Tácticas para desarrollar tableros de Excel de manera eficiente

Introducción

Los paneles son poderosas herramientas de datos que se utilizan para brindar información comercial a los tomadores de decisiones clave. Los tableros de Excel ofrecen una forma eficiente y efectiva de visualizar datos y generar informes significativos. Esta publicación proporcionará tácticas técnicas para desarrollar de manera eficiente tableros de Excel que serán invaluables para profesionales de datos, gerentes de proyectos y analistas de negocios.

¿Qué es un panel de Excel?

Un tablero de Excel es una presentación de datos repleta de información visualmente atractiva que brinda una descripción general rápida del rendimiento de un negocio o proyecto. Un tablero de Excel es una hoja adicional agregada a un libro de trabajo, que proporciona una plataforma adaptable para visualizar varios indicadores clave de rendimiento (KPI) de una organización. Destaca tendencias, oportunidades y desafíos significativos para que el espectador pueda analizar instantáneamente una instantánea del rendimiento actual de una empresa.

Diferentes tipos de tableros de Excel

Los tableros de Excel pueden contener una variedad de herramientas de ejecución de datos, según la complejidad de los datos y los objetivos del tablero. Los tipos comunes de tableros de Excel son los siguientes:

• Panel único: muestra principalmente KPI.
• Panel analítico: permite la exploración de datos a través de métricas calculadas y opciones de filtro.
• Panel operativo: ofrece una vista detallada de los KPI de manera organizada.
• Panel de control interactivo: selección de datos interactivos y representación gráfica.

Beneficios de crear y usar un tablero de Excel

La creación y el uso de paneles de Excel puede aportar numerosas ventajas a todas las empresas. Los tableros muestran datos de manera efectiva, lo que permite a los tomadores de decisiones identificar instantáneamente tendencias, valores atípicos, ineficiencias y posibles problemas. Esto puede conducir a decisiones más rápidas, un rendimiento operativo mejorado y opciones validadas que se alinean con la estrategia de la empresa.

El tablero de Excel también ofrece mayor precisión, ya que los sistemas automatizados aseguran que la entrada de datos se realice correctamente. Al mostrar la información más crítica de forma intuitiva y visual, los tableros de Excel ayudan a los usuarios a maximizar el valor de los datos y promueven la agilidad para responder a diferentes cambios.

Recopilar datos de fuentes confiables

Un factor clave en la creación de un tablero de Excel eficiente es recopilar datos de fuentes confiables. Los datos deben ser relevantes, precisos y libres de cualquier sesgo. Hay varios pasos que se pueden seguir para obtener los datos necesarios y asegurarse de que sean de buena calidad.

Investigar fuentes de datos accesibles

El primer paso hacia la recopilación eficiente de datos es investigar las fuentes de datos disponibles adecuadas para un proyecto determinado. Busque fuentes que no requieran mucho tiempo pero que aún tengan la información necesaria. En última instancia, este paso ayudará a ahorrar tiempo durante el proceso de organización.

Cree una lista de verificación de datos completa

El siguiente paso es hacer una lista de los datos requeridos según las necesidades del proyecto. Crear esta lista de antemano ayudará a aclarar los requisitos del proyecto y, en última instancia, ayudará a recopilar los datos necesarios.

Confirmar la precisión y la integridad de las fuentes de datos

Una vez recopilados los datos, verifique que las fuentes de datos sean precisas y completas. Esto garantizará que los datos recopilados sean precisos y estén alineados con los requisitos del proyecto.

Utilice metadatos para organizar y comprender mejor los datos

Los metadatos vienen con una gran cantidad de datos y brindan información adicional importante. Se puede utilizar para comprender mejor los datos, así como para mejorar la organización de los datos. Esto hará que el proceso de preparación de datos sea más fácil y eficiente.

