Estrategias para diseñar visualizaciones y paneles de Excel

Introducción

Los paneles y las visualizaciones son una parte esencial del seguimiento de cualquier proyecto. Los paneles y visualizaciones de Excel son simplemente una forma de presentar datos en un formato visual y fácil de entender. Mediante el uso de cuadros y gráficos, transforman conjuntos de datos complejos en historias visuales simples que facilitan al usuario la comprensión de los datos.

Definición de un panel y visualización de Excel

Un panel de Excel es una colección organizada de visualizaciones de datos que brindan información y conocimientos rápidos y de un vistazo. Las visualizaciones de Excel son representaciones gráficas de datos, como gráficos, mapas y tablas. Estas visualizaciones facilitan la comprensión y el análisis de datos rápidamente.

Beneficios de las visualizaciones y paneles de Excel

Los paneles y visualizaciones de Excel ofrecen varias ventajas. Pueden ayudarle a tomar decisiones mejores y más informadas, detectar tendencias y anomalías e identificar oportunidades. Al utilizar paneles de Excel y visualizaciones, puede ahorrar tiempo y esfuerzos fácilmente, realizar un seguimiento del rendimiento y obtener nuevos conocimientos.

• Utilizando visualizaciones y paneles de Excel usted puede:
  • Supervise fácilmente el rendimiento y realice un seguimiento de los datos sin tener que calcularlos manualmente.
  • Identifique rápidamente tendencias y anomalías.
  • Tome decisiones mejores y más informadas.
  • Obtenga nuevos conocimientos a partir de los datos.
  
  

Creación de una visualización

Crear una visualización de panel es una excelente manera de organizar y analizar datos rápidamente. El proceso se puede dividir en cuatro pasos clave. En primer lugar, comprender los datos proporcionados, decidir el estilo de visualización, elegir los metadatos adecuados que se necesitan para crearlos y, finalmente, utilizar la función de filtrado y clasificación de datos en Excel.

a. Comprenda sus datos

Es importante obtener una comprensión completa de los datos disponibles para poder decidir sobre una visualización adecuada. Es importante crear un objetivo específico para el panel, ya que esto ayudará a seleccionar la visualización que mejor se ajuste a los datos. También es importante tomar nota de cualquier tipo de medida y considerar qué funciones deben usarse para agregar los datos.

b. Decidir el estilo de visualización

El estilo de visualización elegido debe mostrar los datos de la forma más eficiente posible. El estilo también debería ayudar a respaldar el objetivo del tablero. Los estilos de visualización comunes incluyen gráficos de barras y columnas, así como gráficos circulares, gráficos de líneas y diagramas de dispersión. Dependiendo del tipo de datos, también se pueden utilizar tablas de texto y mapas.

c. Elija los metadatos adecuados

Los metadatos son lo que se utiliza para crear las visualizaciones en Excel. Consta de columnas y filas que deben describir con precisión los datos, como etiquetas y títulos, colores, tamaño y alineación del texto, y otras configuraciones para personalizar el aspecto del elemento visual. Los metadatos deben elegirse cuidadosamente y reflejarse con precisión en la visualización.

d. Utilice el filtrado y clasificación de datos de Excel

Una vez que se han decidido los metadatos, se puede utilizar el filtrado y la clasificación de datos para organizarlos aún más de la manera que resalte mejor el objetivo del análisis. Esta función se puede utilizar para separar y agrupar datos para un análisis más eficiente y permite a los usuarios centrarse en subconjuntos de datos que son relevantes para la visualización específica.

• Comprenda sus datos
• Decidir el estilo de visualización
• Elija los metadatos adecuados
• Usar Filtrado de datos de Excel y clasificación

Formato de visualizaciones

Ser capaz de diseñar y dar formato a visualizaciones de forma eficaz en un panel de Excel puede marcar la diferencia entre contar una historia eficaz con datos o presentar una serie confusa de puntos de datos. Afortunadamente, existen algunas estrategias para garantizar que sus visualizaciones tengan el mejor diseño posible.

Utilice una paleta de colores coherente

El uso de una paleta de colores coherente en todo el panel ayuda a garantizar que los lectores puedan entender rápidamente sus imágenes. Si muestra una serie de gráficos de líneas o barras, el uso de una paleta de colores consistente en todo el objeto visual evitará que los lectores se sientan abrumados y confundidos. Además, utilizar colores que se alineen estrechamente con los colores de la marca o colores que utilicen un estándar global como los colores web ayudará a garantizar la coherencia en todos los paneles.

