Aprenda a crear un panel de Excel eficaz

Introducción

Los paneles de Excel son informes de varias páginas generados en MS Excel que ayudan a los usuarios a visualizar y analizar datos de forma eficaz. Estas funciones son especialmente útiles para tareas que requieren un uso intensivo de datos, como el análisis financiero. A través de resúmenes visuales simples, como gráficos y tablas, los paneles de Excel ayudan a transmitir fácilmente patrones y tendencias complejos con rapidez.

La importancia de utilizar elementos visuales dentro de un panel de Excel es clara. Los elementos visuales no solo ayudan a que los datos sean más atractivos, sino que también ayudan a acelerar el proceso de interpretación de los datos. Además, las visualizaciones pueden ayudar a identificar áreas fuertes y débiles de los datos, señalando los puntos más importantes.

Identifique sus objetivos

Antes de crear un panel de Excel visualmente atractivo, debe evaluar sus objetivos. ¿Cuál es el propósito de su tablero? ¿Qué información quieres que transmita? También debe considerar si su panel debe compartirse o publicarse. Con estas consideraciones en mente, puede comenzar a reunir los elementos de su visualización.

Establezca un propósito para su panel

Su panel debe tener un único propósito que sea claro y enfocado. Si su panel rastrea más de un conjunto de datos o tiene más de un objetivo, considere crear varios paneles para que cada uno pueda cumplir un propósito distinto y ser más efectivo. Hágase preguntas como: ¿Qué información o análisis necesito transmitir a mi equipo o audiencia? ¿Qué quiero que logre mi panel de control? Una vez que tenga un propósito claro, puede comenzar a planificar su diseño.

Cree una lista de prioridades para sus elementos de visualización

Una vez que haya establecido el propósito de su panel, puede crear una lista de prioridades de los elementos que desea incluir en su visualización. Piense qué visualizaciones, cuadros y gráficos son más relevantes para los datos y análisis que desea compartir. ¿Existen formas de combinar varios puntos de datos en una sola visualización? ¿En qué orden deben presentarse los elementos? También puede utilizar el color para diferenciar varios elementos y hacer que sus paneles sean más atractivos visualmente. Tenga en cuenta el espacio limitado disponible en su tablero, así como la claridad de la visualización.

• Establezca un propósito claro para su panel
• Crear una lista de prioridades para los elementos en la visualización
• Evalúa cómo tus elementos se pueden combinar en visualizaciones significativas
• Considere el orden de los elementos en el tablero
• Usar color para diferenciar entre puntos de datos
• No sobrecargues el tablero con demasiada información

Optimizar para presentación visual

La combinación correcta de elementos visuales y datos puede crear un panel impresionante en Excel. La optimización de sus elementos visuales puede ayudar a respaldar y enfatizar visualmente los puntos de datos clave, lo que permite a su audiencia comprender los datos y la información de un vistazo. Los siguientes son factores clave a considerar al optimizar su panel:

Elija la cuadrícula y el tamaño correctos

Al crear un panel de Excel, es importante crear una cuadrícula que respalde y refleje la información que está compartiendo. Considere el tamaño y el tipo de elementos visuales que utilizará en el tablero para elegir el tipo de cuadrícula que mejor se adapte. Seleccione las columnas y filas adecuadas para que los datos sean más fáciles de leer y, al mismo tiempo, los optimice para el diseño.

Utilizar combinaciones de colores y fuentes con un propósito

Los colores y fuentes que elija para el panel pueden ayudar a enfatizar puntos clave, llamar la atención sobre ciertos aspectos y hacer que los datos sean más fáciles de comprender. Elija colores y fuentes que se sumen a la estética del tablero, además de revelar patrones y relaciones entre puntos de datos clave. La simplicidad es clave aquí. Desea centrarse en crear una imagen clara que no abrume al lector.

Usar elementos visuales para contar una historia

Los paneles de Excel son herramientas poderosas para transmitir grandes cantidades de datos de una manera simplificada. El mejor uso de los elementos visuales, cuando se incorporan a un panel de Excel, puede ayudarle a tener una historia convincente y eficaz sobre sus datos. Los siguientes puntos le ayudarán a diseñar un panel de Excel atractivo utilizando elementos visuales.

A. Incorporar gráficos, barras y columnas

Una de las formas más populares de agregar elementos visuales a su panel es mediante cuadros y gráficos. Los cuadros y gráficos proporcionan una descripción general sencilla de cualquier conjunto de datos. Sin embargo, es importante elegir el gráfico más apropiado, ya que puede ayudar a transmitir los hechos y las ideas de forma más eficaz. Por ejemplo, puede utilizar gráficos de líneas y barras para el análisis de tendencias, mientras que los gráficos de columnas son útiles para comparar conjuntos de datos.

