Conception de tableaux de bord et de rapports Excel à l'aide d'Excel avancé

Présentation

Les tableaux de bord et rapports Excel fournissent une analyse détaillée des données, ce qui facilite le suivi des performances, la recherche de tendances et l'utilisation d'informations précieuses pour prendre des décisions éclairées. Avec Excel avancé, ils peuvent être conçus encore plus efficacement pour maximiser l'efficience et l'efficacité.

Voyons ce qu'est un tableau de bord et un rapport Excel, et les avantages de l'utilisation d'Excel avancé pour les concevoir.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord et un rapport Excel ?

Un tableau de bord Excel est un environnement riche en informations utilisé pour suivre les performances et identifier les problèmes ou opportunités potentiels. Ils sont idéaux pour fournir une vue d'ensemble de vos données et peuvent impliquer l'utilisation de graphiques, de tableaux et d'autres visualisations. Les rapports sont des documents plus détaillés qui servent à communiquer l'analyse d'un ensemble de données.

Avantages de l'utilisation d'Excel avancé

• Analyse des données plus rapide et plus simple : les fonctionnalités avancées d'Excel facilitent l'analyse rapide de grandes quantités de données.
• Visualisations améliorées : les données peuvent être présentées plus efficacement grâce à l'utilisation de diagrammes, de graphiques et de tableaux.
• Gain de temps : les fonctionnalités automatisées telles que les macros et les tableaux croisés dynamiques peuvent aider à accélérer la création de rapports et de tableaux de bord.
• Plus flexible : Advanced Excel peut prendre en charge des ensembles de données et des formats plus complexes.

Comprendre les éléments Excel

Les tableaux de bord et les rapports Excel sont des outils puissants pour représenter les données. Afin de créer des représentations significatives, il faut d'abord comprendre comment Excel stocke, organise et manipule les données. Cela implique de se familiariser avec les trois éléments fondamentaux d'une feuille de calcul Excel : les cellules, les colonnes et les lignes.

Cellules, colonnes et lignes

Les cellules sont les cases individuelles trouvées dans une feuille de calcul. Ils contiennent chacun une seule donnée. Chaque cellule est nommée en fonction de son emplacement, indiqué par le numéro de colonne et le numéro de ligne. Les colonnes sont la partie verticale de la feuille de calcul, où toutes les cellules de cette colonne partagent le même type de données. Les lignes constituent la partie horizontale de la feuille de calcul et contiennent généralement des éléments de données similaires.

Calculs en semaine ou en week-end

Excel prend également en charge diverses fonctions qui calculent automatiquement la date ou l'heure. Ceci est utile lors de la création de tableaux de bord et de rapports qui suivent les données sur une période spécifique. Les plus courantes de ces fonctions sont WEEKDAY et WEEKEND, qui sont utilisées pour attribuer des valeurs numériques aux jours de la semaine. La fonction WEEKDAY renvoie un 1 pour les lundis et un 7 pour les dimanches, tandis que la fonction WEEKEND renvoie un 0 pour les lundis et un 1 pour les dimanches. Cela facilite la distinction entre les données de la semaine et celles du week-end.

Manipuler des données

Excel permet également aux utilisateurs de manipuler des données à l'aide de diverses formules, telles que SOMME et MOYENNE. Savoir utiliser ces formules est essentiel pour créer avec précision des tableaux de bord et des rapports. En outre, Excel prend également en charge des formules avancées qui permettent aux utilisateurs de personnaliser leur manipulation de données, telles que les instructions IF, AND et OR.

• SUM est utilisé pour totaliser les valeurs numériques.
• AVERAGE est utilisé pour trouver la moyenne arithmétique des valeurs numériques.
• Les instructions IF, AND et OR peuvent être utilisées pour évaluer les conditions susceptibles de modifier la manipulation des données.

Visualisation des données

En matière d'analyse de données, la visualisation des données peut être un excellent moyen de représenter visuellement les données et d'en tirer rapidement des informations utiles. Avec Microsoft Excel, vous pouvez créer des visuels attrayants pour améliorer encore votre compréhension et votre processus de prise de décision.

Tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques sont un excellent moyen de résumer rapidement de grands ensembles de données. En quelques clics et glissements, vous pouvez créer des tableaux comparatifs, des graphiques et des graphiques pour filtrer, trier et réorganiser vos données rapidement. Les tableaux croisés dynamiques vous permettent également de filtrer et de trier les données à partir d'un emplacement central, ce qui facilite la création de visuels dynamiques et interactifs.

Créer des graphiques et des tableaux

Un autre excellent outil de visualisation des données est la création de graphiques et de graphiques. Microsoft Excel propose une large gamme de graphiques et de graphiques pour vous aider à analyser les données de manière visuellement attrayante. Excel dispose également de fonctionnalités dynamiques telles que des sparklines et des images d'arrière-plan pour illustrer davantage les données. En utilisant ces fonctionnalités, vous pouvez rapidement transmettre des tendances et des schémas complexes.

• Graphiques à barres : visualisez les données pour comparer les éléments
• Graphiques circulaires – Comparer les parties d'un tout
• Graphiques linéaires – Suivre les changements au fil du temps
• Nuage de points : affiche les relations entre deux ensembles de données
• Graphiques à bulles – Afficher la corrélation entre trois ensembles de données

Éléments de conception

Couleur

La couleur est un élément de conception extrêmement important pour créer des tableaux de bord et des rapports Excel efficaces. Les couleurs utilisées doivent clairement définir les données et renforcer les éléments graphiques. De plus, il est important d'être cohérent dans les couleurs utilisées pour chaque élément dans l'ensemble du tableau de bord ou du rapport Excel. Par exemple, en attribuant une couleur pour indiquer des valeurs négatives, tandis qu'une autre couleur indique des valeurs positives, un tableau de bord ou un rapport entier sera rapidement compréhensible en un coup d'œil.

Polices et texte

Bien que les couleurs choisies soient un élément important du design, les polices et le texte utilisés ne doivent pas être négligés. Comme pour tout type de conception visuelle, il est important de garder à l'esprit la lisibilité et la taille de tout texte utilisé, ainsi que les en-têtes ou sous-en-têtes utilisés dans le tableau de bord ou le rapport. Le choix d'une police facile à lire et le maintien d'une taille constante aideront grandement à ne pas submerger les lecteurs.

Graphiques et diagrammes

La plupart des tableaux de bord et rapports Excel créés utilisent diverses formes de graphiques et de diagrammes pour communiquer les données. Ces éléments graphiques sont l'un des éléments les plus importants de la conception, car ils doivent être à la fois informatifs et attrayants. Il existe une variété de graphiques et de tableaux parmi lesquels choisir et il est important de sélectionner la forme qui représente le mieux les données communiquées. De plus, tout élément graphique doit être clair et lisible avec des étiquettes et des légendes pour renforcer les chiffres ou les motifs représentés.

Signaler les dangers

La conception d'un tableau de bord et d'un rapport Excel à l'aide des fonctions avancées d'Excel est l'un des aspects les plus importants de l'analyse des données et de la création de rapports. Bien que le processus doive être entrepris avec soin et attention, certains risques surviennent lors de la conception de ces rapports. Dans ce chapitre, nous aborderons certains des dangers les plus courants en matière de signalement et suggérerons des moyens de les éviter.

Données absentes ou manipulées

L'une des plus grosses erreurs commises lors de la conception d'un rapport ou d'un tableau de bord dans Excel est d'avoir des données manquantes ou manipulées. Si une donnée clé est manquante ou déséquilibrée par rapport au reste du rapport, cela peut prêter à confusion ou même créer une conclusion inexacte. Pour s'assurer que les données sont présentes et exactes, il est important d'être diligent lors du remplissage des informations, de la relecture des résultats et de s'assurer que tous les points de données apparaissent là où ils le devraient.

