Cree un panel interactivo con Excel

Introducción

Un panel interactivo es una herramienta informativa de informes comerciales diseñada para presentar información compleja en un formato interactivo y bien organizado. Permite la exploración interactiva de datos, la manipulación de las visualizaciones y profundizar en los detalles de los datos para obtener información valiosa. El objetivo final de un panel interactivo es brindar información útil de manera concisa y procesable.

Crear un panel interactivo en Excel puede resultar beneficioso de muchas maneras. Puede ayudar a una empresa a obtener información significativa de sus datos, visualizar las métricas y tendencias clave, identificar áreas de mejora, tomar decisiones bien informadas más rápido y obtener comentarios más informados de las partes interesadas.

Paso 1: Familiarizarse con Excel

Para crear un panel interactivo en Excel es necesario que se sienta cómodo con sus numerosas funciones. Para aprovecharla al máximo, es importante tener un conocimiento sólido de la herramienta y sus capacidades. A continuación se muestran algunas formas de ponerse al día con Excel, para que pueda comenzar a diseñar su panel.

Aprendiendo las funciones básicas

Al comenzar a utilizar Excel, la mejor manera de familiarizarse con sus capacidades es comprender las diferentes funciones que ofrece. Estos pueden incluir operaciones matemáticas básicas hasta funciones de análisis de datos más avanzadas. Puede utilizar la función de ayuda dentro del programa para obtener más información sobre cada una de las funciones disponibles.

Cómo sentirse cómodo con la interfaz de Excel

Una vez que esté familiarizado con las diversas funciones disponibles en Excel, es importante sentirse cómodo con la interfaz. Para hacer esto, practique navegar por los menús para encontrar las funciones que necesita. Y trate de familiarizarse con los atajos de teclado y cómo usar el menú de cinta. Esto ayudará a acelerar su flujo de trabajo mientras crea su panel interactivo.

Paso 2: Colocar datos en el documento

Crear un panel interactivo en Excel es un proceso que comienza ingresando los datos necesarios en el documento. Este paso se puede dividir en dos componentes: establecer columnas y filas e importar datos.

Estableciendo columnas y filas

La estructura de los datos en un documento de Excel está determinada por el número y la disposición de las columnas y filas. Antes de que pueda comenzar a ingresar datos, debe establecer la columna y las filas que utilizará. Para calcular la cantidad aproximada de columnas y filas que necesitará, debe considerar lo siguiente: qué tipo de datos planea ingresar y el tamaño de su conjunto de datos. Una vez que haya establecido la cantidad de columnas y filas que necesitará, puede comenzar a ingresar datos.

Importando sus datos

Una vez creadas las columnas y filas, puede comenzar a importar sus datos al documento. Hay algunas maneras de hacer esto; puede escribir los datos manualmente, copiarlos y pegarlos desde otro documento o utilizar un programa de terceros o una fuente externa para importar los datos. Si está utilizando un programa de terceros o una fuente externa, asegúrese de que el formato de los datos importados coincida con el formato de las columnas y filas de su documento de Excel, ya que esto garantizará que los datos se importen correctamente.

Paso 3: Formatear las celdas

Una vez que los datos estén organizados en el formato de tabla deseado, es hora de formatear las celdas. Esto implica insertar fórmulas y utilizar las herramientas del asistente de gráficos para crear un gráfico. Con las fórmulas correctas, puede realizar operaciones matemáticas con datos, comparar valores entre varias celdas y crear representaciones visuales de los datos a través de cuadros y gráficos. Para hacerlo:

Insertar fórmulas

Las fórmulas se utilizan para realizar operaciones matemáticas con datos y se pueden insertar en Microsoft Excel escribiendo un signo igual seguido de la operación requerida en la celda. Por ejemplo, para sumar dos números en dos celdas separadas (celda A1 y celda A2), use la siguiente fórmula en la celda A3:

• =A1+ A2

Una vez que haya insertado la fórmula en la celda y haya guardado el archivo, el resultado de la operación se mostrará en la celda. Puede utilizar diferentes tipos de operaciones para manipular datos e insertar fórmulas en varias celdas para que el panel sea interactivo.

Trabajar con las herramientas del asistente de gráficos para crear un gráfico

Una vez insertadas las fórmulas, puede utilizar las herramientas del asistente de gráficos para crear un gráfico para el panel. Las herramientas del asistente de gráficos se utilizan para crear representaciones visuales de los datos en forma de cuadro o gráfico. Para hacerlo, seleccione los datos que desea graficar y luego vaya a 'insertar > gráfico.' Esto abrirá una nueva ventana con varios tipos de gráficos y plantillas. Seleccione el tipo de gráfico y la plantilla apropiados que desea utilizar y haga clic en "Aceptar" para crear el gráfico. Su gráfico ahora aparecerá en el panel y mostrará de forma interactiva los efectos de los datos manipulados.