Desarrolle una narrativa narrativa

La narración de historias es una forma eficaz de generar un impacto duradero al presentar un tablero. Desarrollar una narrativa ayuda a explicar los resultados, contar la historia y aporta perspectiva a los resultados.Aquí hay algunas tácticas para ayudarlo a desarrollar una narración narrativa de manera más eficiente:

Desarrolle una narrativa para explicar los resultados

Crear una narración no significa necesariamente una narración o historia escrita. Puede estar compuesta de imágenes, texto descriptivo y una línea de tiempo o progresión de eventos, con etiquetas para ayudar a explicar cada punto de datos. La narrativa debe contar la historia detrás del tablero, asegurándose de que las métricas estén claramente etiquetadas y su significado sea fácilmente comprensible. Trate de evitar mostrar demasiados datos, ya que puede ser abrumador. Para asegurarse de que el mensaje se entienda fácilmente, solo muestre los datos más relevantes y útiles.

Utilice los datos para contar la historia

Para contar una historia, se deben presentar los datos correctos. En primer lugar, los datos deben agruparse en categorías para permitir al lector identificar tendencias y relaciones entre los puntos. Los datos deben filtrarse, de modo que solo contengan información relevante. Cualquier valor atípico también debe tenerse en cuenta para proporcionar una mejor comprensión de los patrones en los datos.

Utilice elementos visuales para darle perspectiva a la historia

Las imágenes deben desarrollar la historia para presentar una visión más vívida de los resultados. Utilice elementos visuales como gráficos de barras o de líneas, o una imagen para agregar claridad a los datos. Si el conjunto de datos es complejo, considere usar un gráfico circular o una tabla para mostrar los puntos clave de forma más fácil y rápida a partir de los datos.

Simplifique las imágenes para transmitir el mensaje de manera más efectiva

Elimine las imágenes innecesarias para asegurarse de que el mensaje se pueda entender fácilmente. Para ello, es posible que deba modificar el código o el formato de la presentación. Finalmente, cuando tenga las imágenes optimizadas, considere agregar anotaciones para explicar cualquier visualización particularmente compleja.

Establezca una estructura sólida de panel de control

Los paneles de Excel brindan a los usuarios una forma rápida y eficiente de revisar datos importantes y tomar decisiones. Para hacer un tablero exitoso, es importante establecer una estructura bien estructurada y organizada. Estas son algunas tácticas a tener en cuenta al crear un tablero de Excel.

Considere elementos de diseño para crear un panel visualmente atractivo

El diseño juega un papel importante en la creación de un tablero visualmente atractivo. Considere la posibilidad de incorporar varios formatos, como cuadros, gráficos y tablas, para ayudar a los usuarios a comprender la información de forma rápida y sencilla. Utilice iconos, códigos de colores y fuentes para agregar énfasis, llamar la atención sobre datos importantes y agrupar contenido. Cuando se implementan cuidadosamente, los elementos de diseño pueden ayudar a que un tablero sea visualmente atractivo y fácil de leer.

Cree un arreglo que permita a los usuarios encontrar información fácilmente

Es importante tener en cuenta cómo interactuarán los usuarios con el panel y diseñar su diseño en consecuencia. Coloque las imágenes importantes en el tablero primero y asegúrese de que el tablero sea fácil de usar mediante el uso de estructuras lógicas, como agregar títulos y subtítulos. Además, es importante asegurarse de que el tablero tenga una apariencia coherente y que la información esté organizada de manera sencilla. La disposición del tablero debe permitir a los usuarios orientarse rápidamente, encontrar información y tomar medidas.

Incruste elementos interactivos para que los usuarios exploren los análisis

Agregar elementos interactivos a un tablero de Excel permitirá a los usuarios explorar los datos con más detalle. Por ejemplo, puede usar filtros y menús desplegables para permitir a los usuarios elegir qué datos ver y especificar las métricas que desean analizar. Los elementos interactivos también brindarán a los usuarios información detallada, los ayudarán a tomar decisiones más inteligentes y les permitirán acceder rápidamente a datos importantes mientras ahorran tiempo.

