Cómo crear un panel de Excel profesional

Introducción

Los paneles facilitan el seguimiento del rendimiento y las tendencias, y son una herramienta fundamental para cualquier negocio. Un panel es una herramienta visual que muestra métricas clave de rendimiento en una pantalla, lo que permite al usuario monitorear los estados y los resultados de un vistazo. Ayuda a identificar información relevante rápidamente, para que los propietarios, gerentes y ejecutivos de empresas puedan tomar decisiones informadas.

El propósito de un panel es tomar datos comerciales en múltiples formas y formatos y convertirlos en elementos visuales que sean fáciles de entender. Los paneles pueden ayudar a los usuarios a identificar y evaluar oportunidades de manera más efectiva, detectar rápidamente tendencias y cambios y, en última instancia, tomar mejores decisiones.

Usar Excel para ofrecer un panel tiene muchos beneficios. Excel es una herramienta potente y económica que tiene una gran base de usuarios y una amplia disponibilidad. Excel también proporciona a los usuarios una gran flexibilidad en la forma en que se organizan y muestran los datos, lo que significa que los paneles se pueden personalizar fácilmente sin necesidad de habilidades técnicas.

Pre-implementación: Diseño de su panel

Tener un panel de datos eficaz puede ayudar a cualquier equipo u organización a obtener una visión general de sus datos y mejorar la toma de decisiones. Sin embargo, diseñar su panel para una implementación exitosa requiere una consideración adecuada de varios factores. A continuación se detallan las mejores prácticas para diseñar su panel para una implementación exitosa.

Comprenda qué tipo de datos necesita

Al diseñar un panel de datos, es importante comprender qué tipo de datos necesita. Identificar métricas clave que proporcionen información basada en datos puede ayudarle a realizar un seguimiento del rendimiento y garantizar que se está centrando correctamente en los objetivos más importantes. Una vez que comprenda los datos necesarios, podrá concentrarse en obtenerlos de las fuentes correctas y determinar cómo se deben presentar los datos para un panel eficaz.

Elija las herramientas de visualización más adecuadas

Es esencial elegir la herramienta de visualización para su panel. Usar la imagen incorrecta puede hacer que su tablero sea innecesariamente complicado o abrumador. Hay varios tipos de gráficos entre los que puede elegir, incluidas tablas, gráficos de líneas, gráficos de barras y diagramas de dispersión. No hay dos paneles iguales, por lo que es importante determinar qué elemento visual representará mejor sus datos y el mensaje que intenta transmitir.

Diseñe pensando en su público

El último paso en el diseño del panel es considerar a su audiencia. Debe asegurarse de que el panel esté diseñado de una manera que sea fácil de entender y digerir para el público objetivo. Dado que los paneles están destinados a presentar datos complejos de una manera clara y concisa, es importante garantizar que los elementos visuales, las métricas y el diseño general faciliten la comprensión de los datos de un vistazo.

Organización de datos

Al implementar paneles en Excel, la organización de los datos es clave. Para maximizar el potencial de sus paneles, a continuación se presentan algunas prácticas recomendadas relacionadas con la organización de datos.

Utilice comandos de datos, tablas y consultas de forma eficaz

Los comandos de datos, como ordenar, filtrar y agrupar, pueden ayudarle a organizar los datos de sus paneles. Las tablas de Excel, un tipo de rango de datos estructurados, son útiles para administrar datos, como ordenar, filtrar y calcular totales y subtotales. Las consultas se pueden utilizar para filtrar y combinar datos de múltiples fuentes.

Establecer un formato coherente

Para garantizar la precisión y legibilidad de su panel, debe establecer un formato coherente. Cuando configure el modelo de Excel, incluya una tabla de reglas de formato. Esto puede garantizar que todos utilicen los mismos estándares cuando ingresan datos en su panel.

Configurar una canalización de datos

Para mantener la precisión de su panel, debe asegurarse de que los datos estén actualizados. Para hacer esto, configure una canalización de datos que automatice el proceso de introducción de datos en el panel. Esto puede incluir conectarse a fuentes de datos externas, programar actualizaciones de datos y configurar alertas para problemas de calidad de los datos.

Funciones del panel

El uso de Excel para la implementación de paneles proporciona una forma útil para que los usuarios supervisen, visualicen y analicen conjuntos de datos para tomar decisiones informadas. Los paneles de Excel aprovechan gráficos, ilustraciones y herramientas macro para reunir información de múltiples fuentes en una única interfaz fácil de usar. Para maximizar la eficacia de los paneles implementados en Excel, se deben considerar las siguientes características.

Incorporar opciones de filtrado

El uso de filtros en los paneles de Excel permite a los usuarios identificar rápidamente puntos de datos específicos. Por ejemplo, los filtros se pueden utilizar para segmentar datos o para ver puntos de datos individuales que forman conjuntos más grandes. Para garantizar el máximo rendimiento de los esfuerzos de filtrado de los usuarios, los paneles de Excel también deben tener opciones para mostrar métricas resumidas, a veces denominadas "datos agregados" que reflejan el uso de filtros.