B. Garantice la coherencia con su selección de gráficos

Una vez que haya seleccionado el gráfico más apropiado, debe garantizar la coherencia en todo el panel. Por ejemplo, puede elegir diferentes colores, fuentes y tipos de línea para garantizar que su panel luzca cohesivo. Además, debe asegurarse de que todo el texto y las imágenes del panel sean claros y legibles. Además, asegúrese siempre de que el panel funcione con cualquier tamaño de pantalla.

Utilizar funciones interactivas

Las funciones interactivas pueden agregar un gran valor a sus paneles de Excel. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo hacer que sus paneles sean más interactivos:

Considere el uso de líneas de chispa

Las líneas de chispa son excelentes para mostrar tendencias sin necesidad de ocupar demasiado espacio en el gráfico. Son pequeños gráficos que se presentan justo detrás de la celda. Su capacidad para visualizar datos rápidamente los hace muy atractivos y eficaces. Puede agregar líneas de chispa en su tablero con la función SPARKLINE().

Utilice filtros para mejorar la interactividad

Los filtros son herramientas poderosas que pueden ayudar a organizar mejor los datos y hacer que los paneles sean más interactivos. Permiten a los usuarios filtrar rápidamente hojas de cálculo grandes y orientar la información que les interesa. Puede utilizar segmentaciones para aplicar filtros fácilmente en Excel o utilizar la función FILTER().

• Seccionadores: use una segmentación para aplicar un filtro a una o más tablas dinámicas, gráficos o tablas en su panel.
• FILTER(): La función FILTER() es una herramienta poderosa que se puede utilizar para filtrar rápidamente una lista de datos. Se puede utilizar para limitar el alcance de un conjunto de datos completo y centrarse en información más específica.

Pruebe y evalúe su panel

Es necesaria una evaluación del rendimiento y la usabilidad del panel que creó. Para medir la comprensión de los usuarios y determinar su comprensión de su panel y su propósito, debe realizar pruebas y evaluaciones. Aquí hay algunos pasos que puede seguir:

A. Evaluar el rendimiento y la usabilidad

Se debe evaluar el rendimiento y la usabilidad del panel para garantizar que todos los datos estén representados adecuadamente. Busque fallas técnicas o cambios menores que puedan afectar el funcionamiento del panel. Verifique que todos los elementos visuales estén representados con precisión y que el panel sea fácil de navegar. Se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• ¿El panel proporciona una representación precisa de los datos?
• ¿El panel funciona eficientemente?
• ¿Es fácil localizar la información?
• ¿Los usuarios pueden entender fácilmente lo que significan las imágenes?
• ¿El tablero proporciona imágenes fáciles de leer?

B. Comprensión del indicador

Para evaluar la comprensión de los usuarios sobre el panel, puede hacer que los evaluadores observen el panel y respondan preguntas basadas en él. Esto le permitirá evaluar su comprensión e identificar áreas donde se necesitan más explicaciones. Durante el proceso de evaluación, busque posibles obstáculos que puedan tener los usuarios, como no poder comprender el propósito de las imágenes o no comprender las etiquetas utilizadas.

Conclusión

Crear un panel de Excel atractivo y eficaz utilizando elementos visuales, aunque inicialmente resulte desalentador para los principiantes, es de vital importancia para cualquier empresa u organización. Ofrece una visión mejor, más rápida y de mayor alcance de la situación actual, desde una perspectiva macro hasta los detalles de proyectos individuales. Los paneles son la clave para una buena toma de decisiones.

El proceso de creación de un tablero, aunque inicialmente es un concepto riguroso, se puede dividir en cuatro pasos básicos: configurar su base de datos, seleccionar los datos apropiados, crear y formatear imágenes y, por último, ensamblar el tablero. Cada uno de estos pasos se puede dividir en tareas más simples. Una consideración cuidadosa de cada paso conducirá a paneles de Excel confiables y exitosos.

Generar un panel eficaz requiere una selección juiciosa de elementos visuales, así como espacio y filtros adecuados. La coordinación con los usuarios, el diseño de los elementos visuales y el montaje del panel final garantizan que los paneles sean fáciles de usar, completos, fáciles de entender e interactivos. Este proceso mejora la experiencia laboral y la eficiencia general, ya que el usuario puede comprender adecuadamente grandes cantidades de datos de una sola vez.

Los beneficios de crear un panel de Excel atractivo y efectivo utilizando elementos visuales no tienen paralelo. Esta solución no sólo es rentable sino también fácil de usar. Permite tomar decisiones acertadas en poco tiempo y garantiza una mejor comprensión de los datos recopilados. Un panel de control eficaz también puede diseñar estrategias para la exploración de datos y facilitar la toma de decisiones informadas.

Los paneles de Excel son una parte esencial de cualquier organización y su implementación es necesaria para garantizar que la toma de decisiones se base en datos oportunos y precisos. Al combinar elementos visuales, filtros y organizar la información con la interfaz de usuario, se puede diseñar un panel que sirva como una herramienta eficaz para la toma de decisiones.