Maximice el potencial de un panel de Excel

Introducción

Usar paneles de Excel es más que simplemente encontrar formas de visualizar datos de una manera atractiva: se trata de crear conocimientos empresariales y mejorar las capacidades de toma de decisiones. Los paneles están diseñados para reunir cantidades masivas de información en una plataforma fácil de leer, lo que permite a los usuarios identificar rápidamente áreas que necesitan atención y tomar decisiones informadas con mayor confianza. No es de extrañar que los paneles de Excel se hayan vuelto tan populares hoy en día.

Dicho esto, es importante saber cómo utilizar su panel de Excel en todo su potencial. Saber cómo crear un diseño de panel de control eficaz y cómo hacer uso de sus capacidades puede maximizar el potencial de cualquier panel de control.

Echemos un vistazo a Diez formas de maximizar el potencial de un panel de Excel.

2. Abra el modelo de datos

Cuando se trata de maximizar el potencial de los paneles de Excel, uno de los aspectos más importantes es la gestión de datos. Al formar lo que se conoce como modelo de datos, los datos con los que está trabajando se pueden vincular y organizar para lograr eficiencia. Abrir el modelo de datos le ayuda a crear un panel que será más coherente, más fácil de leer y dinámico.

a. Explicar cómo la gestión de datos facilita la creación de paneles de Excel eficientes

Un modelo de datos es esencialmente un vínculo entre dos o más tablas de datos separadas que permite verlos en un panel. Sin esta estructura, leer varios conjuntos de datos a la vez puede resultar abrumador y confuso. Cuando cuenta con un modelo de datos, le permite sacar conclusiones más claras al organizar y vincular todos los datos en un solo panel.

Un modelo de datos también le permite reducir lo que ve en un panel, para que pueda centrarse solo en los datos más esenciales para su proyecto o análisis. También puedes agregar filtros para limitar aún más lo que ves. Un panel de Excel le permite visualizar datos estructurados y no estructurados en un solo lugar. Esto le ayuda a identificar rápidamente patrones e identificar cualquier área que necesite atención.

b. Pros y contras de vincular datos para crear un panel

Vincular datos para crear un panel tiene ventajas y desventajas. Una de las principales ventajas es que vincular datos a un panel puede permitirle consolidar información de múltiples fuentes. Esto elimina la necesidad de ingresar datos manualmente cada vez que necesite verlos. Vincular datos también le permite acceder a información actualizada de forma rápida y sencilla.

Sin embargo, vincular datos puede ser complicado y puede resultar difícil solucionar los errores que puedan surgir. También es importante garantizar que los datos estén seguros al compartir y actualizar conjuntos de datos. Una vez que los datos estén vinculados, tampoco podrá realizar ningún cambio en los conjuntos de datos subyacentes sin romper los vínculos.

3. Utilizar gráficos

Los gráficos son una parte esencial de cualquier panel de Excel. Cuando se utilizan de forma eficaz, ayudan a aportar claridad y comprensión a los datos. Los gráficos facilitan la comprensión de conjuntos de datos complejos y patrones e información superficiales. Echemos un vistazo a los distintos tipos de gráficos utilizados en los paneles de Excel y cómo se pueden personalizar.

a. Los tipos de gráficos más importantes para usar en paneles en Excel

Cuando se trata de crear un panel de Excel llamativo, el tipo de gráfico correcto es clave. Los gráficos más utilizados para paneles de control son los gráficos de líneas, los gráficos de barras y los gráficos circulares. Los gráficos de líneas brindan una excelente representación visual de tendencias y patrones a lo largo del tiempo, mientras que los gráficos de barras pueden comparar fácilmente diferentes categorías o segmentos. Los gráficos circulares son mejores para ilustrar proporciones.

b. Opciones para personalizar gráficos

Al utilizar las opciones del gráfico en Excel, puede personalizar la apariencia del gráfico. Puede cambiar el color y el estilo del gráfico, agregar líneas de cuadrícula, etiquetas y leyenda. También puede agregar marcadores de datos y cambiar el tipo de gráfico para representar mejor sus datos. Con estas opciones, puede crear un panel de Excel eficaz y visualmente atractivo.

