Potencia tus paneles de Excel: 5 consejos y trucos esenciales

Introducción

Los paneles son una excelente manera de monitorear, analizar y presentar datos. Le ayudan a comprender conjuntos de datos complejos, impulsar decisiones y desarrollar conocimientos. Los beneficios de los paneles pueden incluir una mayor precisión, información más rápida y una mejor visualización de los datos.

En esta publicación de blog, desglosaremos cinco consejos y trucos esenciales que le ayudarán a potenciar sus paneles de Excel. Cubriremos temas como el uso de plantillas, el uso correcto del color y el diseño, el dominio de fórmulas y más.

Ahorre tiempo con plantillas

Los paneles de Excel son una forma eficaz de visualizar grandes cantidades de datos de una manera fácil de digerir. Desafortunadamente, construirlos puede llevar una cantidad excesiva de tiempo. Afortunadamente, existen varias formas de reducir la cantidad de tiempo necesaria para la creación del panel, como utilizar plantillas existentes.

Utilizando plantillas existentes

Una excelente manera de ahorrar tiempo con los paneles de Excel es con plantillas. Muchas empresas y organizaciones han lanzado una amplia variedad de plantillas útiles que pueden no requerir tanto trabajo como crear una desde cero. También hay muchos sitios web dedicados a ayudar a los usuarios a encontrar la plantilla de panel de Excel perfecta para sus necesidades.

Aproveche las plantillas existentes

No importa cuál sea el nivel de habilidad del usuario, existe una plantilla de panel de Excel que se adapta a sus especificaciones. Incluso si el usuario no quiere crear el suyo propio, simplemente encontrar uno y realizar ligeras modificaciones para adaptarlo a sus necesidades puede ahorrar una inmensa cantidad de tiempo. Asegúrese de explorar las posibilidades y aprovechar las plantillas ya disponibles.

Desde plantillas básicas de visualización de datos hasta resúmenes y KPI más complejos, existe una variedad de plantillas de Excel para ahorrar tiempo a los usuarios en la creación de sus paneles. Utilizar plantillas existentes y aprovechar sus características es solo una forma de potenciar un panel de Excel.

3. Aprovechar el formato condicional

El formato condicional es una herramienta increíblemente útil para mejorar sus paneles de Excel. Se puede utilizar para identificar visualmente puntos de datos importantes, interpretar tendencias rápidamente y eliminar la necesidad de gráficos o tablas de datos adicionales. A continuación se ofrecen algunos consejos esenciales para aprovechar al máximo esta potente función.

A. Identifique fácilmente datos importantes

Al utilizar el formato condicional, puede personalizar sus paneles para resaltar valores que están dentro de un rango determinado o que superan un umbral determinado. Esto se puede utilizar para proporcionar una comparación clara entre varias métricas en su informe, lo que facilita la interpretación rápida de los hallazgos clave.

Por ejemplo, si está generando un informe de ventas, puede configurar el formato condicional para que los valores por encima de un determinado umbral aparezcan en rojo, mientras que los valores por debajo del umbral aparezcan en verde. Esto hace que sea más fácil identificar inmediatamente qué productos tienen un rendimiento superior al promedio. Además, también puedes usar el formato condicional para agregar un borde a cualquier celda que contenga una cadena de texto específica, haciéndola destacar del resto de la tabla.

B. Optimice el análisis de datos

El formato condicional también se puede utilizar para identificar rápidamente patrones y anomalías en sus datos. Por ejemplo, si tiene una secuencia de números en una columna, puede configurar sus reglas de formato para que cualquier valor que esté por debajo del promedio aparezca en rojo, mientras que los valores que estén por encima del promedio aparezcan en verde. Esto se puede utilizar para detectar rápidamente cualquier valor atípico o tendencia en los datos.

Además, el formato condicional también se puede utilizar para controlar si hay entradas incorrectas en sus datos. Por ejemplo, si usa una cadena de texto específica en sus columnas, puede configurar sus reglas de formato para reconocer si esa cadena de texto aparece en cualquiera de las celdas de la columna y agregar un borde distintivo a la celda correspondiente. Esto le permite identificar rápidamente cualquier discrepancia, asegurando que cualquier error en los datos se detecte rápida y fácilmente.

Automatizar informes y paneles

Microsoft Excel ofrece numerosas funciones que le permiten ahorrar tiempo y que pueden utilizarse para ayudarle a crear informes y paneles de forma rápida y sencilla. Estas funciones, como Power Query, el formato condicional y los gráficos, se pueden utilizar para crear informes y paneles sofisticados y de aspecto profesional en una fracción del tiempo que normalmente necesitaría. Además, estas funciones también se pueden utilizar para configurar activadores y automatización para que los informes y paneles se actualicen solos. En este artículo, veremos cómo puede utilizar estas funciones para automatizar sus paneles e informes de Excel.

Ahorre tiempo con la automatización

La automatización puede ser una excelente manera de ahorrar tiempo y recursos al crear informes y paneles en Microsoft Excel. La automatización se puede utilizar para garantizar que los datos utilizados en sus informes y paneles estén siempre actualizados. Incluso puede utilizar la automatización para enviar notificaciones cuando se cumplan determinadas condiciones o cada vez que se actualice un informe o panel. Además, puede configurar activadores para que los informes y paneles se actualicen automáticamente cada vez que cambien los datos de su libro.