Una vez que haya insertado las fórmulas y creado el gráfico, puede comenzar a formatear el panel según sus necesidades. Hay varias opciones de formato disponibles en Microsoft Excel, como formatear la fuente, tamaño de fuente, alineación del texto, color de fondo, etc. También puede aplicar bordes, sombreado y diferentes efectos a las celdas para que el panel luzca más personalizado.

Paso 4: Agregar y eliminar elementos

Ahora es el momento de agregar elementos adicionales al panel para que pueda interactuar con los datos. ¿Pero qué componentes deberías agregar? Esto depende de la información que intenta transmitir y del resultado deseado por el usuario final. Como regla general, debes concentrarte en agregar elementos interactivos como filtros y cuadros desplegables para que los usuarios puedan manipular los datos fácilmente.

Creación de filtros y cuadros desplegables

El elemento interactivo más común para agregar a un panel de Excel es un filtro. Se pueden utilizar filtros para permitir a los usuarios ver ciertos subconjuntos de datos o seleccionar un cierto rango de valores. Al agregar un filtro, puede reducir drásticamente la cantidad de datos que un usuario tiene que examinar para encontrar la información más relevante. Para agregar un filtro, simplemente seleccione los datos y haga clic en la pestaña "Datos". Desde allí, puede seleccionar la opción "Filtro".

También puede agregar cuadros desplegables a un panel. Son útiles cuando desea permitir que un usuario seleccione una opción de una lista. Para agregar un cuadro desplegable, seleccione la celda donde desea que se muestre y haga clic en la pestaña "Datos". Desde allí, puede seleccionar la opción "Validación de datos" y seleccionar la lista de opciones que desea que se muestren en el cuadro.

Insertar cuadros de texto, imágenes y otros elementos de diseño

Además de los filtros y menús desplegables, también tienes la opción de agregar otros elementos de diseño a tu panel. Se pueden utilizar cuadros de texto e imágenes para agregar más contexto a los datos y facilitar su comprensión por parte del usuario. Para agregar un cuadro de texto, simplemente haga clic en la pestaña "Insertar" y seleccione la opción "Cuadro de texto". Para agregar una imagen, seleccione la pestaña "Insertar" y seleccione la opción "Imagen".

También puede agregar cuadros, gráficos y otros elementos visuales coloridos. Seleccione la pestaña "Insertar" y seleccione la opción "Gráfico" para crear un gráfico que pueda usarse para visualizar los datos. También puede seleccionar la opción "Formas" para agregar círculos, líneas y otras formas al tablero.

Paso 5: Conclusión de su panel

Una vez que haya agregado todos los datos, gráficos y visualizaciones al panel de Excel, es hora de formatear el panel para que se vea consistente y atractivo. Esto implica ajustar las fuentes, los colores de las celdas y otros elementos visuales. También puede incluir encabezados y pies de página para que su panel luzca más profesional.

Formatear el panel para que parezca coherente

Para dar formato a su panel de Excel, comience usando estilos de fuente, tamaños y combinaciones de colores consistentes. Seleccione fuentes que sean fáciles de leer, como Arial o Calibri. También puedes utilizar el color para llamar la atención sobre elementos específicos de tu tablero y hacer que se destaquen.

Guardar su panel en un formato seleccionado

Una vez que haya terminado de formatear su panel, deberá guardarlo en un formato de archivo adecuado para poder compartirlo o acceder a él fácilmente. Excel admite varios formatos de archivo, incluido .xlsx, .xlsm, .xltx y .xltm. También puedes guardar tu panel como .pdf, .csv, .tsv y otros formatos estáticos.

Conclusión

Un panel interactivo en Excel puede ser una forma poderosa, flexible y fácil de usar para ayudar a visualizar datos y tomar decisiones críticas en una organización. Tener un panel interactivo bien diseñado puede ayudar a los profesionales a obtener información sobre sus datos de una manera significativa y útil. Puede proporcionar a los usuarios un fácil acceso a análisis que ayudan a comprender mejor sus datos, descubrir tendencias y dar sentido a los numerosos números asociados con una organización.

Crear un panel interactivo en Excel puede ser bastante simple, pero implica un proceso específico para garantizar que se desarrolle correctamente y cumpla con los objetivos de la organización. Este proceso se puede dividir en los siguientes pasos:

• Identificar las métricas objetivo
• Reúna los datos y guárdelos en un repositorio
• Configurar el diseño del panel
• Diseñar los gráficos y tablas conectados
• Agregar fórmulas para mostrar el rendimiento real frente a los objetivos
• Crear los filtros necesarios
• Incluir parámetros para el control del usuario
• Publicar el panel

Usar Excel para crear un panel interactivo, con el diseño adecuado, puede ser una excelente manera de generar confianza y comprensión del usuario en los datos detrás de una organización y capacitar a los líderes para tomar decisiones basadas en datos.