Usar fuentes estándar

Es importante elegir fuentes estándar para usar en su panel de control para garantizar que éste se vea consistente y se lea fácilmente. Las fuentes estándar populares como Arial, Times New Roman y Helvetica están ampliamente disponibles, mientras que Google Fonts ofrece una variedad más amplia de opciones dependiendo de la apariencia que intenta lograr con su panel.

Utilice tablas y gráficos del mismo tamaño

Cuando utilice varios tipos de tablas y gráficos en un panel de Excel, asegúrese de que todos los elementos visuales sean del mismo tamaño. Esto facilitará a los lectores comparar visualizaciones y establecer correlaciones entre puntos de datos. También garantizará que cada cuadro y gráfico reciba el mismo nivel de atención por parte del lector y no se vea eclipsado por imágenes más grandes.

Agregar funcionalidad

Al diseñar un panel de Excel, es esencial brindar a los usuarios la capacidad de interactuar con los datos de manera personalizada. Hacerlo permite a los usuarios responder rápidamente a las necesidades comerciales cambiantes y aprovechar las oportunidades. Utilizar filtros y ordenar, además de incorporar botones de zoom, es una excelente manera de ofrecer a los usuarios opciones flexibles de manipulación de datos. Además, aprovechar las tablas dinámicas puede agregar aún más control.

Utilizar filtrado y clasificación

Agregar filtros y ordenar es una forma eficaz de garantizar que los usuarios finales puedan interactuar con los datos de forma rápida y eficaz. Excel permite a los usuarios aplicar filtros a datos gráficos, así como tablas dinámicas, lo que garantiza que los usuarios puedan profundizar en niveles granulares de análisis específicos. Con solo hacer clic en un botón, los paneles se pueden personalizar para mostrar solo subconjuntos de datos relevantes y presentar una vista completa con una variedad de opciones de manipulación de datos.

Incorporar botones de zoom

Los botones de zoom ofrecen control al usuario y le permiten centrarse en filas y columnas específicas sin tener que modificar otras configuraciones. Al aprovechar los botones de zoom, los usuarios pueden optar por centrarse en la información que necesitan sin tener que sentirse abrumados por datos adicionales irrelevantes. Excel permite a los usuarios diseñar botones de zoom detallados y flexibles para garantizar un funcionamiento fluido al navegar por los paneles.

Usar tablas dinámicas

Las tablas dinámicas pueden ayudar a los usuarios a organizar, manipular y organizar rápidamente grandes cantidades de datos de diferentes fuentes. Con las tablas dinámicas, los usuarios pueden acceder a información desde una amplia gama de ubicaciones y compilarla en un solo conjunto para su posterior análisis. Excel también ofrece una variedad de opciones de estilo para tablas dinámicas, haciéndolas visualmente atractivas, además de interactivas e informativas.

• Incorporar filtros
• utilizar clasificación
• emplear botones de zoom
• tabla dinámica de apalancamiento

Utilización de segmentaciones

Las segmentaciones son una poderosa característica interactiva disponible en las últimas versiones de Microsoft Excel que permite a los usuarios filtrar y ver rápidamente datos relacionados dentro de sus cargas de trabajo. Las segmentaciones son fáciles de configurar y usar, lo que las convierte en una excelente manera de aumentar la interacción del usuario con los datos y crear presentaciones de datos altamente interactivas. Veamos los beneficios de usar segmentaciones y cómo puede agregarlas a sus paneles de Excel.

Beneficio de usar segmentaciones

El uso de segmentaciones puede ser una excelente manera de reducir la cantidad de tiempo dedicado a filtrar y editar datos manualmente en sus archivos de Excel. En cambio, los usuarios pueden simplemente hacer clic en diferentes 'porciones' dentro de sus datos para alternar rápidamente qué valores se incluyen y excluyen. Esto no sólo aumenta drásticamente la participación del usuario en la presentación de sus datos, sino que también reduce la cantidad de tiempo necesaria para explorar e interactuar con sus datos.

Cómo agregar segmentaciones

Agregar segmentaciones es un proceso rápido y sencillo. Para agregar una segmentación de datos, simplemente seleccione la columna o rango de datos que desea filtrar, luego seleccione "Insertar" en la cinta y elija "Slicer".”Esto abrirá un nuevo cuadro de diálogo donde podrá seleccionar qué columnas desea filtrar. Una vez que haya seleccionado las columnas deseadas, haga clic en "Aceptar" y su segmentación se agregará al documento de Excel.