Configuración de activadores de automatización

El primer paso para configurar activadores para la automatización es identificar qué puntos de datos requerirán un activador. Por ejemplo, si tiene un gráfico en su panel que se basa en un conjunto de puntos de datos, puede configurar un activador para que cada vez que cambien los datos en uno de esos puntos, el gráfico se actualice automáticamente. Una vez que haya identificado los puntos de datos que requerirán un activador, podrá configurar el activador en Excel.

• Primero, seleccione el punto de datos que requerirá el activador.
• A continuación, haga clic derecho en la celda que contiene el punto de datos y seleccione “Establecer activador” en el menú contextual.
• A continuación, seleccione la acción deseada (p. ej.gramo actualizar el gráfico o enviar una notificación).
• Finalmente, haga clic en “Aceptar” para guardar el activador.

Una vez que haya configurado el activador, puede estar seguro de que sus informes y paneles siempre estarán actualizados. Además, puede configurar diferentes activadores para diferentes escenarios, asegurando que sus paneles e informes siempre reflejen los datos más recientes.

Utilizar atajos de teclado

Los métodos abreviados de teclado ayudan a que la mayor parte de su trabajo en Microsoft Excel sea más eficiente y rápido. Dado que utiliza Excel con regularidad, es importante aprender los atajos para poder aumentar su productividad. Conocer y utilizar las teclas de acceso directo más importantes le ayudará a avanzar rápidamente en su flujo de trabajo diario y a realizar el trabajo rápidamente y con confianza.

Aumentar la productividad

Usar el teclado de manera eficiente podría ahorrarle una gran cantidad de tiempo, por lo que no tendrá que seguir buscando el mouse para hacer clic en los pequeños botones de la cinta o la barra de herramientas. Un ejemplo de un método abreviado de teclado esencial es Ctrl+C/Ctrl+X para “Copiar/Cortar” y Ctrl+V para “Pegar”. Hay muchos más que puedes encontrar y usar en Excel, como por ejemplo:

• Ctrl+Z para deshacer
• Ctrl+Shift+> para aumentar el tamaño de fuente
• Ctrl+F para abrir el cuadro de buscar y reemplazar
• Ctrl+1 para abrir el cuadro Formato de celdas

Aprender y utilizar atajos

Lo mejor de aprender atajos es que puedes buscar rápidamente los que necesitas y aprenderlos de un vistazo. Es útil tener una hoja de referencia de atajos a los que se puede acceder mientras se trabaja. Para hacer esto de la forma más cómoda y sencilla, puede descargar un Teclado de acceso directo de Excel y colocarlo en un lugar al que pueda acceder fácilmente siempre que trabaje en Excel.

Visualizar datos

El último consejo para potenciar su panel de Excel es visualizar sus datos de una manera significativa. Sus cuadros y gráficos no sólo deben ser estéticamente agradables, sino que también deben contar una historia. Es por eso que debes enfatizar las imágenes al crear tu panel.

Enfatizar imágenes

Al crear un panel de Excel, no tema utilizar la funcionalidad completa de las herramientas de visualización de Excel. Asegúrese de formatear sus cuadros y gráficos para garantizar que sus datos sean fáciles de entender. Elija colores y fuentes que mejoren la información, destacando cualquier tendencia o cambio relevante.

Contar historias visuales

Su panel de Excel también debería contar una historia. Cree elementos visuales que comuniquen las relaciones y tendencias de sus datos. Puede crear múltiples objetos visuales para comparar variables y mostrar sus interconexiones. Esto le ayudará a identificar patrones rápidamente y presentar sus datos de una manera fácilmente comprensible.

Por ejemplo, puede utilizar una combinación de gráficos circulares, lineales y de barras para comparar diferentes segmentos de sus datos. También puedes utilizar minigráficos para comparar múltiples tendencias en un solo gráfico.

Conclusión

Crear paneles con Microsoft Excel puede ser difícil, pero con la combinación adecuada de conocimiento y creatividad, puede potenciar sus paneles, informes y visualizaciones. Arriba se describen cinco consejos y trucos esenciales que se pueden utilizar para hacer que sus datos parezcan visualmente atractivos, mantener informados a los usuarios finales e interconectar datos relacionados. Con especial atención al formato, las fórmulas y el diseño, puede crear paneles de control sólidos y eficaces para tomar mejores decisiones basadas en datos desde sus archivos de Excel.

Los principales beneficios de potenciar sus paneles de Excel incluyen:

• Análisis de datos optimizado
• Gestión del tiempo
• Visualización y presentación efectivas
• Experiencia de usuario mejorada

Recuerde que al crear un panel, el objetivo es que los datos se vean limpios y organizados. Al aprovechar los cinco consejos para potenciar sus paneles de Excel, puede crear paneles visualmente atractivos y concisos que ayudarán a su equipo a tomar decisiones más informadas. Invierta algo de tiempo en asegurarse de que su panel luzca diseñado profesionalmente para mejorar la experiencia del usuario.