Consolidar fórmulas en una sola celda

Una sola celda puede almacenar múltiples fórmulas, lo que simplifica enormemente la cantidad de fórmulas. Esto facilita el mantenimiento del panel y ayuda a garantizar la precisión para que los datos se recopilen sin tener que volver a ingresar las fórmulas cada vez. Las fórmulas se agregan a una sola celda, las celdas adicionales pueden hacer referencia a las fórmulas, creando un panel más fácil de leer y utilizar.

Crear gráficos dinámicos

El uso de gráficos dinámicos en paneles de Excel ofrece beneficios tanto para el usuario como para el administrador del panel. Los gráficos dinámicos permiten al usuario manipular los valores y explorar una variedad de escenarios que pueden ayudar en el proceso de toma de decisiones. Para el administrador del panel, los gráficos dinámicos brindan la capacidad de actualizar las visualizaciones cuando cambian los datos subyacentes.

• Por ejemplo, un gráfico dinámico puede mostrar un rango de valores fácilmente ajustable que el usuario puede manipular con el mouse.
• Además, los gráficos dinámicos pueden proporcionar resúmenes de datos de una manera que sea visualmente atractiva y permita a los usuarios profundizar en los datos subyacentes cuando sea necesario.
• Un ejemplo de gráfico dinámico es un mapa de calor, que permite a los usuarios diferenciar rápida y fácilmente entre áreas con valores más altos y más bajos.

Garantía de calidad

Al crear paneles de control basados ​​en Excel, garantizar la precisión de sus datos es absolutamente fundamental para ganarse cualquier tipo de confianza por parte de los lectores. Para garantizar esta precisión, se deben tomar varias medidas de control de calidad.

Prueba tus fórmulas

Las fórmulas utilizadas para alimentar los paneles de control deben probarse minuciosamente antes de usarse en producción. Esto ayudará a garantizar que los resultados correctos se muestren como se esperaba y que errores simples no provoquen que se presente un análisis incorrecto a los usuarios finales. Además de comprobar la precisión, es importante comprobar la eficiencia. Explorar técnicas como el almacenamiento en caché de datos puede mejorar enormemente el rendimiento de su libro.

Compruebe los gráficos con sus datos de origen

Verificar que los gráficos muestren la información correcta es un proceso muy simple. Comparar los gráficos con los datos de origen a partir de los cuales se crearon es la forma recomendada de garantizar que los datos mostrados se correspondan con precisión con los datos que ha almacenado.

Solucionar problemas de solicitudes de mejora

Asegurar que cualquier cambio en su panel se implemente correctamente es una tarea muy importante. Cuando se les pide que realicen cambios, es importante tener una especificación clara de lo que les gustaría cambiar. También es una buena idea solucionar los problemas de los cambios y asegurarse de que se implementen de la manera más adecuada.

Pasos posteriores a la implementación

Una vez que haya implementado exitosamente su panel, existen algunos pasos clave posteriores a la implementación para un uso y rendimiento óptimos. Siga estos pasos para obtener el mejor rendimiento desde su panel.

Desarrollar un cronograma de actualización

Es importante desarrollar un cronograma de actualización para su panel inmediatamente después de la implementación. Tener un cronograma regular para saber cuándo se actualiza su panel es esencial para lograr un rendimiento y una precisión consistentes. El cronograma debe incluir la hora del día en que actualiza el panel, así como la frecuencia con la que lo actualiza. Dependiendo de las fuentes de datos y la frecuencia de uso, es posible que necesites actualizar varias veces al día o una vez a la semana.

Supervise el rendimiento de su panel

Después de haber desarrollado su programa de actualización, es importante que supervise el rendimiento de su panel. Tome nota de cualquier error o error y preste atención a qué tan bien responde el panel a las solicitudes de los usuarios. Esto le permitirá realizar los cambios necesarios de forma más rápida y sencilla.

Identificar oportunidades de mejora

Incluso una vez que su panel esté en funcionamiento, siempre hay margen de mejora. Asegúrese de evaluar periódicamente su panel y crear una lista de las mejoras que podrían realizarse para mejorar la experiencia del usuario. Esto podría significar agregar nuevas funciones o limpiar las existentes. Al evaluar y mejorar continuamente el panel, puede asegurarse de que siga siendo fácil de usar y eficaz.

Conclusión

En esta publicación de blog, cubrimos los aspectos prácticos de la implementación de un panel en Excel. Discutimos la importancia de los paneles de Excel en la evaluación de datos, las mejores prácticas asociadas con la implementación de paneles en Excel y consejos útiles para presentar y visualizar un panel correctamente.

Resumen de los puntos clave

En resumen, estos son los puntos principales de esta publicación de blog sobre la implementación del panel en Excel:

• Los paneles son una herramienta eficaz para evaluar datos y tomar decisiones.
• Al crear un panel, asegúrese de planificar y estructurar sus datos correctamente.
• Considere la audiencia y adapte el panel a sus necesidades e intereses.
• Utilice visualizaciones que creen el mayor impacto.
• Estructure los gráficos para que sean fáciles de navegar e interpretar.

Enfatizar la importancia de la implementación del panel en Excel

Implementar un panel en Excel requiere atención a los detalles, así como una buena comprensión de los datos y la audiencia. Es importante considerar las mejores prácticas asociadas con las implementaciones de paneles de Excel y estructurar los datos y las visualizaciones en consecuencia. Si se hace correctamente, un panel de Excel puede ser una forma efectiva de presentar datos de una manera significativa e impactante.