Emplee trucos para acelerar el tiempo de actualización de los datos

La velocidad y el rendimiento son claves cuando se trata de paneles, ya que los usuarios querrán acceder a los datos de inmediato. Es importante asegurarse de que un panel esté siempre actualizado con los datos más recientes. Y para optimizar la velocidad, puede utilizar técnicas como el almacenamiento en caché de datos, la compresión de datos y la indexación. Estas técnicas ayudarán a minimizar el tiempo que lleva actualizar los datos, lo que permitirá a los usuarios acceder a la información más rápidamente.

Al seguir estas tácticas, puede crear un tablero de Excel eficaz y eficiente que permitirá a los usuarios comprender mejor sus datos y tomar decisiones más inteligentes.

Integre los diferentes componentes

La creación de tableros de Excel efectivos puede ser compleja y laboriosa, sin embargo, el poder que desbloquean los convierte en inversiones que valen la pena. Para tener éxito, es importante incorporar cada uno de los componentes y herramientas disponibles dentro del sistema Microsoft Excel. Esto incluye activar las consultas de la base de datos, usando macros, código y VBA, para construir las características interactivas necesarias.

Active las consultas de la base de datos para habilitar la recopilación de datos

El primer paso para crear un panel de Excel es recopilar los datos. Usando las consultas de la base de datos en Excel, puede obtener acceso a varias fuentes y combinarlas fácilmente en una sola consulta. Esto asegura que su tablero mantenga su precisión y eficiencia. Una vez que las consultas estén activadas, comience a explorar los datos y analice cualquier patrón o tendencia que sea evidente.

Utilice macros para automatizar parte del proceso

El uso de macros puede ayudar a simplificar el proceso de administración de su tablero de Excel. Las macros le permiten programar tareas, almacenar valores y automatizar flujos de trabajo completos. Esto puede aumentar la precisión y ahorrar tiempo, los cuales son esenciales cuando se trata de datos complejos. Recuerde, cuando use macros, siempre guarde un paso manual como respaldo, en caso de que algo salga mal.

Utilice Visual Basic para aplicaciones (VBA) para agregar funciones al tablero

VBA es una herramienta increíblemente poderosa que se puede usar para personalizar y mejorar un tablero de Excel. Con VBA, puede crear elementos dinámicos, como rangos mínimos/máximos, tablas de referencia, cálculos condicionales y más. También le permite agregar la entrada del usuario al tablero, entretejiendo la interactividad en el diseño.

Conecte varios elementos para crear un tablero integral

Ahora que todos los elementos están integrados en la hoja de Excel, es hora de conectarlos. Trate de mantener el diseño simple, al mismo tiempo que permite a los usuarios acceder a las diversas funciones y personalizaciones. Para agregar interactividad, considere agregar herramientas de navegación y aprovechar tablas dinámicas, gráficos y listas. Esto le permite aprovechar al máximo los datos y proporcionar una instantánea completa del rendimiento de su tablero.

Conclusión

Este blog ha examinado múltiples tácticas para desarrollar tableros de Excel de manera eficiente. Hablamos de habilidades como la gestión de fuentes de datos, la utilización de modelos de datos, tareas de filtrado y mejoras de tablas. Luego analizamos ejemplos de consejos para aprovechar un mayor rendimiento, como realizar cambios simples, aplicar técnicas de validación de datos, aprovechar las funciones de Excel y probar el modelo. Finalmente, discutimos técnicas para mejorar el aspecto visual, como el uso de diferentes tipos de gráficos, el uso de colores para diferenciar los datos y garantizar un diseño optimizado con anchos lógicos de filas y columnas.

En conclusión, los tableros de Excel son un mecanismo poderoso y efectivo para administrar grandes conjuntos de datos y presentar información compleja en un formato claro y completo. Al aprovechar las tácticas y habilidades discutidas en este blog, los usuarios pueden desarrollar paneles de Excel de manera eficiente y efectiva para optimizar el rendimiento y el diseño.

A medida que las organizaciones públicas o privadas dependen cada vez más del análisis basado en datos y la toma de decisiones informada, la necesidad de una representación precisa y sucinta de los datos será más importante que nunca. Los tableros de Excel son la herramienta perfecta para presentar de forma rápida e intuitiva datos relevantes en un formato limpio y atractivo, lo que los convierte en un recurso valioso para cualquier organización.