour identifier les opportunités d'économies de coûts. Ci-dessous, nous allons étudier trois domaines de la gestion des coûts : l'analyse comparative des coûts des fournisseurs, l'analyse des coûts pour les écarts et la négociation avec les fournisseurs.

Analyse comparative des coûts des fournisseurs

L'analyse comparative aide les entreprises à adopter une approche plus proactive de la gestion de leurs coûts fournisseurs en leur permettant de comparer les coûts de leurs fournisseurs actuels aux coûts d'autres fournisseurs. Cela peut aider les entreprises à identifier les fournisseurs dont les prix sont supérieurs à ceux du marché et à négocier ces coûts à la baisse ou à passer à des fournisseurs moins chers. L'analyse comparative peut également aider les entreprises à déterminer le meilleur prix pour des produits ou services spécifiques et fournit les informations nécessaires pour prendre une décision éclairée lors de la sélection des fournisseurs.

Analyse des coûts pour les écarts

L'analyse des données des comptes fournisseurs est importante pour identifier tout écart entre les coûts prévus et réels. Cela peut être fait en comparant les coûts actuels du fournisseur aux factures précédentes et en s'assurant que les prix n'ont pas augmenté. Il est également important d'examiner les contrats pour s'assurer que les fournisseurs facturent simplement les prix qui ont été convenus. Toute anomalie constatée doit être traitée rapidement avec le fournisseur pour commencer à économiser de l'argent.

Négocier avec les fournisseurs

Négocier avec les fournisseurs est un excellent moyen d'économiser de l'argent et d'éviter toute perte financière causée par des écarts. Certains domaines de négociation comprennent l'examen des contrats en cours et la compréhension des coûts associés, la discussion et l'accord sur les tarifs de services particuliers, et même l'exploration d'opportunités de remises supplémentaires et d'autres incitations. Avec la bonne stratégie de négociation en place, les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de leur argent lorsqu'elles traitent avec des fournisseurs.

Réduire les processus manuels

Les processus de comptabilité fournisseurs (AP) peuvent être longs et coûteux, mais avec la bonne technologie et les bonnes données, les organisations peuvent réduire les processus manuels et améliorer la précision et les économies de coûts. Voici trois moyens clés de réduire les processus manuels et d'optimiser les données AP.

Automatiser le rapprochement des factures

Rapprocher manuellement les factures et s'assurer que tous les coûts sont suivis avec précision est un processus fastidieux et long. L'automatisation du processus de rapprochement des factures rationalise l'ensemble du processus et contribue à garantir l'exactitude. La technologie de rapprochement automatisé des factures peut être utilisée pour faire correspondre rapidement et en toute sécurité les factures aux documents de réception, catégoriser et suivre avec précision les dépenses, et même fournir une visibilité sur les écarts de rapprochement.

Rationalisation des processus d'approbation

Les processus AP peuvent être considérablement ralentis par les processus d'approbation manuels. En mettant en œuvre des solutions technologiques automatisées, les organisations peuvent rationaliser les processus et éliminer les goulots d'étranglement.Grâce à des solutions automatisées, les équipes AP peuvent rapidement examiner et approuver les factures, en s'assurant qu'elles sont conformes aux politiques de l'entreprise et respectent les conditions de paiement. L'automatisation permet également de réduire le temps et les efforts nécessaires pour auditer, suivre et gérer l'ensemble du processus de paiement.

Améliorer les communications avec les fournisseurs

Une communication précise et opportune avec les fournisseurs est essentielle pour réduire les pertes de temps et d'argent. En tirant parti de la technologie, les entreprises peuvent rationaliser les communications avec les fournisseurs. Des solutions automatisées peuvent être utilisées pour suivre les informations de contact des fournisseurs, partager les mises à jour de l'état des paiements et alerter les fournisseurs de tout changement dans les conditions de paiement. Ces solutions peuvent également être utilisées pour suivre les performances des fournisseurs, repérer les écarts et coordonner un meilleur flux de paiement.

4. Analyser les dépenses des non-fournisseurs

Les données des comptes fournisseurs incluent non seulement les paiements aux fournisseurs, mais également d'autres dépenses non liées aux fournisseurs. Il est important d'analyser toutes les dépenses dans les données de ses comptes fournisseurs pour trouver des domaines où réduire les coûts.

a. Examen des créances

Bien que la plupart des analyses des comptes fournisseurs se concentrent sur les dépenses et les paiements, il vaut également la peine d'examiner de plus près les comptes clients. De nombreuses entreprises négligent de s'assurer que chaque client facturé paie à temps et en totalité. En utilisant l'analyse des comptes fournisseurs, on peut s'assurer que leur entreprise resserre les créances afin que leurs comptes soient payés à temps et en totalité.

b. Analyser les autres coûts et dépenses

En plus des dépenses compréhensibles telles que les salaires et les paiements des contrats de location, les données des comptes fournisseurs peuvent être suivies et comparées pour découvrir d'autres coûts et dépenses. En comparant les dépenses annuelles à l'année précédente, on peut découvrir des coûts qui augmentent régulièrement d'année en année. Ces coûts peuvent être gérés par de nouvelles politiques et procédures ou en les éliminant entièrement.

c. Gestion des contrats

L'analyse des données de ses comptes fournisseurs peut aider à s'assurer que ses contrats restent à jour. En examinant leurs données de paiement et leurs contrats, on peut s'assurer que l'argent qu'ils paient est conforme au prix convenu, que les dates de renouvellement sont mises à jour et que les services sont exécutés en temps opportun.

