10 meilleures pratiques pour faire des tableaux de bord Excel un succès

Présentation

Un tableau de bord Excel est un outil puissant qui peut vous aider à mieux comprendre vos données et les actions que vous devez entreprendre pour réussir. Avec un tableau de bord, vous pouvez prendre vos données et les afficher visuellement d'une manière facile à comprendre et à communiquer. De plus, il vous permet de suivre et de mesurer vos progrès vers certains objectifs, de comparer rapidement les tendances et de repérer les domaines d'amélioration.

Cet article de blog vise à fournir 10 meilleures pratiques pour réussir les tableaux de bord Excel. Il couvrira des sujets tels que la visualisation des données, l'expérience utilisateur et l'exactitude des données. À la fin de cet article, vous devriez connaître les éléments clés nécessaires à la création d'un tableau de bord efficace.

2. Planifier à l'avance

Avant de créer un tableau de bord Excel, il est important de vous assurer que vous disposez d'un plan solide. Avoir une stratégie bien pensée pour faire du tableau de bord un succès augmentera vos chances d'atteindre le résultat souhaité. Cette section décrit certaines des meilleures pratiques pour créer des tableaux de bord Excel réussis.

a. Comprendre le public

Avant de créer un tableau de bord Excel, il est important de comprendre le public qui consultera le tableau de bord. Tenez compte du type de données et d'informations que le public recherchera et adaptez le tableau de bord en conséquence. Recueillir les commentaires du public visé est également un excellent moyen de s'assurer que le tableau de bord répond aux besoins de ses utilisateurs.

b. Considérez les sources de données

Une fois que vous avez identifié votre audience, il est important de considérer les sources de données qui seront utilisées pour créer le tableau de bord. Assurez-vous d'avoir accès aux données nécessaires et qu'elles sont de bonne qualité. Un tableau de bord défaillant résulte souvent d'un manque de données utilisables. Il est donc important de prendre le temps de vérifier correctement toutes les sources de données.

c. Identifier les objectifs

Avant de créer un tableau de bord, il est important d'identifier des objectifs clairs pour le projet. Cela aidera à garantir que le tableau de bord est conçu correctement et qu'il atteint le résultat souhaité. Prenez le temps de définir clairement le résultat attendu pour le tableau de bord, car cela facilitera le suivi des progrès et la mesure du succès.

3. Créez des visuels époustouflants

La création d'un beau visuel qui peut vous aider à faire passer votre message rapidement et efficacement est un élément important de la création d'un tableau de bord Excel réussi. Voici trois bonnes pratiques pour vous assurer que vos visuels se démarquent :

a. Choisissez les bons graphiques

Le type de graphique que vous utilisez peut avoir un impact considérable sur l'efficacité de votre visuel. Avant de commencer à créer votre tableau de bord, prenez le temps de choisir le bon type de graphique pour faire passer votre message.

Par exemple, si votre ensemble de données compare les valeurs réelles aux valeurs cibles, un graphique à barres serait un excellent choix, car il vous permet de comparer rapidement et facilement les deux ensembles de chiffres.

b. Concevoir une mise en page intuitive

En plus de choisir le bon type de graphique, une excellente visualisation nécessite également une mise en page intuitive. Votre mise en page doit être axée sur la facilité d'utilisation afin que les téléspectateurs puissent assimiler les informations rapidement et facilement.

Pour ce faire, assurez-vous de :

• Regrouper les visuels associés dans la même zone du tableau de bord
• Laissez suffisamment d'espace blanc pour éviter que le tableau de bord ne soit encombré
• Choisissez une hiérarchie visuelle qui guide d'abord les spectateurs vers les informations les plus importantes

c. Utiliser le filtrage des données

Le filtrage des données peut être un moyen efficace d'attirer l'attention des spectateurs sur un ensemble spécifique de données liées à leur demande. Par exemple, si vous souhaitez que votre tableau de bord se concentre sur les ventes d'un mois particulier, vous pouvez utiliser le filtrage des données pour éliminer toutes les données non pertinentes pour ce mois.

Assurez-vous d'utiliser le filtrage des données de manière simple et intuitive.Par exemple, plutôt que de donner à l'utilisateur une liste déroulante de mois, envisagez de lui demander de cliquer sur une icône qui fait apparaître un calendrier dans lequel il peut sélectionner le mois de son choix

4. Intégrez la convivialité dans le tableau de bord

La convivialité est un facteur essentiel dans la création de tableaux de bord Excel qui assureront leur succès. L'intégration de la convivialité dans les tableaux de bord peut faciliter l'analyse des données en fournissant des informations facilement compréhensibles et avec lesquelles interagir. Voici quelques-unes des meilleures pratiques pour améliorer la convivialité globale de votre tableau de bord.

a. Incorporer l'interactivité

L'intégration de l'interactivité peut considérablement améliorer l'expérience utilisateur et la quantité d'informations pouvant être glanées à partir des tableaux de bord. L'utilisation de l'interactivité permet aux utilisateurs de voir les données à leur manière, avec la possibilité de les explorer davantage. Cela leur permet également de personnaliser leur tableau de bord pour répondre à leurs propres besoins en termes d'analyse de données. Par exemple, offrir la possibilité de filtrer, trier ou représenter graphiquement différents points de données permettra aux utilisateurs de découvrir rapidement et avec précision des informations à partir des tableaux de bord.