Ajout de composants inutiles

Une autre erreur courante dans la conception des rapports consiste à ajouter trop de composants dans le rapport Excel. Cela peut créer de la confusion pour le lecteur et rendre le rapport trop compliqué. Il est préférable de garder le rapport propre et organisé avec les composants nécessaires tels que des graphiques, des tableaux, des tableaux ou des visuels pour faciliter la compréhension des données. Trop de composants rendront difficile pour le lecteur de trouver ce qu'il recherche et donneront l'impression que le rapport est encombré.

• Soyez conscient des composants lors de la conception d'un rapport ou d'un tableau de bord dans Excel
• Gardez-le organisé et propre avec uniquement les composants nécessaires
• Trop de composants peuvent rendre le rapport encombré et déroutant

Meilleures pratiques pour la conception de tableaux de bord

La création de tableaux de bord et de rapports efficaces avec Excel peut aider les entreprises à optimiser leurs capacités d'analyse, à découvrir des tendances et à prendre des décisions plus éclairées. Afin de créer des conceptions de tableaux de bord efficaces et efficientes, certaines bonnes pratiques doivent être prises en compte. Cet article explore les meilleures pratiques clés pour développer des tableaux de bord Excel, telles que la connaissance des informations sur l'audience, la simplicité et la hiérarchisation des éléments.

Connaître les informations essentielles sur l'audience

Avant de créer un tableau de bord ou un rapport Excel, vous devez déterminer qui l'utilisera. Connaître les informations critiques du public, telles que sa familiarité avec Excel ou l'importance qu'il accorde à certaines informations, vous permettra d'adapter la conception à ses besoins spécifiques. Cela peut aider à garantir que le rapport ou le tableau de bord créé est efficace et convivial.

Restez simple et facile à comprendre

Une partie importante de la conception de tableaux de bord et de rapports Excel efficaces consiste à s'assurer que la conception est simple et facile à comprendre. Évitez d'ajouter trop de visuels, de couleurs et de polices, car cela peut rendre le rapport difficile à lire et à comprendre. Tenez compte des éléments visuels nécessaires pour transmettre efficacement les données et utilisez-les en conséquence. Utilisez également un langage concis et structurez-le de manière organisée.

Priorité des éléments

Lors de la conception d'un tableau de bord Excel, il est important de hiérarchiser les éléments que vous souhaitez afficher. Cela permet de créer un rapport visuellement attrayant qui capture les informations clés et les communique de manière organisée. Il est également important d'utiliser des éléments visuels adaptés aux données présentées, comme un diagramme circulaire ou un graphique à barres, afin de faciliter la compréhension des informations.

• Connaître les informations essentielles sur l'audience
• Restez simple et facile à comprendre
• Priorité des éléments

Conclusion

Advanced Excel est un outil puissant pour générer des rapports et des tableaux de bord significatifs. Lorsqu'il est utilisé correctement, il peut aider les équipes commerciales et les analystes à visualiser rapidement et facilement leurs données, offrant une vision plus claire des tendances, des informations et des performances. Advanced Excel facilite la création de rapports avec des fonctionnalités automatisées et interactives, permettant aux utilisateurs d'explorer leurs données plus rapidement.

Avantages uniques d'Excel avancé

• Fonctionnalités automatisées pouvant générer des rapports rapidement et régulièrement
• Capacités de visualisation accrues avec des tableaux et des graphiques
• Des fonctions interactives qui permettent aux utilisateurs d'explorer rapidement leurs données
• Extrait automatiquement les données de plusieurs sources
• Capacité à suivre facilement les indicateurs de performance et les tendances

Considérations relatives à la conception de tableaux de bord et de rapports Excel

• Soyez conscient des sources de données disponibles et de la meilleure façon de les utiliser
• Tenir compte des métriques et informations spécifiques qui doivent être surveillées
• Choisir les meilleures méthodes de visualisation pour rendre les données plus accessibles
• Donnez la priorité au besoin d'automatisation pour garantir des processus reproductibles
• Établir des normes de rapport claires et cohérentes pour garantir la pertinence