Suivre les données des comptes fournisseurs

Les données sur les comptes fournisseurs sont une mesure importante pour une entreprise, car elles peuvent fournir de nombreuses informations sur la santé financière d'une organisation. Un suivi précis des données des comptes fournisseurs peut aider à identifier les domaines d'économie et d'amélioration. Voici quelques façons d'analyser les données des comptes fournisseurs afin d'identifier les opportunités d'économies.

Enquête sur le volume des paiements

Le volume total des paiements est l'un des points de données les plus importants à analyser lors de la recherche d'opportunités d'économies. Une entreprise doit mesurer et documenter le volume de tous les paiements au fil du temps pour établir ce qui est nécessaire et comparer ses performances actuelles. Le volume de paiement moyen peut être estimé à l'aide des données, puis comparé aux normes de l'industrie pour identifier les domaines à améliorer.

Évaluer les tendances de paiement

Il est essentiel de suivre les modèles et les tendances de paiement au fil du temps pour identifier tout changement préoccupant. L'étude des valeurs aberrantes sur les achats et les paiements importants, les changements dans la vitesse de paiement des fournisseurs et le taux de paiement peut aider à déterminer où des économies de coûts potentielles peuvent être réalisées. L'analyse de tous ces facteurs peut aider les entreprises à comprendre et à reconnaître tout écart susceptible d'avoir un impact négatif.

Analyser les cycles de paiement

L'examen du cycle de paiement est un autre moyen d'identifier les problèmes ou les opportunités de réduction des coûts. L'analyse du nombre moyen de jours pendant lesquels un paiement est effectué, la recherche de tout écart ou retard, et le suivi du nombre moyen de jours pour clôturer une facture ou effectuer un paiement sont toutes des étapes importantes lors de l'analyse des cycles de paiement.Il est nécessaire d'avoir une approche systématique pour mesurer le cycle de paiement afin d'identifier les domaines dans lesquels des économies de coûts peuvent être réalisées

Analyser les données grâce à la technologie

Les données sur les comptes fournisseurs sont un domaine important de l'analyse des coûts qui peut aider les organisations à identifier les opportunités de réduction des coûts. En tirant parti des logiciels, des analyses, du Big Data et de la technologie cloud, les entreprises peuvent obtenir des informations plus approfondies sur leurs mesures financières et évaluer leurs coûts avec plus de précision.

Utilisation de logiciels et d'analyses

Les applications logicielles permettent aux organisations de capturer des données, de mieux comprendre les informations financières et de favoriser les opportunités de réduction des coûts. Ce type de logiciel permet également aux entreprises de suivre les tendances, de mesurer leurs progrès par rapport aux objectifs et de fournir des visualisations détaillées et interactives pour faciliter l'exploration des données. En utilisant des analyses et des informations sur les données, les entreprises peuvent identifier avec précision les opportunités d'économies et gérer plus efficacement leurs coûts.

Mise en œuvre de la technologie Big Data

La technologie des mégadonnées est une ressource importante pour évaluer les données des comptes fournisseurs. Les entreprises peuvent utiliser des outils de Big Data pour analyser de grandes quantités de données et générer des informations à partir de ces données qui peuvent conduire à des opportunités d'économies. La technologie des mégadonnées offre également l'évolutivité nécessaire pour capturer et analyser un large éventail de données sur les comptes fournisseurs, garantissant ainsi aux entreprises une image plus complète des coûts.

Utilisation du stockage dans le cloud

Le stockage dans le cloud est également un outil important pour analyser les données des comptes fournisseurs. En utilisant des systèmes basés sur le cloud, les entreprises peuvent stocker en toute sécurité des données dans un emplacement centralisé et y accéder depuis n'importe quel endroit. Cela rationalise non seulement l'analyse des données sur les comptes fournisseurs, mais permet également aux entreprises de partager et de collaborer facilement sur les données, ce qui permet une prise de décision plus éclairée.

En tirant parti de la puissance des logiciels et des analyses, en mettant en œuvre la technologie du Big Data et en utilisant le stockage dans le cloud, les entreprises peuvent obtenir des informations sur leurs données de comptes fournisseurs et identifier les opportunités de réduction des coûts. Ce faisant, les entreprises peuvent gérer plus efficacement leurs coûts et réaliser des économies plus importantes.

Conclusion

Comme indiqué, l'analyse des données des comptes fournisseurs est un aspect essentiel du système de gestion financière de toute entreprise. La collecte d'informations détaillées sur les performances financières passées, présentes et futures peut générer des opportunités d'économies, augmenter l'efficacité et garantir la santé financière de l'entreprise. En tirant parti de la technologie et de l'analyse des données, les entreprises peuvent acquérir une meilleure compréhension et maximiser le potentiel de leurs opérations de comptes fournisseurs.

La clé pour créer des opportunités d'économies est de comprendre et d'utiliser efficacement les données associées aux comptes fournisseurs. Les nouvelles technologies et solutions logicielles qui intègrent les données des comptes fournisseurs dans une plate-forme accessible, telle qu'un système basé sur le cloud, peuvent gérer, surveiller et analyser les données des comptes fournisseurs rapidement et efficacement. Les entreprises peuvent utiliser ces solutions pour identifier les domaines d'économies potentielles et apporter des modifications pour accroître l'efficacité globale de leurs processus de comptes fournisseurs.

En approfondissant les données sur les comptes fournisseurs, les entreprises peuvent obtenir des informations qu'elles n'avaient peut-être jamais connues auparavant. Ces données peuvent aider à éclairer les décisions susceptibles d'améliorer l'efficacité opérationnelle et les économies de coûts, tout en permettant de prendre des décisions budgétaires plus éclairées à l'avenir.