b. Présenter une narration succincte

Il est également crucial d'utiliser une narration claire et concise pour expliquer les informations sur le tableau de bord. Cela aidera les utilisateurs à comprendre rapidement les données et leur permettra de les analyser en temps opportun. Essayez de fournir des explications spécifiques, telles que des changements de pourcentage ou de ratio qui mettent en évidence les tendances des données, ainsi que le contexte directionnel des informations. De plus, incluez d'autres facteurs qui pourraient expliquer les données, tels que des résultats antérieurs ou des influences externes.

c. Optimiser pour la vitesse

Un autre facteur important à prendre en compte est l'optimisation de la vitesse de vos tableaux de bord. Le chargement de vos tableaux de bord avec de grandes quantités de données peut les rendre lents et lents à afficher des informations, ce qui peut être frustrant pour les utilisateurs. Pour vous assurer que vos tableaux de bord s'exécutent rapidement et efficacement, vous devez utiliser la mise en cache pour les calculs fréquemment utilisés et pré-calculer les formules dans la mesure du possible. En outre, recherchez des moyens de réduire la quantité de processeurs ou de mémoire utilisés et visez à limiter le nombre de requêtes ou de sources externes utilisées.

5. Automatisez le processus

L'une des bonnes pratiques les plus importantes en matière de création de tableaux de bord Excel consiste à automatiser le processus dans la mesure du possible. L'automatisation du processus peut vous aider à gagner du temps et à faciliter votre travail à long terme. Voici quelques façons d'automatiser le processus :

a. Simplifiez la saisie des données

Assurez-vous que toutes vos entrées de données sont simplifiées en utilisant des tableaux et des ensembles de cellules. Cela rendra le processus de saisie des données beaucoup plus facile et plus organisé. Cela peut également vous aider à rationaliser le processus de tri et de manipulation des données.

b. Remplir les cellules avec des formules

Remplissez les cellules avec des formules afin de ne pas avoir à saisir manuellement les données dans chaque cellule. Cela peut également aider à gagner beaucoup de temps et à mettre à jour automatiquement le tableau de bord lorsque vous apportez des modifications aux données.

c. Créez judicieusement des tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques sont indispensables lorsqu'il s'agit de tableaux de bord Excel, mais il peut être tentant d'en faire trop. Assurez-vous de créer judicieusement des tableaux croisés dynamiques afin que votre tableau de bord reste propre et organisé sans devenir trop encombré.

6. Offrez les meilleures performances

Les tableaux de bord Excel sont des outils utiles pour transmettre des informations clés sur les performances de l'entreprise, mais comme tout autre outil, vous pouvez prendre certaines mesures pour vous assurer que ces tableaux de bord fonctionnent au maximum de leurs performances.

Voici 10 bonnes pratiques que vous pouvez suivre pour vous assurer que votre tableau de bord Excel offre toujours les meilleures performances :

a. Protégez votre tableau de bord

La protection de votre tableau de bord Excel est importante afin de le protéger de toute tentative malveillante visant à le modifier ou à l'endommager.Il est recommandé de protéger le tableau de bord contre les modifications accidentelles des utilisateurs et les accès non autorisés en le protégeant par mot de passe

b. Surveiller les cellules critiques

Il est essentiel de garder un œil sur les cellules critiques de votre tableau de bord. Avec suffisamment de temps, la plupart des cellules d'un tableau de bord sont modifiées, ce qui rend difficile le suivi des changements qui ont eu lieu. Pour éviter toute confusion ou malentendu, il est plus sûr de surveiller constamment ces cellules pour s'assurer que toutes les données pertinentes sont au bon endroit.

c. Enregistrer en tant que fichier statique

Bien que certains tableaux de bord soient créés à l'aide de données dynamiques, il est préférable d'enregistrer le tableau de bord sous forme de fichier statique. Cela élimine le besoin de mettre à jour le tableau de bord avec de nouvelles données de temps en temps et réduit également le risque de modifications accidentelles des données.

Conclusion

Les tableaux de bord Excel sont de puissants outils d'analyse, de visualisation des données et de prise de décision. En utilisant les meilleures pratiques décrites ci-dessus, vous pouvez vous assurer que votre tableau de bord sera un succès.

Récapitulatif

Dans cet article, nous avons examiné 10 astuces et stratégies pour améliorer vos tableaux de bord Excel. Ces techniques couvraient des sujets tels que l'identification des objectifs, le formatage, la mise en page et la conception, l'approvisionnement en données, les visuels personnalisés, l'expérience utilisateur et l'accessibilité mobile.

Conseils pour réussir

Lors de la création d'un tableau de bord Excel, établissez un objectif et une conception clairs avant de commencer. Prenez le temps d'organiser vos données et de considérer le contexte dans lequel elles seront visualisées. Tenez compte de la capacité des utilisateurs à interpréter les données et de leur facilité d'utilisation. Assurez-vous que le tableau de bord est optimisé pour l'affichage mobile et prend en compte l'accessibilité.

Questions

• Quel processus de conception dois-je utiliser lors de la création d'un tableau de bord ?
• Comment puis-je garantir une bonne expérience utilisateur ?
• Quels sont les avantages d'avoir un tableau de bord adapté aux mobiles ?
• Quels types de visuels dois-je utiliser dans le tableau de bord ?

Poser les bonnes questions peut vous aider à trouver les réponses à ces problèmes critiques et, en fin de compte, vous assurer que votre tableau de bord Excel est un succès.