4. Emplear formato condicional

Microsoft Excel proporciona potentes herramientas que nos permiten visualizar y analizar datos. Entre ellos, el formato condicional se destaca como una poderosa herramienta que ayuda a los usuarios a identificar, distinguir y comunicar información a partir de los datos. El formato condicional es una característica de Excel que se utiliza para diferenciar celdas según condiciones o reglas definidas por el usuario. Si se utiliza con prudencia, puede ayudar a que cualquier panel de Excel sea más significativo y potente.

a. Descripción general de la función del formato condicional

El objetivo más importante del formato condicional es reducir el esfuerzo necesario para identificar elementos importantes dentro de un gráfico o tabla. En lugar de tener que escanear una larga lista de números diferentes para comprender el significado detrás de ellos, el formato condicional permite al usuario ver rápidamente qué valores son importantes o requieren más investigación. Esto podría lograrse resaltando automáticamente los números en un rango verde y rojo, lo que indica que podrían ser buenos o malos. Esto se puede definir aún más con más detalles, como diferentes tonos de colores, conjuntos de iconos, texto e incluso barras de datos.

b. Pros y contras del uso en Dashboards

El uso de formato condicional en paneles de Excel puede resultar beneficioso de tres maneras si se hace correctamente. En primer lugar, permite a los usuarios identificar rápidamente tendencias en los datos que se presentan. En segundo lugar, proporciona información sobre una amplia variedad de métricas como calidad, alcance y velocidad. En tercer lugar, puede hacer que el tablero luzca estéticamente agradable.

Sin embargo, también existen algunas desventajas potenciales en el uso del formato condicional. Por ejemplo, si se usa en exceso, puede distraer o ser mal interpretado por los miembros de la audiencia. Además, pueden surgir problemas menores de formato si no se actualiza periódicamente o si los datos cambian con el tiempo.

5. Agregar botones y formas

Agregar botones y formas a un panel de Excel puede brindar a los usuarios una mayor interactividad y atractivo visual. Los botones y las formas brindan una variedad de opciones y se pueden usar de diferentes maneras para hacer que los paneles sean más intuitivos y atractivos. Estos son los diferentes tipos de formas que se pueden usar y las muchas formas en que pueden afectar su tablero.

a. Diferentes tipos de formas que se pueden utilizar

El uso de formas en paneles de Excel ofrece mucha flexibilidad. Además de las formas básicas como cuadrados, rectángulos y círculos, los usuarios también tienen la opción de importar otras formas complejas a sus paneles. Las formas comunes incluyen corazones, flechas, estrellas y animales. También puedes utilizar líneas o curvas para llamar la atención sobre datos importantes o para vincular diferentes elementos dentro de tu panel.

b. Cómo los botones y las formas pueden dar a los paneles de Excel una mayor interactividad

Se pueden utilizar botones y formas para agregar interactividad a un panel de Excel. Al facilitar la navegación y la visualización de los datos, puede asegurarse de que los usuarios interactúen con el panel y comprendan mejor los datos. Por ejemplo, puede agregar botones para permitir a los usuarios cambiar rápidamente de un panel a otro. O bien, puede agregar formas para permitir a los usuarios hacer clic y revelar información más detallada sobre un punto de datos en particular.

También puedes incorporar formas animadas para mayor atractivo visual. Las animaciones se pueden utilizar para mostrar cambios en los datos a lo largo del tiempo o para indicar la relación entre dos conjuntos de datos diferentes.

Incorporar cálculos

Agregar cálculos a los paneles es esencial para aprovechar al máximo los datos. Pueden proporcionar conocimientos, crear visualizaciones que comuniquen información compleja y facilitar la precisión en la toma de decisiones basadas en datos. Los cálculos deben tenerse en cuenta al crear un panel.

La importancia de agregar cálculos a los paneles

Los cálculos son esenciales para analizar eficientemente los datos almacenados en hojas de cálculo. Los paneles pueden proporcionar resúmenes de los datos subyacentes, pero los cálculos vinculan las medidas asociadas entre sí, añadiendo una capa de complejidad y contexto. La utilización de cálculos para examinar los datos proporciona conocimientos más profundos que simplemente acceder a puntos de datos.

Los tipos de cálculos que se deben tener en cuenta

Hay una serie de cálculos que deben incorporarse en cualquier panel. Estos incluyen:

• Cálculos promedio
• Cálculos de suma y resta
• Cálculos de porcentajes
• Cálculos proporcionales
• Cálculos de desviación estándar
• Cálculos de correlación
• Cálculos de ecuaciones o funciones

Al tener en cuenta estos cálculos, se puede maximizar el potencial de un panel de Excel, utilizar análisis para garantizar decisiones acertadas y, en última instancia, optimizar el trabajo dentro de la organización.

Conclusión

En esta publicación, analizamos 10 consejos para maximizar el potencial de un panel de Excel. Estos consejos incluyen seguir pautas como usar técnicas adecuadas de presentación de datos, aprovechar las ventajas de los gráficos dinámicos y las tablas dinámicas, tener un proceso de pensamiento sistemático al analizar datos, utilizar la herramienta de administrador de escenarios y mucho más.

Maximizar el potencial de un panel de Excel puede generar resultados sorprendentes. Nos ayuda a ver la esencia de los datos, descubrir oportunidades y tendencias ocultas, a veces también en tiempo real. También ayuda a obtener una imagen clara del mercado, estimar el comportamiento de los clientes e incluso predecir tendencias futuras, lo que ayuda a las empresas a tomar una decisión informada.