Una vez agregada una segmentación de datos, puede personalizar su apariencia seleccionando "Opciones" en el menú contextual y cambiando la fuente, el color de fondo y el tamaño del texto. También puede asignar atajos de teclado para que sea aún más fácil de usar, o guardar su segmentación como plantilla para reutilizarla fácilmente en otras hojas de trabajo.

Optimización de visualizaciones con formato condicional

Los paneles financieros se han convertido en un elemento básico en las empresas actuales y Excel suele ser la herramienta a la que recurrir. Los paneles de Excel pueden ser eficaces para visualizar datos, pero con las herramientas y estrategias adecuadas es posible optimizar esos elementos visuales para lograr el máximo impacto.

El uso del formato condicional es una forma de hacerlo. El formato condicional son configuraciones que determinan cómo se presentan los datos y la información en un panel determinado. Esto puede ayudar a resaltar más rápidamente puntos de datos importantes y organizar mejor la información.

¿Qué es el formato condicional?

Esencialmente, el formato condicional es un conjunto de reglas que determina cómo se muestra una hoja de cálculo u otros datos. Estas reglas pueden incluir criterios como información de codificación de colores, reestructuración de datos o resaltado de elementos específicos. El formato condicional se puede aplicar de varias maneras, como dar a los datos un color particular si coinciden con ciertos criterios o aplicar un estilo determinado a las celdas donde el valor excede un límite determinado.

Cómo aplicarlo a los paneles

Utilizar el formato condicional de forma eficaz puede ser clave para crear un panel eficaz. Aquí hay algunos consejos a considerar:

• Comprender el objetivo del panel. Conocer el propósito del panel puede ayudar a identificar qué conjuntos de datos son importantes y cómo presentarlos mejor mediante reglas condicionales.
• Empiece por formatear lo básico. Considere formatear elementos como el color de fondo, el tipo y tamaño de fuente y la alineación. Esto ayudará a estructurar el panel para cuando se aplique el formato más avanzado.
• Incorpore elementos visuales. Utilice formato condicional para aplicar varios gráficos y tipos de gráficos a los datos para mostrar mejor la información.
• Elija los colores correctos. El color puede ser una herramienta poderosa para visualizar datos. Utilice colores para enfatizar mejor los puntos de datos más importantes o las tendencias.
• Crea múltiples perfiles. Recuerde que los datos se pueden interpretar de múltiples maneras. Cree diferentes perfiles con diferentes reglas para brindar a los usuarios la flexibilidad de alternar entre diferentes vistas.

Utilizar el formato condicional para crear un panel optimizado puede ser una manera efectiva de maximizar el potencial de cómo se presentan los datos. Es una herramienta importante para mejorar el impacto de las visualizaciones en el panel de Excel.

Conclusión

Los paneles y visualizaciones de Excel proporcionan una forma eficaz de comunicar datos complejos. En este artículo, hemos analizado exhaustivamente algunas estrategias para diseñar paneles de Excel y visualizaciones para obtener los resultados más efectivos. Discutimos diferentes tipos de visualizaciones de Excel, mejoras a las visualizaciones existentes, formas de crear imágenes atractivas utilizando gráficos y diagramas, y la importancia de mostrar datos de la manera más significativa.

Si tiene en cuenta estas estrategias al diseñar un panel de Excel, podrá crear una proyección eficaz y visualmente impactante de sus datos. El mejor diseño de tablero debe centrarse en la legibilidad, la precisión y la claridad, además de ser fácil de cambiar a medida que cambian los datos que representa.

Una vez que haya diseñado su panel y sus visualizaciones, los siguientes pasos incluyen realizar pruebas de calidad del panel, garantizar que los datos sean precisos y actualizados y verificar su exactitud.

Resumen de todos los temas tratados

• Diferentes tipos de visualizaciones de Excel
• Mejoras a las visualizaciones existentes
• Formas de crear imágenes atractivas
• La importancia de mostrar los datos de manera significativa
• Legibilidad, precisión y claridad
• Pruebas de calidad del tablero

Próximos pasos para crear un panel y visualización de Excel

• Asegúrese de que los datos sean precisos y estén actualizados
• Verificar la precisión del panel